Что такое современная ERP-система

ERP (англ. Enterprise Resource Planning) — это программное обеспечение для планирования ресурсов предприятия и автоматизации бизнес-процессов. Например, известные в России учетные системы 1С, SAP или Парус. По сути, это единая база данных для предприятия, которая повышает эффективность управления в бухгалтерии, отделе кадров, финансах, производственных процессах. ERP сокращает количество ручных операций, упорядочивает бизнес-процессы и повышает общую производительность. Рассказывает, как они работают.

Появление и эволюцию ERP-систем можно условно разбить на 3 этапа:

1960-е — появление MRP-систем. Это инструмент организации производства, в первую очередь планирования материалов, инвентаризации ресурсов и выпуска продукции. MRP — логистическая концепция, на основе которой разработано и функционирует большое число микрологистических систем.

1980-е — появление MRP II. Это стратегия производственного планирования, обеспечивающая как операционное, так и финансовое планирование производства. Она заточена на более широкий охват ресурсов предприятия, нежели MRP, включая планирование загрузки, прогнозирование спроса, контроль качества и бухучет на предприятии.

1990-е — введение понятия ERP как тиражируемого многопользовательского ПО, направленного на комплексное управление всеми ресурсами предприятия, а не только его производства. ERP должна была объединить все ресурсы посредством общей модели данных о производстве, закупках, сбыте, финансах, кадрах. Концепция приобрела известность благодаря производителям прикладного ПО для автоматизации производства.

Первыми ERP можно считать Oracle Applications и SAP R/3, выпущенными в 1993 году. К середине 90-х появился целый рынок консультационных услуг по внедрению ERP, а сами системы вышли за пределы производственной сферы. ПО начали внедрять в сфере услуг, связи, сбыта электроэнергии и пр. В 1998 Oracle реализовал уже системы ERP с веб-доступом, в 2000-х произошло выделение из концепции ERP CRM-систем. А уже в 2020 появилась OkoCRM. :)

Если коротко: ERP-системы появились как эволюция MRP-систем, охватив планирование ресурсов всего предприятия, а не только его основного направления и производства.

Раньше ключевое значение имела автоматизация двух направлений деятельности предприятия: финансового и операционного. Сегодня ERP — это комплексное решение для управления и автоматизации бизнес-процессов в одной оболочке. При этом такое решение обеспечивает грамотное распределение ресурсов между отдельными административными единицами компании. Каждая получает эффективный способ хранения и доступа к жизненно важной информации.

Основные функции, которые выполняет ERP:

• контроль выполнения план производства
• планирование производственных мощностей
• расчет себестоимости продукции
• маршрутизация производства
• мониторинг и учет ресурсов компании

Все остальные — расширенные функции, реализуются при помощи независимых модулей.

Архитектура

Архитектура любой ERP-система строится на 3 элементах:

1. База данных — хранилище на сервере, программы для обработки информации и передачи их для работы отдельных модулей системы
2. Платформа — фундамент системы, который объединяет элементы системы вместе и обеспечивает их надежную работу. Это программная среда, которая является ядром для выполнения основных операций контроля и планирования
3. Графический интерфейс — внешняя оболочка отдельных модулей, через которую пользователи взаимодействуют с платформой и базой данных. В облачных версиях ERP для этого используют браузер, в коробочных — интерфейс приложений

Структура взаимодействия элементов в архитектуре ERP. Пользователь работает с графическим интерфейсом, который взаимодействует с платформой системы. А она уже взаимодействует с базами данных и серверами, на которых хранится информация для нужного модуля системы, с которым работает пользователь.

Модули

Важно понимать, что ERP-система на предприятии — это набор модулей. Это расширенные элементы системы, которые при необходимости можно подключить к платформе. Они действуют как самостоятельные единицы системы управления и планирования, и сосредоточены вокруг определенных направлений деятельности предприятия. Например, финансов, производства, управления персоналом, документооборота, управления закупками, складскими запасами и пр.

