Что такое чек лист

Содержание

Чек-лист – это список действий, проверок, мероприятий, который помогает проконтролировать практически любой процесс: будь то запуск какой-то машины или проверка работы дизайнера. Он помогает избежать ошибок в повторяющихся циклах действий, избавляет голову от лишней нагрузки, экономит время и помогает помнить обо всем. С чек-листом у вас всегда будет руководство, которое поможет сделать все правильно и максимально эффективно. Мы подготовили развернутую статью о чек-листах, в которой рассказываем как использовать такую форму самомотивации и контроля персонала.

Виды чек-листов

Разновидности две:

1. Сделай и проверь

Do-confirm используется для проверки своей или чужой работы опытными исполнителями.

2. Прочитай и сделай

Read-do – для новичков, которым пока не знаком такой инструмент.

Правила составления чек-листов

Чтобы составить грамотный чек-лист, важно соблюдать три правила:

  1. Предусмотрите для одного пункта одно единственное действие

    Простота – важная составляющая успеха чек-листа. Одно действие – один пункт. Так проходить по списку задач проще.

    Пример:

    Написать текст, вычитать на ошибки, разместить на сайте – это три отдельных действия и в чек-листе они будут в разных пунктах:

    • написать
    • вычитать
    • разместить

    Не компануйте разные задачи в один пункт, даже если помимо работы с текстом есть дополнительные задачи.

  2. Напишите пункты в утвердительной или повелительной форме

    Формат зависит от вида чек-листа: Do-confirm (сделай и проверь) или read-do (прочитай и сделай).

    Пример сделай и проверь:

    • заказал буклеты
    • забрал
    • раздал промоутерам

    Пример прочитай и сделай:

    • закажи буклеты
    • забери
    • раздай промоутерам
  3. Постарайтесь вместить весь цикл в 20 пунктов

    Если нужно больше пунктов, значит, задача сложная и многосоставная, разбейте ее на мелкие подзадачи и для каждой из них сделайте свой чек-лист.

  4. Оформляйте чек-лист лаконично.

    2-5 слов на один пункт.

  5. Выстраивайте логичную последовательность

    На упрощенном примере:

    • взял бутылку с лимонадом из холодильника
    • открыл
    • выпил

    А не:

    • открыл
    • взял
    • выпил
  6. Не делайте чек-лист слишком развернутым

    Можно указать основные моменты, для крупных задач лучше создавать свои чек-листы.

  7. Сложные чек-листы оформляйте цветом

    Для одной важной задачи свой цвет.

    сделал буклеты:

    • нашел, у кого заказать
    • заказал
    • согласовал
    • забрал

    раздал промоутерам:

    • отдал Даше
    • отдал Сергею
    • отдал Ване

    Так чек-лист становится более понятным и логичным

  8. Дополните чек-лист сроками

    Так выполнение задач будет точно попадать в дедлайны.

  9. Сделайте чек-лист в виде таблицы, так он будет более наглядным

Функции чек-листов

Чек-листы могут использовать при решении любых задач: бытовых или рабочих.

Область применения

В быту:

  1. Чек-лист для сборов в отпуск (что взять и ничего не забыть):

    нашел место

    • купил билеты
    • забронировал номер
    • забронировал транспорт

    собрал вещи

    • документы
    • личные принадлежности
    • плейер
    • 3 майки
    • плавки
  2. Чек-лист для ежедневного выхода из дома:

    • кошелек
    • ключи от квартиры
    • ключи от машины
    • паспорт
    • визитница
    • гарнитура
    • телефон/плейер
  3. Порядок действий по установки приложений

    • скачать приложение с сайта site.com
    • запустить установочный файл двойным кликом мыши
    • выбрать папку для установки
    • нажать на кнопку установить

    Подобный чек-лист очень актуально использовать для обучения пожилых родителей использованию компьютера. Желательно подкрепить его изображениями.

    Используя чек-листы в быту вы станете более организованным.

На работе:

  1. Проверить доставку

    • открыть CRM
    • посмотреть заказы в обработке
    • посмотреть доставленные
    • сделать сводную таблицу по эффективности и скорости доставки.
  2. Проверить работу подрядчиков:

    • проверить почту
    • найти письмо от SEO-шника
    • посмотреть отчет
    • проверить метрику на посещаемость
    • дать обратную связь
    • оплатить работу

Примеры для жизни и работы:

  1. Перечень ошибок

    Правила наоборот для проверки выполнения работы. Такой перечень поможет вспомнить о часто встречающихся ошибках. Его можно использовать для проверки работы подрядчиков.

