5 сервисов автоматизации для ИП, без которых не обойтись

5 сервисов автоматизации для ИП, без которых не обойтись

625
Время чтения: 10 минут
Содержание

У ИП два варианта, как справляться с рутиной на работе. Первый — делать все руками, тратить гору времени, разрываться между задачами. Второй — использовать автоматизацию, чтобы типовые задачи выполняли алгоритмы. А сам предприниматель займется управленческой работой.

Собрала для вас самые популярные типы автоматизации, без которых ИП никуда. Берите на заметку, что можно внедрить в бизнесе прямо сейчас.

Попробуйте OkoCRM бесплатно
Мощная система для автоматизации продаж и общения с клиентами, которую можно настроить под ваш бизнес. Забирает рутину и превращает заявки в продажи.
Больше про OkoCRM

Когда пора автоматизировать бизнес

Сначала поговорим, в каких ситуациях автоматизацию малого бизнеса надо было настроить еще вчера.

❌ Сотрудники не справляются. Компания ООО «Уютный дом» второй год продает домашний текстиль. Вышли на окупаемость, открыли точку, клиенты пошли.

Но в офисе все по старинке. Excel, ручная подготовка документов, расчет показателей эффективности на бумажке. С трех сотрудников штат разросся до 30, но офис все равно не успевает сдавать отчетность, сводить статистику, печатать документы.

Когда бизнес только начинает, надо быстрее выйти в окупаемость. Нет времени и бюджета на ПО, главное — продавать. Но с ростом компании рутины в процессах становится больше. Сколько бы сотрудников не нанимали, все равно мало.

Мораль: если бизнес встал на ноги и работает в плюс, пора освобождать сотрудников от рутины и передавать ее алгоритмам.

Отчеты пилят часами. Директор ООО «Уютный дом» Сан Саныч пригласил в офис инвестора. Инвестор захотел посмотреть отчет о финансовом положении компании, но возникла проблема. Бухгалтеру требуется минимум три часа, чтобы собрать отчет из разных таблиц.

Инвестор человек занятой, ждать не может — взял и уехал. А компания потеряла шанс привлечь сторонний капитал.

Руководство должно получать отчеты моментально. Мало ли что: проверка нагрянет или учредители затребуют.

Мораль: используйте сервисы автоматизации. Они готовят отчет за доли секунд, плюс обновляют в режиме реального времени. Если, например, за минуту до начала совещания менеджер закрыл сделку, отчет обновится.

Скоро открытие новой точки. ООО «Уютный дом» планирует открыть вторую точку на севере Петербурга. Событие вроде радостное, но директор на нервах. Не понятно, как организовать отчетность точек и общую сводку всего бизнеса.

Когда у бизнеса несколько точек, каждая ведет свой учет, а потом бизнес все сводит. Если делать вручную, потратите несколько рабочих дней. А если где будет ошибка, нужно столько же на перепроверку. Жуть.

Мораль: системы автоматизации для малого бизнеса соберут данные каждой точки, сведут вместе и сформируют общую отчетность. На все надо секунды.

Нет единой базы данных. Сотрудники ООО «Уютный дом» хранят отчеты, клиентские данные и чеки в таблицах, блокнотах, книгах учета. Когда надо собрать, допустим, всех B2B-клиентов, начинается треш. Менеджеры перерывают свои архивы, а потом еще полдня строят общую табличку.

Бизнесу нужно единое хранилище, где архивы, документы, клиентские данные, учебные материалы, телефонные книги хранятся в электронном виде. Тогда вытащить конкретные данные просто: выбрали фильтр, указали условия и получили выгрузку.

Мораль: сервисы для индивидуального предпринимателя собирают данные в одном месте, упорядочивают и размечают. Выгрузка занимает не больше полуминуты.

Автоматизация работы с клиентами

Вести продажи в таблицах и блокнотах неудобно. Все бессистемно, размечено кое-как, а данные обновляются, только если менеджер об этом вспоминает. Нельзя ни прибыль прикинуть, ни поставить менеджерам четкий план продаж на следующий месяц.

