Правильная CRM для рекрутинга. Делает найм простым.

CRM для рекрутинга

Давайте честно: CRM-система нужна кадровому агентству. Во-первых, тут собирают базу соискателей, ведут дела и назначают собеседования. Во-вторых, следят за сотрудниками агентства и автоматизируют рутинные задачи. А еще CRM можно использовать для управления наймом персонала в большой компании — чтобы разгрузить HR-отдел.

Что умеет CRM

Да много чего.

CRM система для рекрутинга хранит всю информацию о внутренних процессах кадрового агентства, его клиентах и соискателях, которые когда-нибудь попадали в поле зрения компании. CRM запоминает всё про клиентов и кандидатов. Кадровое агентство в CRM может хранить записи интервью и результаты тестирования соискателей, их контакты, отзывы с прошлого места работы. В CRM можно собирать резюме, которые кандидаты присылают в социальных сетях и мессенджерах, на почту или сайт.

В CRM есть раздел «Проекты», чтобы работать с задачами по разным заказчикам. Для проектного управления рекрутингом можно разбить работу с заказчиком на этапы, потом на задачи и подзадачи, закрепить за каждой задачей рекрутеров. Сразу понятно, что делать и в какой последовательности.

В CRM есть автоматизация подбора персонала: система сама поставит задачи сотрудникам агентства, проконтролирует их выполнение, отправит кандидату отказ или пригласит его на собеседование.

Вообще CRM подходит не только для рекрутингового агентства. Она поможет упорядочить работу HR-отдела большой компании. В CRM для HR удобно работать с сотрудниками: отправлять на обучение, мотивировать, нанимать и увольнять. В системе хранится информация о каждом специалисте: когда начал работать, сколько тренингов прошел, есть ли прогресс. Управление рекрутингом в CRM кайфовое.

Какие задачи решает CRM для рекрутинга

Есть минимум 5 задач, с которыми поможет справиться CRM для рекрутинга.

Помогает собирать базу соискателей. Люди присылают резюме через сайт, на почту и даже в мессенджеры. Сотрудники агентства могут пропустить сообщение, письмо или заявку с сайта. А СРМ для рекрутинга не пропустит. Она автоматически собирает заявки с сайта и сохраняет в систему.

Сообщения из Телеграма, Вотсап, Вайбер, ВК и почты собирает в окне «Входящие лиды». Тут HR не пропустит ни одно смс, не будет тратить время, чтобы собирать сообщения в разных мессенджерах. Это удобно, рекомендуем — попробуйте. =)

Помогает собрать данные о соискателях. Если хранить информацию по каждому кандидату в таблицах, начинается путаница. Забыли записать почту, кто-то из сотрудников случайно удалил строку или внес данные не туда. Получается каша, агентство теряет контакты соискателей.

CRM-система для HR сохранит всю информацию, которую в нее внесли или которую она подтянула сама. Никто не сможет удалить номер телефона или резюме: ни нечаянно, ни специально. А еще система разложит всю информацию по полочкам: контакты внесёт в одну вкладку карточки, документы — в другую, переписку с кандидатом — в третью.

Забирает рутинные задачи. На CRM-систему можно переложить часть функций сотрудников. Например, программа сама будет отправлять отказ кандидатам, которые не подошли или приглашать на собеседование тех, кто подошёл. Автоматизация работы кадровой службы включает и другие функции: CRM будет сама заполнять документы и выставлять счета на оплату. Она поставит задачи сотрудникам и напомнит связаться с клиентом. Это не все действия, которые система может сделать сама. Их намного больше.

Помогает вести аналитику. В рекрутинговом агентстве и HR-отделах видно только результат работы: сколько вакансий закрыли. А что было внутри и почему такие показатели — непонятно. Но в CRM для HR отдела видно, как идёт работа: сколько нашли новых кандидатов, какой процент из них подошёл, почему не подошли остальные. Эти данные можно использовать, чтобы находить кадры по-лучше.

Помогает проанализировать качество работы рекрутера. Обычно есть только общая статистика: сколько заявок «закрыл» каждый рекрутер. В CRM-системе больше возможностей для анализа. Есть аналитика, где видно статистику по каждому сотруднику: сколько заявок обработал всего, сколько собеседований провел.

Ещё кадровое CRM хранит все переписки и записи разговоров = можно посмотреть и послушать, как рекрутеры общаются с соискателями. Тут удобно контролировать работу сотрудников, даже если они работают не в офисе, а на фрилансе.

Как CRM помогает автоматизировать кадровое агентство

Собирает заявки. Автоматизация отдела кадров или HR-агентства начинается как раз с их сбора. CRM-система автоматически сохраняет контакты соискателей и заполняет карточки на тех, кто заполняет форму на сайте. Из заявки создает сделку, ее замечает рекрутер и может написать кандидату и обсудить резюме. Автоматизация снимет часть задач с рекрутера, но системе можно делегировать еще больше.

