Зачем нужна интеграция CRM-системы с сайтом

CRM-система — это универсальный помощник для бизнеса любого масштаба. Независимо от количества клиентов, сферы деятельности и целей OkoCRM поможет найти точки для роста, повысить эффективность и сделать работу отдела продаж прибыльнее. Тем более, если у компании есть свой сайт для привлечения клиентов.

CRM — это новая ступень автоматизации, которая поможет на полную раскрыть потенциал бизнеса в интернете и вывести работу с клиентами на новый уровень. Рассказываем, чем полезна интеграция CRM с сайтом.

3 заблуждения о CRM

CRM — это очень сложно. OkoCRM — это простая система управления продажами. Она помогает в одном месте собрать все данные про клиентов, сделки, базу, товары и услуги, воронку продаж и звонки, обеспечить превосходный сервис и ориентацию компании на клиента. CRM-система позволяет настроить сквозную автоматизацию, обеспечивает обмен данными между подразделениями, повышает их результативность и информированность руководства о состоянии бизнеса. В основе системы простые алгоритмы, которые легко внедрить и отчеты, которые просто интерпретировать.

CRM — это дорого и нерентабельно. OkoCRM стоит от 290 рублей в месяц, а первые 2 недели можно пользоваться вообще бесплатно. За эти деньги компания получает универсального помощника — мозг для продвижения бизнеса и инструмент для роста прибыли.

CRM — это для крупного бизнеса. OkoCRM полезна бизнесу любого размера: и небольшому детскому магазину и федеральной компании. В маленькой компании CRM-система повысит дисциплину, сделает финансовые процессы понятными и четкими. Большому бизнесу CRM помогает вывести на новый уровень работу с клиентами: собрать воедино базу, автоматизировать звонки и повысить скорость работы менеджеров.

Иногда лучше считать всё на салфетке, чем внедрять CRM. Функционал может сильно отличаться в зависимости от выбранной системы. Если одни сервисы станут полноценным универсальным помощником, другие могут не оправдать ожидания. Чтобы этого не произошло, рассказываем про базовые функции CRM, которыми должна обладать любая хорошая система:

1. Сбор и обработка лидов
2. Персонализация контактов с клиентами
3. Внедрение воронок и повышение продаж
4. Автоматизация управления
5. Упрощение финансовых процессов
6. Автоматизация аналитики
7. Работа с чатом и мессенджерами

Сбор и обработка лидов

Проблема. О клиентах можно забыть, если часть контактов записана в блокноте, еще часть собрана в Excel, а оставшиеся висят на электронной почте у менеджера.

Решение. Если на вашем сайте можно купить товар, заказать услугу, заполнить и отправить форму заявки или сделать звонок, CRM поможет собрать лиды в одном месте и грамотно их обработать. OkoCRM делает это без ручной работы. Данные из веб-форм сайта, IP-телефонии, иных источников получения заявок автоматически собираются в одном разделе. Необходимо лишь интегрировать сайт, сервис телефонии, рассылок и иные сервисы с CRM-системой. Источников может быть сколько угодно — все лиды будут собраны в одном разделе.

Как только клиент заполнит на сайте форму, сообщение об этом мгновенно появится в системе — CRM создаст новую карточку с контактами. Менеджер сможет вовремя перезвонить клиенту и собрать все необходимые данные.

Новое сообщение о сделке в OkoCRM. Система сообщает менеджеру о заявке, отображает ее во вкладке «Сделки» и предлагает открыть и заполнить карточку клиента. В ней накапливается вся необходимая информация

Система сортирует заявки по приоритету и отображает стадию, на которой находится клиент: новая заявка, выявление потребности или отправка договора и выставление счета. CRM соберет весь прогресс коммуникации с клиентами, напомнит менеджеру о несовершенном звонке или незакрытой сделке, необходимости отправить документы или выслать коммерческое предложение. Вы не потеряете ни одного клиента — сделки будут закрыты, прибыль компании вырастет.