Еще проблемы с ручным вводом данных. Например, менеджер заносит в Excel телефонный номер клиента, ошибается в цифре, не замечает и сохраняет. Все — с клиентом можно прощаться, как и с возможностью заработать денег.

Как работает. CRM-система — специальная программа для автоматизации отдела продаж. В ней ведут клиентскую базу, сделки, ставят задачи, контролируют менеджеров.

Если к системе через интеграции подключить соцсети, мессенджеры, чаты, формы на сайте — она ото всюду соберет клиентов в единую базу. Причем без ошибок и за доли секунд.

Как только клиент напишет в один из каналов бизнеса, црм-ка автоматически заведет на него карточку. И менеджер не нужен.

Например, в нашей OkoCRM есть все базовые интеграции. Подключите телефонию, онлайн чат, мессенджеры и соцсети. Большой плюс — все интеграции готовые, кодить не надо, поэтому с настройкой справится любой. Просто выполните инструкции, и готово.

В настройки интеграций OkoCRM мы добавили подробные инструкции. Справится менеджер и даже курьер.

Через CRM можно раздавать типовые задачи менеджерам, а не бегать по офису и дергать всех за руку. Один раз задачи настраиваете, сохраняете, а потом система сама их ставит. Например, поручает менеджеру отправить договор, если клиент готов внести предоплату.

Можно автоматизировать отправку электронных писем и смс. Клиенты получат уведомления, как только склад отгрузит товар или директор подпишет договор — сценарии придумываете сами. А если заранее настроите шаблоны, то и набирать текст рассылок не придется. Дополнительная экономия времени.

Создайте шаблоны сообщений, сохраните, и менеджеру не придется набирать текст руками.

Автоматизируйте сделки. Пусть OkoCRM сама их создает, добавляет участников — например, РОПов, переводит между этапами воронки и закрывает. И все это без вмешательства сотрудников. Пока OkoCRM трудится над рутиной, менеджеры продают и зарабатывают деньги.

Наконец можете автоматизировать документооборот: заполнение шаблонов счетов, актов и допиков, либо отправку документов на почту клиента. Принцип тот же: настраиваете раз, а дальше CRM повторяет работу по заданному сценарию.

Управляйте бизнесом в OkoCRM
Аналитика воронки продаж, чаты и звонки клиентам, автоматизация рассылок, шаблоны документов и многое другое для вашего бизнеса в одной OkoCRM.
Узнать подробнее

Автоматизация маркетинга

Маркетологи создают спрос на товары и услуги, но прежде обрабатывают тонну клиентских данных. Времени уходит много. Пока все отчеты изучишь и сведешь, день пройдет, а тут новые данные подъехали — начинай заново.

Еще муторно создавать руками десяток писем для электронной рассылки. Надо и контент придумать, и письмо сверстать, и рассылку настроить. По времени неделя — не меньше.

Часто маркетологам нужны лендинг и чат-боты. Приходится обращаться к программистам, ставить ТЗ, согласовывать, а потом ждать пару недель-месяц, когда все будет готово. А могли уже пару рекламных кампаний запустить.

Как работает. На маркетинговых платформах автоматизации создают рассылки, чат-ботов, собирают в конструкторах лендинги и формы без единой строчки кода.

Вот как примерно работают с почтовой рассылкой. Чтобы она отправлялась автоматически, настраивают сценарий: указывают когда, с каким интервалом и какое письмо получит подписчик. Можно закинуть проверку условий. Например, если клиент прочитал письмо с анонсом распродажи, в следующем он получит купон. Если нет — еще раз анонс. Тут проявляете фантазию.

На сервисе электронного маркетинга Unisender можно создать разветвленный сценарий для автоматической отправки любой цепочки писем: продающей, информационной, подогревающей.

Чтобы не верстать каждое письмо руками, используют готовые шаблоны. На платформах их обычно не меньше двух десятков — есть из чего выбрать. Шаблон можно менять: добавлять фирменные цвета, шрифты, логотип. Клиент и не отличит, что письмо было собрано без верстальщика, а на коленке.

На платформе email-рассылок Dashamail шаблоны разного дизайна и назначения — есть из чего выбрать.

