Что такое управленческий учет

Чтобы компания развивалась и не работала в убыток нужно отслеживать доходы, планировать расходы и регулярно считать себестоимость товара. Всё это невозможно без учёта. На примерах рассказываем, что такое управленческий учет и как его вести.

А как грамотно вести продажи, работать с базой, управлять сотрудниками и никогда не терять заявки от клиентов, знает OkoCRM.

Управленческий учёт — система отчётности, сбора и анализа данных о финансовых показателях компании. Его используют, чтобы руководитель принимал решения о дальнейшей работе бизнеса, опираясь на цифры и факты.

Системная работа позволяет компаниям оптимизировать ресурсы и принимать стратегические решения. Поэтому управленческий учет — это, простыми словами, финансовый компас, который подсказывает направление развития компании.

Управленческий и бухгалтерский учёт — не одно и то же

Что такое управленческий учет в бухгалтерии. Компании собирают финансовые показатели и ведут отчёты, потому что так положено по закону. Это нужно, чтобы отразить всю деятельность бизнеса, доходы и расходы. Это важно налоговой. Поэтому иногда данные в бухгалтерских отчетах подгоняют, например, чтобы скрыть часть доходов или получить кредит.

Что такое управленческий учет. Отчёты ведут, чтобы гендиректор понимал, в каком состоянии компания. Это нужно гендиректору. Поэтому в управленческих отчётах показывают реальные цифры. Не преуменьшают и не преувеличивают показатели, так как важно увидеть фактические показатели.

Основная цель — показать реальную ситуацию, чтобы руководитель мог принять правильное решение. Например, отразить в отчёте доходы и расходы, чтобы директор выбрал, как оптимизировать расходы.

Задачи зависят от того, что именно хочет получить руководитель от управленческого учёта. Например, нужно оценивать себестоимость товара. Тогда считают, сколько денег компания тратит на сырьё, производство, доставку до потребителя. Может быть другая задача: контролировать расходы на зарплаты фрилансерам. Или искать узкие места бизнеса. Вот для чего нужен управленческий учет.

Бухгалтер. Это не самый оптимальный вариант, так как у бухгалтера обычно хватает работы. Другое дело, если бухгалтеров несколько и можно распределить задачи между ними.

Финансовый директор. В идеальном мире в компании должен быть финансовый директор, который будет собирать отчёты, контролировать риски и показывать собственнику бизнеса, где есть недочёты. Финансовый директор не принимает решения, он только собирает информацию, просчитывает, планирует и показывает данные предпринимателю. И с помощью этих данных руководитель принимает решения.

Собственник компании. Обычно предприниматель лично занимается отчётностью только на первых этапах развития бизнеса, когда нет возможности нанять помощника. Это нормально, главное не забыть нанять финансового директора, когда компания разрастётся и самостоятельно справляться уже не получится.

Специализированные компании. Иногда учёт отдают на аутсорсинг другим компаниям. Обычно такие услуги заказывают не разово, а на постоянной основе.

Есть 2 вида учёта, в зависимости от горизонта планирования: текущий и стратегический.

Текущий. Когда рассчитывают показатели и планируют на небольшой срок, например, на месяц или год.

Стратегический. Если компания рассчитывает и планирует показатели на 5 или 10 лет, это стратегический учёт. 

Есть 3 вида учёта, в зависимости от задач:

1. Производственный — нужен для оценки себестоимости товаров или услуг, чтобы принимать решения о целесообразности выпуска продукции
2. Маржинальный — нужен для того, чтобы оптимизировать затраты и проанализировать доходность
3. Бюджетный — нужен, чтобы точно спрогнозировать результаты деятельности бизнеса

Директ-костинг или direct-costing. При таком методе учёта считают прямые и косвенные затраты. Например, нужно посчитать себестоимость одной катушки проволоки. Прямые затраты: закупка сырья, зарплаты рабочих. Косвенные: зарплаты административного отдела и логистика. Первые включают в расчёт себестоимости, вторые — нет.

Нормативный, или standard costing. Такой метод подходит для компаний с повторяющимися операциями, стабильной стоимостью сырья и редко меняющимся ассортиментом товаров. Чтобы посчитать отклонения себестоимости продукции, вычисляют разницу между фактической и нормативной себестоимостью.

Попроцессный расчёт затрат. Считают себестоимость или расходы как соотношение объема товара ко времени. Затраты считают сразу на весь выпуск продукции, а не на 1 единицу. Подходит для серийного производства, где нет большого ассортимента.

Проектный расчёт затрат. Этот вариант для тех, у кого разная стоимость сделок. Например, дизайнер интерьеров может взять проект стоимостью 50 000 ₽ или 250 000 ₽. В таком случае для каждой сделки составляют смету затрат.