Забирает часть задач. Минимальная автоматизации процесса подбора персонала выглядит так: система фиксирует заявку → добавляет карточку сделки → сохраняет резюме в карточку → пишет клиенту о рассмотрении заявки. И уже потом подключается рекрутер, изучает резюме и смотрит что дальше.

Настраивается так, как надо вам. Всё ооооочень гибко. В OkoCRM можно настроить автоматизацию рекрутинга так, чтобы система автоматом работала с соискателями, а сотрудники включались на каком-то этапе процесса. Например, система добавляет заявку, пишет соискателю шаблонное сообщение, но он не отвечает. Тут система ставит задачу рекрутеру: позвонить пропавшему кандидату.

Лучшие программы по автоматизации рекрутинга, как и OkoCRM, могут выполнить вместо сотрудников много действий. Но это не волшебная кнопка «Решить все проблемы». Автоматизация найма персонала не работает без рекрутеров. Она только избавляет сотрудников от рутины, например, отправляет приглашение на собеседование, но не проводит его вместо эйчара.

Как CRM помогает управлять отбором и наймом соискателей

CRM для HR менеджеров, конечно, не сможет выбрать идеального кандидата на вакансию. Но она поможет менеджеру с отбором. Рекрутеры займутся тестированием соискателей, пока система решит организационные вопросы.

Допустим, заказчику нужен руководитель отдела продаж. CRM приняла 100 заявок на эту вакансию. Пока эйчары изучают резюме, тестируют соискателей и проверяют их рекомендации, CRM-система отправляет приглашение на интервью, тем кто проходит на следующий этап. И отправляет отказ тем, кто не подошел. Так она помогает в управлении персоналом, отборе и найме: выполняет рутинные действия вместо сотрудников.

Тут тоже работает система автоматизации рекрутинга. В разделе «Сделки» можно настроить канбан, разделить на этапы работы с соискателями. Например, добавить колонки «Прошел на следующий этап» и «Не прошел на следующий этап». Сотруднику агентства нужно только переместить карточку кандидата в колонку, дальше CRM система для HR сама отправит нужное сообщение. Такой отбор соискателей или управление наймом персонала в организации отнимет у эйчаров меньше времени.

Как CRM помогает кадровому агентству работать с заказчиками

Еще один аспект автоматизации процесса найма персонала в рекрутинговом агентстве — помощь в работе с заказчиками. CRM-система умеет сама выставлять счета на оплату. Для этого нужно добавить в систему шаблон, настроить макросы. Дальше CRM подставит все данные в документ и отправит его заказчику.

То же самое программа для рекрутинга умеет делать с другими документами: договорами, соглашениями о неразглашении, актами. Все по шаблону.

Как выбрать CRM для кадрового агентства

Чтобы CRM помогла в управлении наймом персонала, при выборе обратите внимание на 4 важные функции.

Настраиваемость полей карточек. Хорошо когда в карточку сделки можно добавить не только опыт работы соискателя, но и его навыки или психологический портрет. Поэтому в карточках должна быть возможность настраивать поля.

Интеграции. Чтобы CRM собрала заявки соискателей из мессенджеров, почты или сайта, нужно подключить интеграции — связку CRM со сторонним сервисом. Чтобы соискатели писали в Телеграм и Вотсап, а сообщения падали в раздел «Входящие лиды» в CRM, нужны интеграции с этими мессенджерами. Поэтому смотрим на количество интеграций и оцениваем, есть ли те, который нужны в CRM эйчару.

Автоматизация. Программы автоматизации подбора персонала умеют собирать заявки, назначать собеседования, отказывать соискателям. Если этого недостаточно, ищите CRM с большим набором возможностей по автоматизации найма. Как, например, у OkoCRM. Система умеет заполнять документы, ставить задачи сотрудникам, выставлять счета на оплату заказчикам и контролировать оплаты.

Аналитика. В CRM можно анализировать работу с соискателями, чтобы находить узкие места, где кандидаты перестают отвечать рекрутерам. В некоторых CRM дополнительно можно анализировать и работу сотрудников: кто сколько заявок обработал и сколько денег принес бизнесу.

Подытожим: краткий обзор возможностей CRM

1. CRM-система помогает в управлении наймом: собирает заявки соискателей, систематизирует данные о них, помогает рекрутерам быстрее справляться с работой за счет автоматизации.
2. Программа автоматизации отдела кадров сохраняет и обрабатывает заявки с сайта: создает карточку сделки, направляет соискателю шаблонное сообщение, сохраняет резюме в карточку, сама пишет клиенту.
3. Помогает CRM и в управлении персоналом. Пока сотрудники работают с соискателями, CRM-система отправляет приглашение на интервью тем, кто проходит на следующий этап. Тем, кто не подошел, отправляет отказ.
4. Еще программа для кадровой службы умеет выставлять счета на оплату, заполнять документы, контролировать оплаты. Поэтому CRM поможет быстрее работать с заказчиками.
5. Чтобы выбрать CRM для кадров, нужно обратить внимание, можно ли настраивать в системе поля карточек, подключать интеграции и автоматизацию. А еще нужно оценить раздел «Аналитики».