Как создать HR-воронку с помощью CRM-системы

Как создать HR-воронку с помощью CRM-системы

91
Время чтения: 9 минут
Содержание

Воронка найма позволяет системно управлять процессом подбора персонала. Например, отслеживать, как движется работа по закрытию вакансий, сколько стоит поиск одного специалиста, на каком этапе отбора возникают трудности.

Работать с воронкой можно по-разному, в том числе через CRM. Сегодня рассказываем, где и как создать HR-воронку, что для этого нужно и как она помогает компаниям управлять наймом.

CRM для рекрутинга
Создавайте HR-воронки привлекайте кандидатов и закрывайте вакансии быстрее с помощью OkoCRM. Первые 7 дней бесплатно.
Попробовать бесплатно

Что такое воронка найма

Воронка найма — это схематичное описание процесса найма. Оно включает несколько этапов, которые проходит кандидат: от отклика на вакансию до выхода на работу.

На финальном этапе остаются кандидаты, которые получили офер, готовятся выйти на работу или прошли испытательный срок.

Количество этапов и их названия могут отличаться в воронках разных компаний. По классике в нее входят следующие этапы:

  1. «Кандидаты, которым отправлено сообщение»
  2. «Кандидаты, которые ответили»
  3. «Квалифицированные HR-менеджером кандидаты»
  4. «Кандидаты прошли техническое интервью»
  5. «Кандидаты прошли финальное интервью»
  6. «Кандидаты приняли офер»
  7. «Кандидаты вышли на работу»
  8. «Кандидаты прошли испытательный срок»

В воронку могут входить этапы стажировки, тестовых задания или проверки службой безопасности. Точное число и порядок зависит от того, как тот или иной бизнес нанимает людей.

Воронка найма в OkoCRM строится по принципу канбан: на доска с колоннами карточки обозначают кандидатов.

Зачем нужна HR-воронка

Когда процесс поиска специалистов представлен в виде визуальной схемы, проще отслеживать, сколько кандидатов находится на каждом этапе. Это помогает спрогнозировать сроки закрытия вакансии и оставаться в рамках бюджета найма.

Приведем пример.

Через месяц бизнес открывает еще один филиал, из-за чего поток продаж увеличится, поэтому нужны дополнительные руки. В связи с этим Альберту поручили нанять старшего менеджера в отдел продаж. Это срочная вакансия, затягивать с наймом нельзя..

❌Если Альберт запустит поиск без воронки, то есть будет держать в голове всех кандидатов, он быстро запутается. Например, забудет, с кем связаться и уточнить опыт, кому отправить подтверждение технического интервью, а кого пригласить на этап проверки СБ. Работа превратится в хаос, сроки закрытия затянутся, и в следующем месяце вместо новых вакансий придется разбираться с текущими.

✅ С воронкой проще. Альберт видит, сколько у него кандидатов и на каком этапе отбора они находятся. Если, например, на этапе офферных переговоров мало соискателей, Альберт может поднажать и быстренько найти дополнительные резюме. А если кандидаты готовы выйти на стажировку, он вовремя свяжется с ними, чтобы люди не перегорели или их не переманили конкуренты.

HR-воронка помогает и с другими вещами:

Оптимизировать найм. Иногда у бизнеса слишком много этапов отбора. Кандидатов это не радует, так как нужно тратить много личного времени на проверки. Поэтому они уходят в компании, где отбор проще.

С помощью воронки бизнес может оценить процесс найма со стороны, найти, где конверсия падает, и оптимизировать отбор. Например, объединить некоторые этапы в один или отказаться от тех, которые не играют особой роли.

Автоматизировать рутину. Воронка позволяет обнаружить повторяющиеся действия и автоматизировать их. Например, в процессе поиска нанимающему нужно отправлять кандидатам письма, уведомления и СМС. То, сколько это отнимает времени, незаметно, пока не начнешь считать. В среднем на такую рутину может уходить час-два рабочего времени. Воронка все это выявляет. Но выявить мало, хорошо бы оптимизировать. Как раз с этим помогает автоматизация.

Автоматизация может взять на себя повторяющиеся действия, такие как:

  • отправка уведомлений
  • запись кандидатов на собеседования
  • переписка с соискателями
  • отправка документов
  • звонки

В результате у нанимающего появится больше времени на оценку кандидатов, планирование и поиск.

Управлять наймом с помощью цифр. Через воронку можно отслеживать ключевые показатели эффективности, допустим, конверсию на каждом этапе, время закрытия вакансии, источники лучших кандидатов.

Эти показатели помогают управлять рекрутингом не интуитивно, а через цифры. Например, можно обнаружить базы кандидатов, в которых не получается найти нужных специалистов, и перестать платить за них. Либо упростить этапы, на которых идет большой отсев кандидатов. А еще оценить затраты на каждого нанятого сотрудника и оптимизировать бюджет на рекрутинг.

