Из каких этапов состоят проекты и что о них нужно знать

Из каких этапов состоят проекты и что о них нужно знать

254
Время чтения: 5 минут
Содержание

Работа над любым проектом состоит из определенной последовательности. Вот как называются данные этапы проекта: инициации, планирования, реализации, мониторинга и завершения. Они помогают команде структурировать свою работу и не увязнуть в согласованиях, ошибках и суете. Подробно рассказали, как разбить проект на этапы и что при этом важно учесть.

Закрывайте задачи вовремя
Управляйте командой, задачами и загрузкой в таск-трекере OkoCRM. Соблюдайте дедлайны и закрывайте задачи на 50% быстрее.
Подробнее

Что такое жизненный цикл проекта

Жизненный цикл — это последовательность этапов, через которые проходит любой проект: от идеи до финала. Принято выделять пять основных этапов проекта: инициация, планирования, реализация, мониторинг и завершение.

Разделение на этапы помогает управлять проектом и контролировать его на протяжении всей работы. Например, если на этапе «Планирование» не хватает исполнителей, можно сразу решить проблему, и только потом приступить к реализации. Меньше нервов исполнители потратят непосредственно в ходе работы.

Каждый этап жизненного цикла имеет свои цели и задачи. Например, одна из целей «Инициации» — разобраться, важен ли вообще проект для бизнеса. Задачи этапа могут быть такими:

  • изучить показатели, которые улучшит выполнение проекта
  • собрать команду, которая будет работать над проектом
  • оценить необходимые ресурсы

Главный принцип жизненного цикла: все этапы следуют друг за другом линейно. Пока предыдущий не завершится, следующий не начинается.

Александр Завьялов
Эксперт в проектном управлении, основатель OkoCRM

Этапы из которых состоит проект

Сколько этапов проекта организовать, решает руководитель или ответственный менеджер. Мы разберем пять основных:

  • инициацию
  • планирование
  • реализацию
  • мониторинг
  • завершение

1 этап. «Инициация проекта»

Первый этап жизненного цикла. Он помогает определить цель проекта. То есть какой результат покажет команде и начальству, что проект выполнен как нужно. Также инициация помогает оценить ресурсы, которые понадобятся на этапе «Реализация».

Определение целей и задач

На данном шаге команда разбирается, зачем запускать проект и какого результата ей нужно добиться в конце. Это и есть цель. Пример цели — увеличить прибыль бизнеса на 20%.

Задача — это конкретные шаги, которые нужно выполнить для достижения целей. Например, для бизнеса, который хочет увеличить прибыль, задачи могут быть такими:

  • сократить издержки
  • найти поставщиков с более низкими ценами
  • запустить рекламу в интернете и привлечь новую клиентуру
  • перенести продажи из таблиц в CRM-систему
Беспорядок в задачах и проектах?
OkoCRM — ваш источник повышения производительности. Проекты, доски, списки, тэги, фильтры тайм-трекинг и много чего еще.
Подробнее

Оценка ресурсов и рисков

На этом шаге анализируют необходимые для выполнения проекта ресурсы. К ресурсам относятся деньги, время, исполнители, доступы, специальное оборудование и материалы. Все это подбивается, считается, планируется и обеспечивается ответственными участниками команды.

Также команда оценивает проблемы, которые могут возникнуть в ходе работы над проектом. Например, бизнесу, который стремиться увеличить прибыль, может помешать рост цен у поставщиков. Чтобы обойти препятствие, компания может заранее заключить с поставщиками долгосрочные контракты без возможности корректировки.

2 этап. «Планирование проекта»

На этом этапе команда:

  • разбирается, как выполнить проект так, чтобы он достиг цели
  • раскладывает крупные задачи на мелкие
  • подсчитывает, чего и сколько понадобится для выполнения каждой задачи, и распределяет между ними ресурсы

Разработка плана

План проекта — это подробный документ, который описывает объем, цели, результаты, сроки выполнения, необходимые ресурсы и потенциальные риски. План помогает команде увидеть, как будет происходить работа над проектом, кто из участников и когда подключается, какие задачи выполняет.

Как описать этапы проекта, решает руководитель. Он может собрать схему в Miro, С построить табличку в Excel или собрать канбан-доску в таск-менеджере.

Так выглядит канбан-доска в OkoCRM с этапами по проекту.

Распределение задач и ресурсов

После того как план собран, нужно еще раз проверить, правильно ли распределены задачи по исполнителям. Дело в том, что план — документ, с которым люди работают ежедневно. Из него они должны четко видеть, кто какую задачу выполняет, что для этого нужно, к кому обращаться по вопросам, от кого брать вводные данные. Если с этим накосячить, люди запутаются.

