10 приложений для эффективного тайм менеджмента

В ноябре мы уже разбирали 14 эффективных методов тайм-менеджмента. Методы — это хорошо, но я все-таки разработчик и в таких щепетильных вопросах, как трекинг рабочего времени больше доверяю софтине. А потому в продолжение темы разобрал 10 приложений для тайм-менеджмента, которыми когда-либо пользовался сам. Или предлагал использовать членам команды. Они помогают организовать работу, повышают продуктивность и даже качество жизни.

Функциональность: ☆☆☆☆☆

Операционные системы: любая, кроссплатформенное

Бесплатная версия: триал 7 дней

Стоимость: от 572 ₽/месяц

Основные инструменты: канбан-доска, модули «Задачи» и «Проекты»

Для кого: для команд и бизнеса

Да, OkoCRM — тоже отличный планировщик задач и эффективный инструмент для управления рабочим временем. В первых релизах такого функционала не было. Но мы протестировали продукт, получили обратную связь и добавили нужные модули.

Что есть у OkoCRM:

• канбан-доски — для настройки типовых рабочих процессов, перемещения карточки проекта по этапам, визуализации и отслеживания работы над проектом
• модуль «Задачи» — для постановки задач по проектам, назначения ответственных, постановки и отслеживания дедлайнов, качества и сроков выполнения
• модуль «Проекты» — для управления проектами вне отдела продаж. Объединили в нем задачи в виде канбан-доски
• личные календари и календари проектов — для отслеживания собственной эффективности и соблюдения сроков по проекту

Вы можете обмениваться файлами между участниками проекта, ставить друг-другу задачи и задавать сроки, добавлять комментарии, сторонних наблюдателей (например, заказчика), любое количество этапов, создавать чек-листы для каждой задачи. Есть много сторонних интеграций. Можно работать как с мобильного, так и с десктопа — сервис работает на любых устройствах и с любой операционной системой, лишь бы был интернет. Есть 14 дней, чтобы бесплатно затестить продукт им понять, нужен он вам или нет.

Что важно: инструменты тайм-менеджмента — скорее приятный бонус, чем основной функционал. На самом деле OkoCRM — это эффективный инструмент управления продажами и автоматизации бизнес-процессов. Управление рабочим временем лишь помогает правильно выстраивать коммуникацию и процессы внутри команды.

Модуль «Проекты» в OkoCRM позволяет эффективно организовать процесс работы над задачами и визуализировать их в виде канбан-доски. Получается очень удобно и наглядно.

Функциональность: ☆☆☆

Операционные системы: iOS, Android, macOS, Windows, расширение для Chrome

Бесплатная версия: есть

Стоимость: от 5,99 $/месяц

Основные инструменты: личный календарь, напоминания, ежедневник, модуль с задачами, список покупок

Для кого: для частного использования и небольших команд

Профильное приложение-планировщик для организации задач. За минималистичным интерфейсом скрыто огромное количество полезных инструментов. К каждой задаче вы сможете добавлять теги, напоминания, подзадачи и вложения, расставлять приоритеты и концентрироваться на главном. Если использовать приложение для тайм-менеджмента на ПК для работы в команде, можно делиться списками дел с коллегами, планировать совместные проекты.

Кроме планировщика задач есть календарь (можно синхронизировать с Гугл-календарем) и список покупок с разбивкой по категориям — можете импортировать онлайн-рецепты и поделиться списком с членами семьи. Если раскошелиться на платную версию, задачи можно кольцевать для работы в команде и выстраивать целые циклы процессов, отправлять файлы без ограничений по размеру, брендировать интерфейс и создавать напоминания, привязанные к геолокации.

Прикольно, что приложение умеет синхронизироваться с Сири, Алексой, другими голосовыми помощниками и даже с Эплвоч. В целом, софт отлично подойдет для бытового использования и работы в небольших командах. Но лично я бы платную версию не купил. :)

Модуль «Календарь» позволяет ставить задачи и составлять список дел на каждый день.Его можно синхронизировать с Гугл-календарем.