Модуль «Продажи» в OkoCRM. Все сделки распределены по стадиям. Полученные заявки собираются в одном месте и отображаются в виде канбан-доски. Карточки со сделками можно легко перетягивать, дополнять информацией и комментариями

Персонализация контактов с клиентами

Проблема. Простая база контактов, собранная в Excel или на бумаге не позволяет быстро ориентироваться и оперативно находить данные про клиента в момент звонка. Если персонального менеджера в нужный момент не окажется на месте, есть вероятность, что клиент не получит должного внимания и сервиса. Высока вероятность потери постоянного клиента.

Решение. OkoCRM позволяет фиксировать и накапливать знания про клиента, а затем использовать их по-максимуму. Если интегрировать CRM в компанию, связать ее с корпоративным сайтом и телефонией, все данные про клиента будут отображаться на экране менеджера в момент звонка. Это поможет лучшим образом персонализировать общение с клиентом и повысить его лояльность. Вот как это работает:

1. Сначала вы фиксируете данные про клиента в персональной карточке в CRM: записываете ФИО, номер телефона, дату рождения, предпочтения, сферу деятельности, название компании и прочие важные характеристики
2. Если вы интегрировали IP-телефонию, сайт и CRM, в момент обращения по телефону вся информация о клиенте появится на экране менеджера. Он сможет оперативно сориентироваться и отвечать клиенту по существу его проекта
3. Все подтянутые данные менеджер использует для повышения лояльности клиента. Он обращается по имени отчеству, знает про предпочтения и проблемы, видит историю покупок, детали текущего проекта, историю контактов и т.д.. На любой неожиданный вопрос менеджер будет знать ответ, даже если он не является персональным и не погружен в тонкости. Ему не нужно знать номер заказа или что-то уточнять у клиента — вся информация уже на экране

Карточка клиента в OkoCRM. Менеджер заполняет ее по мере общения с заказчиком. В дальнейшем информация из нее будет использоваться при всех контактах с клиентом, обеспечивать информированность менеджера и повышать персонализацию предложения

А еще OkoCRM организует и сегментирует клиентскую базу. Если предварительная база уже собрана, система обеспечивает автоматический импорт контактов и быструю загрузку данных из ваших Excel-таблиц в CRM. Все контакты и важные данные будут в одном месте. В целях безопасности руководство может скрыть телефонные номера от менеджеров и запретить обратную выгрузку базы. Менеджер не сможет украсть контакты клиентов и уйти к конкурентам.

Модуль «Контакты» в OkoCRM. В одном окне собрана базовая информация про клиентов — их имя, телефон, почта и ответственный менеджер. Карточку каждого клиента можно открыть и изучить подробную информацию

Внедрение воронок и повышение продаж

Проблема. Если компания продает сложные продукты, продажи «в одно касание» — редкость. Чтобы продавать больше и лучше, нужно планомерно прогревать клиентов — делать рассылки, обзвоны, персональные предложения и акции — проводить клиентов по воронке продаж. Это дорого и сложно.

Решение. С помощью CRM-системы можно настроить воронку продаж, в которой на каждый этап будет иметь свой инструмент, задачи и способы убеждения. Например, менеджер сможет сегментировать аудиторию по каналам связи:

1. Сначала сделать массовую рассылку по посетителям сайта через e-mail
2. Для тех, кто не открыл письмо — настроить рассылку по смс
3. Для тех, кто не отреагировал по смс — поставить задачу по обзвону

В результате настройки собственной воронки достигается максимальная эффективность взаимодействия. Менеджеры знают, что им делать и какие каналы использовать. Компания выжимает из своей аудитории максимум и закрывает как можно больше сделок. А больше продаж — больше прибыль.

Еще можно настраивать автоворонки. Это такие digital-воронки, которые помогают прогревать клиентов без участия менеджеров. Набор маркетинговых инструментов позволяет автоматизировать обращение к клиентам, подключая персонал только в исключительных случаях. Остальную работу по рассылке и персонализации предложений можно поручить алгоритму.

