Зачем нужна CRM для психолога

Зачем нужна CRM для психолога

433
Время чтения: 7 минут
Содержание

CRM нужна психологам, которые ведут частную практику или уже открывают центр психологической помощи. Обычно систему ставят, чтобы вести учет клиентов, фиксировать время записи, отправлять пациентам напоминать о сеансах. Мол, психологу останется лишь проводить сеансы и планировать терапию.

На самом деле ценность CRM не только в этом. Система помогает психологам сформировать полноценный продукт, выделить аудиторию, с которой хочется больше всего работать, и в итоге продавать свои услуги дороже. Сегодня рассказываем, зачем нужна CRM-система для психолога и какие инструменты пригодятся в работе.

Вы можете продавать на 76% больше консультаций
OkoCRM помогает психологам удвоить продажи благодаря правильной работе с базой. Вам тоже пора завести базу.
Попробовать бесплатно

Как CRM помогает психологу масштабироваться

Ключевой тренд в продаже услуг психолога: продажа не просто консультаций, а результата. Допустим, психолог может продавать программу сопровождения от 8 до 12 недель, которая приведет к конкретному результату. Либо сформировать онлайн-курсы для пациентов, чтобы работать не на разовую консультацию, а продавать услуги по пакетной модели.

Большинство психологов, с которыми я работаю, сталкиваются с однотипной проблемой: нет понимания, куда придет психолог и его клиент после консультации за условные 2500 ₽. Решить эту проблему проще, чем кажется — продавать не консультации, а результат.

И тут как раз важна роль CRM. Система и наличие в ней базы помогают понять, с кем из тех пациентов, с которыми работаешь — предприниматели, беременные, разведенки и прочие, интереснее всего продолжать работать. И под них уже делать конкретный продукт, нишеваться и продавать услуги дороже. В этом и есть секрет масштабирования психолога.

Александр Юганец
Медицинский маркетолог, коуч-консультант по продвижению врачей и психологов

В итоге ценность CRM для психолога заключается в нескольких вещах. Система поможет:

  • сегментировать базу
  • оптимизировать процессы
  • понять как делать допродажи и повысить средний чек
  • зная базу, расширить спектр предоставляемых услуг
  • сформировать новые продукты

А теперь подробнее.

Преимущества CRM для психологов

CRM делает так, что ни один клиент не теряется. Где бы человек не записался на консультацию — в Телеграм, ВК или WhatsApp, система возьмет контакт и перенесет в свой интерфейс. Психологу или его администратору останется только ответить — перезвонить или написать в чате.

С CRM не надо проверят мессенджеры и соцсети весь день. Все обращения собраны в одном окне — открыли и отвечайте.

Психологу приходиться помнить гору сведений о клиентах:

  • что показала психологическая диагностика
  • к каким результатам привел курс сеансов
  • какой план лечения намечен на ближайший месяц
  • принимает ли пациент лекарства

Чтобы не держать все голове, можно вести запись в CRM. Некоторые сведения система зафиксирует сама — например, сохранит номер телефона, почтовый адрес, откуда человек пришел на сайт и записался. А что-то психолог дополнит руками — прикрепит анамнез пациента или заполненную анкету.

Карточки — главный инструмент психолога. В них можно вести историю пациента, хранить переписки, делать заметки о лечении. Ничто не потеряется.

Еще CRM снимает рутину. Заполняет шаблоны договоров, рассылает напоминания о встречах, выставляет счета на оплату, создает задачи — кому из пациентов перезвонить, кому отправить домашнее задание. Не надо помнить о мелочах, можно сосредоточиться на терапии.

Возможности CRM для психолога

База клиентов

У психолога может быть десять клиентов или пятьдесят, но вести их учет все равно надо. Записывать время консультаций, прогресс и регресс лечения, результаты домашних заданий и анкетирования. Вот что будет, если делать это в ежедневнике, либо таблице:

❌ Придется все заносит руками. Контакты, важное из переписок. А если клиент сменил телефон, надо помнить об этом и найти время обновить его.

❌ В записях легко допустить бардак. Можно поторопиться и записать клиента как «Иван, пришел в ВК». Если Иван пропадет, а через время снова запишется на сеанс, вспомнить, кто он такой и как проходила его терапия, непросто.

❌ Базу легко потерять. Можно залить ежедневник чаем, а таблицу удалить. Тогда вся клиентская база коту под хвост.

Удобно хранить клиентов в CRM-системе. Она приводит в порядок данные и собирает в одном месте. Можно в любой момент проверить расписание сеансов на ближайшую неделю, изучить истории болезней, проверить, когда и у кого дни рождения. А если скачать мобильное приложение, работать с базой можно где угодно — хоть в такси, хоть на отдыхе.

При желании данные можно фильтровать. Например, найти всех клиентов из Москвы или тех, кто прошел только первую консультацию. Для каждой группы сделать акцию.

В ежедневниках и таблицах нельзя сортировать клиентов, а в CRM — пожалуйста

Большой плюс — система сама пополняет базу. Если клиент запишется через сайт или мессенджер, мол, хочу на консультацию, CRM создаст карточку, занесет в нее контакты и имя клиента. А если тот позвонит уточнить детали, запишет разговор в отдельный файл.

Еще базу в CRM нельзя потерять. Она хранится на серверах вендора удаленно. Доступ к ней только у психолога и доверенных лиц — администратора или управляющего клиникой.

