Правильная CRM для психолога. Зигмунд рекомендует.

CRM для психологов

CRM-система — программа для работы с клиентами: сбора заявок, хранения данных и продаж. Это умный помощник для психолога: помогает делать клиентов довольными, увеличивать продажи, вести запись и учет оплат, а ещё никогда ничего не забывать.

Что такое CRM

CRM система для психологов — программа ведения клиентской базы, автоматизации записи и продаж. Клиенты пишут в Телеграм, Instagram*, ВК или WhatsApp → система собирает диалоги в одном окне. Психологу или администратору психологического центра остаётся только ответить. Хотя CRM и это может сделать, если настроить шаблонные ответы.

CRM для психолога собирает и хранит данные о клиенте. Она помнит всё и всегда: когда человек обратился, с какой проблемой, когда удобно посещать психолога и как зовут троюродную тётю (если человек рассказал, конечно). А после сеанса психолог может делать здесь заметки: записывать важную информацию о сессии в карточку контакта. Карточки — это главный инструмент психолога. Здесь лежат все переписки, записи разговоров, данные и заметки о пациентах. Чтобы ничего не потерять и не забыть.

Ещё CRM автоматизирует работу: забирает рутинные задачи. Программа умеет заполнять документы, писать клиентам, ставить задачи, выставлять счёт на оплату и следить, чтобы заплатили. Часть задач можно отдать программе, чтобы разгрузить психолога. CRM помогает как психологу, который проводит личные консультации, так и бизнесу: онлайн-психологу, центру, школе.

Что умеет CRM для психологов

Не умеет только терапевтировать клиентов, а так делает почти всё.

Собирает заявки. Если падает заявка психологу, CRM сохранит ее автоматом, не упустит ни одного клиента. Человек заполнил форму на сайте → CRM-система добавляет карточку сделки, подгружает туда данные клиента и присылает уведомление — новая заявка на консультацию психолога. Если люди пишут в соцсети или мессенджеры → CRM собирает их сообщения в окне «Входящие лиды». Тут можно переписываться и продавать услуги сразу во всех мессенджерах. И тратить на это меньше времени.

Ведет запись к психологу. В OkoCRM есть планировщик задач. Хочет клиент записаться на вторник 17:00, а психолог тут же видит: время занято, зато есть свободное время в среду. Тут вести запись на прием к психологу намного удобнее, чем в таблицах.

Ведет клиентскую базу. В CRM-системе есть раздел «Контакты», где лежат данные о клиентах. Это база данных работы психолога. CRM записывает почту или номер телефона, дату рождения и имена всех родственников до седьмого колена, а ещё умеет собирать данные о клиентах. Тут же можно делать пометки о сеансах — чтобы не держать информацию в голове, а хранить ее в OkoCRM.

Улучшает клиентский сервис. Программа помогает внимательно относиться к каждому клиенту: помнить о дне рождения, как зовут мужа и детей. Ещё она не даёт психологу забывать о пропущенных звонках и сообщениях. CRM сама напоминает клиентам про занятия. Для этого надо добавить шаблон, а система сама подставит имя, дату и время.

Автоматизирует много чего. CRM может самостоятельно отвечать на типовые вопросы:

• как добраться;
• надо ли что-то с собой брать;
• а сколько стоит;
• а как вы работаете.

А ещё CRM отправляет клиентам рассылки, например, чтобы рассказать об акциях. Если есть документы, которые нужно заполнить, программа умеет и это. Она сама подставит в договор имя клиента, адрес почты и номер телефона. Надо только настроить шаблон.

Анализирует. В CRM-системе есть раздел «Аналитика», где можно посмотреть, на каком этапе клиенты уходят чаще всего. А потом открыть карточки сделок и проанализировать причины. Если есть помощник, в карточках можно посмотреть, как он работает: как быстро отвечает и в какой манере общается.

Как CRM для психологов помогает увеличить продажи

CRM-система помогает сделать психолога более привлекательным в глазах клиентов. Вот как у нее это получается.

