Личный опыт: как digital-агентство освоило OkoCRM

Содержание

Компания: digital-агентство Shuravin

Чем занимается: SEO, контекстная реклама, аналитика

Сколько сотрудников работает в CRM: 5

Сколько длилось внедрение: один день

Сотрудники digital-агентства Shuravin занимаются SEO-продвижением сайтов и контекстной рекламой. Раньше ребята работали в зарубежной CRM-системе (да, мы не будем называть ее название вслух). Когда поставщик ушел из России, ребятам пришлось срочно искать замену.

Никита Шуравин, руководитель агентства, наш старый друг, но на Oko переехал только в 2022 году.. Никита поделился личным опытом внедрения CRM в digital-агентстве: как внедряли, сколько привыкали и какой получили результат.

С какой проблемой пришли в OkoCRM

Если коротко: нужно было срочно найти замену, максимально похожую на прошлую CRM — чтобы легко перенести проекты из старой системы в OkoCRM и быстро привыкнуть к незнакомому интерфейсу. Но были и другие критерии.

В основном мы работаем с разделом «Проекты»: ведем здесь задачи по каждому клиенту. Обычно у нас несколько постоянных клиентов, работы много, задач тоже, поэтому без CRM команда путается.

Но нам подходит не каждая CRM. Есть минимум три требования. Во-первых, работа без лагов. Во-вторых, чтобы был современный интерфейс, а не устаревший из 2000-х. А в-третьих, удобный канбан, на котором легко настроить этапы работы и добавить хоть сотню задач.

Никита Шуравин
руководитель digital-агентства Shuravin

У зарубежной CRM-системы, которой ребята пользовались раньше, было много ошибок. Из-за подвисаний CRM команда работала медленно, было много нервов и обращений в техподдержку. А результата ноль — саппорту плевать на проблемы людей: отвечали спустя неделю, когда ребята уже разобрались сами.

Еще у команды много файлов и ссылок, их надо хранить под рукой, но чтобы не было хаоса и можно было найти нужный файл в два клика. Для этого нужен отдельный раздел, куда можно сложить все таблицы, чек-листы и ссылки. Спойлер: OkoCRM подошла по всем пунктам =)

Так выглядит модуль «Проекты» в OkoCRM. Канбан-доска, на ней этапы, за ними закреплены задачи с карточками. Ссылки и файлы можно хранить в отдельном разделе и еще в карточках по задачам.

Digital-агентства, которые работают в OkoCRM, приходят к нам с разными проблемами. Например, сотрудники забывают о задачах, а CRM умеет напоминать о них и даже поставит задачи сама.

Еще к нам часто приходят с проблемой: непонятно, кто из сотрудников чем занят и занят ли вообще или просто висит в ВК. CRM покажет какие задачи в работе и на каком этапе. Еще есть статистика по выполненным и просроченным задачам.

Александр Завьялов
основатель OkoCRM

Как проходило внедрение

Так как агентству не нужны сложные автоматизации или интеграции, ребята справились сами. Они на опыте, CRM видели не первый раз, поэтому уже знали, как внедрить CRM-систему в компании.

Было только несколько вопросов: как перенести проекты в систему побыстрее и без нервов. Пришли к специалистам техподдержки, получили ответы на вопросы и занялись настройкой. Чтобы перенести данные из старой CRM в новую, потратили всего один день.

Мне было важно, как освоит CRM команда, не будет ли трудностей. Я уже знаком с OkoCRM и для меня в системе все легко. Поэтому я просто показал систему команде, чтобы они оценили интерфейс. Погуляли по разделам, настроили пару задач, нам все понравилось. К новой системе привыкли быстро, через пару дней OkoCRM стала как родная.

Никита Шуравин
руководитель digital-агентства Shuravin

OkoCRM использовать легко. Если нужно работать с задачами по проектам, за пару дней разберется даже неуверенный пользователь. Самоуверенный — за пару часов =)

Чтобы настроить отдел продаж, подключить интеграции, настроить автоматизацию, нужно больше времени. Обычно 2–4 недели. Если это сложно сделать самим, помогут интеграторы. О самостоятельной настройке CRM и интеграторах уже рассказывали тут.