Модули бывают трех видов:

• Внутренние — те, которые используют только сотрудники и которые действуют внутри компании
• Внешние — модули, доступ к которым имеют партнеры и клиенты. Например, личный кабинет на сайте дропшип-поставщика
• Коннекторы — продукты, которые используются для подключения доступа к отдельным элементам системы

Модульно-функциональная структура означает, что организация может подключить только те модули, которые ей необходимы. Например, только управление производством, кадрами, финансами и складом. У каждого программного ERP-решения свой набор модулей. Например, вот набор функциональных модулей у 1С:ERP Управление предприятием.

Функционал 1С:ERP Управление предприятием. Для решения этих задач каждый заказчик может подключать отдельные модули, вид которых зависит от направленности компании и ее подразделений. Например, есть модули для общепита, управления автотранспортным отделом, управления проектами и недвижимостью, деревообработкой, ЖКХ и пр.

+ Повышение эффективности бизнеса. Автоматизация высвобождает лишние ресурсы и упрощает многие рутинные процессы. Например, бухгалтеру не нужно вручную заполнять книгу бухгалтерского учета и отвозить отчетность в налоговую, кадровику не нужно вести учет сотрудников, а завхозу — от руки составлять накладные. Эффективность сотрудников и бизнеса растет.

+ Прозрачность. ERP делает бизнес прозрачным, позволяет отслеживать любые бизнес-процессы в режиме 24/7. Благодаря такому подходу руководители могут принимать оперативные решения, строить их на основе актуальной информации.

+ Универсальность. Хорошая ERP включает полный набор модулей, который необходим современному предприятию для централизованного сбора данных о производстве, финансах и кадрах. Тот же 1С предлагает набор решения для централизации данных на всех уровнях: для управления, контроля операционной деятельности и вспомогательных служб.

+ Гибкость и масштабируемость. ERP хорошо совместимы с другими конфигурациями и приложениями. Обычно системы легко настраиваются под различные бизнес-процессы и масштабируется под предприятия разной величины, что дает возможность управления корпорациями с большим числом подразделений.

+ Защита информации. Централизация сбора данных минимизирует риск их утечки наружу. А бороться с внутренними утечками помогает система ролей и иерархия уровней доступа для сотрудников.

+ Автоматизация отчетности. Обычно в ERP есть инструменты стандартизации и выгрузки отчетности. Сотрудники не тратят время на сбор информации вручную, все данные можно выгрузить в один клик.

– Высокая цена. Внедрение ERP — это дорого. У того же 1С есть модули, стоимостью в десятки миллионов рублей. А кроме оплаты ПО потребуются деньги на оборудование, интеграцию, настройку, адаптацию, обучение сотрудников, сервисное обслуживание. Как с OkoCRM (настроил за 2 часа и все работает) не получится. Нужно понимать, когда внедряешь ERP-системы, что это дорого, долго и сложно. Но часто очень, очень эффективно.

– Сроки внедрения. Автоматизация может занять не один месяц и частично парализовать работу предприятия. Чем крупнее бизнес — тем дольше и сложнее внедрение системы.

– Зависимость от интегратора. Обычно штатного айтишника компании недостаточно для внедрения ERP. Чтобы все настроить, интегрировать и сопровождать систему привлекают подрядчиков. Это лишние расходы и привлечение на предприятие стороннего лица, которое получает доступ ко всем процессам — создает определенные риски.

– Сложность освоения. По какой то причине разработчики ERP не делают такой же простой интерфейс, как у OkoCRM. В ERP обычно все сложно. Чтобы сотрудники могли нормально работать с системой, обычно их направляют на обучение. Это удивительно, но обучение от самих же производителей ПО тоже платное.

– Сложность переноса информации. Чтобы перенести данные в хранилище, их нужно собрать. Чтобы собрать данные, их сначала стандартизируют. Это длительная подготовительная работа, множество консультаций, выделение и описание бизнес-процессов.