Еще на платформах создают чат-ботов. Кодить опять не надо, есть конструктор. Собрали бота и запускайте. Он соберет лиды, отзывы и даже проведет клиента по воронке продаж. А пока бот занимается рутиной, менеджер разрабатывает стратегию.

Чат-бот — это по сути сценарий из функциональных блоков и текста, которые соединены связями. Собираете как конструктор под свои задачи.

Чтобы создать лендинг или форму, ходить к айтишникам необязательно. Можно использовать готовые конструкторы. Там лендинг или форму собираются за час-два, публикуются и можно сразу лить трафик с рекламы. Плюсом к конструктору идет раздел с аналитикой. Он в фоновом режим собирает данные о посетителях лендинга, строит отчеты. Открывай и смотри.

На Unisender форму собирают по принципу лего из готовых элементов.

Автоматически можно провести даже SEO-аудит и выяснить, что мешает сайту бизнеса занимать первые строчки в результатах поисковой выдачи. Платформа найдет битые ссылки, страницы с ошибками или без описаний, сформирует отчет по ошибкам и даст рекомендации, что исправить.

Маркетинговая платформа Roistat за несколько секунд проверит сайт на ошибки в SEO.

Автоматизация бухгалтерии

Бухгалтер без автоматизации ежедневно занят рутиной: заполняет бумажные бланки, выдает зарплаты, готовит отчеты. Не дай бог где ошибиться — неизбежны многочасовые вечерние корректировки.

Приличная часть времени уходит на математические подсчеты, переписывания данных контрагентов из таблички в отчетность. А на контрольные сверки и инвентаризации затрачивает и того больше — 2-3 дня.

Если бухгалтер тормозит с документооборотом, это влечет проблемы в других отделах — например, склада не отгрузит товар, пока не получит накладные и счета.

Как работает. Сервисы автоматизации для бухгалтерского учета сами проводят математические операции — рассчитывают налоги и сборы, создают отчеты, заполняют бланки и формируют документы. По порядку.

Главная подпорка бухгалтеру — это автоматическое оформление первички. Сервисы распознают сканы товарных накладных, счетов, УПД, актов сдачи и приемки. Спецу не надо вводить все вручную, разом высвобождается куча времени.

Вот, например, Контур.Эльба распознает сканы счетов, актов, накладных, УПД и авансовых отчетов. Удобно.

Еще сервисы сами заполняют в договорах реквизиты, сверяют номенклатуру. Это снижает ошибки, плюс не отвлекает бухгалтера от задач поважнее.

А вот как заполняет документ, Контур.Бухгалтерия: бухгалтеру только выбрать из списка поставщиков, а остальные реквизиты подтянуться сами.

Автоматизация берет на себя кадровый учет. Отпускные, больничные и зарплату рассчитают алгоритмы, плюс подсчитывают НДФЛ и взносы.

Все, что касается расчетов для сотрудников, в Контур.Бухгалтерии автоматизировано.

На сервисах бухгалтеру доступны готовые шаблоны договоров, накладных, счетов-фактур, актов. Он выбирает подходящий и вводит данные в нескольких полях. Быстро и удобно — не надо готовить ручками с нуля.

Контур.Эльба предлагает загрузить свои шаблоны или использовать готовые, уже загруженные. Ну красота же!

Сервисы автоматически сами формируют отчетность на основе данных, которые вносит бухгалтер. Автоматизирована и проверка отчетов по контрольным соотношениям. Все, что остается бухгалтеру, это добавить информацию и отправить отчеты в ФНС через ЭДО.

Автоматизация склада

Склад без автоматизации — головная боль бизнеса, и вот почему:

  • Кладовщики обрабатывают заказы физлиц по часу, а оптовые — день, два или неделю: пока пройдутся между стеллажами, пока все соберут, проведут, выдадут
  • Где и что лежит знает пара человек, остальные понятия не имею, как устроен склад. Если один кладовщик заболел, а другой в отпуске — продажи парализованы: не выполнит ни отгрузку, ни поступления
  • Из-за рутины кладовщики комплектуют заказы с ошибкой, клиенты жалуются, репутация бизнеса падает

Как работает. Автоматизированные сервисы складского учета отследят количество остатков — не надо ходить между полок и считать ручками. У кладовщиков на руках точные данные, чего в избытке, а что надо пополнить.