Попередельный расчёт затрат. Обычно используют на производстве, где сырьё должно пройти несколько стадий, чтобы получился готовый продукт. Например, этот метод подходит для расчёта себестоимости техники. Чтобы рассчитать затраты на производство смартфона, считают затраты на каждую деталь, а затем на телефон в целом.

Объекты — то, что для конкретной задачи важно посчитать, проанализировать, распланировать. Что входит в управленческий учет:

• доходы и расходы компании
• недвижимость, транспорт, сырьё, вклады — любые активы
• средства собственника
• финансовые результаты

В этих объектах прячутся другие, но помельче. Допустим, можно анализировать выручку в целом или смотреть на сумму каждой сделки. И то, и то является объектом учёта.

Основные принципы управленческого учёта всегда крутятся вокруг данных.

Данные должны быть полезными. То есть важно не просто собрать цифры, они должны помогать принимать решения. Если нужно разобраться в расходах компании, не стоит собирать информацию о себестоимости товара.

Данные нужно отражать в полном объёме. В отчётах должна быть вся информация, чтобы не приходилось проводить дополнительные исследования.

Данные должны быть корректными. Если в отчётах будут ошибки, руководитель может принять неправильное решение.

Данные должны быть актуальными. Нельзя планировать развитие бизнеса , опираясь на показатели трёхлетней давности.

Данные важно собирать с заданной периодичностью. Например, считать расходы и доходы каждый месяц, а не раз в полгода — так информация будет получена с опозданием.

Чаще всего отчёты начинают вести в обычных таблицах, например, в Google Документах или Excel. Туда складывают все цифры, используют формулы, чтобы посчитать выручку, расходы, себестоимость или любые другие показатели.

Когда компания растёт, увеличивается количество показателей, которые нужно анализировать. В какой-то момент приходится отказаться от таблиц, так как это становится слишком неудобно. Тогда выбирают удобную программу, чаще всего используют 1С, но есть и другие варианты: «Финансист», Seeneco, Adesk.

Такие программы помогают автоматизировать учёт, визуализировать показатели с помощью графиков, увидеть закономерности, которые без программы заметить сложно. Допустим, вы работаете в CRM-системе, но не хватает некоторых функций учёта. Можно подключить к CRM специализированную программу, которая будет автоматом брать данные из CRM, показывать отчёты и строить графики. Дальше с помощью этой информации можно управлять бизнесом.

Чтобы подготовиться к управленческому учёту, нужно соблюдать последовательность.

1 шаг. Выбрать нужные отчёты. Организация внедряет учёт, чтобы добиться определённых целей. Нужно понять, какие именно данные важно отслеживать для выбранных целей.

2 шаг. Подготовить форму отчётности. Чтобы собранные данные давали полную картину, нужно определить, как именно их показывать. Для этого составляют форму отчётов, которая будет отражать всю нужную информацию, и правила сбора данных.

3 шаг. Внедрить отчёты. Бывает, когда разработанную форму отчётов начинают заполнять, становится понятно, что есть какие-то ошибки, неудобные места. Важно находить и исправлять такие ошибки. Если заполнение отчётов отбирает много времени, нужно оптимизировать процесс.

Для автоматизации учёта используют программы:

Excel. Это самый простой вариант, когда компания маленькая и нужно считать небольшое количество показателей. В Excel используют формулы, чтобы считать сумму, разницу, сравнивать показатели, например, расходы или доходы в течение разных периодов.

Специализированные программы. «Финансист», Seeneco, Adesk — примеры специализированных программ, которые подтягивают данные из 1C или CRM-систем, сводят в отчёты и отражают динамику на графиках.

1C. Есть несколько программ, которые помогают планировать расходы, считать себестоимость или соотношение расходов и доходов. Например, «1С: Управление предприятием».

CRM-системы. CRM не заменит программу финансового учёта, так как в большинстве решений нет нужных функций: отчётов о движении денежных средств, о прибылях и убытках. Зато CRM-система собирает данные, которые нужны для анализа. Специализированные программы используют данные CRM о сделках, прибыли, балансе.

1. Что значит управленческий учет. Это система отчётности и анализа данных о финансовых показателях компании. Его используют для принятия решений о развитии бизнеса. При планировании руководитель опирается на цифры и факты, а не на интуицию
   
2. Цель учёта — проверка слабых мест бизнеса, возможность принимать правильные решения для развития компании, основываясь на финансовых показателях
3. Для каждого вида бизнеса используют разные методы учёта. Например, для производства техники — попередельный расчёт затрат, а для строительных компаний — проектный расчёт