Не теряйте заявки
OkoCRM собирает обращения из всех каналов, по которым приходят клиенты: сайт, соцсети, мессенджеры, телефония. Все чаты внутри одного окна.
Подробности

Взаимодействие с клиентами

Клиенты звонят, пишут в мессенджерах и на почту. Если работать без CRM, надо постоянно переключаться между окнами. Неудобно. Проще отвечать на сообщения в одном интерфейсе. В CRM как раз так и устроено — только прежде настройте интеграции.

Клиенты пишут в мессенджерах, соцсетях, онлайн-чатах, а вы им отвечаете в интерфейсе CRM-системы.

CRM-система автоматически отправляет напоминания клиентам. Мол, вы записаны на прием, прекратите прием лекарств или пора оплачивать абонемент. Все, что остается психологу — выставить настройки автоматизации.

Выставите настройки автоматизации, и CRM будет сама отправлять напоминания клиентам

В системе можно настроить автоматические рассылки. Допустим, договорились с пациентами групповой терапии, что пришлете домашнее задание. Раньше бы пришлось заходить на почту, переносить имейлы в список контактов, печатать текст письма, прикреплять документы и отправить. С CRM-системой быстрее. Она отправит все сама — только настройте автоматизацию и заранее создайте шаблоны писем.

Быстрый доступ к карточке клиента

В CRM-системе у каждого пациента своя карточка. В ней личные данные — имя, фамилия, контакты, дата рождения, а еще история посещений? диагноз и план терапии? записи телефонных разговоров и переписок/

Если надо вспомнить, чем завершилась последний сеанс, либо клиент возвращается на терапию после долгого перерыва, открываете карточку и все как на ладони.

Удобно, что прямо в карточке есть планировщик задач. Допустим, клиент просит записаться на вторник 17:00. Сразу видно — время занято, зато есть окно в четверг. Записываете клиента прямо из карточки и отправлять уведомление: «Записали, ждем, хорошего дня».

Карточка клиента хранит все сведения о пациенте. В нее можно добавлять любые файлы, заметки.

Если настроить интеграцию CRM с IP-телефонией, мессенджерами, соцсетями, то общаться с пациентами можно прямо из карточки. Например, начать звонок или отправить сообщение в WhatsApp. Меньше действия, чтобы набрать номер или открыть мессенджера на смартфоне.

Конфиденциальность и безопасность

В процессе работы психолога скапливаются данные об историях болезни и контакт людей, а это — персональные данные. Если с ними что-то случиться — данные утекут в сеть и станут доступны третьим лицам, можно попасть на штраф (ст. 13.11 КоАП РФ):

  • для должностных лиц — от 8 000 до 20 000 ₽
  • для ИП — от 20 000 до 40 000 ₽
  • для юридических лиц — от 50 000 до 100 000 ₽

CRM-система снижает шанс утечки данных и воровство коллег. Можно скрывать номера телефонов настройками безопасности. Коллеги не увидят номера телефонов, а значит не скопируют, чтобы продать конкурентам или перетянуть для собственной практики.

Номера клиентов можно скрыть настройками безопасности, чтобы никто не украл контакты.

С CRM данные нельзя случайно потерять — оставить в автобусе или скопировать на диск и забыть, куда именно. Данные лежат на серверах вендора под надежной защитой от взломов и удаления.

Еще с помощью настроек можно ограничивать доступ к системе. Например, запретить администраторам удалять переписки с пациентами, либо логиниться в системе через открытый Wi-Fi, где риск кражи данных выше.

Онлайн запись

Скоро модуль для онлайн-записи появится в OkoCRM. Чтобы узнать об этом первыми, подпишитесь на наш телеграм-канал.

Как это будет работать. Представим, что клиент заполняет заявку на сайте. Как только кликнет «Отправить», система создаст карточку клиента и заполнит ее данными, плюс оформить задачу. Дальше психолог увидит задачу, подтвердит запись, а клиент получит автоматическое уведомление, мол, ждем вас в такой-то день.

В CRM можно автоматизировать запись клиентов — сэкономите на администраторе.

Люди могут записываться не только через сайт, но и соцсети и мессенджеры — CRM соберет сообщения в окне «Входящие лиды». Тут можно записывать клиентов на консультации, сессии, групповые терапии и тратить на это меньше времени, чем если бы приходилось отвечать в каждом мессенджере по отдельности.

Все чаты с клиентами в OkoCRM
В одном окне чаты в Telegram и WhatsApp, VK и на сайте, почта и другие каналы продаж. Клиенты не теряются.
Как это работает

Подытожим

  1. CRM-система собирает заявки от пациентов из разных мессенджеров и соцсетей, ведет запись и учет клиентов, выполняет рутину вместо психолога
  2. Среди популярных инструментов — база клиента. Система сама заносит в нее контакты, систематизирует записи, а еще ее нельзя случайно потерять
  3. В системе удобнее общаться с пациентами через единое окно, отправлять напоминания и настраивать автоматические рассылки
  4. В карточках клиентов удобно собирать сведения о пациентах, вести переписки или начинать звонки
  5. В системе можно выставлять настройке безопасности, чтобы базу не украли
  6. А если настроить интегрировать к системе сайт, можно автоматизировать онлайн-запись, а свободное время тратить на составление практик и программ для клиентов
Получайте статьи почтой. Самое важное и дважды в месяц. Иногда смешно, но не сильно
Наверх
Мы используем cookie для вашего удобства. Используя сайт, вы соглашаетесь с этим. Подробнее - в политике конфиденциальности.
Я согласен