Как получить электронную подпись: список удостоверяющих центров, способы получения

Чтобы подписывать электронные документы, нужна электронная подпись. Она может упростить жизнь предпринимателям и физлицам. Например, с её помощью заключают договоры, сдают документы в налоговую.

В статье рассказываем, где и как получить электронную подпись, какие документы для этого нужны и как сделать подпись самостоятельно.

Электронная подпись — файл, с помощью которого подписывают документы. Это не та подпись, которой вы расписываетесь в документе, рисуя мышкой. Это файл с кодом, в котором зашита информация о том, кто подписывает документ.

В документе, подписанном ЭП, не будет привычной подписи, вместо этого появится знак об ЭП или к документу будет прилагаться файл с подписью в формате .sig.

ЭП можно использовать не только для электронных документов в системе электронного документооборота. ЭП можно подписывать файлы PDF, Microsoft Office, Adobe Acrobat и Adobe Reader. 

ЭП помогает работать с документами, сдавать отчёты, участвовать в торгах. Она идентифицирует человека, придаёт подписанным документам юридическую силу. Усиленная квалифицированная ЭП заменяет бумажную подпись с печатью.

Зачем нужна электронная подпись:

• для работы в системе ЭДО — электронного документооборота
• для сдачи отчётов в налоговую
• для участия в торгах
• для ведения кадрового электронного документооборота
• для подачи электронных заявок на патенты

ЭП нужна не только для бизнеса, её используют и обычные люди, чтобы удостоверять электронные документы. Например, с помощью ЭП, сформированной в системе «Госключ», можно оформить самозапрет на выдачу кредитов и займов. Ещё ЭП нужна, чтобы подать заявление о приёме в учебное заведение, подписать трудовой договор, подать иск, заверить доверенность, подписать договор купли-продажи.

Простая электронная подпись

Простая подпись позволяет идентифицировать человека. Для этого не нужен отдельный файл с зашифрованной информацией. Простая ЭП — это логин и пароль, одноразовые коды, которые приходят на почту или телефон.

ПЭП можно использовать для самых простых действий: покупок в интернете, иногда для подачи документов в налоговую. Например, бухгалтер не может сдать декларацию, используя такую ЭП, но сотрудник может оформить налоговый вычет.

ПЭП формируют на том сайте, на котором пользователю нужно что-то сделать. Такая подпись не гарантирует, что её использует нужный человек. Аккаунт можно взломать, код подтверждения из смс получить обманом. Поэтому ПЭП не подходит для подписания значимых документов.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП)

Усиленная неквалифицированная ЭП чуть больше защищена, чем простая. Она представляет собой файл, с данными человека и ключом, который позволяет проверить достоверность сертификата. УНЭП можно использовать для ЭДО, но нужно обязательно заключать соглашение с партнёрами, что все стороны согласны использовать такой вид ЭП. По умолчанию в системе ЭДО используют другой вариант подписи — УКЭП.

УНЭП подходит для того, чтобы новый сотрудник, устраивающийся на работу, подписал документы. Если человеку нужно подписать договор купли-продажи автомобиля, отправить декларацию 3-НДФЛ, можно использовать УНЭП. Для более значимых документов используют УКЭП.

Самый простой способ получения неквалифицированной подписи — оформление её с помощью приложения «Госключ». Здесь нужно будет войти в аккаунт Госуслуг, сгенерировать ключ, водя пальцем по экрану.

УНЭП действует только в рамках той системы, в которой её создали. Например, я создала ЭП в приложении «Госключ», в этом приложении я смогу использовать свой сертификат, чтобы подписать какие-то документы на Госуслугах. 

Я не могу скачать файл с ЭП, чтобы подписывать документы в других программах. Например, чтобы отправить декларацию в налоговую, нужно будет сформировать УНЭП в личном кабинете на сайте ФНС. Это тоже бесплатно. Ещё УНЭП можно сделать в удостоверяющем центре.

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)

Усиленная квалифицированная ЭП — самая защищённая подпись из всех. Её выпускают удостоверяющие центры, например, «Контур», «Астрал». УКЭП, в отличие от других ЭП, защищена от взлома.

Хотя удостоверяющие центры выпускают и УНЭП, и УКЭП, только при создании второй генерируется уникальный криптографический ключ, который связан с сертификатом, подтверждающим подлинность УКЭП.

