5 сервисов автоматизации для ИП, без которых не обойтись

У ИП два варианта, как справляться с рутиной на работе. Первый — делать все руками, тратить гору времени, разрываться между задачами. Второй — использовать автоматизацию, чтобы типовые задачи выполняли алгоритмы. А сам предприниматель займется управленческой работой.

Собрала для вас самые популярные типы автоматизации, без которых ИП никуда. Берите на заметку, что можно внедрить в бизнесе прямо сейчас.

Сначала поговорим, в каких ситуациях автоматизацию малого бизнеса надо было настроить еще вчера.

❌ Сотрудники не справляются. Компания ООО «Уютный дом» второй год продает домашний текстиль. Вышли на окупаемость, открыли точку, клиенты пошли.

Но в офисе все по старинке. Excel, ручная подготовка документов, расчет показателей эффективности на бумажке. С трех сотрудников штат разросся до 30, но офис все равно не успевает сдавать отчетность, сводить статистику, печатать документы.

Когда бизнес только начинает, надо быстрее выйти в окупаемость. Нет времени и бюджета на ПО, главное — продавать. Но с ростом компании рутины в процессах становится больше. Сколько бы сотрудников не нанимали, все равно мало.

Мораль: если бизнес встал на ноги и работает в плюс, пора освобождать сотрудников от рутины и передавать ее алгоритмам.

❌ Отчеты пилят часами. Директор ООО «Уютный дом» Сан Саныч пригласил в офис инвестора. Инвестор захотел посмотреть отчет о финансовом положении компании, но возникла проблема. Бухгалтеру требуется минимум три часа, чтобы собрать отчет из разных таблиц.

Инвестор человек занятой, ждать не может — взял и уехал. А компания потеряла шанс привлечь сторонний капитал.

Руководство должно получать отчеты моментально. Мало ли что: проверка нагрянет или учредители затребуют.

Мораль: используйте сервисы автоматизации. Они готовят отчет за доли секунд, плюс обновляют в режиме реального времени. Если, например, за минуту до начала совещания менеджер закрыл сделку, отчет обновится.

❌ Скоро открытие новой точки. ООО «Уютный дом» планирует открыть вторую точку на севере Петербурга. Событие вроде радостное, но директор на нервах. Не понятно, как организовать отчетность точек и общую сводку всего бизнеса.

Когда у бизнеса несколько точек, каждая ведет свой учет, а потом бизнес все сводит. Если делать вручную, потратите несколько рабочих дней. А если где будет ошибка, нужно столько же на перепроверку. Жуть.

Мораль: системы автоматизации для малого бизнеса соберут данные каждой точки, сведут вместе и сформируют общую отчетность. На все надо секунды.

❌ Нет единой базы данных. Сотрудники ООО «Уютный дом» хранят отчеты, клиентские данные и чеки в таблицах, блокнотах, книгах учета. Когда надо собрать, допустим, всех B2B-клиентов, начинается треш. Менеджеры перерывают свои архивы, а потом еще полдня строят общую табличку.

Бизнесу нужно единое хранилище, где архивы, документы, клиентские данные, учебные материалы, телефонные книги хранятся в электронном виде. Тогда вытащить конкретные данные просто: выбрали фильтр, указали условия и получили выгрузку.

Мораль: сервисы для индивидуального предпринимателя собирают данные в одном месте, упорядочивают и размечают. Выгрузка занимает не больше полуминуты.

Вести продажи в таблицах и блокнотах неудобно. Все бессистемно, размечено кое-как, а данные обновляются, только если менеджер об этом вспоминает. Нельзя ни прибыль прикинуть, ни поставить менеджерам четкий план продаж на следующий месяц.

Еще проблемы с ручным вводом данных. Например, менеджер заносит в Excel телефонный номер клиента, ошибается в цифре, не замечает и сохраняет. Все — с клиентом можно прощаться, как и с возможностью заработать денег.

Как работает. CRM-система — специальная программа для автоматизации отдела продаж. В ней ведут клиентскую базу, сделки, ставят задачи, контролируют менеджеров.

Если к системе через интеграции подключить соцсети, мессенджеры, чаты, формы на сайте — она ото всюду соберет клиентов в единую базу. Причем без ошибок и за доли секунд.

Как только клиент напишет в один из каналов бизнеса, црм-ка автоматически заведет на него карточку. И менеджер не нужен.

Например, в нашей OkoCRM есть все базовые интеграции. Подключите телефонию, онлайн чат, мессенджеры и соцсети. Большой плюс — все интеграции готовые, кодить не надо, поэтому с настройкой справится любой. Просто выполните инструкции, и готово.

В настройки интеграций OkoCRM мы добавили подробные инструкции. Справится менеджер и даже курьер.

Через CRM можно раздавать типовые задачи менеджерам, а не бегать по офису и дергать всех за руку. Один раз задачи настраиваете, сохраняете, а потом система сама их ставит. Например, поручает менеджеру отправить договор, если клиент готов внести предоплату.

