Ивент (эвент)

от англ. «событие»

Event (ивент, эвент) — публичные мероприятия, которые носят развлекательный и/или рекламный характер.

Термины «event-менеджер», «event-маркетинг», «event-мероприятия» стали употреблять относительно недавно. Известный специалист в области ивент-менеджмента Джо Голдблатт отмечает, что эта профессия сформировалась в середине прошлого столетия с открытием Диснейленда в США.

В России ивент-индустрия начала развиваться в конце 20 века, когда на рынке появились компании, предоставляющие услуги организации мероприятий.

Event-мероприятия проводятся для того, чтобы положительно влиять на мнение аудитории, налаживать деловые контакты, обмениваться опытом. В маркетинге ивенты считаются важными инструментами.

Одни из самых масштабных ивентов создает Red Bull. Производитель энергетического напитка ассоциируется с экстримом, активностью и свободой. Ивенты, которые проводятся под эгидой бренда — фестивали Red Bull Music, спортивные соревнования Red Bull Air Race, Red Bull Flugtag, Red Bull Cliff Diving, Red Bull King of the Air.

Ежегодно компания Apple организовывает ивенты для анонсирования новых продуктов. Это ожидаемые события, которые собирают несколько тысяч участников и гостей.

Еще один пример удачного ивента — это партнерство компании Heineken с Лигой чемпионов UEFA. На стадионах продается пиво производителя, ему посвящено рекламное время до, во время и после игр. Титульное спонсорство в престижном футбольном турнире приносит плоды — широкую узнаваемость Heineken.

Существует несколько десятков видов мероприятий:

• Открытия. Этот вид ивента значит торжественное мероприятие в честь запуска чего-то нового (салон красоты, дилерский центр, булочная или любой другой проект)
• Выставки. Их организуют для одной компании или сразу нескольких (компания становится одним из участников отраслевого ивента). В обоих случаях цель — представление продукта не только анонсируемого, но и уже вышедшего. Отраслевые выставки проводят гораздо чаще — так компании могут привлечь внимание большего количества потенциальных клиентов
• Ярмарки. Это события, где производители выставляют товар на продажу. Часто сопровождается развлекательными мероприятиями
• Презентации. Используют, когда хотят представить новый товар или услугу
• Праздники. Мероприятие любого масштаба и тематики: частное, городское, спортивное. Ивенты стараются сделать зрелищными, эмоциональными и развлекательными
• Пресс-мероприятия. В них входят все ивенты, которые предполагают участие представителей СМИ: пресс-туры, пресс-брифинги, пресс-конференции, пресс-ланчи, круглые столы. Основная цель — поделиться с журналистами важной информацией. В зависимости от выбранного формата ивент носит официальный или неформальный характер
• Мастер-класс/тренинг/семинар. События, где эксперты обучают участников определенной дисциплине
• Фестивали, концерты. На ивентах выступают известные люди, устраивают зрелищные номера

Также ивенты делятся на несколько групп в зависимости от целей и аудитории:

• Trade events/Торговые ивенты — это события, которые создают для клиентов и партнеров (конференции, семинары, слеты). Цель таких ивентов — донести партнерам информацию о достижениях компании, выпуске новой продукции, а также улучшить имидж бренда
• Corporate events/Корпоративные ивенты — мероприятия для сотрудников, проводятся в виде тимбилдингов, юбилеев компании и празднования других важных дат
• Special events/Специальные ивенты — события для клиентов (концерты, презентации, фестивали, благотворительные акции, рекламные туры)

Этапы подготовки

Ниже приведены основные этапы организации Event’а и уточнения к ним. Таким образом для достижения успеха мероприятия нужно:

• Определить цели и формат мероприятия. Стоит чётко понимать, чего вы хотите добиться от ивента, какие цели преследуете: необходимо ли вам рассказать о продукте компании, или собрать средства, развлечь посетителей или донести некоторые знания. От выбора цели будет зависеть формат мероприятия и многие другие уточнения
• Распланировать. Необходим подробный план подготовки и проведения ивента: от логистики до его продвижения
• Сформировать и распределить бюджет. В бюджете отражается список всех задач, запланированные и возможные расходы, а также графа «непредвиденные расходы»
• Прописать детали. При подготовке ивента необходимо учитывать каждую мелочь: от дополнительных развлечений до внешнего вида официантов и дизайна пригласительных
• Выбрать локацию. На начальном этапе хотя бы определить, какие особенности локации важны. Но в итоге определиться с местом проведения мероприятия нужно загодя, чтобы без проблем забронировать его. Для окончательного выбора следует посетить предполагаемое место проведения лично, так как доверять только фотографиям или стороннему мнению бывает довольно опрометчиво
• Распределить зоны ответственности. Во избежание форс-мажоров важно определить, за что будет отвечать каждый член команды как на этапе подготовки, так и во время проведения ивента
• Анонсировать событие. Чем больше будет использовано каналов распространения информации, тем выше вероятность, что ивентом заинтересуется общественность
• Обеспечить сервис. Это важная часть при проведении ивентов. Команда и обслуживающий персонал должны быть вежливы, ненавязчивы. К тому же они должны быть подготовлены или хотя бы иметь инструкции на случай, если вдруг события пойдут не по плану
• Провести финальную проверку. За день до проведения ивента обязательно проведите итоговую проверку готовности персонала, техники, площадки, материалов и пр. Составьте чек-лист и пройдитесь по нему перед ивентом
• Организовать обратную связь. Чтобы объективно оценить, как прошел ивент, стоит предложить гостям оставить отзыв или заполнить анкету. Так у вас появятся данные, чтобы проанализировать возможные ошибки и избежать их в дальнейшем

Персонал — это ключевая составляющая любого события. Сотрудники отвечают за взаимодействие с гостями, организацию, проведение и контроль мероприятия.

Ошибка, допущенная одним членом команды, может повлиять на впечатления посетителей от ивента.

Где найти сотрудников для проведения?

Есть несколько способов поиска персонала для ивентов:

1. Связь с волонтёрскими организациями и компаниями, заинтересованными в проведении мероприятия
2. Публикация объявлений на сайтах посвящённых поиску работы
3. Поиск в тематических группах в соцсетях
4. Обращение к друзьям и знакомым, которые посоветуют ивент-специалистов
5. Поиск организаторов мероприятий

Последний вариант наименее трудозатратный, так как поиском персонала займутся ивент-менеджеры с готовой базой. Сотрудничество опытного event-менеджера с командой уже проверено, связи налажены, нюансы улажены. К тому же этот человек будет полностью ответственен не только за подбор временного коллектива, но и за действия всех временных сотрудников и приглашённых со стороны людей.

Для организации достойного ивента необходимо точно знать цели проведения и не следует пренебрегать деталями. А также особое внимание необходимо уделить подбору персонала для успешного проведения мероприятия.

В любом случае зачастую целесообразнее сразу обращаться к профессионалам в данной сфере.