Когда внедряешь в бизнес модели проектного управления, не всегда правильно понимаешь суть менеджмента. Наш опыт показателен: когда я внедрял проектное управление в Oko, то слишком поверхностно смотрел на процессы. Изначально это было просто управление сроками: все должно быть вовремя и хорошо. На деле проектный менеджмент оказался сильно глубже.
Теперь я знаю, что управлять проектами нужно поэтапно — чтобы вовремя менять вектор работы и добиваться результата малой кровью. Этапы управления проектом — это жизненный цикл производства. Их понимание помогает предпринимателям внедрять более эффективные внутренние процессы и лучше управлять командами с помощью софта. Например, с помощью OkoCRM.
Мы вкладываем в основу эффективного управления 5-ступенчатую модель, предложенную в Руководстве PMBOK. Скоро мы подготовим о нем материал в блог и обязательно добавим сюда ссылку. Если коротко — это основной справочный материал и руководство по профессиональному развитию от Project Management Institute — PMI.
Так вот, по предложенной PMI модели, управление проектами включает такие этапы, как:
- Зарождение
- Планирование
- Выполнение
- Оценка результатов
- Завершение
Выглядит банально, но на самом деле каждая стадия — важная часть оргструктуры и обязательный ориентир для настройки систематической работы в проекте. Опишем, как работать на каждой из них.
Классическая 5-ступенчатая система проектного менеджмента, предложенная в Руководстве PMBOK. На каждой стадии — свои директивы и рекомендации.
Первый этап: зарождение
Инициация — первая стадия, которая определит будущее проекта и ожидаемый результат. На этом этапе менеджмент решает оргвопросы, строит планы и документирует основные моменты.
Что нужно делать:
- Определить спонсоров, составить реестр заинтересованных лиц
- Провести организационное совещание с командой
- Составить проектную документацию
- Составить план работ по проекту. Описать выгоды, составить бюджет, спрогнозировать результат и возможные препятствия при его достижении
Результат: составление технико-экономического обоснования или проектного устава. Это варианты документов, которыми можно представить проект. Такой себе драфт, паспорт, короткое описание основных метрик на нескольких листах. Он полезен для презентации и оперативного ориентирования команды. Например, его можно составить так.
| Компания-заказчик | ООО «Рога и копыта» |
| Название | Внедрение CRM-системы в учебный центр ДПО |
| Ответственный | Константин Копытинский |
| Цель | Автоматизация отдела продаж, формирование клиентской базы, выстраивание грамотной воронки продаж и взаимоотношений с заказчиками |
| Интересанты | В. Крутчак, А. Вьязалов, Л. Дежкин |
| Сроки | 01.02.2022–01.04.2022 |
| Выгоды | Сокращение ручного труда менеджеров по продажам, структурирование и накопление данных о клиентах, систематизация работы с заказчиками |
| Бюджет | 400 000 ₽ |
| Риски | Превышение сроков, выход за рамки бюджета, технические проблемы на стороне заказчика, неприятие системы сотрудниками отдела продаж |
Второй этап: планирование
Планирование — фаза формулирования четких целей. Планировать цели можно по-разному. Есть разные методы планирования, вроде CLEAR и OKR, но мне больше всего нравится метод SMART. Этот метод еще используют как технику продаж. Нам он помогает повысить информационное взаимодействие в команде, создать конкретную дорожную карту и обозначить конкретные показатели для отслеживания.
Что нужно делать: определить цели по методу SMART. Для этого достаточно взять общую цель проекта и сделать из нее сразу пять целей:
- Конкретную — с четким пониманием результата
- Измеряемую — с цифрами и метриками результата
- Достижимую — с учетом текущей конъюнктуры
- Реалистичную — которую точно сможем достичь
- Ограниченную по времени — с дедлайнами и сроками
Методика SMART строится на 5 составляющих, как в продажах.
Результат: разбивка одной цели на пять — с разным характером и деталями. Это поможет заинтересованным лицам лучше понять ожидаемые результаты, а руководителю проекта и исполнителям получить ориентиры для работы.
Например, это может выглядеть так.
| Исходная цель | Внедрить CRM-систему |
| Конкретная цель | Повысить объем продаж и средний чек с помощью CRM-системы |
| Измеряемая | Повысить конверсию из заявки в сделку до 80% с помощью CRM-системы |
| Достижимая | Увеличить клиентскую базу с помощью CRM-системы на 45% |
| Реалистичная | Высвободить до 20% рабочего времени менеджеров за счет автоматизации процессов |
| Ограниченная по времени | Масштабировать CRM-систему на всю организации заказчика до 1 апреля 2022 года |
Кроме планирования целей, мы также практикуем на этом этапе:
- составление графика вех и диаграммы Ганта
- составление плана взаимодействия
- анализ перспектив риск-менеджмента
- бюджетирование
- разработку мер по анализу качества
- формирование команды разработчиков
- оценку потребностей в ресурсах и пр.
Третий этап: выполнение
Начинается реальная работа — команда взаимодействует, работает и потеет над достижением поставленных целей в заранее заданные сроки. Реализация — самый продолжительный по времени этап, требующий особого участия менеджера-управленца. В его задачи входит не только стратегическая работа и надзор. Участие на каждом этапе — залог успешного результата.