Кузнецова Нина
HR-эксперт

Строить прогнозы. Воронка собирает данные о количестве кандидатов на каждом этапе и времени, которое требуется для прохождения каждого этапа. Это позволяет бизнесу:

  • определять среднее время для найма сотрудника и планировать время закрытия вакансий
  • прогнозировать, сколько кандидатов потребуется привлечь на начальном этапе, чтобы получить необходимое количество финалистов на последнем
  • оценить, какие этапы процесса требуют больше времени и ресурсов, и соответственно распределить ресурсы для повышения эффективности
  • планировать кампании по привлечению кандидатов в соответствии с предполагаемыми пиковыми периодами найма

Как визуализировать воронку

Чтобы визуализировать воронку, можно:

  • повесить на стену магнитную доску
  • построить электронную таблицу
  • подключить электронный сервис, например, OkoCRM

Разберем каждый метод.

Повесить на стену доску с стикерами. Что нужно:

  1. Повесить на стену магнитную доску
  2. Разлиновать ее на несколько колонок, соответствующих этапам
  3. Наклеить стикеры — это будущие кандидаты

Далее начинайте работать с доской и стикерами. Если, к примеру, кандидат получает отказ, стикер с его именем, фамилией и номером телефона переносите в колонку «Отказ», плюс кратко подписываете причину. Если кандидат выходит на финал, приклеиваете стикер в колонку «Офферные переговоры».

Этот метод простой и подходит бизнесу, который редко нанимает кандидатов, либо если поток резюме небольшой. Во всех остальных случаях будет неудобно, так как придется в ручном режиме:

  • следить за стикерами — переносить, подписывать, наклеивать новые,
  • считать конверсию и другие метрики найма
Управляйте бизнесом в OkoCRM
Аналитика воронки продаж, чаты и звонки клиентам, автоматизация рассылок, шаблоны документов и многое другое для вашего бизнеса в одной OkoCRM.
Узнать подробнее

Построить электронную таблицу. Для визуализации воронки можно использовать электронные таблицы:

  • в Excel, если за подбор сотрудников отвечает один человек
  • в Google Таблицах, если подбором занимаются несколько человек — проще организовать совместный доступ

Логика работы с таблицами следующая: нужно создать несколько колонок с этапами найма, список кандидатов, связать все вместе и регулярно обновлять данные. Таблицы лучше магнитной доски, так как данные можно фильтровать и подсчитывать, однако автоматизировать работу с ними по-прежнему нельзя. Управлять кандидатами и вести отбор придется вручную.

Кузнецова Нина
HR-эксперт

Подключить специальный сервис. Существуют онлайн-сервисы, в которых можно создавать воронки, а затем с помощью автоматизации управлять ими. Например, перемещать кандидатов по воронке, отправлять им письма и СМС, скидывать на почту документы или записывать на собеседования. Один из таких сервисов — CRM-система.

В CRM-системе можно:

  • создавать воронки найма с этапами
  • вести базу кандидатов
  • хранить шаблоны документов для будущих работников
  • вести переписку с кандидатами
  • следить за конверсией на каждом шаге

Но самое главное — воронку можно автоматизировать. Например, настроить систему так, чтобы она сама рассылала приглашения на интервью, отправляла кандидатам тестовые задания, перемещала кандидатов по воронке и строила аналитику.

Как построить HR-воронку в CRM-системе

Рассказываем на примере OkoCRM, как за 5 шагов визуализировать hr-воронку.

Шаг 1: создать этапы воронки. Первым делом строим каркас воронки. Для этого нужно проанализировать, какие этапы проходят кандидаты в компании при отборе, и создать их в CRM. Вот инструкция:

1. Откройте OkoCRM и перейдите в раздел «Настройки» → «Управление воронками», нажмите «Создать»

2. Придумайте воронке название

3. Заполните воронку этапами. Для этого найдите только что созданную воронку в списке «Воронки продаж», нажмите три точки и выберите «Редактировать этапы»

4. Назовите каждый этап и, если нужно, подсветите отдельным цветом

5. Создание каркаса воронки завершено. Должно получиться вот что

Пример построенной в OkoCRM hr-воронки.

Шаг 2: подключить с CRM источники резюме. Соискатели могут присылать отклики в мессенджерах, соцсетях или на почту, отправлять через корпоративный сайт или Авито. Чтобы не переносить отклики вручную, можно подключить площадки к OkoCRM, и система автоматически сохранит кандидатов в общей базе.