Также на данном этапе нужно:

  • тщательно рассчитать все необходимые расходы для выполнения проекта
  • установить дедлайны для всего проекта и его этапов
  • выбрать цифры и метрики для оценки успешности проекта

С задачами для сотрудников также удобно работать на канбан-доске. У каждой задачи может быть своя карточка, внутри которой детали и комментарии для каждого из сотрудников.

Так выглядит карточка задачи в OkoCRM.

3 этап. Реализация проекта

На этом этапе ответственный проект-менеджер презентует план команде, после чего все приступают к работе. Каждый занимается своими задачами согласно плану. Например, маркетологи запускают рекламную кампанию, а менеджеры отдела продаж позванивают клиентов.

Если возникают трудности или проект отклоняется от плана, команда находит решения и устраняет проблемы. Обычно, по уже прописанным сценариям из плана.

OkoCRM для команд
Канбан и списки задач, чек-листы и дедлайны, тайм-трекер и уведомления в Телеграме, файлы, ссылки, теги и всё остальное есть в OkoCRM.
Узнать больше

4 этап. Мониторинг и контроль

Команда и проект-менеджер постоянно обмениваются информацией о ходе работы. Например, отчитываются на командных созвонах или заполняют еженедельные отчеты. В итоге вся команда понимает, как движется работа, и оперативно реагирует, если что-то идет не так.

Также проект-менеджер следит, чтобы проект не выбился из бюджета. Плюс управляет снабжением: продлевает подписки, находит фрилансеров, выдает доступы.

Так выглядит проект в мебельном производстве, разложенный на этапы. Каждая карточка — отдельная задача. Внутри карточки можно отследить прогресс по каждой задаче. 

Управление изменениями в проекте

Случается, что проект отклоняется от плана, но это не страшно. Главное, чтобы проект-менеджер вовремя заметил изменения. Тогда он сможет быстро на них отреагировать и скорректировать работу людей.

Обычно это происходит в моменте либо по результатам спринтов — коротких забегов в структуре проектой работы. Например, в команде OkoCRM практикуют короткие недельные спринты, а по их результатам проводят ежедневные и еженедельные созвоны.

Заметить отклонения помогают отчеты и командные созвоны. Если изменения обнаружены, команда проводит их оценку. Если изменения не несут последствий — тогда и делать что-то с необязательно.

Если изменения критичны, менеджер проекта разрабатывает новую стратегию. Допустим, если заказчик просит добавить новую функцию, оценивает ее важность, подбивает затраты и выдает вердикт — мол, делаем или нет.

Если изменения меняют стратегию проекта, проект-менеджер корректирует план. Например, обновляет сроки, бюджеты, список задач, а дальше доносит новости до команды.

Александр Завьялов
Эксперт в проектном управлении, основатель OkoCRM

5 этап. Завершение проекта

Это финальная стадия, на которой проект завершается, а команда анализирует проделанную работу. Вот как обычно это происходит:

  1. Команда проверяет, достиг ли проект целей. Для этого сравнивает планируемые показатели с фактическими
  2. Анализирует, что было сделано хорошо, а с чем возникли затыки
  3. Архивирует документы, отчеты, договора
  4. Передает готовый проект заказчику
  5. Проводит окончательные расчеты

Далее команда освобождается от своих обязанностей. Люди могут вернуться к другим задачам или проектам.

Управляйте задачами в OkoCRM
Чек-листы и подзадачи, доски под гибкие процессы, контроль команды, уведомления в Телеграме. В OkoCRM есть всё, что нужно команде.
Узнать больше

Подытожим

  1. Этапы работы над проектом — это последовательность шагов, которую проходит любой проект. Принято выделять пять: инициацию, планирование, реализацию, мониторинг, завершение
  2. Этапы составляют жизненный цикл проекта. Он позволяет команде последовательно подходить к выполнению проекта, распределять задачи и предусматривать форс-мажоры на берегу
  3. Чтобы управлять проектом структурировано, укажите этапы проекта друг за другом, опишите их цели, задачи, ресурсы, исполнителей, сроки. Дальше двигайтесь линейно согласно плану, пока не завершите проект
Получайте статьи почтой. Самое важное и дважды в месяц. Иногда смешно, но не сильно
Наверх
Мы используем cookie для вашего удобства. Используя сайт, вы соглашаетесь с этим. Подробнее - в политике конфиденциальности.
Я согласен