Если увидели, что товара на складе мало, в складском сервисе Мой Склад можно сразу пополнить резервы — еще одна удобная фича автоматизации.

Программа складского учета Антисклад сама следит, что по остаткам у бизнеса.

С помощью сервиса автоматизации найти нужный товар можно и без сотрудников склада. В нем хранится информация о месторасположение товаров, а если товар со склада забрали, он показывает куда. Например, видно, что с главного склада товар перевезли на склад магазина.

В системах можно посмотреть серийные номера — не надо ходить вдоль полок и переставлять коробки, начать процесс инвентаризации или изучить бюджет предприятия, взаиморасчеты с поставщиками и прочее. Отчеты формирует сам сервис, вам только открыть и посмотреть.

Автоматическая аналитика, вот как у Антисклада, экономит время кладовщика — не надо формировать отчеты вручную.

Зачем Trello, когда есть OkoCRM
Управлять командой, задачами и загрузкой в 1000 раз удобнее в таск-трекере OkoCRM. Идеальный софт для управления проектами.
Помотреть таск-трекер

Автоматизация проектов

Допустим, бизнес работает проектно. На каждом проекте команда исполнителей. Тут и менеджеры, и продавцы, и разработчики, и маркетологи. Каждый подключается к работе в разный момент, пилит какую-то часть, передает следующим, и так пока проект не зафиналят.

Ключевую роль играет общение между сотрудниками. Если условный менеджер Петя вовремя не передал работу маркетологу Диме, проект застопорился, дедлайны поехали. Это и убытки бизнеса — дополнительные часы работы команды, и раздраженные заказчики — релиз затягивается, и переругивающиеся между собой сотрудники.

Как работает. В системах автоматизации проектов ставят задачи исполнителям или распределяют между командой.

Происходит все так. Заказчик или руководитель создает карточку задачи. Описывает в текстовых полях, что надо делать, какой результата выдать, прописывает дедлайн, указывает исполнителя. Карточка автоматически улетает сотруднику. Не надо писать письма, ходить по кабинетам, ловить коллег в курилке и объяснять, что от них требуется.

В системе автоматизации проектов OkoCRM задание ставите не с нуля, а заполнив всего одно поле. Потом внутри карточки можно накидать «мяса».

Сотрудник делает работу, меняет статус на «Готово», и уже руководитель получает уведомление о выполнение задачи — также автоматически. Дальше либо понимает работу, либо отправляет на доработку. Что еще удобно — если исполнитель задачу затянул и сдвинул дедлайн, вся команда это увидит в уведомлениях.

В сервисах автоматизации настраивают планировщик и распределяют по нему работу. Так удобнее: не надо хвататься за все задачи сразу, можно работать по плану в спокойном режиме.

Модуль проектов в OkoCRM — это как ежедневник, только в нем все упорядочено и ничего не теряется.

Встроенные дашборды автоматически собирают историю выполненных задач. Можно зайти и проверить, кто над чем трудился. Так гораздо быстрее, чем бегать по офису и спрашивать, кто вел проект полгода назад.

В Яндекс Трекере дашборд строит отчет по задачам, которые исполнитель выполнил, и за которыми наблюдал.

Подведем итоги

  1. Сервисы автоматизации — это программы, которые выполняют рутинную работу сами, через алгоритмы. Сотрудники раз настраивают сценарии, а дальше все происходит автоматически
  2. Стандартные ситуации, когда пора переходить с ручного труда на автоматизацию — если штат растет, а рутины не уменьшается, отчеты пилят днями, нет единой базы с корпоративными данными или скоро открытие новых точек продаж и филиалов
  3. Автоматизировать можно продажи, маркетинг, бухгалтерию, работу со складом и над проектами. Используйте все сразу или по необходимости
Настроим OkoCRM под вас
Не грузим терминами. Делаем настройку как надо. Поможем внедрить OkoCRM, а вы удивитесь результатам.
Получайте статьи почтой. Самое важное и дважды в месяц. Иногда смешно, но не сильно