– Потребность в доработке. Не получается сходу взять и внедрить ERP. Даже хорошие системы не всегда соответствуют реальным процессам в бизнесе. Для индивидуализации их нужно дорабатывать. А это снова интеграторы и снова расходы.

1. Если не хватает данных для эффективного управления. Если в компании нет регламента сбора данных, предоставления отчетности и ее систематизации, операционные решения могут тормозить развитие бизнеса. ERP помогает решить эту проблему за счет централизации информационных потоков. Руководитель видит всю информацию в одной системе, находясь в любой точке планеты, где есть интернет.

2. Если есть процессы, которые можно автоматизировать. Собственно, информационное обеспечение можно автоматизировать в любом отделе любого предприятия. Вопрос в том, насколько это насущно. Если бухгалтер и кадровик очередной раз просит нанять нового сотрудника и расширить штат, вероятно, их задачи поможет закрыть ERP.

3. Если подразделения используют разные программные решения. Окей, предприятие стало на путь цифровизации и автоматизации процессов. Но когда разные отделы используют разное ПО, подружить его между собой — задача не всегда посильная даже для целого IT-отдела. Проще внедрить полноценную ERP.

4. Если клиенты недовольны обслуживанием. Заказчики жалуются на задержки? Качество продукции упало? Ассортимент на сайте не всегда соответствует реальному? ERP системы помогают наладить как внутренние процессы, так и процессы взаимодействия с клиентами. С одной стороны сможете устранить причины недовольства, с другой стороны — наладите коммуникацию.

5. Если отсутствуют данные о складских остатках и движении денежных средств. Возникает вопрос: как предприятие вообще существует в таких условиях. Без актуальных данных об остатках и финансах работа предприятия в один момент может быть парализована — планирование и эффективное управление невозможно. Работа без ERP — путь к банкротству.

Шаг 1. Определитесь, что вы хотите получить от ERP-системы. Составьте четкий список требований, прежде чем искать поставщиком. Выпишите, что должно быть в вашей системе. Возможно, вы просто хотите грамотно управлять продажами и вам достаточно OkoCRM.

Шаг 2. Рассчитайте бюджет. Сколько вы готовы потратить на продукт и внедрение. Решения западных компаний ощутимо дороже отечественных. А еще стоимость зависит от количества модулей. Возможно, стоит начать с управления продажами — с OkoCRM.

Шаг 3. Составьте предварительную стратегию внедрения. Какие отделы хотите подключить, каких результатов добиться, и от этого уже отталкивайтесь при выборе поставщика.

Шаг 4. Сформируйте группу лиц, ответственных за внедрение системы, со стороны вашей компании. Лучше выбирать ERP-систему коллективным решением. Желательно, чтобы были представители от каждого отдела, который в результате будет автоматизирован — это поможет лучше выделить потребности и сформировать требования к системе.

Шаг 5. Попробуйте демо-версии систем, которые вам больше всего понравились. Пусть это же сделают сотрудники, которые входят в группу ответственных. Так вы сможете принять объективное коллективное решение, основанное на опыте использования, а не на теории.

Шаг 6. Почитайте отзывы о выбранной компании. Идеально, если найдете отзывы представителей из вашей ниши бизнеса, конкурентов и пр. Программные решения имеют свою специфику в разных отраслях. То, что хорошо для деревообрабатывающего производства не значит, что подойдет для автотранспортного предприятия. За исключением, наверное, 1С — обычно продукт подходит для всех.

Шаг 7. Внимательно изучите лицензионный договор. Может ли меняться стоимость ПО? От чего она зависит? Сколько будете платить при масштабировании? Нужно ли платить за обучение сотрудников и сколько это стоит? Лучше изучать не отдельные ответы на вопросы, а в целом весь лицензионный договор. Если есть возможность, поручите это юристу — пусть выпишет спорные моменты.

Выделяют 3 стратегии внедрения систем автоматизации: пошаговая, комплексная и комбинированная.