Помогает работать с клиентами. Когда поток клиентов большой, держать информацию в голове трудно. Даже если у психолога 20 постоянных клиентов, запомнить информацию о каждом, всем ответить и никого не забыть записать сложно. CRM помогает без ошибок сохранять номера телефонов, не забыть записать, ответить, запомнить важную информацию о клиенте.

Тут не придется вспоминать и додумывать за человека, почему он пришел в терапию → открываем диалог психолога с клиентом, смотрим, вспоминаем.

Помогает работать с отказами. Бывает, люди приходят просто спросить. Бывает, что-то пугает — страшно решиться, был плохой опыт, нет доверия, дорого. CRM помогает проанализировать причины отказов и продумать, что с ними делать.

Например, тем у кого был плохой опыт и нет доверия, сделать бесплатную получасовую диагностику. А кому кажется дорого — провести презентацию цены. То есть работать с отказами точечно. На разные случаи отказов можно добавить несколько шаблонов и потом в один клик отрабатывать возражения клиентов.

Помогает прогревать клиентов. Чтобы люди захотели купить консультацию, они должны доверять психологу. Не надо дарить всем подряд бесплатную сессию и за полчаса пытаться показать себя клиенту. Лучше настроить рассылки писем: поделиться пользой, конкретными инструментами, которые подходят для целевой аудитории. Рассылки можно делать и в мессенджерах.

CRM поможет автоматом запускать цепочку писем, например, на тех, кто оставил почту на сайте. А чтобы клиенты точно дошли до кабинета психолога, база данных, которую хранит CRM, подскажет, кому какие темы актуальны. Тогда можно будет настроить рассылки более точечно.

Как CRM для психологов помогает автоматизировать работу

CRM-система сделает часть работы за психолога. Вот, что она умеет.

Отправляет сообщения. Программа может напоминать о занятии или об оплате, отправит смс с местом встречи или поздравит с днём рождения. Для этого в OkoCRM есть шаблоны сообщений: для мессенджеров, соцсетей или смс на телефон. Отправит нужный текст в Телеграм, ВК или sms-сообщением.

Заполняет и отправляет документы. Если нужно заполнить договор о неразглашении тайны или подписать какие-то бумаги, CRM сама заполнит бланки. Информацию возьмёт из карточки сделки. Ещё и сама отправит клиенту, вот такая она умная.

Помогает с оплатами. CRM поможет контролировать оплаты: напомнит, если клиент забыл оплатить занятие. А ещё сама выставит счёт на оплату, это можно настроит тоже с помощью шаблонов. Второй вариант — подключить эквайринг Тинькофф и в один клик выставлять счёт, принимать оплату и фиксировать доходы. Чтобы ещё и финансы контролировать в CRM.

Ставит задачи и напоминает о них. Чтобы психолог помнил обо всех задачах, CRM автоматом будет ставить их на каждом этапе работы с клиентом. Например, провели первую встречу с клиентом → CRM ставит задачи: записать результаты в карточку и написать клиенту домашнее задание. Когда клиентов пять, задачи по каждому можно держать в голове. Когда 20 или 50, легко что-то упустить. А CRM выучила алгоритм работы и знает, какую задачу поставить.

Как CRM для психологов помогает увеличить лояльность клиентов

CRM помогает окутать заботой каждого клиента и управлять взаимоотношениями с людьми. Клиенты чувствуют максимальное вовлечение психолога и не уйдут к другому.

Сокращает время ответа. Люди не любят долго ждать. Бывает, даже пишут нескольким специалистам сразу. Кто успеет ответить первым, у того больше бонусов в глазах клиентов. С CRM психолог всегда остаётся на связи с клиентами.

Одни люди пишут в Instagram*, другие — в Телеграм, третьи — в WhatsApp. А CRM берет все сообщения и приносит на блюдечке. Они в одном окне, не надо искать их в трёх приложениях.