Функциональность: ☆☆☆☆

Операционные системы: iOS, Android, macOS, Windows, Linux

Бесплатная версия: есть

Стоимость: от 3 $/месяц

Основные инструменты: модуль с задачами, напоминания, приоритеты, трекинг продуктивности, интеграции с календарем и почтой

Для кого: для команд и небольшого бизнеса с проектным управлением

Мощный таск-менеджер и главная альтернатива Any.do на западном рынке. Включает огромное количество функций и фич, на изучение которых придется потратить кое-какое время. Основные функции:

возможность сортировать задачи по проектам и подпроектам, добавлять теги и оставлять коменты, прикреплять файлы и назначать ответственных, расшаривать проекты для команды;

возможность отслеживать личную продуктивность по проекту в виде визуализированного графика-статистики по задачам — можно смотреть, каким задачам уделялось больше внимания, каким меньше;

возможность добавления задач через емейл, напоминания — только в платных версиях;

возможность добавления тегов и меток — чтобы выделить приоритетные проекты в общем списке.

Самая на мой взгляд прикольная штука — шаблоны задач. Она помогает быстро создавать списки покупок, контент-планы, повестку для для совещания или чек-листы — просто одним нажатием. Всего в приложении 60+ готовых шаблонов. Естественно, в приложении много готовых интеграций + возможность подключения по API.

Ежедневник в Todoist позволяет держать под контролем все текущие дела. К ним можно подключать сторонних пользователей и организовывать совместные дела.

Функциональность: ☆☆

Операционные системы: iOS, Android, macOS, Windows

Бесплатная версия: есть

Стоимость: бесплатное

Основные инструменты: планировщик задач, списки, предложения, модуль «Беседы» для совместного обсуждения задач, напоминания, заметки, отправка файлов

Для кого: для личного использования и небольших команд

Бесплатное приложение для тайм-менеджмента от Майкрософт. В нем не так и много функций. На то оно и бесплатное. :)

Вы сможете собирать задачи в списки, расшарить задачи для других пользователей, создавать напоминания и подзадачи. К каждой задаче можно добавить напоминание, повторы, подзадачи, заметки и файлы, создавать несколько различных списков и настраивать их под себя. Если вы ведете в приложении календарь и создаете списки, то приложение будет рекомендовать вам дела в зависимости от того, в какой список вы их включили и на какую дату поставили.

Из приложения Wunderlist разработчики Microsoft To-Do взяли функцию «Беседы», которая позволяет совместно с членами команды обсуждать задачи. Прикольная штука — списки задач, в котором отдельные пункты можно выделить разными цветами в зависимости от приоритета.

Из удобного: темы и возможность выбора фона для внешнего вида и синхронизация с другими продуктами Майкрософт.

Минималистичный дизайн напоминает Todoist. Но это можно исправить, выбрав известные любителям Виндовс фоны и темы.

Функциональность: ☆☆

Операционные системы: любые, кроссплатформенный

Бесплатная версия: есть

Стоимость: бесплатное

Основные инструменты: задачи, цели, импорт мероприятий из Gmail

Для кого: для личного использования, планирования рабочего времени, планирования работы команды

Простой, полезный и бесплатный инструмент для долгосрочного планирования. С помощью календаря вы можете расписать задачи сразу на год вперед и для каждой установить напоминание. В нужный день приложение пришлет напоминалку с нужным списком задач и сроками. Правда, списки дел не получится создавать без привязки к конкретной дате — все должно иметь дедлайн.

Функционал простой, календарь с большой натяжкой подойдет для планирования и управления работой команды. Зато можно ставить цели и приложение будет само предлагать вам дедлайн для их достижения. А еще удобно, что мероприятий из Gmail автоматически импортируются в календарь — можно не забыть про обед с заказчиком или совещание в Зуме.

Календарь доступен на любой площадке и любом устройстве. Его можно синхронизировать с любыми сервисами Гугла, добавить карты и картинки, оформить так, как хочется именно вам. Если все же решаете использовать приложение для командной работы, можно создавать совместные календари.