Воронки в CRM полезны для получения допродаж. Представим, что вы — детский магазин игрушек. При получении заказов с сайта вы просите у покупателей в обмен на скидку контакты, данные о детях (дату рождения, имя) и вносите их в CRM. Эти данные вы используете для информационной рассылки: в преддверии дня рождения CRM рассылает клиентам сообщения с персональными подборками товаров, которые можно подарить на день рождения. «Приправляете» скидкой и с высокой долей вероятности получаете заказ.

Автоматизация управления

Проблема. Сайт генерирует заявки, но менеджеры забывают их обрабатывать или совсем не фиксируют информацию. Руководитель не знает, какое количество задач и сделок в работе, сколько просрочено и кто виноват. Компания теряет клиентов, а руководство не в курсе.

Решение. OkoCRM поможет автоматизировать рутину и упростить работу. Руководство сможет отслеживать текущие задачи персонала, сроки выполнения, вносить комментарии и правки в постановку задачи. Бизнесом можно управлять через интернет. Руководитель получит больше информации, инструментов управления и свободного времени для принятия стратегических решений. Он сможет управлять отделом продаж в реальном времени.

Система будет сама напоминать менеджерам, кому и когда позвонить, что и на какой адрес написать. Информацию в карточку заказа не придется вносить вручную — CRM-система самостоятельно сформирует ее и передаст в работу менеджеру. Всегда можно добавить новую задачу, передать ее новому исполнителю, переставить на следующий этап сделки или пометить как выполненную.

Руководитель сможет:

• посмотреть, сколько, какие задачи актуальны в текущий момент и кто ответственный
• увидеть просроченные задачи, их суть и причину просрочки, кто виноват
• получать уведомление о просроченных задачах
• ставить новые задачи сотрудникам, корректировать текущие, передавать иным исполнителям и т.д.

Модуль «Задачи» в OkoCRM. В нем собраны текущие и просроченные задачи, и суть, сроки выполнения и специальные пометки. Любой пользователь системы сможет открыть карточку задачи, узнать детали и подробности, оставить комментарии и примечания

Упрощение финансовых процессов

Проблема. Молодая компания имеет незначительный оборот и простую отчетность по УСН, поэтому не тратит деньги на найм бухгалтера. В результате сумма выручки в отчетности и реальная сумма в кассе компании не всегда совпадает. Менеджеры забывают заполнять данные про расчеты в Excel-таблице, получается путаница с расчетами.

Решение. В OkoCRM есть модуль «Счета». В нем собрана вся актуальная информация про расчеты: куда, когда и на что и сколько было потрачено, сколько заработано и сколько на счету в текущий момент. Информация в этом разделе обновляется автоматически — на основании данных, которые в CRM вносят менеджеры и продавцы по закрытым сделкам, по расходам на поставки и т.д. Если пользователь делает заявку на сайте и сразу оплачивает, сумма автоматически подтягивается в систему с пометкой «Приход». Если что-то пропадает или где-то ошибка в расчетах — всегда можно найти концы и узнать, где дырка.

Модуль «Счета» в OkoCRM. В нем отображается текущая информация по приходу и расходу, статья прихода/расхода, сумма, дата и комментарии. Информацию всегда можно откорректировать и привязать к интернет-банкингу

Автоматизация аналитики

Проблема. Информация про закрытые сделки с сайта постоянно теряется. Менеджеры забывают фиксировать продажи в специальном журнале, отчеты по продажам постоянно не сходятся.

Решение. В OkoCRM есть раздел «Аналитика». На одной странице отображается общее количество сделок в работе, закрытые сделки, количество задач и просрочка. Также отображается информация по прохождению сделок каждого из этапов. Руководителю не нужно заставлять менеджеров делать недельные, месячные, квартальные, годовые и иные отчеты. Информация за любой период собрана в CRM-системе и наглядно отображается.

