План коммуникаций проекта: зачем нужен и как с ним работать

План коммуникаций проекта: зачем нужен и как с ним работать

10449
Время чтения: 4 минут
Содержание
Управляйте бизнесом в OkoCRM
Аналитика воронки продаж, чаты и звонки клиентам, автоматизация рассылок, шаблоны документов и многое другое для вашего бизнеса в одной OkoCRM.
Узнать подробнее

Менеджер проекта тратит примерно 80% времени на взаимодействие с заинтересованными сторонами проекта. Обидно, когда это время тратится неэффективно. Чтобы вы могли грамотно наладить взаимодействие с командой и интересантами, рассказываем, как строить управление коммуникациями проекта.

3 этапа управления взаимодействием в проекте

Что я хочу донести: планирование взаимодействий напрямую влияет на эффективность работы команды. Но одного планирования мало: план управления коммуникациями проекта предполагает 3 процесса. Сначала нужно все запланировать, упаковать в отдельный документ. Потом выполнить все запланированное. А еще обеспечить контроль — чтобы команда не нарушала документ.

1. Планирование коммуникаций проекта

Цель планирования — получить план коммуникаций. Еще раз: это документ, в котором подробно расписано — кто, когда, какую информацию о проекте и от кого должен получить. В виде утвержденного документа план нужен не всегда. По нашему опыту, потребность в нем возникает при вовлечении в проект команды, более 15 человек. Если меньше, информацию или хотя бы ее часть можно держать в голове.

Что нужно для планирования взаимодействий

Нужны вводные. А именно:

  • понимание объемов и масштаба работ
  • согласованные сводные данные об объеме, сроках и стоимости работ
  • пройденные до этого итерации
  • данные про заинтересованных лиц
  • распределение ролей внутри коллектива

Когда разрабатывать документ?

Планировать взаимодействие проще, когда сложилась общая картина работы в команде. Если запланировать коммуникацию в самом начале, придется переделывать документ с учетом фактически сложившихся взаимодействий. Лучше подождать, пока они сложатся сами, и внести их в документ.

Обычно с момента запуска работы и до момента получения плана проходит несколько итераций. До этого можно налаживать работу без четкого документа.

Как разработать план

  1. Включить в таблицу перечень всех участников с указанием имени, должности, роли и контактных данных.
  2. Описать основные принципы взаимодействия. Это нормы и правила поведения, обязательные для всех участников. Например, начало совещания — строго в назначенное время. Или наоборот — после сбора всех участников
  3. Зафиксировать каналы связи. Перечислить, какие группы сотрудников какими способами связи пользуются, возможные альтернативы. Установить, что описанные каналы — строгое предписание.
  4. Составить таблицу с перечнем плановых взаимодействий, заинтересованных лиц, ответственных, регулярностью и способами связи
  5. Описать процесс эскалации — кому и в каких случаях нужно жаловаться
  6. Описать процесс контроля и пересмотра плана. Как часто команда будет оценивать эффективность документа, кто это будет делать и что делать, если эффективность низкая

А вот пример плана коммуникаций проекта.

План взаимодействий организации проекта «Рога и копыта»

Тип взаимодействияУчастникиНазначениеСпособЧастота и времяОтветственный
Kick of встречаПМ, менеджеры, переводчикиОбсудить цели, задачи, план работСкайпПеред запуском работыВязалов А.
Статус проектаКоманда руководителейКонтроль текущего состояния, выявления проблем, анализOkoChatЕжедневно в 10.00Вязалов А.
ОтчетООО-заказчикУведомление заинтересованной стороны о результатахЕмейл1 раз в неделю, по пятницамСубботина К.
ПерепискаКоманда разработчиковТекущие вопросыТелеграмПо мере необходимостиИнициатор
Рабочие встречиКоманда разработчиков + стейкхолдерыТекущие вопросы, проработка решенийЗумПо мере необходимостиШабанов Д.
Встречи по рискамКоманда руководителейКонтроль рисков, отработка плана действийЗумРаз в 2 недели по четвергамКостанец С.
Ретроспектива работыКомандаОбсуждение и анализ результатовЗумВ течение 10 дней после завершенияВязалов А.