Александр Завьялов
основатель OkoCRM

Как CRM упрощает работу digital-агентства

В OkoCRM удобно работать с проектами. Система не тормозит, мы даже стали быстрее работать. Теперь добавить проекты и настроить задачи можно за 10 минут, а раньше на это уходило примерно 2 часа. И так во всем: ссылки добавляем быстрее, файлы грузим быстрее. Техподдержка отвечает намнооого быстрее.

Вообще надо было изначально правильно выбирать CRM под наши задачи. Нам важна скорость, а мы начали работать на искусственно раздутом решении. Жаль, OkoCRM тогда еще не было.

Никита Шуравин
руководитель digital-агентства Shuravin

Алгоритм работы у агентства простой:

  • создать новый проект, например, «Seo-оптимизация сайта»
  • добавить этапы работы с клиентом
  • на каждом этапе создать задачи, а к задачам можно добавить чек-листы, назначить ответственных, загрузить ссылки или инструкции

Например, ребята делят проект по SEO-оптимизации на такие этапы: анализ сайта, разработка стратегии, согласование с клиентом и т.д. Этапы работы — это колонки канбан-доски. На каждом из этапов ребята добавляют задачи, назначают ответственного, ставят сроки. К задаче можно добавить чек-лист: так удобнее разбить ее на шаги. А потом зачеркивать каждый шаг и следить, на сколько процентов выполнена задача.

Так выглядит работа в проектах, можно добавлять этапы, настраивать задачи и чек-листы.

Раздел «Проекты» помогает сотрудникам агентства избежать хаоса, когда непонятно кто и что делает. Разложили сложную работу на молекулы → все упорядоченно, каждый сотрудник отвечает за свою часть работы и точно знает, что надо делать на следующем этапе.

Ребята работают не только с задачами. В «Проектах» есть отдельные вкладки для хранения файлов и ссылок, чтобы нужные документы были под рукой. Есть аналитика, где можно следить за выполнением задач.

Здесь много интересных фишек, которых не было в старой CRM. Например, менеджер паролей, чтобы настроить доступ к логинам и паролям от сайтов. Я доверяю пароли только избранным, поэтому могу открыть доступ 1-2 ребятам, а новички ничего не увидят.

Никита Шуравин
руководитель digital-агентства Shuravin

Внедрить СРМ систему можно не только для работы с проектами. В OkoCRM можно управлять продажами: вести клиента по воронке продаж к сделке, изучать статистику и менять стратегию. А еще вести клиентскую базу, собирать все заявки в одном окне, автоматизировать работу.

Александр Завьялов
основатель OkoCRM

Коротко о результатах внедрения

  1. В OkoCRM ребята работают только с разделом «Проекты». Разбивают процесс работы с клиентом на этапы, добавляют задачи. Каждый сотрудник знает последовательность работы и понимает: сегодня делаем технический аудит, а завтра надо провести аудит юзабилити сайта
  2. OkoCRM, в отличие от зарубежной CRM-системы, не тормозит, поэтому в новой системе сотрудники работают с задачами быстрее
  3. Перенести проекты из старой системы в новую было легко: ребята потратили на это примерно 6 часов. Справились сами, только задали пару вопросов в техподдержку → получили ответы и смогли всё настроить
  4. Команда быстро привыкла к OkoCRM, потому что у нас понятно где и куда нажимать, чтобы все заработало. Если сложно, всегда можно написать в техподдержку. Это наша гордость: ребята отвечают быстро и помогают решить все проблемы
Поделитесь мнением о статье

Статья помогла вам?
Да Нет
Благодарим за оценку!

Ваши оценки помогают сделать блог еще лучше и информативнее.

Вы можете ознакомиться с другими статьями по этой теме ↓ и подписаться на рассылку о новых статьях (спамить не будем, обещаем:)

Положительно оценили статью: 1 пользователь
Новые статьи каждую неделю
Подпишитесь, чтобы ничего не пропустить