Модуль «Аналитика» в OkoCRM. В нем будет собрана статистика по всем заявкам и их отработке, которые пришли с сайта. Менеджерам больше не нужно сдавать отчеты

Если необходимо, система покажет статистику по каждому менеджеру отдельно. Руководитель посмотрит, как каждый из сотрудников справляется со своими задачами: сколько заявок получил, сколько времени говорил по телефону, какое количество отказов, какая конверсия, сколько средний чек и т.д. Это повысит эффективность и обоснованность управленческих решений — руководитель сможет объективно давать премии или выговоры сотрудникам.

Модуль «Аналитика» в OkoCRM с информацией по менеджерам. В нем собрана информация про всех ответственных сотрудников и их результаты. Руководитель узнает, кто, сколько и как эффективно работает

Работа с чатом и мессенджерами

Проблема. На сайте есть формы заказа и обратной связи, но клиенты хотят оставлять заявки в чате и мессенджерах. Их кнопки тоже есть на сайте, но менеджер не успевает отработать в этих каналах — заявки теряются.

Решение. OkoCRM позволяет собрать все мессенджеры и чаты в одном. Клиенты могут писать в Telegram или Viber, WhatsApp или Instagram, а система объединит их в одном окне. Ни одна заявка не будет потеряна — все сообщения будут собраны в одном интерфейсе с простой и понятной навигацией. Останется только разместить на сайте кнопки соцсетей, интегрировать их с CRM (кстати, это бесплатно) и собирать заявки.

Кроме мессенджеров, для сбора заявок с сайта можно использовать OkoChat. Это бизнес-мессенджер OkoCRM, который легко настроить и внедрить на сайт. Сообщения от клиентов с сайта будут приходить прямо в CRM — всплывать в правой нижней части экрана, как будто сообщение в обычном мессенджере. Менеджер сможет оперативно ответить на вопросы клиентов, предоставить консультацию и собрать контактные данные для дальнейшей отработки.

Единый чат со входящими лидами в OkoCRM. Он объединяет в одном интерфейсе все мессенджеры, которые интегрированы в систему. Клиенты могут писать в любой из них — менеджеры увидят сообщение и смогут оперативно дать ответ

Вопрос интеграции сайта с CRM-системой решается всегда индивидуально. Обычно возникают особенности, которые зависят от функциональности CRM-системы, инструментов сборки и реализации сайта, иных особенностей. Например, OkoCRM предлагает три простейших пути такой интеграции. Способ зависит от вида внедряемого решения.

1. Конструктор форм. Инструмент, с помощью которого можно собрать форму для сайта как конструктор Lego. Ее можно использовать, даже если у вас нет собственного сайта.

Конструктор форм от OkoCRM. В редакторе есть все необходимые инструменты, чтобы собрать привлекательную и простую форму, которую легко встроить на свой сайт и просто заполнять.

Нужно сделать три шага:

1. Выбрать нужные поля, пощелкать и подобрать вариант визуального оформления, если нужно — добавить фон
2. Получить скрипт формы
3. Вставить скрипт в HTML-код сайта

Скрипт, который нужно вставить в код сайта. Сразу после обновления форма отобразится на веб-странице, а сайт будет интегрирован с CRM

Клиенты будут заполнять ее и отправлять заявку, а она отобразится сразу в CRM. Готовую форму без проблем можно разместить в трех разных вариантах:

• в виде отдельного контентного блока на странице
• в виде всплывающего окна на сайте
• в виде отдельного микролендинга или страницы с формой, если у вас нет своего сайта — для профиля в соцсетях или мессенджерах

2. Бизнес-мессенджер OkoChat. Наш бизнес-мессенджер работает как один из источников получения сделок. Встроить его на сайт или лендинг так же просто, как и форму. Или еще проще:

1. Заходим в настройки → источники сделок → OkoChat
2. Вводим заголовок чата, текст приветственного сообщения, аватар и имя оператора
3. Копируем скрипт в специальном окне и вставляем его на главную страницу сайта
4. Готово

Сразу после интеграции, все сообщения, полученные в OkoChat, будут отображаться в общем чате — вместе с сообщениями из других источников.