2. Управление коммуникациями проекта

Когда есть план, управление коммуникациями проекта — это его выполнение. И все. Вы вместе с командой просто выполняете обыденные задачи и обеспечиваете единое инфополе для сотрудников в том объеме, в каком оно необходимо для эффективной работы в соответствии с их ролью. Сильно не заморачивайтесь над управлением — просто выполняйте все так, как запланировали.

Возможные варианты взаимодействия:

  • Общие встречи команды — презентации и планирование, обсуждение общих вопросов, итерационные цели, проблемы
  • Заседания руководящего комитета — обобщенная информация о текущем состоянии проекта отправляется в следующую вышестоящую инстанцию
  • Встречи с клиентом — контроллинг стратегии, отчеты, обсуждение перспектив
  • Статусные совещания — отчеты, критические отклонения, обзор текущей деятельности, перспективы и пр.
  • Рабочие встречи — планерки и оперативки по рабочим вопросам
  • Информационные мероприятия — внешние взаимодействия

3. Контроль коммуникаций в проекте

Есть два рабочих способа контроля: инструментальный и личный.

Инструментальный. Подойдет, если работаете в информационной системе. Например, в Slack или OkoCRM. Тут вы сможете отследить, кто какие действия выполняет, когда коммуницирует, кому какие отчеты отправляет, кому пишет и пр. С помощью информационных инструментов вы сможете отследить выполнение плана.

Личный. Если нет электронных инструментов, можно просто позвонить, спросить лично, совершено взаимодействие или нет. Для фиксации контроля можно ввести в таблицу отдельный столбец. Или завести отдельную таблицу.

OkoCRM для чатов с клиентами
Объедините в одном окне все мессенджеры, социальные сети и чаты. Отвечайте клиентам мгновенно, используя шаблоны сообщений — и больше не теряйте заявки.

Зачем нужен план коммуникаций проекта

Грамотный менеджер всегда начинает проектное взаимодействие с планирования. Хороший план поможет зафиксировать схему связей, периодичность, ответственных, содержание контактов. Эффективность работы команды вырастет.

Фиксация сроков. Команда должна понимать, с кем, когда и по каким вопросам она будет общаться. Наличие конкретных сроков заставляет исполнителей шевелиться. А значит, положительно влияет и на другие процессы в команде. Если условный сметчик Василий знает, что каждый понедельник в 10 утра с него отчет — он подумает о нем с пятницы.

Определенность. Маркетолог Андрей два раза в день получает от отдела продаж данные по сделкам. Он знает, что к 18.00 у него будет свежая статистика, поэтому может планировать оперативную корректировку рекламных кампаний. У Андрея есть определенность, он спокоен.

Дисциплинирование. Аналитик Максим присылает данные членам команды каждую среду в 13.30. Он знает: если сорвать сроки, ребята не смогут выполнить свои задачи. А еще он получит по шапке от руководителя. Это дисциплинирует.

Принятие решений. Команда работает спринтами. Например, каждый спринт — неделя. Маркетолог Андрей знает, что бюджет проекта корректируется по итогам каждого спринта — руководитель принимает решение каждую пятницу. А значит, Андрей может расходовать бюджет на продвижение и планировать, что в пятницу у него будет новая сумма в работе.

Коротко про план коммуникации по проекту

  1. План коммуникаций не является обязательным документом проектного управления. Но он сильно упрощает взаимодействие и повышает эффективность команды
  2. Составить план просто. Достаточно пропустить несколько итераций, а потом задокументировать всех ответственных, записать способы и причины взаимодействия, указать сроки и периоды. Все это можно упаковать в табличку для удобства и отправить всем заинтересованным лицам
  3. Планировать коммуникации не обязательно. Но если запланировали, важно не отклоняться от плана и отслеживать коммуникации. Проще всего делать это с помощью электронных инструментов. Или лично
Не теряйте заявки
OkoCRM собирает обращения из всех каналов, по которым приходят клиенты: сайт, соцсети, мессенджеры, телефония. Все чаты внутри одного окна.
Подробности
Получайте статьи почтой. Самое важное и дважды в месяц. Иногда смешно, но не сильно
Наверх
Мы используем cookie для вашего удобства. Используя сайт, вы соглашаетесь с этим. Подробнее - в политике конфиденциальности.
Я согласен