Можно автоматизировать отправку электронных писем и смс. Клиенты получат уведомления, как только склад отгрузит товар или директор подпишет договор — сценарии придумываете сами. А если заранее настроите шаблоны, то и набирать текст рассылок не придется. Дополнительная экономия времени.

Создайте шаблоны сообщений, сохраните, и менеджеру не придется набирать текст руками.

Автоматизируйте сделки. Пусть OkoCRM сама их создает, добавляет участников — например, РОПов, переводит между этапами воронки и закрывает. И все это без вмешательства сотрудников. Пока OkoCRM трудится над рутиной, менеджеры продают и зарабатывают деньги.

Наконец можете автоматизировать документооборот: заполнение шаблонов счетов, актов и допиков, либо отправку документов на почту клиента. Принцип тот же: настраиваете раз, а дальше CRM повторяет работу по заданному сценарию.

Маркетологи создают спрос на товары и услуги, но прежде обрабатывают тонну клиентских данных. Времени уходит много. Пока все отчеты изучишь и сведешь, день пройдет, а тут новые данные подъехали — начинай заново.

Еще муторно создавать руками десяток писем для электронной рассылки. Надо и контент придумать, и письмо сверстать, и рассылку настроить. По времени неделя — не меньше.

Часто маркетологам нужны лендинг и чат-боты. Приходится обращаться к программистам, ставить ТЗ, согласовывать, а потом ждать пару недель-месяц, когда все будет готово. А могли уже пару рекламных кампаний запустить.

Как работает. На маркетинговых платформах автоматизации создают рассылки, чат-ботов, собирают в конструкторах лендинги и формы без единой строчки кода.

Вот как примерно работают с почтовой рассылкой. Чтобы она отправлялась автоматически, настраивают сценарий: указывают когда, с каким интервалом и какое письмо получит подписчик. Можно закинуть проверку условий. Например, если клиент прочитал письмо с анонсом распродажи, в следующем он получит купон. Если нет — еще раз анонс. Тут проявляете фантазию.

На сервисе электронного маркетинга Unisender можно создать разветвленный сценарий для автоматической отправки любой цепочки писем: продающей, информационной, подогревающей.

Чтобы не верстать каждое письмо руками, используют готовые шаблоны. На платформах их обычно не меньше двух десятков — есть из чего выбрать. Шаблон можно менять: добавлять фирменные цвета, шрифты, логотип. Клиент и не отличит, что письмо было собрано без верстальщика, а на коленке.

На платформе email-рассылок Dashamail шаблоны разного дизайна и назначения — есть из чего выбрать.

Еще на платформах создают чат-ботов. Кодить опять не надо, есть конструктор. Собрали бота и запускайте. Он соберет лиды, отзывы и даже проведет клиента по воронке продаж. А пока бот занимается рутиной, менеджер разрабатывает стратегию.

Чат-бот — это по сути сценарий из функциональных блоков и текста, которые соединены связями. Собираете как конструктор под свои задачи.

Чтобы создать лендинг или форму, ходить к айтишникам необязательно. Можно использовать готовые конструкторы. Там лендинг или форму собираются за час-два, публикуются и можно сразу лить трафик с рекламы. Плюсом к конструктору идет раздел с аналитикой. Он в фоновом режим собирает данные о посетителях лендинга, строит отчеты. Открывай и смотри.

На Unisender форму собирают по принципу лего из готовых элементов.

Автоматически можно провести даже SEO-аудит и выяснить, что мешает сайту бизнеса занимать первые строчки в результатах поисковой выдачи. Платформа найдет битые ссылки, страницы с ошибками или без описаний, сформирует отчет по ошибкам и даст рекомендации, что исправить.

Маркетинговая платформа Roistat за несколько секунд проверит сайт на ошибки в SEO.

Бухгалтер без автоматизации ежедневно занят рутиной: заполняет бумажные бланки, выдает зарплаты, готовит отчеты. Не дай бог где ошибиться — неизбежны многочасовые вечерние корректировки.

Приличная часть времени уходит на математические подсчеты, переписывания данных контрагентов из таблички в отчетность. А на контрольные сверки и инвентаризации затрачивает и того больше — 2-3 дня.

Если бухгалтер тормозит с документооборотом, это влечет проблемы в других отделах — например, склада не отгрузит товар, пока не получит накладные и счета.

Как работает. Сервисы автоматизации для бухгалтерского учета сами проводят математические операции — рассчитывают налоги и сборы, создают отчеты, заполняют бланки и формируют документы. По порядку.

Главная подпорка бухгалтеру — это автоматическое оформление первички. Сервисы распознают сканы товарных накладных, счетов, УПД, актов сдачи и приемки. Спецу не надо вводить все вручную, разом высвобождается куча времени.

Вот, например, Контур.Эльба распознает сканы счетов, актов, накладных, УПД и авансовых отчетов. Удобно.

Еще сервисы сами заполняют в договорах реквизиты, сверяют номенклатуру. Это снижает ошибки, плюс не отвлекает бухгалтера от задач поважнее.

А вот как заполняет документ, Контур.Бухгалтерия: бухгалтеру только выбрать из списка поставщиков, а остальные реквизиты подтянуться сами.