Простой и понятный интерфейс знаком пользователям сервисов от Гугла. Функционал у календаря не самый пестрый, зато много полезного и удобного.

Функциональность: ☆☆☆

Операционные системы: iOS, Android, Windows, macOS

Бесплатная версия: есть, 21–45 дней в зависимости от устройства

Стоимость: от 29,99 $/месяц

Основные инструменты: задачи и подзадачи, списки, заметки, теги и напоминания

Для кого: для личного использования и небольших команд

Простой планировщик и трекер задач с аскетичным дизайном. В нем есть все базовые функции, которые потребуются для эффективного планирования личного времени: задачи и подзадачи, списки и напоминания, заметки и комментарии. Из подзадач можно построить бесконечную ветвь иерархии и разложить любой процесс на 100500 подпроцессов и действий. Правда, создать несколько списков задач и обсудить их прямо в приложении с командой нее выйдет. Если совместных задач много и нужен внутренний мессенджер MLO не подойдет.

Все текущие задачи отображаются во вкладке «Сегодня». Есть функция привязки задач к определенной локации. Например, если вы оказались рядом с СТО и месяц назад поставили себе задачу «Проверить компрессию в моторе», то MLO сразу напомнит вам об этом.

Из уникального — фича управления жестами, но не уверен, что это кому-то сильно нужно. А еще MLO не заточен под какую-то систему управления проектами. Вы можете работать по канбану или использовать другую технику, какую захотите. Но учтите, что в бесплатной версии функционал сильно ограничен, а стоимость полной версии может кусаться.

В MLO список задач маркирует отдельные позиции цветом — чтобы видеть наиболее приоритетные.

Функциональность: ☆☆☆☆

Операционные системы: iOS, Android, Windows, macOS, Linux + расширения и дополнения

Бесплатная версия: есть

Стоимость: от 2,79 $/месяц

Основные инструменты: задачи с голосовым вводом, напоминания, приоритеты, сортировщики, тайм-трекеры, совместный список задач

Для кого: для личного использования и команд

Планировщик задач с простым интерфейсом и серьезным функционалом, который удивит даже искушенных ребят. Отлично подойдет для организации командного списка задач — можно добавить пользователей, назначить ответственных, поделиться списком дел с другими участниками. за это и попал в наш ТОП приложений для тайм-менеджмента

К самим задачам можно добавлять теги и подзадачи, сортировать их по папкам, группировать из них отдельные списки, расставлять приоритеты и уровни важности. То, что захотелось затестить лично мне — голосовое добавление задач. Поговорил с приложение, а софт добавил новую задачу. Если синхронизировать программу с Gmail, в задачи можно преобразовывать электронные письма.

Другая прикольная фишка — уведомления к задачам. Их можно ставить самому, а можно и поручить приложению. Алгоритм сам считает время и дату из описания, а потом в нужный момент напомнит про выполнение. А еще есть приятный бонус — pomodoro-таймер. Это штука, которая помогает сосредоточиться на работе.

Интерфейс веб-версии еще более минималистичный, чем у Microsoft To-Do. Это поможет не отвлекаться на детали и сосредоточиться на важном.

Функциональность: ☆

Операционные системы: iOS, Android

Бесплатная версия: есть

Стоимость: от 279 ₽/месяц

Основные инструменты: планировщик задач, хронометраж времени, календарь, смарт-часы, распорядок дня

Для кого: для личного использования

Простой виджет в виде циферблата, который отображает ваше ежедневное расписание. Это по сути софт, который визуализирует дневной план в виде диаграммы на циферблате часов. Визуальный планировщик работает как виджет аналоговых часов. Он автоматически получает все события календаря, и накладывает их на 12/24 часовой циферблат С помощью него вы сможете распланировать свой день до минуты.

Секторы событий отображаются в тех часовых промежутках, в которых они будут происходить.Между секторами отображается интервал времени простоя между событиями, а также время от часовой стрелки до начала каждого события.События выводятся автоматически с ходом времени на 12/24 часа вперед.Все это в сочетании дает наглядное представление о занятости, позволяет эффективно планировать и рассчитывать дневное время. Но не более. Планировать работу команды не выйдет. Используйте его для планирования личного времени.

