Автоматическое распределение лидов в CRM-системе

Автоматическое распределение лидов в CRM-системе

585
2
Время чтения: 5 минут
Содержание

Если клиент оформляет заявку на сайте, но ему долго никто не перезванивает, покупатель находит другую компанию. Бизнес теряет деньги, люди жалуются на сервис — а надо просто настроить распределение лидов в CRM. Тогда менеджеры быстро успеют всем ответить. Рассказываем, что такое распределение лидов и как его настроить.

Сразу зарегистрируйтесь в OkoCRM — она умеет распределять лиды по вашему сценарию и не даёт заявкам потеряться.

Управляйте продажами в OkoCRM
Клиентская база и сделки, мессенджеры и соцсети, воронка продаж и автоматиция. OkoCRM наводит порядок в делах. 7 дней бесплатно.
Узнать больше

Что такое функция автоматического распределения лидов

Представьте: Саша звонит поставщикам стройматериалов узнать про цены на цемент, а у менеджеров завал — много звонков. Всем не успевают отвечать, кому-то перезвонили, другим забыли. Вот и Саша не дозвонился в отдел продаж, ему никто не ответил, звонок пропустили. Саша быстро нагуглил другую фирму и купил цемент у них.

Автоматическое распределение лидов в CRM помогает избежать таких неприятностей. CRM-система назначает звонки менеджерам, основываясь на выбранных правилах, чтобы всем покупателям ответили как можно скорее. Например, CRM может отправить звонок Саши менеджеру Васе, который в данный момент свободен от разговоров с клиентами и занимается текучкой.

В OkoCRM есть разные варианты настройки распределения лидов. Клиенты могут попадать к свободным менеджерам или к персональным, за которыми они закреплены. Ещё OkoCRM напоминает о пропущенных вызовах, неотвеченных сообщениях: сотрудники не пропустят ни одного звонка и ни одной смски, а руководитель увидит, как работают подчинённые.

Как распределить ответственных за лиды

Клиенты не только звонят в компанию, ещё они пишут письма, заполняют формы на сайте, стучатся в мессенджеры. И везде нужно успеть быстро ответить, иначе покупатель может убежать к конкурентам.

Телефония

Если подключить к CRM-системе интеграцию с IP-телефонией, получится автоматически распределять звонки по менеджерам. В OkoCRM для этого есть «умные очереди». Можно использовать разные схемы, чтобы покупатели попадали к конкретному менеджеру или к тому, кто свободен.

Например, постоянные клиенты, которые делают крупные покупки, могут попадать к лучшему продавцу. Распределение очереди в CRM можно настроить в произвольном порядке, комбинируя несколько схем:

  • постоянный клиент сразу попадает к персональному менеджеру
  • важный клиент, который ещё сомневается в покупке, попадает к старшему менеджеру
  • новые клиенты попадают к свободным менеджерам

Так выглядит процесс настройки очередей звонков в OkoCRM. 

В левой колонке все сотрудники, справа — очередь. Кто выше в очереди, у того приоритет в обработке заявок. Например, Егору будут приходить звонки в первую очередь. Если он занят, OkoCRM переадресует звонок Дмитрию. Если и Дмитрий занят, звонок попадёт к Сергею.

Открытые линии

CRM умеет распределять заявки из мессенджеров и соцсетей. Допустим, покупатели пишут в Telegram, WhatsApp и в группу ВКонтакте. Чтобы на все вопросы не пришлось отвечать одному сотруднику, можно рассортировать заявки по менеджерам.

Например, в OkoCRM все сообщения попадают в раздел «Входящие лиды», и их видят все менеджеры. Если с клиентом уже есть сделка или с ним общался менеджер Вася, то сообщение сразу уходит ему. То есть люди, которые общались с конкретным сотрудником, попадают в переписку к нему, а все заявки от новых людей — в раздел «Входящие лиды», где с покупателями могут общаться все менеджеры.

Раздел «Входящие лиды» в OkoCRM, куда попадают новые заявки из мессенджеров и соцсетей.