Предыдущие виды ЭП не приравнивают к личной подписи человека, только УКЭП имеет такое же юридическое значение, поэтому ею подписывают важные документы.

В этом случае не нужно заключать дополнительные соглашение с партнёрами по ЭДО, как для УНЭП. УКЭП по умолчанию считается надёжным инструментом для ЭДО, подписания договоров купли-продажи недвижимости или участия в электронных торгах.

Есть случаи, когда без УКЭП просто не обойтись. Например, если в компании больше 100 сотрудников, налоговую декларацию нужно сдавать в электронном виде, а для подписания нужна УКЭП. Для работы с маркированным товарами и системой «Честный знак» тоже подходит только такая ЭП.

УКЭП состоит из трёх компонентов:

1. Сертификат. Его выпускает удостоверяющий центр. Это отдельный файл, он нужен для подтверждения УКЭП, в нём хранится информация о владельце ЭП
2. Закрытый ключ. Его можно сформировать самостоятельно в специальной программе или его сделает сотрудник удостоверяющего центра. Ключ содержится в файле ЭП
3. Открытый ключ. Его создаёт удостоверяющий центр. Ключ нужен для подтверждения УКЭП, он включён в сертификат

Можно создать облачную ЭП или записать её на токен — это почти как флешка, только у токена есть система защиты данных: пин-код и программа шифрования.

УКЭП можно выпустить руководителю, бухгалтеру и всем сотрудникам, которым она нужна. Например, тем, кто подписывает документы в системе ЭДО.

ЭП можно оформить самостоятельно в приложении «Госключ» или в личном кабинете ФНС. Ещё электронные подписи оформляют удостоверяющие центры — организации, уполномоченные создавать ЭП. Они выпускают и квалифицированные, и неквалифицированные ЭП.

Пример УЦ, в которых можно выпустить УКЭП по состоянию на март 2025 года:

• «Калуга Астрал»
• «Контур»
• «Тензор»
• «Такском»
• ФНС
• «Модум»

Список меняется, за обновлением нужно следить на сайте Минцифры. Ещё есть доверенные лица УЦ ФНС, к которым можно обратиться за помощью в выпуске УКЭП для бизнеса.

Для физических лиц

«Госключ». В приложении можно сформировать не только УНЭП, но и УКЭП, но только физлицу, а не предпринимателю. Для этого нужно авторизоваться в приложении через Госуслуги, подтвердить номер телефона по смс и подтвердить личность с помощью одного из способов:

• биометрии, подтверждённой в Единой биометрической системе
• в МФЦ или банке
• с помощью загранпаспорта нового образца, ещё нужен NFC на смартфоне для считывания паспорта

Также нужно будет подтвердить личность, включив камеру и микрофон. Понадобится сказать код, глядя в камеру.

Инструкция для создания УКЭП и УНЭП в приложении →

Удостоверяющий центр. В удостоверяющим центре нужно подать заявку, указав свой регион, город, ФИО, контактные данные. После этого вам выставят счёт, его нужно оплатить. Дальше сканы документов (паспорт, СНИЛС, ИНН) нужно загрузить в личный кабинет УЦ для проверки.

После этого вы должны подтвердить личность в отделении УЦ, принести оригиналы документов или заверенные копии. Проверяющий изучает паспорт человека, проверяет его соответствие фотографии. Затем физлицо заполняет заявление на выпуск ЭП. Человека фотографируют с паспортом (в некоторых УЦ с заявлением) так, чтобы легко считывались все данные в документе.

После этого сотрудник УЦ оформляет все документы. УЦ выпускает ЭП, записывает её на токен, рассказывает о правилах работы с ЭП. Токен можно купить на месте в удостоверяющем центре или в специальном интернет-магазине и принести с собой.

Для юридических лиц

Удостоверяющий центр. Руководители компании, индивидуальные предприниматели могут обратиться в удостоверяющий центр, чтобы оформить УКЭП. Процедура происходит также, как и в случае с физлицом. Нужно оставить заявку, собрать пакет документов, пройти проверку, получить УКЭП.

Документов нужно собрать чуть больше, чем физлицу. Кроме СНИЛСа, паспорта и ИНН, нужна выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП. Также нужно будет купить токен интернет-магазине или купить его на месте в удостоверяющем центре.