Окно настройки OkoChat в OkoCRM. Достаточно кликнуть по инструменту, получить фрагмент кода, вставить его на свой сайт и все должно заработать. Никаких сложностей с интеграцией быть не должно

3. Интеграция с сайтом на Tilda. Если ваш сайт собран в конструкторе Тильды, проблем с интеграцией сайта не будет. Хотя и процесс настройки займет на толику больше времени, чем в случае с формами и Око-чатом.

1. Подключаем модуль в настройках Oko и выбираем, куда будут добавляться новые лиды, кто ответственный. При необходимости настраиваем поля для автозаполнения
2. Копируем вебхук. Заходим в настройки Тильды и добавляем вебхук на сайт
3. Система интегрирует вебхук. Подключаем интегрированный вебхук к форме заявки в настройках Тильды
4. Готово. Все должно заработать

Принцип тот же, что и с конструктором форм. Разница лишь в том, что в первом случае сайт интегрируется с OkoCRM через нашу универсальную форму, а во втором случае — с помощью вебхука, который встраивается в форму, собранную на Тильде.

Окно интеграции сайта на Тильде с OkoCRM. Достаточно выбрать интеграцию, настроить и скопировать вебхук, вставить в настройках конструктора и подключить к форме обратной связи. Заявки, отправленные через лендинг на Tilda, будут падать на выбранный этап воронки в OkoCRM

Обычно. Традиционная история про интеграцию CRM-системы и сайта — это долго и дорого. Компании нужно найти подрядчика и дать ему необходимые доступы. Все модули будут подключаться поэтапно, с помощью длительного и кропотливого кодирования. Чем больше сайт и сложнее система, тем дольше будет проходить интеграция. Процесс легко может растянуться на 2–3 недели. Столько же потребуется для обучения персонала, подготовки технической документации и начала работы.

Если выбрать OkoCRM. В этом случае всё можно сделать самому, без привлечения подрядчиков и сторонних разработчиков. Любой из вариантов интеграции, с учетом настройки фор и вебхуков, займет максимум 30–50 минут. Такая разница достигается за счет готовых решений и интеграции, не всего сайта, а отдельного конверсионного блока — формы или чата. Никаких сложностей.

1. CRM-система помогает собирать лиды в одном месте и ускорить их обработку. Все заявки, полученные через формы обратной связи на сайте, в мессенджере, чате или по электронной почте, отображаются интерфейсе системы. Она автоматически создаст карточку заказа и поможет заполнить ее менеджеру
   
2. CRM-система помогает персонализировать контакты. При любом общении с клиентом менеджер будет видеть всю собранную информацию перед глазами. Ему будет проще убеждать клиента, делать предложение индивидуальным и максимально полезным
3. CRM-система автоматизирует управление бизнесом. Руководство наглядно увидит, какие текущие задачи стоят перед сотрудниками, кто ответственный, какие сроки выполнения. Если что-то просрочено, это тоже отобразится в системе. РУководитель узнает, кто виноват и кого наказать
4. CRM-система упрощает финансовые процессы. Все заявки, полученные на сайте и оплаченные клиентами, будут зафиксированы как приход. Отчетность будет совпадать с реальными суммами в кассе, кассовых разрывов удастся избежать
5. CRM-система автоматизирует аналитику. Она в одном месте собирает информации о продажах через сайт, полученных заявках и незакрытых сделках. Если причина отказа — поведение менеджера, руководитель узнает об этом и сможет сделать выговор
6. CRM-система помогает объединить в одном окне все мессенджеры и чаты на сайте. Какие бы каналы связи ни выбрали клиенты на сайте, все отправленные ими сообщения отобразятся в одном интерфейсе