Идея разработчиков была в том, чтобы втулить список задач на циферблат часов. Получилось вполне неплохо и наглядно. Смотрите на время и сразу знаете, что ждет в ближайшие несколько часов.

Функциональность: ☆

Операционные системы: iOS, Android

Бесплатная версия: есть, 14 дней

Стоимость: от 6,5 $/месяц

Основные инструменты: анализ активности, советы и подсказки, фокус-сессии, трекер рабочего дня

Для кого: для личного использования, команд, руководителей, управления персоналом

Это трекер для отслеживания активности, анализа и учета рабочего времени. Как вашего, так и ваших сотрудников. Приложение отслеживает, чем вы заняты на протяжении дня, а потом объединяет результаты в единый отчет, сравнивает с моделями типичного поведения пользователей и показывает, на чем вы сфокусированы больше всего. Трекер анализирует внимание, расписание встреч и поведение, и в течение рабочего дня выдает подсказки, на что нужно обратить больше внимания, а на что перестать отвлекаться.

Лично мне понравилась прикольная штука «Фокус-сессия». Она автоматически блокирует сайты, на которые вы отвлекаетесь в течение дня. А потом выдает статистику, насколько вы были продуктивнее без этих отвлекающих факторов.

Если вы слишком долго потеете над какой-то задачей, приложение пришлет уведомление и предложит переключиться. А в конце дня пришлет отчет, в котором напишет, на что вы отвлекались больше всего, какие сайты нужно заблочить, а чему нужно уделить больше внимания и концентрации. Я купил приложение двум своим подчиненным — ребята остались очень довольны.

Приложение формирует подробный отчет с данными о том, куда вы потратили свой рабочий день. От него не спрятаться: если весь день просидели Вконтакте, в отчете это будет указано.

Функциональность: ☆☆☆☆

Операционные системы: любая, кроссплатформенное

Бесплатная версия: есть

Стоимость: от 5 $/месяц за 1 пользователя

Основные инструменты: канбан-доски, задачи. проекты, карточки, метки, чек-листы, дедлайны, море интеграций

Для кого: для личного использования, фрилансеров, команд, управления проектами

Приложение, которое было со мной всегда до появления OkoCRM. Просто маст хэв для управления проектами и командной работы. Для планирования личных дел Трело будет сложновато, а вот для рабочих задач — самое то.

Весь интерфейс приложения основан на принципах визуализации канбан-досок. для каждого проекта создаете отдельную доску, на которой размещаете список задач в виде отдельных карточек. Тут же можно назначать ответственных, задавать дедлайны, добавлять участников, ставить метки и теги, добавлять файлы и вложения.

Все карточки можно перетаскивать от этапа к этапу, у задач можно менять исполнителей и содержание. Есть функционал для смены приоритетов, напоминаний, рассылки уведомлений участникам. Короче, на карточках есть все, что угодно. Признаюсь, когда мы разрабатывали модуль «Проекты» в OkoCRM, то вдохновлялись как раз опытом работы в Трело — такой он хороший.

Работать в Трело можно с компьютера и мобильного, софт запускается на любой платформе и в любом браузере. А еще приятно радует огромное количество готовых интеграций, которые упростят вашу работу. Короче, если OkoCRM для вас слишком много, попробуйте Трело.

Как и в OkoCRM, работа над проектами строится по принципу канбан-доски. Очень удобно и полезно.

Когда подбираете софт, отталкивайтесь от своих задач. Если вы ищите полноценный инструмент для тайм-менеджмента, управления рабочим временем и сотрудниками, автоматизации работы с клиентами — вам стоит попробовать OkoCRM. Если нужно только управлять проектом, присмотритесь к Трело. Если ставите задачи и планируете списки дел с командой, используйте Any.do или Todolist. А для обычных бытовых задач подойдет Гугл Календарь. Ну а если у вас проблемы с отслеживанием времени и фокусом на важных вещах, тестируйте RescueTime.