Сайт ФНС. Ещё можно сделать УКЭП на сайте ФНС, если есть подтверждённая регистрация в Единой биометрической системе. В личном кабинете ФНС выберите «Получение КЭП» → «Дистанционно с использованием биометрии».

Как сделать электронную подпись в личном кабинете ФНС:

• Авторизоваться через Госуслуги
• Подтвердить личность, включив камеру и микрофон. Нужно сказать код, глядя в камеру. Это можно сделать как с телефона, так и с компьютера
• Выбрать, для кого делаете ЭП
• Подтвердить, что ознакомились с содержимым сертификата
• Скачать сертификат

Как подписывают документы с помощью ЭП:

• Вставляют токен с ЭП в компьютер
• Открывают специальную программу, вроде «КриптоПро»
• Кликают по вкладке «Создание подписи», выбирают документ, который нужно подписать
• Выбирают нужную ЭП на токене, их может быть несколько
• Нажимают кнопку «Подписать»
• Отправляют подписанный документ

Подписание документа в системе ЭДО зависит от особенностей системы. Примерный алгоритм подписания документов выглядит так:

1. Получаете электронный документ в системе, открываете его
2. С помощью пары нажатий на кнопки подписываете и отправляете документ

Действия могут отличаться в зависимости от ситуации. Например, если вам прислали документ на подпись, его нужно сначала утвердить, затем подписать.

Как подписать документы Microsoft Office:

1. В документе во вкладке «Файл» выберите пункт «Сведения»
2. Кликните по вкладке «Защита документа»
3. Нажмите «Добавить цифровую подпись»
4. Выберите сертификат

Иногда бывают ошибки, не удаётся подписать документ. Что можно сделать в таком случае:

• Попробуйте вставить токен ещё раз
• Проверьте, все ли нужные программы установлены. Например, для работы нужно расширение и несколько плагинов «Крипто Про». Диагностика «Крипто Про»
• Проверьте, выключен ли VPN
• Выключите режим «Инкогнито»

Как проверить подлинность ЭП

Есть несколько вариантов, как проверить ЭП.

На портале Госуслуг. Здесь можно проверить отсоединённую ЭП, которая находится в отдельном документе. Можно проверить прикреплённую ЭП, это файл внутри которого есть документ и сама подпись.

Для этого загрузите файл с компьютера или телефона, сервис подскажет, действительна ли ЭП↓

Программы для проверки. Их можно установить на компьютер и проверять любые ЭП. Например, можно загрузить сертификат в «КриптоАРМ Старт», запустить проверку и получить результат. Это можно сделать и в «Крипто Про».

Для проверки документов PDF, Word, Excel у таких программ есть специальные плагины. Например, «КриптоПро Office Signature», «КриптоПро PDF». Установив их, можно проверять файлы PDF, Word, Excel.

Специальные сервисы. Часто УЦ создают дополнительные инструменты для работы с ЭП. У некоторых из них есть сервисы для проверки ЭП. Например, такой есть у «Контура» — «Контур Крипто». Вы можете проверить ЭП в браузере. Бесплатно доступно до 29 операций в месяц: проверки, подписание, шифрование документов

1. Электронная подпись — файл, с помощью которого подписывают документы. Это файл с кодом, в котором зашита информация о том, кто подписывает документ.
2. В статье разобрали зачем нужна электронная подпись документов. Она помогает работать с документами, сдавать отчёты, участвовать в торгах. ЭП идентифицирует человека, придаёт подписанным документам юридическую силу. Усиленная квалифицированная ЭП заменяет бумажную подпись с печатью, она усиливает процедуру идентификации людей.
3. ЭП можно оформить собственноручно в приложении «Госключ» или в личном кабинете ФНС. Ещё ЭП оформляют удостоверяющие центры — организации, уполномоченные создавать ЭП.
4. Физлицу для оформления ЭП в приложении «Госключ» нужно ввести свои данные, авторизоваться через Госуслуги, а для УКЭП — подтвердить биометрию. Предпринимателю всё то же самое нужно сделать на сайте ФНС.
5. Для получения ЭП в удостоверяющем центре нужно оставить заявку, собрать пакет документов, пройти проверку, получить УКЭП. Также нужно купить токен интернет-магазине или в удостоверяющем центре.