Что такое установочная встреча

Установочная встреча — это первая встреча проект-менеджера с участниками проекта перед стартом работы. На ней команда обсуждает основные задачи проекта, планируют дальнейшую работу, а также знакомится с заказчиком. Сегодня разбираемся, что такое установочная встреча: зачем тратить на нее время, как правильно провести и что важно сделать в конце.

Установочная встреча — это первая встреча участников команды друг с другом и заказчиком проекта. Иногда установочную встречу произносят по английски на русский манер — кик офф встреча. Ошибки нет, тут кому как удобнее.

Проходит встреча до старта работы и помогает заранее разобраться:

• что именно предстоит делать
• в какой последовательности решать задачи
• что будет считаться хорошим результатом работы

Другими словами: установочная встреча помогает сформировать у людей общее видение целей и подходов к реализации проекта. Это повышает шансы на его успешное завершение.

Без встречи работа над проектом может идти хаотично.

Какие основные цели установочной встречи:

✔️ Устранить неправильные ожидания. На встрече каждый понимает, что от него ждут. Например, дизайнерам становится ясно, какие макеты нужны и когда, а заказчику — что именно он получит в финале.

✔️ Разобрать роли и задачи. Кик офф встреча предполагает, что каждый член команды видит свой список задач, зону ответственности и дедлайны. В итоге все понимают, как должен работать он сам и другие коллеги, не возникает путаницы в работе.

✔️Снизить риски. На встрече люди обсуждают потенциальные проблемы в ходе работы и заранее разрабатывают план, как их предотвратить. Например, если проект нужно завершить в короткий срок, можно сразу договориться, какие функции выпустить в первой итерации, а какие оставить до апдейта.

Хорошо подготовленная установочная встреча — половина успеха. Разбираем ниже, как происходит подготовка кик офф и что это вообще подразумевает.

Составьте повестку

Повестка — это план встречи. Она помогает участникам проекта заранее разобраться, какие вопросы намерен обсудить проект-менеджера и в каком порядке. Например, если встреча посвящена строительному проекту, в повестке могут быть такие пункты как обзор плана работ, обсуждение графика поставок материалов, распределение ответственности между подрядчиками.

В целом, хорошая повестка такая:

• тезисно описывает ключевые темы для обсуждения
• содержит примерный тайминг

Повестку лучше оформить в отдельный документ и разослать команде заранее. Так у людей будет время с ней ознакомиться. Но об этом далее.

Пригласите участников

Установочное совещание — это не очередное собрание, на которое может прийти кто угодно. Это встреча для участников, задействованных в работе над разными участками проекта. Поэтому нужно проверить, что каждый член команды (даже с самой скромной ролью) получил приглашение.

Приглашение участникам рассылать заранее, чтобы никто не пропустил мероприятие и успел подготовиться.

Отправьте раздаточные материалы

К приглашению можно приложить сопутствующие документы. Например:

• описание проекта, составленное по брифу от клиента
• технические требования к проекту
• план-график выполнения проекта
• вопросы для совместного обсуждения

Предварительная рассылка раздаточных материалов позволит участникам все изучить заранее, чтобы на самой встрече не пришлось тратить время на раздачу материалов и их чтение.

Установочная встреча по проекту начинается с создания дружелюбной атмосферы. Если люди зажаты или настроены критически друг к другу, это помешает им обсудить вопросы и договориться о совместной работе. Поэтому есть смысл начать с небольшого представления друг другу и приветствия каждого участника.

Далее нужно обозначить цели встречи и результаты, которые нужно достичь. Обычно это согласованная стратегия действий. Сразу же нужно начать следить за сценарием и таймингом. Для контроля времени можно использовать таймер либо поручить одному из участников роль хронометриста.

Обычно установочная встреча состоит из четырех этапов, на которые уходит от 5 до 30 минут. Примерно так:

1. Приветствие, знакомство, постановка целей и ожиданий — 5–10 минут.
2. Презентация проекта — 15–20 минут.
3. Обсуждение и вопросы — 20–30 минут.
4. Заключение — 10 минут.