  2. Лайфхаки

    Полезно использовать и в работе, и дома. Список приемов можно расширять, а заглядывая в такой чек-лист, вы будете черпать вдохновение, ничего не забудете и будете выполнять работу по дому или в офисе быстрее и качественнее.

  3. Список критериев

    Актуально использовать при выборе какого-то продукта или услуги. Этот чек-лист поможет при общении с менеджером по продажам, вы найдете лучший продукт, отвечающий важнейшим запросам.

Назначение чек-листов

Чек-листы применяются для трех целей:

  1. Руководство к действию
    Когда задача многосоставная и для ее достижения нужно выполнить несколько действий, чек-лист становится незаменимым инструментом, который помогает сконцентрироваться и ничего не забыть. Такие инструкции создаются для пошагового выполнения какого-то процесса, состоящего из нескольких пунктов.
    Бытовые примеры:
    • рецепт на клочке бумаги на кухне – чек-лист
    • инструкция по сборке мебели – тоже чек-лист
  2. Средство контроля
    Когда нужно отследить выполнение каких-либо действий. В таких чек-листах последовательность, как правило, не имеет никакого значения. А вот сами пункты помогают ничего не забыть. Простой пример такого чек-листа – список покупок.
  3. Инструмент мотивации
    Любой чек-лист – это инструмент, который разбивает большую глобальную задачу на множество мелких. Говорят, большого слона нужно есть по кусочкам. Список задач – те самые кусочки.
    С чек-листом пропадает страх перед глобальной задачей, подходит к ее разрешению легче, это не вызывает негатива.

Ситуативное использование

Чек-листы пригодятся для:

  1. Выполнения комплексных задач. Это самые распространенные чек-листы. Применяются для описания шагов ведущих к достижению главной цели
  2. Экстренных мер. Такие списки мероприятий используются в экстремальных ситуациях. Например, в авиации у пилотов есть чек-листы на разные случаи, в том числе критические: отказ одного из двигателей, заход на второй круг для посадки
  3. Координации работы большой команды. Когда нужно объединить команду из незнакомых людей, например фрилансеров, для них актуально составить такой чек-лист. Каждый будет знать на каком этапе работ ему нужно вступать и что делать
  4. Срочных действий. Когда дедлайн поджимает, To-Do листы становятся незаменимыми. Расстановка сроков на каждую задачу поможет не пропустить срок

Любой чек-лист полезен, особенно в тех случаях, когда задач непочатый край и нужно избавить себя от лишних мыслей. Последовательный список задач освободит оперативную память мозга для более важных задач.

Преимущества использования

Используя чек-листы, вы:

  1. Повысите производительность труда. Вам не придется держать в голове второстепенные детали. Все задачи уже закреплены в чек-листе, нужно просто следовать привычному алгоритму действий, проверяя каждое действие
  2. Снизите количество ошибок в работе. Двигаясь по плану, риски совершить ошибку минимальны. Они есть, но вероятность такого допущения значительно ниже, чем при работе без чек-листа
  3. Будете легче передавать задачи сотрудникам. Можно делегировать целый пласт работ: просто скопируйте несколько пунктов в чек-листе и отдайте готовое техническое задание члену команды
  4. Станете более дисциплинированным работником. Дисциплина, по своей сути, – регулярные действия, которые приносят результат. Чек-лист – тот самый алгоритм, который выработает порядок в делах
  5. Упростите контроль выполнения задач. С четким алгоритмом проверять любую работу легко

Автоматизация и алгоритмизация рабочих процессов – путь к повышению эффективности и качества выполнения работ.

Коротко о главном

Чек-листы – полезный инструмент для любого человека в быту и на работе. Они упрощают работу, помогают систематизировать процессы и не забыть о важном. Берите на вооружение полезные техники и учитесь применять. Увидите, через несколько недель, без чек-листов жизнь будет не та.  

Поделитесь мнением о статье

Статья помогла вам?
Да Нет
Благодарим за оценку!

Ваши оценки помогают сделать блог еще лучше и информативнее.

Вы можете ознакомиться с другими статьями по этой теме ↓ и подписаться на рассылку о новых статьях (спамить не будем, обещаем:)

Положительно оценили статью: 8 пользователей
Новые статьи каждую неделю
Подпишитесь, чтобы ничего не пропустить