Компания: digital-агентство Shuravin
Чем занимается: SEO, контекстная реклама, аналитика
Сколько сотрудников работает в CRM: 5
Сколько длилось внедрение: один день
Сотрудники digital-агентства Shuravin занимаются SEO-продвижением сайтов и контекстной рекламой. Раньше ребята работали в зарубежной CRM-системе (да, мы не будем называть ее название вслух). Когда поставщик ушел из России, ребятам пришлось срочно искать замену.
Никита Шуравин, руководитель агентства, наш старый друг, но на Oko переехал только в 2022 году.. Никита поделился личным опытом внедрения CRM в digital-агентстве: как внедряли, сколько привыкали и какой получили результат.
С какой проблемой пришли в OkoCRM
Если коротко: нужно было срочно найти замену, максимально похожую на прошлую CRM — чтобы легко перенести проекты из старой системы в OkoCRM и быстро привыкнуть к незнакомому интерфейсу. Но были и другие критерии.
У зарубежной CRM-системы, которой ребята пользовались раньше, было много ошибок. Из-за подвисаний CRM команда работала медленно, было много нервов и обращений в техподдержку. А результата ноль — саппорту плевать на проблемы людей: отвечали спустя неделю, когда ребята уже разобрались сами.
Еще у команды много файлов и ссылок, их надо хранить под рукой, но чтобы не было хаоса и можно было найти нужный файл в два клика. Для этого нужен отдельный раздел, куда можно сложить все таблицы, чек-листы и ссылки. Спойлер: OkoCRM подошла по всем пунктам =)
Так выглядит модуль «Проекты» в OkoCRM. Канбан-доска, на ней этапы, за ними закреплены задачи с карточками. Ссылки и файлы можно хранить в отдельном разделе и еще в карточках по задачам.
Как проходило внедрение
Так как агентству не нужны сложные автоматизации или интеграции, ребята справились сами. Они на опыте, CRM видели не первый раз, поэтому уже знали, как внедрить CRM-систему в компании.
Было только несколько вопросов: как перенести проекты в систему побыстрее и без нервов. Пришли к специалистам техподдержки, получили ответы на вопросы и занялись настройкой. Чтобы перенести данные из старой CRM в новую, потратили всего один день.
Как CRM упрощает работу digital-агентства
Алгоритм работы у агентства простой:
- создать новый проект, например, «Seo-оптимизация сайта»
- добавить этапы работы с клиентом
- на каждом этапе создать задачи, а к задачам можно добавить чек-листы, назначить ответственных, загрузить ссылки или инструкции
Например, ребята делят проект по SEO-оптимизации на такие этапы: анализ сайта, разработка стратегии, согласование с клиентом и т.д. Этапы работы — это колонки канбан-доски. На каждом из этапов ребята добавляют задачи, назначают ответственного, ставят сроки. К задаче можно добавить чек-лист: так удобнее разбить ее на шаги. А потом зачеркивать каждый шаг и следить, на сколько процентов выполнена задача.
Так выглядит работа в проектах, можно добавлять этапы, настраивать задачи и чек-листы.
Раздел «Проекты» помогает сотрудникам агентства избежать хаоса, когда непонятно кто и что делает. Разложили сложную работу на молекулы → все упорядоченно, каждый сотрудник отвечает за свою часть работы и точно знает, что надо делать на следующем этапе.
Ребята работают не только с задачами. В «Проектах» есть отдельные вкладки для хранения файлов и ссылок, чтобы нужные документы были под рукой. Есть аналитика, где можно следить за выполнением задач.
Коротко о результатах внедрения
- В OkoCRM ребята работают только с разделом «Проекты». Разбивают процесс работы с клиентом на этапы, добавляют задачи. Каждый сотрудник знает последовательность работы и понимает: сегодня делаем технический аудит, а завтра надо провести аудит юзабилити сайта
- OkoCRM, в отличие от зарубежной CRM-системы, не тормозит, поэтому в новой системе сотрудники работают с задачами быстрее
- Перенести проекты из старой системы в новую было легко: ребята потратили на это примерно 6 часов. Справились сами, только задали пару вопросов в техподдержку → получили ответы и смогли всё настроить
- Команда быстро привыкла к OkoCRM, потому что у нас понятно где и куда нажимать, чтобы все заработало. Если сложно, всегда можно написать в техподдержку. Это наша гордость: ребята отвечают быстро и помогают решить все проблемы