Далее представить ключевые этапы работы над проектом. Чтобы было нагляднее, можно использовать схемы, слайды, диаграммы.

Также указать роли и зоны ответственности людей. Каждый участник должен покинуть установочную встречу с четким пониманием, какой работы от него ждут и что будут спрашивать. В конце кратко объяснить, какой результат должен быть получен и чем должен завершиться проект.

После презентации вся команда переходит к обсуждению и формирует совместное видение проекта. Что здесь важно:

• мотивировать участников задавать вопросы обо всем, что непонятно
• не давать людям увести разговор на посторонние темы
• поощрять каждого сотрудника активно участвовать в обсуждении
• фиксировать идеи

Споры и конфликты, которые могут начаться, нельзя доводить до открытой конфронтации. Нужно предлагать компромиссы и поддерживать общение в спокойном тоне. В конце встречи нужно подвести итог и зафиксировать договоренности. На этом установочная встреча завершается.

Установочная встреча завершается тем, что все расходятся по рабочим местам, но менеджеру проекта нужно еще поработать. Зафиксировать договоренности и направить их всем участникам проекта.

Для этих целей обычно готовят протокол встречи с ключевыми выводами. Его можно оформить в отдельном документе и указать:

• кто присутствовал
• какие вопросы решил, а какие остались открытыми
• кто за какие задачи отвечает и к какой дате должен их решить

Протокол установочного совещания нужно разослать всей команде и получить от каждого подтверждение, что все понятно и принято к сведению. В дальнейшем это поможет избежать споров и недоразумений и в целом сделает работу организованно и прозрачной.

❌ Кик-офф встреча проходит скомкано. Это значит, организатор недостаточно готовился к ней или провел встречу без четкого плана. В итоге люди не столько обсуждали задачи, сколько спорили друг с другом, не пришли к общим выводам и затянули тайминг.

→ Как избежать. Просто все спланируйте. Создайте повестку и заранее разошлите её участникам, чтобы у них было время все изучить и подготовить вопросы. Создайте необходимые материалы: презентации, документы, графики или прототипы. Определите регламент времени для каждого этапа встречи.

❌ Мнения участников игнорируют. То есть организатор монополизирует обсуждение либо не дает всем участникам высказаться. Это снижает вовлеченность и мотивацию команды. Люди начинают считать, что все это ерунда, и в следующий раз приходят на встречу ради галочки, а не чтобы улучшить работу над проектом.

→ Как избежать. Сразу сообщите, что установочная встреча — для всех, поэтому хотите услышать мнения каждого участника. Создайте атмосферу открытости: задавайте вопросы, приглашайте к диалогу и активно слушайте людей. А если кто-то молчит, мягко, но настойчиво вовлекайте человека.

❌ Слишком общий или слишком детализированный план встреч. Слишком общий пан означает, что организатор не сформулировал цели и задачи. Команда не понимает, что от нее ожидается. Слишком детализированный план подразумевает перегрузку деталями, которые путают участников и создают ощущение хаоса.

→ Как избежать. Сформулируйте цели и задачи просто, но емко. Уберите ненужные детали, которые не помогут команде сформировать представление о проекте. Нужные, но слишком подробные детали выпишите отдельно и оставьте для последующих встреч.

1. Установочная встреча, кикофф или установочное совещание — это встреча всех участников проекта и заказчик до старта работы над самим проектом. На ней обсуждают основные задачи, планируют работу и решают, какого результата нужно достичь
2. Цели установочной встречи обычно такие: устранить неверные ожидания заказчика, раздать исполнителям роли и зоны ответственности, заранее обсудить риски и придумать, как их снизить
3. Начинается кик офф встреча с подготовки. Дальше участники собираются, обсуждают проект и задачи, фиксируют договоренности. Эти договоренности организатор переносит в протокол установочного совещания, рассылает всем участникам и получает подтверждение, мол, со всем согласны