Что такое приходный кассовый ордер: когда нужно оформлять, как правильно заполнить

Нельзя просто положить деньги от продажи или сделки в кассу и забыть. Это надо зафиксировать с помощью приходно-кассового ордера, иначе можно получить штраф. Показываю на примерах что такое приходный кассовый ордер, когда он нужен и как заполнять.

Приходный кассовый ордер или ПКО — это бухгалтерский документ, подтверждающий поступление налички в кассу. Заплатил оптовик — делаем ПКО, партнёр вернул деньги — тоже фиксируем с помощью ПКО.

Приходный кассовый ордер — это документ, который создают на каждый чек, выданный покупателю. А можно по-другому: чтобы не делать документ на каждый чек, сделать его один раз в день — на отчёт о закрытии смены.

ПКО нужен в разных случаях:

• когда принимаем оплату от клиентов или закрываем смену
• когда взяли деньги из кассы и часть вернули обратно
• когда контрагенты вернули долг
• когда клиент разбил товар и оплатил его
• когда клиент внёс предоплату

Все деньги, которые отдают бухгалтеру или кассиру, он фиксирует в ПКО

Допустим, сотрудник взял из кассы 45 000 ₽, чтобы купить новый принтер в офис. И купил принтер за 37 000 ₽. Остаток — 8000 ₽, он должен положить в кассу. Для этого бухгалтер делает ПКО и вносит туда сумму — 8000 ₽. Сотрудник с документом и деньгами идёт к кассиру.

Есть установленная форма — КО-1. Она состоит из ордера и квитанции. Форму можно заполнять в бумажном или электронном виде. Но для этого нужна электронная подпись — не только кассира, но и того, кто принёс деньги.

Кассир или бухгалтер заполняет документ, оба его подписывают. Ордер оставляют в фирме — для отчётности. Квитанцию отдают клиенту или тому человеку, который принёс деньги.

! Бланк КО-1

! Образец КО-1

Шаблон документа можно распечатать и заполнять вручную, это не запрещено. Можно сразу набирать текст в Word, распечатывать и подписывать. Разбираю по шагам как заполнять приходный кассовый ордер.

Заполнение основных полей

Сначала заполняем левую часть документа:

1. В шапке пишем название компании, указываем номер документа и дату
2. Теперь в полях «Дебет» и «Кредит» ставим проводки операций
3. Указываем сумму
4. Пишем от кого взяли деньги в разделе «Принято от»
5. Указываем основание — как получили деньги, ещё раз пишем сумму, но уже прописью
6. Указываем, есть ли НДС
7. Пишем какой документ подтверждает приход денег

Дальше бухгалтер и кассир ставят свои подписи.

Вот пример, как правильно заполнить приходный кассовый ордер.

Квитанция к приходному кассовому ордеру

Здесь ничего сложного — просто переносим информацию из ордера:

• название компании
• дату и номер документа
• сумму, НДС
• кто и на каком основании отдаёт деньги
• документ, который подтверждает приход

В общем, здесь нужно вписать всё кроме проводок.

В квитанции тоже нужны подписи бухгалтера и кассира.

Печать на приходном кассовом ордере

Бывает, штамп ставят по старым правилам — на разрыве, чтобы одна часть была на ордере, а вторая — на квитанции. Это неправильно. Сейчас печать нужно ставить только на второй части — на квитанции. Там, где стоит надпись «М.П.»

Вот как оформить приходный кассовый ордер правильно — поставить печать в нужном месте.

Примеры заполнения приходного кассового ордера

Вот как заполнять ПКО, когда деньги принесли в кассу по разным причинам.

ПКО по выручке за день.

ПКО по возврату суммы, которую взяли из кассы.

Вот как сделать приходный кассовый ордер по вкладу в уставной капитал.

В табличной части документа нужно вписать проводку — цифры, которые показывают, кто и зачем принёс деньги. Например, если покупатель расплатился наличкой, в колонку «Дебет» пишем 50, а в колонку «Корреспондирующий счёт» — 62. Спойлер: в колонке «Дебет» всегда будет 50, а вот вторая цифра меняется.

Вот шпаргалка, чтобы всегда ставить правильные проводки.

Если ПКО нет или они оформлены неправильно, компанию могут оштрафовать (ст. 15.1 КоАП РФ). Если найдут нарушения:

• юрлицу могут выписать штраф от 40 000 ₽ до 50 000 ₽
• руководителю или бухгалтеру — от 4000 ₽ до 5000 ₽

Отвечу на 3 самых распространённых вопроса, которые касаются ПКО.

Когда применяется приходный кассовый ордер?

Его используют всегда, когда принимают деньги в кассу. Не только, когда клиент оплатит товар или услугу наличными. Даже если брали деньги из кассы, а потом вернули. Или поставщик заплатил неустойку, или внесли вклад в уставной капитал. Любой приход надо фиксировать с помощью ПКО.

Что если неправильно заполнить ПКО?

За ошибки в заполнении документа можно получить штраф. Поэтому идеальный вариант — ничего не исправлять, а сделать новый ордер. Если это невозможно, не нужно исправлять документ. Лучше сделать бухгалтерскую справку.

Зачем нужен ПКО?

Приходный кассовый ордер, как и расходный, используют, чтобы отразить движение денежных средств. ПКО и РКО — как две половинки одного целого. ПКО показывает, что деньги положили в кассу, РКО — что их оттуда взяли. Это помогает контролировать, как деньги появляются и куда деваются из кассы. Это удобно компании — чтобы следить за финансами. И конечно, это удобно налоговой — чтобы тоже следить за финансами компании. =)

1. Приходный кассовый ордер показывает кто и зачем принёс деньги в кассу. Например, покупатель оплатил заказ или контрагент отдал долг
   
2. Документ складывается из двух частей: ордера и квитанции. Бухгалтер или кассир заполняет их, затем подписывает. Ставит печать на квитанции, отдаёт тому, кто принёс деньги. К ордеру прикрепляет подтверждающий документ: чек, договор. И оставляет документ в архиве фирмы
3. В ПКО вносят название компании, дату и номер документа, сумму, НДС. Указывают кто, зачем и на основании какого документа принёс деньги. А ещё пишут проводки — они зависят от причины поступления денег
4. Если неправильно заполнять документ или просто забить — налоговики выпишут штраф. Юрлицам — 40000–50000 ₽. Бухгалтеру чуть поменьше — 4000–5000 ₽