Также очень удобно собирать отклики через конструктор форм:

  1. Создаёте форму и прикрепляете ссылку на нее на работном сайте, в соцсетях или где угодно
  2. Соискатель переходит по ссылке в вакансии — и заполняет форму
  3. OkoCRM автоматически создает сделку на HR-воронке в нужном вам этапе — с данными соискателя из формы

Недавно мы искали автора в блог на один из наших проектов. В вакансию приложили форму, которую создали в конструкторе OkoCRM — и попросили всех, кто желает, ее заполнить. В итоге мы получали отклики не на работном сайте, а сразу в OkoCRM. Супер удобно, даже несмотря на отсуствие интеграции с работным сайтом.

Кузнецова Нина
HR-эксперт

Пример формы, которую заполняли соискатели.

В OkoCRM все интеграции настраиваются по инструкциям — ничего сложного. Общий принцип такой:

  1. Заводите аккаунт на сайте интегратора
  2. Создаете цифровой код в OkoCRM
  3. Переносите код в созданный аккаунт

Интегрировать можно не все площадки в интернете, а только те, которые используют для поиска.

Типичный способ настройки интеграции в OkoCRM.

Почему отсутствие интеграции с работными сайтами — не проблема

Обычно пользователи, которые ищут систему для HR-воронки, удивляются отсутствию интеграции с HH.ru и прочими работными сайтами. Это не проблема — потому что в OkoCRM есть OkoФормы. Вы создаете и брендируете форму, размещаете ссылку на нее в вакансии, и получаете отклики прямо в CRM — без прокладки в виде интеграции.

Если бы не было форм, вам бы пришлось платить за каждую интеграцию отдельно. Благодаря OkoФормам вам вообще ничего платить не нужно, а собирать отклики можно из любых источников, включая и работные сайты.

Александр Завьялов
Основатель OkoCRM

Шаг 3: создать шаблоны. Чтобы автоматизировать работу с кандидатами, нужно создать шаблоны сообщений, писем и документов. Тогда CRM сможет отправлять их в авторежиме.

Чтобы создать шаблоны, нужно перейти в раздел «Шаблоны» и выбрать нужный:

  • для СМС
  • для e-mail
  • для WhatsApp
  • для мессенджеров
  • для документов

Следующий шаг — создать болванку текста, плюс добавить в нее макросы. Макрос — это специальный символ, который подскажет CRM, какие данные нужно подтянуть на его место. Если, например, в шаблон электронного письма стоит макрос {{cf_16_just_name}}, OkoCRM подставит на его место имя кандидата.

Пример шаблонного сообщения с макросом.

Шаг 4: настроить автоматизацию. Осталось настроить сценарии, по которым CRM-система будет обрабатывать отклики кандидатов. Для этого нужно перейти в раздел «Настройки» → «Управление воронками», выбрать воронку и этапы, на которых нужно настроить автодействия.

Например, нужно сделать так, чтобы все кандидаты, которые откликнулись на вакансию, получили письма, мол, их отклик получен, скоро свяжемся. Настраивается сценарий так:

1. Выберете нужный этап воронки, например, «Ответили» и нажимаете серую плашку с плюсом

2. Выберите автодействие — у OkoCRM их много, в данном примере нужно «Отправить письмо»

3. Настройте автоматизацию. Выберите событие, которое запустит сценарий — например, когда сделка появится на этапе или будет перемещена со следующего; заранее созданный шаблон текста; почту, с которой уйдет рассылка. Сохраните

Автодействие настроено и отображается в виде плашки. Если на этапе появится карточка с кандидатом, автодействие сработает — CRM-система отправит кандидату письмо по шаблону.

Автоматизированная воронка найма.

Настроить таким образом можно и другие сценарии: например, перемещение карточек по этапам, отправку уведомлений, смену ответственного сотрудника и многое другое.

Подытожим

  1. HR-воронка — это инструмент, который помогает управлять поиском кандидатов. Например, прогнозировать сроки закрытия вакансии, следить за бюджетом, оптимизировать этапы отбора, строить прогнозы, автоматизировать рутину
  2. Воронку найма можно визуализировать с помощью разных инструментов: обычной магнитной доски, таблиц или электронных облачных систем
  3. Один из способов построить воронку — создать ее в CRM-системе. Это позволит не только следить, как продвигается закрытие вакансии, но и автоматизировать рутину
Попробуйте OkoCRM бесплатно
CRM-система, командный мессенджер, управление проектами и задачами, общение с клиентами и каналы продаж — всё внутри OkoCRM. 7 дней бесплатно.
Попробовать OkoCRM
Получайте статьи почтой. Самое важное и дважды в месяц. Иногда смешно, но не сильно
Наверх
Мы используем cookie для вашего удобства. Используя сайт, вы соглашаетесь с этим. Подробнее - в политике конфиденциальности.
Я согласен