Напоминает о клиентах. Если клиенты часто записываются по телефону, к программе можно подключить телефонию. Тогда разговаривать можно прямо в CRM: она фиксирует запись разговора, а ещё подтягивает карточку клиента со всеми его данными. Психолог берет трубку и уже знает, с кем разговаривает, какие темы прорабатывали на прошлом занятии. Если случайно пропустили звонок или сообщение, CRM напомнит.

Ведет историю работы с клиентом. Пациент пишет психологу: «У меня не получается сделать упражнение, которые вы дали в прошлый раз. Что делать?». Психологу не надо вспоминать, что это за упражнение. Он открывает карточку клиента и видит, что просил сделать.

Помогает всегда оставаться на связи. У OkoCRM есть мобильная версия, в которой все нужные функции: переписки, карточки клиентов, задачи. Можно ответить клиенту в любой момент, даже если едете в метро и ноутбука или блокнота нет под рукой.

Как выбрать CRM для психолога

Чтобы выбрать CRM, которая закроет все бизнес процессы психолога, надо оценить 5 разделов. У большинства CRM есть бесплатный пробный период. Лучше всего зарегистрироваться и изучить эти разделы.

Контакты. Здесь хранятся данные о клиентах. Надо попробовать, насколько удобно пользоваться карточкой: все ли данные под рукой, легко ли настраивать ячейки.

Сделки. В этом разделе клиентов ведут к продаже, тут тоже есть карточки, где удобно переписываться с клиентом и подводить его к продаже. Важно, чтобы здесь было максимум функций и все они — под рукой. Чтобы не приходилось полчаса искать, где чат с клиентом и куда исчез его номер телефона.

Интеграции. Чтобы собирать заявки из мессенджеров и соцсетей, нужно подключать интеграции. Тут надо смотреть, доступны ли в CRM все нужные интеграции. Например, клиенты часто звонят по телефону → нужна интеграция с телефонией. Если пишут в Instagram*, нужна интеграция с этой соцсетью. Если люди записываются на сайте — с сайтом. Клиенты для психолога будут со всех каналов продаж попадать в CRM-систему.

Задачи. Хорошо когда в CRM можно закрепить задачи за каждым клиентом. Чтоб открыл карточку и видишь, что нужно сделать. Плохо, если задачи — просто список. В OkoCRM первый вариант.

Проекты. Удобно, если в CRM можно вести не только работу с клиентам, но и текущие дела. Например, обучение других психологов или своё, продвижение соцсетей. В OkoCRM в разделе «Проекты» любую сложную задачу можно разложить на молекулы, назначить дедлайн, прикрепить чек-лист. Тут удобно работать хоть с клиентами, хоть со второстепенными делами.

Ещё можно оценить мобильную версию приложения и техподдержку. Для этого — скачать приложение и постучать в техподдержку с любым вопросом. Можно задавать вопросы не о CRM. Например, как найти дискриминант? Тут главное, чтобы ответили быстро и без «мы передадим ваш вопрос компетентному специалисту».

Краткий обзор: что умеет CRM для психолога

1. CRM психолога — это инструмент для работы с клиентами. Программа помогает вести запись, контролировать сделки психолога и оплаты, автоматизировать рутину.
2. CRM помогает увеличить продажи: здесь проще прогревать клиентов, работать с отказами, точечно продавать.
3. CRM нужна, чтобы автоматизировать работу психолога: собирать заявки, оплаты, отправлять сообщения, заполнять документы.
4. CRM помогает увеличить лояльность клиентов: психолог быстрее отвечает клиентам, в рабочее время всегда остаётся на связи, не забывает о пропущенных. А каждую деталь о клиенте вместо него запоминает OkoCRM.
5. Чтобы выбрать CRM для психолога, протестируйте техподдержку и изучите мобильное приложение. А ещё оцените 5 важных разделов: контакты, сделки, интеграции, задачи и проекты.

*Instagram принадлежит Meta. Организация признана экстремистской и запрещена на территории России.