Автоматизация берет на себя кадровый учет. Отпускные, больничные и зарплату рассчитают алгоритмы, плюс подсчитывают НДФЛ и взносы.

Все, что касается расчетов для сотрудников, в Контур.Бухгалтерии автоматизировано.

На сервисах бухгалтеру доступны готовые шаблоны договоров, накладных, счетов-фактур, актов. Он выбирает подходящий и вводит данные в нескольких полях. Быстро и удобно — не надо готовить ручками с нуля.

Контур.Эльба предлагает загрузить свои шаблоны или использовать готовые, уже загруженные. Ну красота же!

Сервисы автоматически сами формируют отчетность на основе данных, которые вносит бухгалтер. Автоматизирована и проверка отчетов по контрольным соотношениям. Все, что остается бухгалтеру, это добавить информацию и отправить отчеты в ФНС через ЭДО.

Склад без автоматизации — головная боль бизнеса, и вот почему:

• Кладовщики обрабатывают заказы физлиц по часу, а оптовые — день, два или неделю: пока пройдутся между стеллажами, пока все соберут, проведут, выдадут
• Где и что лежит знает пара человек, остальные понятия не имею, как устроен склад. Если один кладовщик заболел, а другой в отпуске — продажи парализованы: не выполнит ни отгрузку, ни поступления
• Из-за рутины кладовщики комплектуют заказы с ошибкой, клиенты жалуются, репутация бизнеса падает

Как работает. Автоматизированные сервисы складского учета отследят количество остатков — не надо ходить между полок и считать ручками. У кладовщиков на руках точные данные, чего в избытке, а что надо пополнить.

Если увидели, что товара на складе мало, в складском сервисе Мой Склад можно сразу пополнить резервы — еще одна удобная фича автоматизации.

Программа складского учета Антисклад сама следит, что по остаткам у бизнеса.

С помощью сервиса автоматизации найти нужный товар можно и без сотрудников склада. В нем хранится информация о месторасположение товаров, а если товар со склада забрали, он показывает куда. Например, видно, что с главного склада товар перевезли на склад магазина.

В системах можно посмотреть серийные номера — не надо ходить вдоль полок и переставлять коробки, начать процесс инвентаризации или изучить бюджет предприятия, взаиморасчеты с поставщиками и прочее. Отчеты формирует сам сервис, вам только открыть и посмотреть.

Автоматическая аналитика, вот как у Антисклада, экономит время кладовщика — не надо формировать отчеты вручную.

Допустим, бизнес работает проектно. На каждом проекте команда исполнителей. Тут и менеджеры, и продавцы, и разработчики, и маркетологи. Каждый подключается к работе в разный момент, пилит какую-то часть, передает следующим, и так пока проект не зафиналят.

Ключевую роль играет общение между сотрудниками. Если условный менеджер Петя вовремя не передал работу маркетологу Диме, проект застопорился, дедлайны поехали. Это и убытки бизнеса — дополнительные часы работы команды, и раздраженные заказчики — релиз затягивается, и переругивающиеся между собой сотрудники.

Как работает. В системах автоматизации проектов ставят задачи исполнителям или распределяют между командой.

Происходит все так. Заказчик или руководитель создает карточку задачи. Описывает в текстовых полях, что надо делать, какой результата выдать, прописывает дедлайн, указывает исполнителя. Карточка автоматически улетает сотруднику. Не надо писать письма, ходить по кабинетам, ловить коллег в курилке и объяснять, что от них требуется.

В системе автоматизации проектов OkoCRM задание ставите не с нуля, а заполнив всего одно поле. Потом внутри карточки можно накидать «мяса».

Сотрудник делает работу, меняет статус на «Готово», и уже руководитель получает уведомление о выполнение задачи — также автоматически. Дальше либо понимает работу, либо отправляет на доработку. Что еще удобно — если исполнитель задачу затянул и сдвинул дедлайн, вся команда это увидит в уведомлениях.

В сервисах автоматизации настраивают планировщик и распределяют по нему работу. Так удобнее: не надо хвататься за все задачи сразу, можно работать по плану в спокойном режиме.

Модуль проектов в OkoCRM — это как ежедневник, только в нем все упорядочено и ничего не теряется.

Встроенные дашборды автоматически собирают историю выполненных задач. Можно зайти и проверить, кто над чем трудился. Так гораздо быстрее, чем бегать по офису и спрашивать, кто вел проект полгода назад.

В Яндекс Трекере дашборд строит отчет по задачам, которые исполнитель выполнил, и за которыми наблюдал.

1. Сервисы автоматизации — это программы, которые выполняют рутинную работу сами, через алгоритмы. Сотрудники раз настраивают сценарии, а дальше все происходит автоматически
   
2. Стандартные ситуации, когда пора переходить с ручного труда на автоматизацию — если штат растет, а рутины не уменьшается, отчеты пилят днями, нет единой базы с корпоративными данными или скоро открытие новых точек продаж и филиалов
3. Автоматизировать можно продажи, маркетинг, бухгалтерию, работу со складом и над проектами. Используйте все сразу или по необходимости