Пошаговая интеграция

Обычно заключается в том, что предприятие сначала внедряет ERP в несколько ключевых подразделений, подключает несколько основных модулей. А потом, по мере отстройки системы, внедряет систему во все остальные участки компании. Такой подход снижает риски для бизнеса, но растягивает сроки внедрения. Оценить результаты внедрения не получится сразу — потребуется время.

Комплексная интеграция

Заключается во внедрении ERP сразу на всех участках бизнеса. Это создает определенные риски для бизнеса, поэтому комплексная интеграция подойдет только для компаний с несложной оргструктурой и производством. Чтобы все сработало, бизнес-процессы должны быть изначально протестированы, описаны и зафиксированы. Будут сложности в одном из модулей — посыпется вся система.

Комбинированная интеграция

ERP внедряется поэтапно, зато сразу и по всем направлениям. Наименее рискованный, но наиболее сложный и затратный процесс — потому что в автоматизации задействованы сразу все участки бизнеса. Этот метод позволяет внедрить ERP c наименьшими потерями в качестве. Сначала на каждом участке описывают бизнес-процессы. Потом вводят стандарты сбора информации, составляют регламенты. И только потом внедряют ПО.

Российский рынок на подъеме последние 4 года. Пандемия изрядно потрепала компании и поставщиков ERP-систем, но даже в таких сложных условиях он оценивается примерно в 60 млрд рублей.

Среди самых крупных производителей ERP-систем на российском рынке первое место держит фирма 1С, его доля оценивается в космические 45% — настоящий монополист. Второе место в рейтинге занимает Майкрософт с долей 14,5%, а это 983 проекта из всех реализованных. Третье место у Корпорации «Галактика» с сегментом в 12% — 794 запущенных проекта. А популярная раньше SAP, доля которой еще 10 лет назад превышала 48%, не вошла даже в тройку лидеров с 11%, уступив Майкрософт (14,5%).

Основной вывод этой диаграммы в том, что ERP 1С: Управление предприятием — это главный игрок на рынке систем планирования бизнес-процессов. Отечественное ПО имеет свои недостатки, но свыше 3 тысяч реализованных проектов говорят сами за себя. Люди сначала идут в 1С, а уже потом смотря в сторону всяких Майкрософт, Галактик и Парусов.

Если говорить про отрасли, то чаще всего ERP внедряют производственники — на них приходится треть всех проектов. За ними IT и банки. А уже потом оптовая, розничная торговля, коммунальные службы, строительство и остальные. Вот диаграмма распределения ERP-рынка по отраслям.

Больше всего проектов с ERP реализовано в производстве, IT-секторе и финансовых услугах. Кроме них, ERP используют в здравоохранении, оптовой и розничной торговле, и даже некоммерческих организациях.

1. ERP — это инструмент автоматизации и планирования бизнес-процессов на предприятии. Он обеспечивает централизацию информационных потоков, повышает эффективность управления, мониторинг ресурсов, разработку и контроль реализации производственного плана
   
2. Функционал системы обычно зависит от внедренных модулей. Чем больше модулей — тем дороже система. Обычно отдельные модели настраиваются на отдельные подразделения компании: для бухгалтерии, отдела кадров, сбыта, производства, транспорта и пр.
3. ERP имеет множество преимуществ: прозрачность, универсальность, гибкость, защита информации и пр. При этом хватает и недостатков, начиная от сроков и стоимости внедрения, и заканчивая рисками от привлечения интеграторов
4. Чтобы правильно выбрать систему, нужно понимать, какие задачи она должна решать. Чтобы их определить, лучше сначала описать бизнес-процессы и внедрить стандарты сбора информации. А уже под них подбирать и тестировать программные решения. Может оказаться, все ваши задачи закрывает OkoCRM
5. 3 крупнейших поставщика на рынке: 1С, Майкрософт и Галактика. Это не значит, что стоит остановиться на одном из них. Но совокупно эти три компании охватывают более 70% рынка