CRM-форма

Покупатели заходят на сайт, оставляют контактные данные в специальной форме → CRM-система ловит заявку на сайте и регистрирует сделку. Дальше сделка попадает к кому-то из сотрудников. Чтобы настроить, кому CRM назначит сделку, добавляют правила или автодействия.

Например, в OkoCRM можно настроить те же очереди, что и в телефонии: выстроить приоритет сотрудников или закрепить за клиентом персонального продавца.

С помощью такого правила можно настроить, чтобы при создании сделок OkoCRM назначала ответственных по правилам уже настроенной очереди для телефонии.

Электронная почта

Письма, которые клиенты пишут на почту, тоже можно разделить на общие — от новых клиентов, и персональные — если с покупателем уже общался кто-то из сотрудников. Это работает, как и в случае с сообщениями из мессенджеров. В OkoCRM письма от новых адресатов тоже падают в раздел «Входящие лиды». Письма от клиентов, с которыми уже общались по почте, попадают тем менеджерам, с которыми покупатели вели переписку.

Другие способы

Покупатели могут приходить в офис или магазин, тогда заявки нужно регистрировать вручную, настраивать их распределение среди сотрудников тоже придётся вручную.

Управляйте бизнесом в OkoCRM
Аналитика воронки продаж, чаты и звонки клиентам, автоматизация рассылок, шаблоны документов и многое другое для вашего бизнеса в одной OkoCRM.
Узнать подробнее

Кейс по распределению, когда ответственный на выходном

Допустим, мы установили в CRM-системе такие настройки: первым заявки получает Егор Сергеевич. Когда Егор берёт выходной или уходит в отпуск, CRM видит, что сотрудник не онлайн и автоматически назначает клиентов другим продавцам.

Для этого нужно задать соответствующие настройки, в большинстве CRM эта функция называется «Повторное распределение». Если её включить, система проверит, кто из сотрудников сегодня не работает, и только после этого будет назначать звонки менеджерам.

Почему вы должны автоматизировать распределение лидов

✔️Чтобы увеличить скорость ответа. Когда заявки распределяет CRM-система, уменьшается время ожидания ответа. Система автоматически направляет звонки свободным менеджерам, на это уходит доля секунды.

✔️Чтобы равномерно распределить нагрузку на сотрудников. Иногда в отделе продаж есть сотрудники, которые работают, а есть те, кто только и бегает на перекур, Получается кто-то работает, а кто-то лодырничает. С CRM-системой так не прокатит: она выставит звонок автоматом, а если менеджер не ответит — система это зафиксирует. В статистике будет видно, что сотрудник часто пропускает звонки.

✔️Чтобы устранить нездоровую конкуренцию. Бывает, несколько сотрудников хотят работать с одним клиентом, а второго никто не берёт в работу. В CRM-системе такого выбора нет, все заявки распределены автоматически. Менеджерам не обидно, отношения в коллективе не испорчены.

Подытожим

  1. Распределение лидов — это функция в CRM-системе, которая помогает автоматически назначать заявки менеджерам. Например, можно настроить, чтобы звонок достался персональному менеджеру. Или сообщение из Telegram попало сотруднику, который до этого общался с покупателем
  2. CRM-системы могут распределять заявки с сайта, из мессенджеров и соцсетей, электронной почты, а ещё телефонные звонки
  3. Распределение лидов нужно, чтобы менеджеры быстрее отвечали клиентам. А ещё это помогает равномерно разделить нагрузку, не будет соперничества за одного клиента, так как CRM-система распределяет заявки автоматически
OkoCRM в Telegram
Подпишитесь на наш канал. Там полезные инструменты продаж и новости команды OkoCRM.
Перейти в канал OkoCRM
Получайте статьи почтой. Самое важное и дважды в месяц. Иногда смешно, но не сильно
Наверх
Мы используем cookie для вашего удобства. Используя сайт, вы соглашаетесь с этим. Подробнее - в политике конфиденциальности.
Я согласен