Шаблоны задач: как создавать и использовать в OkoCRM

Шаблоны задач: как создавать и использовать в OkoCRM

164
1
Время чтения: 4 минут
Содержание

В OkoCRM обновили модуль «Проекты», теперь можно создавать шаблоны задач проекта и автоматизировать их повторение. Рассказываем, как работает новая функция и в каких случаях пригодится.

Закрывайте задачи вовремя
Управляйте командой, задачами и загрузкой в таск-трекере OkoCRM. Соблюдайте дедлайны и закрывайте задачи на 50% быстрее.
Подробнее

Что за шаблоны и как они работают

Шаблоны задач используют для однотипных заданий. Допустим, нужно каждую пятницу сдавать отчёт. Заходим в раздел «Проекты», открываем нужный проект и переходим в раздел «Шаблоны». Настраиваем задачу с названием «Отчёт» на пятницу на нужное время. Готово, в пятницу у вас автоматически появится новая задача.

Причем можно настроить ещё и повтор задачи. Тогда каждую пятницу в установленное вами время в проекте будет появляться автозадача.

Так выглядит автоматизация рутинных задач с помощью OkoCRM.

В шаблонах повторяющихся задач есть и другие функции:

  • Категории. С помощью категорий можно разделить шаблоны, например, для разных отделов.
  • Сроки выполнения. Можно ставить дедлайны. Допустим, задача появляется в 10:00, а выполнить её нужно через час или на следующий день.
  • Наблюдатели. У задачи есть исполнитель, а ещё должны быть наблюдатели. Например, исполнитель — бухгалтер, наблюдатель — главный бухгалтер или директор.
  • Возможность добавить детали. В описании к задаче можно добавить инструкцию, чтобы сотрудники понимали, что нужно сделать, и не дёргали коллег. Ещё можно добавить чек-лист с подзадачами или прикрепить файлы.

Шаблон постановки задачи можно создать с нуля в разделе «Шаблоны» или из карточки задачи. Подробная инструкция здесь.

Зачем нужны шаблоны

Есть несколько причин, почему настраивать шаблоны удобно:

  1. Это позволяет не забывать о важном. Чтобы бухгалтер точно заполнил и отправил отчёты или маркетолог проверил метрики.
  2. Есть сроки и наблюдатели. Контролировать выполнение задачи и дедлайн может сотрудник, которого назначат наблюдателем.
  3. Минимум рутины. Задача уже настроена, в ней есть все нужные документы и инструкции. Остается только сделать работу. Не нужно постоянно добавлять однотипные задачи, настраивать сроки, писать инструкции.

Автоматизация управления задачами — это удобно. Руководитель не будет переживать, что кто-то из сотрудников забудет о важном задании. OkoCRM напомнит.

Александр Завьялов
Эксперт по автоматизации бизнес-процессов, основатель OkoCRM

Как использовать шаблоны

Кейс №1. Работа с отчётами

Допустим, бухгалтеру нужно каждый месяц сдавать отчёты в ПСФ не позже 25 числа. Чтобы не забыть про эту задачу, можно настроить шаблон на 22 или 23 число со сроком выполнения через день.

В описании к задаче есть все нюансы, которые нужно учесть при заполнении отчёта, чтобы не забыть ничего важного.

В итоге 23 числа в 10:00 у бухгалтера на канбан-доске появится автоматическая задача ↓

Так выглядит карточка шаблонной задачи. 

Чтобы было очень удобно и сотрудники не забывали ни об одном отчёте, можно создать отдельную категорию, в которой будут храниться автозадачи по отчётам.

Все шаблоны настроены и не дадут забыть о сроках. Так работает автоматизация выполнения задач.

Такие же автоматические задачи по отчётам можно настроить для отдела продаж, маркетологов или руководителей.

OkoCRM для команд
Канбан и списки задач, чек-листы и дедлайны, тайм-трекер и уведомления в Телеграме, файлы, ссылки, теги и всё остальное есть в OkoCRM.
Узнать больше

Кейс №2. Работа с документами

Допустим, менеджер заключил договор с клиентом на год, и через время его нужно не забыть продлить. Для этого удобно настроить автоматическую задачу. Через год у менеджера появится задача о том, что нужно перезаключить договор. Шаблон будет появляться каждый год, чтобы сотрудник не забыл о задаче.

Пример шаблона на продление договора.

Так можно настроить работу и с другими документами, например, выставление счетов клиенту. Каждый месяц менеджеру будет прилетать автоматическая задача с прикреплённым к ней шаблоном счёта на оплату.

Автоматизация процесса управления задачами позволяет один раз настроить шаблоны и их повторы, чтобы дальше сотрудники просто выполняли задания по инструкциям.

Кейс №3. Проверка рекламных кампаний

Если компания запускает рекламу, нужно отслеживать эффективность кампаний, таргета и других каналов продвижения.

Представим, что раз в неделю маркетологу нужно анализировать конверсию, стоимость лида, и проверять разнообразные метрики. Чтобы не забыть об этом и каждую неделю не создавать однотипные задачи, можно использовать шаблоны ↓

Автоматическая задача по проверке рекламных кампаний.

Кейс №4. Работа с любыми типовыми задачами

Допустим, офис-менеджер каждую неделю заказывает воду, раз в месяц — канцелярию, каждые полгода заправляет принтеры. Он может создать в OkoCRM проект «Обеспечение офиса», настроить все повторяющиеся задачи и выполнять их. Так меньше времени занимает планирование задач, шаблоны позволяют сократить время на выполнение рутины.

Другой пример. Руководитель отдела продаж хочет раз в месяц проводить встречу с менеджерами, чтобы обсуждать результаты работы. Чтобы не забыть об этой задаче, он добавляет шаблон, выбирает повтор раз в месяц. Каждый месяц у него будет появляться автозадача, которая напомнит, что нужно собрать отдел.

Александр Завьялов
Эксперт по автоматизации бизнес-процессов, основатель OkoCRM

Автоматизация бизнес-задач позволяет упростить любые повторяющиеся дела: создание плана продаж, отслеживание отзывов, сбор аналитики по сделкам, проведение тренингов или созвонов.

Беспорядок в задачах и проектах?
OkoCRM — ваш источник повышения производительности. Проекты, доски, списки, тэги, фильтры тайм-трекинг и много чего еще.
Подробнее

Подытожим

  1. Шаблоны задач используют для однотипных заданий. Допустим, в пятницу сдавать отчёт. Создаём шаблон. Готово, по пятницам у вас будет появляться новая задача
  2. В CRM управление задачами можно автоматизировать полностью. Для этого в шаблонах настраивают повторы, чтобы автозадача появлялась раз в неделю, месяц или год
  3. Ещё в шаблоны можно добавлять чек-листы, документы, наблюдателей. Есть функция, которая позволяет разделить шаблоны для менеджеров, бухгалтеров или руководителей с помощью категорий
  4. Автоматизация комплекса задач в OkoCRM позволяет контролировать сроки, не забывать о важном и не тратить время на рутину. Шаблоны можно использовать для подготовки отчётов, работы с документами, анализа рекламных кампаний и метрик, для любых однотипных и повторяющихся задач
Получайте статьи почтой. Самое важное и дважды в месяц. Иногда смешно, но не сильно
Наверх
Мы используем cookie для вашего удобства. Используя сайт, вы соглашаетесь с этим. Подробнее - в политике конфиденциальности.
Я согласен