Менеджер проекта тратит примерно 80% времени на взаимодействие с заинтересованными сторонами проекта. Обидно, когда это время тратится неэффективно. Чтобы вы могли грамотно наладить взаимодействие с командой и интересантами, рассказываем, как строить управление коммуникациями проекта.
3 этапа управления взаимодействием в проекте
Что я хочу донести: планирование взаимодействий напрямую влияет на эффективность работы команды. Но одного планирования мало: план управления коммуникациями проекта предполагает 3 процесса. Сначала нужно все запланировать, упаковать в отдельный документ. Потом выполнить все запланированное. А еще обеспечить контроль — чтобы команда не нарушала документ.
1. Планирование коммуникаций проекта
Цель планирования — получить план коммуникаций. Еще раз: это документ, в котором подробно расписано — кто, когда, какую информацию о проекте и от кого должен получить. В виде утвержденного документа план нужен не всегда. По нашему опыту, потребность в нем возникает при вовлечении в проект команды, более 15 человек. Если меньше, информацию или хотя бы ее часть можно держать в голове.
Что нужно для планирования взаимодействий
Нужны вводные. А именно:
- понимание объемов и масштаба работ
- согласованные сводные данные об объеме, сроках и стоимости работ
- пройденные до этого итерации
- данные про заинтересованных лиц
- распределение ролей внутри коллектива
Когда разрабатывать документ?
Планировать взаимодействие проще, когда сложилась общая картина работы в команде. Если запланировать коммуникацию в самом начале, придется переделывать документ с учетом фактически сложившихся взаимодействий. Лучше подождать, пока они сложатся сами, и внести их в документ.
Обычно с момента запуска работы и до момента получения плана проходит несколько итераций. До этого можно налаживать работу без четкого документа.
Как разработать план
- Включить в таблицу перечень всех участников с указанием имени, должности, роли и контактных данных.
- Описать основные принципы взаимодействия. Это нормы и правила поведения, обязательные для всех участников. Например, начало совещания — строго в назначенное время. Или наоборот — после сбора всех участников
- Зафиксировать каналы связи. Перечислить, какие группы сотрудников какими способами связи пользуются, возможные альтернативы. Установить, что описанные каналы — строгое предписание.
- Составить таблицу с перечнем плановых взаимодействий, заинтересованных лиц, ответственных, регулярностью и способами связи
- Описать процесс эскалации — кому и в каких случаях нужно жаловаться
- Описать процесс контроля и пересмотра плана. Как часто команда будет оценивать эффективность документа, кто это будет делать и что делать, если эффективность низкая
А вот пример плана коммуникаций проекта.
План взаимодействий организации проекта «Рога и копыта»
| Тип взаимодействия | Участники | Назначение | Способ | Частота и время | Ответственный |
| Kick of встреча | ПМ, менеджеры, переводчики | Обсудить цели, задачи, план работ | Скайп | Перед запуском работы | Вязалов А. |
| Статус проекта | Команда руководителей | Контроль текущего состояния, выявления проблем, анализ | OkoChat | Ежедневно в 10.00 | Вязалов А. |
| Отчет | ООО-заказчик | Уведомление заинтересованной стороны о результатах | Емейл | 1 раз в неделю, по пятницам | Субботина К. |
| Переписка | Команда разработчиков | Текущие вопросы | Телеграм | По мере необходимости | Инициатор |
| Рабочие встречи | Команда разработчиков + стейкхолдеры | Текущие вопросы, проработка решений | Зум | По мере необходимости | Шабанов Д. |
| Встречи по рискам | Команда руководителей | Контроль рисков, отработка плана действий | Зум | Раз в 2 недели по четвергам | Костанец С. |
| Ретроспектива работы | Команда | Обсуждение и анализ результатов | Зум | В течение 10 дней после завершения | Вязалов А. |
2. Управление коммуникациями проекта
Когда есть план, управление коммуникациями проекта — это его выполнение. И все. Вы вместе с командой просто выполняете обыденные задачи и обеспечиваете единое инфополе для сотрудников в том объеме, в каком оно необходимо для эффективной работы в соответствии с их ролью. Сильно не заморачивайтесь над управлением — просто выполняйте все так, как запланировали.
Возможные варианты взаимодействия:
- Общие встречи команды — презентации и планирование, обсуждение общих вопросов, итерационные цели, проблемы
- Заседания руководящего комитета — обобщенная информация о текущем состоянии проекта отправляется в следующую вышестоящую инстанцию
- Встречи с клиентом — контроллинг стратегии, отчеты, обсуждение перспектив
- Статусные совещания — отчеты, критические отклонения, обзор текущей деятельности, перспективы и пр.
- Рабочие встречи — планерки и оперативки по рабочим вопросам
- Информационные мероприятия — внешние взаимодействия
3. Контроль коммуникаций в проекте
Есть два рабочих способа контроля: инструментальный и личный.
Инструментальный. Подойдет, если работаете в информационной системе. Например, в Slack или OkoCRM. Тут вы сможете отследить, кто какие действия выполняет, когда коммуницирует, кому какие отчеты отправляет, кому пишет и пр. С помощью информационных инструментов вы сможете отследить выполнение плана.
Личный. Если нет электронных инструментов, можно просто позвонить, спросить лично, совершено взаимодействие или нет. Для фиксации контроля можно ввести в таблицу отдельный столбец. Или завести отдельную таблицу.
Зачем нужен план коммуникаций проекта
Грамотный менеджер всегда начинает проектное взаимодействие с планирования. Хороший план поможет зафиксировать схему связей, периодичность, ответственных, содержание контактов. Эффективность работы команды вырастет.
Фиксация сроков. Команда должна понимать, с кем, когда и по каким вопросам она будет общаться. Наличие конкретных сроков заставляет исполнителей шевелиться. А значит, положительно влияет и на другие процессы в команде. Если условный сметчик Василий знает, что каждый понедельник в 10 утра с него отчет — он подумает о нем с пятницы.
Определенность. Маркетолог Андрей два раза в день получает от отдела продаж данные по сделкам. Он знает, что к 18.00 у него будет свежая статистика, поэтому может планировать оперативную корректировку рекламных кампаний. У Андрея есть определенность, он спокоен.
Дисциплинирование. Аналитик Максим присылает данные членам команды каждую среду в 13.30. Он знает: если сорвать сроки, ребята не смогут выполнить свои задачи. А еще он получит по шапке от руководителя. Это дисциплинирует.
Принятие решений. Команда работает спринтами. Например, каждый спринт — неделя. Маркетолог Андрей знает, что бюджет проекта корректируется по итогам каждого спринта — руководитель принимает решение каждую пятницу. А значит, Андрей может расходовать бюджет на продвижение и планировать, что в пятницу у него будет новая сумма в работе.
Коротко про план коммуникации по проекту
- План коммуникаций не является обязательным документом проектного управления. Но он сильно упрощает взаимодействие и повышает эффективность команды
- Составить план просто. Достаточно пропустить несколько итераций, а потом задокументировать всех ответственных, записать способы и причины взаимодействия, указать сроки и периоды. Все это можно упаковать в табличку для удобства и отправить всем заинтересованным лицам
- Планировать коммуникации не обязательно. Но если запланировали, важно не отклоняться от плана и отслеживать коммуникации. Проще всего делать это с помощью электронных инструментов. Или лично