Что нужно делать:
- Поставить задачи исполнителям. Обычно задач много, а у каждой — с десяток подзадач. Держать все в голове проблема. Я использую для постановки задач и назначения ответственных OkoCRM. Исполнители получают уведомления и напоминания, система сама контролирует ход выполнения и в случае просрочки стучит мне в личку
- Составить методику отслеживания показателей. Так все будут понимать, как измерять успех. Обычно мы задаем KPI или набор конкретных измеримых целей, которые должны достигнуть к конкретной дате
- Постоянно обновлять график проекта, актуализируя задачи и удаляя выполненные единицы. Регулярно сверяйте график с командой, чтобы подтверждать статус выполнения и убеждаться, что все идет по плану
Результат: график-хронология с конкретными датами исполнения задач. На этом этапе управления проектом руководителей ведет «дневник» команды. Если не хотите составлять вручную, выполненные задачи можно отследить по OkoCRM.
Вот как может выглядеть структура разбивки работ в виде хронологии:
| Хронология | С 01.02.2022 по 01.04.2022 |
| Команда | Никита Ш., Александр З., Дмитрий Л., Илья К. |
| 1 февраля | Никита Ш. проводит аудит бизнес-процессов в компании, составляет отчет |
| 3 февраля | Никита Ш. согласует отчет с руководителем ООО |
| 5 февраля | Илья К. и Дмитрий Л. совместно с куратором со стороны заказчика выстраивают воронку продаж |
| 11 февраля | Никита Ш. составляет план внедрения план внедрения СРМ-системы, смету на планируемые работы |
| 23 февраля | Александр З. согласует план внедрения с заказчиком |
| 26 февраля | Илья К. и Дмитрий Л. осуществляют настройку системы для отдела продаж |
| 3 марта | Александр З. проводит обучение сотрудников отдела продаж по работе в системе |
| 18 марта | Илья К. и Дмитрий Л. изучают результаты, собирают обратную связь от сотрудников, анализируют бизнес-метрики |
| 25 марта | Илья К. и Дмитрий Л. масштабируют систему на отдел техподдержки, бухгалтерию и офлайн-точку сбыта |
| 1 апреля | Илья К. и Дмитрий Л. проводят анализ бизнес-результатов, продаж, конверсии. Внедрение завершается |
Четвертый этап: оценка результатов
Оценка эффективности — как стадия надзора. Она важна по многим причинам, но главные две: возможность допилить функционал и улучшить результат, а также сделать выводы для сотрудников — кто и где накосячил и как этого избежать в будущем.
Обычно для оценки результатов используют KPI. Какие выбрать — зависит от сферы деятельности и типа продукта, над которым работаем.
Что нужно делать:
- Изучить, справилась ли команда с исходной целью. Решена ли проблема, которая стояла перед командой изначально?
- Изучить дополнительные KPI, установленные на этапе планирования. Это может быть рентабельность инвестиций, заработанная ценность, индекс эффективности затрат и другие универсальные метрики. Но лучше разработать свои показатели
- Уведомить интересантов о результатах. Рассказать, что хорошо, где косяки, показать результаты по основным KPI
Результат. Простейший отчет по KPI может выглядеть так:
| Метрика | План | Факт |
| Основная цель | Внедрение CRM к 01.04.2022 | CRM внедрена 25.03.2022 |
| Измеряемая цель | Повысить конверсию заявки в сделку до 80% | На 01.04.2022 конверсия по результатам месяца составила 87% |
| Достижимая цель | Увеличить клиентскую базу с помощью CRM-системы на 45% | На 01.04.2022 клиентская база выросла на 41% |
| Расходы | 400 000 ₽ | 379 000 ₽ |
| Индекс соблюдения сроков | 1 | 0,9 |
| Темпы привлечения клиентов | Повышение на 20% | Выросли на 18% |
Пятый этап: завершение
Свободная стадия — не существует единственно верного способа завершения, команды и их руководители определяют их сами. Например, мы в Oko на этапе завершения подводим совместно с интересантами итоги работы. А другие, например, предпочитают делать выходной. Тут уже как хочется.
Что нужно делать:
- Провести «посмертную» встречу с заказчиками, иными заинтересованными лицами. Подвести итоги, выставить оценки исполнителям, согласовать дальнейшие планы и возможность сотрудничества в будущем
- Организовать архивирование, хранение материалов по проекту и общий доступ команды к ним. Их можно использовать как шаблоны, учебные пособия для новичков или примеры, как делать не надо
- Продолжить мониторинг эффективности. Договориться с заинтересованными лицами о передаче информации о жизни продукта в будущем
Для «посметрной» встречи с заказчиком обычно готовят повестку. Она может выглядеть так:
| Название проекта | Внедрение CRM-системы в учебный центр ДПО |
| Дата | 1 мая 2022 |
| Время | 11.00-12.00 |
| Повестка дня | |
Краткий обзор | Дмитрий Л. коротко расскажет о целях и ожидаемых результатах |
| Обзор результатов | Александр З. расскажет о достижении KPI и в целом эффективности проекта |
Отзывы заинтересованных лиц | В. Крутчак, А. Вьязалов, Л. Дежкин дают свою оценку результатам, рассказывают, что хорошо, а что могло быть лучше |
| Поручения | Никита Ш. пришлет заметки со встречи к 10.00 2 мая 2022 года. Необходимо оптимизировать графики к 5 июня 2022 года |
Коротко: основные этапы управления проектами
- Зарождение — инициация работы. менеджмент решает оргвопросы, строит планы и документирует основные моменты
- Планирование — руководитель использует выбранную методику и формулирует конкретные цели. При необходимости использует дополнительные инструменты и вводит метрики для оценки эффективности команды
- Выполнение — исполнители работают над задачами, а руководитель следит за соблюдение графика
- Оценка результатов — руководитель фиксирует достижения и сравнивает их с первоначальными целями, KPI
- Завершение — команда проводит итоговое собрание с заказчиками, делает итоговые выводы и финалит проект
