Как организовать удаленную работу

Карантин 2020-го отправил в нокаут большую часть малого и среднего бизнеса. Многие до сих пор на коленях, а некоторые не встанут на ноги уже никогда. За время пандемии обанкротились 4,5 млн компаний, светлая им память. Все, кто оказался сильнее коронавируса, ринулись переводить сотрудников на удаленку. Это так хорошо сработало сработало, что 68% опрошенных РБК компаний решили оставить хотя бы часть сотрудников на удаленке и после карантина.

А вот мы в Oko расшарили эту фишку давно: команда перешла на удаленный режим задолго до того, как это стало мейнстримом. Все мы из разных городов, и опыта организации продуктивной удаленной работы нам не занимать. Поделимся с вами фишками: как организовать удаленную работу сотрудников, чтобы никакой карантин не убил бизнес.

Чтобы организоваться, любой команде нужна система. Настроить ее на самом деле можно за день-два. Главное — собрать в ней все необходимые элементы. Вот что в нее нужно включить:

1. Каналы связи — общий чат + индивидуальные каналы. Чтобы не создавать путаницу, нужно выбрать какой-то один инструмент. Например, мы в Oko используем Telegram. Для нас это и корпоративная почта, и общий чат и индивидуальный мессенджер, и даже средство для созвона. Не нравится Telegram — используйте старый-добрый Skype, смысл такой же
2. Виртуальный планинг. Это сервис, где вы с командой будете вести работу, размещать проектные документы, отслеживать результативность. Короче — виртуальное рабочее место команды. Инструментам мы уделим много времени ниже
3. Способ оперативного обмена данными. Если не заморачиваться, можно пересылать документы в Telegram. Еще можно завести общее облако, а с друг другом обмениваться только ссылками. Это все про инструменты, и об этом тоже ниже
4. Архив-хранилище. Для рабочей информации, которая не нужна прям сегодня, но может потребоваться в любой момент. Мы для этих целей используем сервисы Google. И это тоже про инструменты
5. Связной. В нашей команде эту функцию выполняет маркетолог (Никита, привет!). Но это специфика нашей команды. В любой другой компании функции связного можно поручить другому специалисту. Например, самому ответственному. Связной = модератор чата и работы команды. Его задача — администрировать все рабочие каналы и поддерживать связь со всеми членами команды

Визуально представить схему работы большой команды на удаленке сложно. Но мы попробовали.

Система — главное, что нужно любой команде на удаленке. Когда она создана, остается только обсудить с работниками формальности и правила эффективной коммуникации онлайн. Вот по каким принципам мы работаем.

• В общий чат — только общее. Если все будут писать в общий чат все подряд, важные сообщения придется искать в ленте — они будут постоянно «убегать». Представьте, бухгалтер отправил продажникам новые реквизиты. А им, чтобы найти их в общей ленте, приходится пролистывать флуд дизайнеров и маркетолога по поводу макета. Нехорошо. Если хотите общаться с сотрудниками неформально — создавайте чат-курилку
• У каждого письма есть тема. Мы работаем с разными проектами. Чтобы не запутаться и структурировать переписку, в начале каждого письма указываем название проекта, домен сайта и другие идентификаторы
• Все задачи — на виртуальной доске. Если кто-то из сотрудников ставит другому задачу в чате, он обязательно переносит ее на виртуальную доску или отмечает в Гугл-таблицах. Если задачи нет на доске — задача не стоит. Допустим, что маркетолог поставил дизайнеру задачу, но не отразил ее на доске. Про задачу забыли, клиент недоволен — виноват маркетолог
• Есть вопросы — к связному. Он для этого и назначен, чтобы отвечать на вопросы и модерировать работу команды. Никого другого, и тем более руководителя, от работы отвлекать не нужно. Даже если вопрос важный
• Логины и пароли — в трех местах. В отдельном файле в блокноте, на бумаге и у связного. Если кто-то потеряет пароль от личного кабинета в Trello, его всегда можно найти у связного. Если бы пароля у него не было, есть риск застопорить проект из-за оплошности исполнителя

На некоторых мы заостряем особое внимание.

Правильный настрой и мотивация

Иногда сотрудники неправильно воспринимают удаленную работу. Мол, работаю дома — значит, свободный график. У нас работали люди, которые могли в рабочее время заниматься уборкой или делать с детьми уроки. Больше они не в нашей команде.

Мы всегда просим настроиться: работа на дому, это такая же работа, как и раньше, только на дому. В 8.00 открываем ноутбук и начинаем работать. В 17.00 — свободны. 12.00 до 13.00 перерыв на обед. А еще просим объяснить это домашним, чтобы не отвлекали по мелочам.

Режим — обязательное условие, которое помогает команде оставаться в тонусе. Конечно, есть исключения. Например, труд копирайтеров сложно вписать во временные рамки. Мы разрешаем им работать в свободном графике, так как они получают зарплату за результат. Остальные — строго в режиме. Мотивация простая: хотите работать дома — работайте хорошо. Не хотите выполнять свои задачи на удаленке — возвращайтесь в офис. Только он в Тюмени. И мы не виноваты, что вы из Ростова. Обычно такая мотивация работает.

Больше самостоятельности

Самостоятельность — акцент удаленки. Если за сотрудниками нужно ходить и подгонять палкой, удаленка убьет бизнес быстрее карантина. Вообще это большая кадровая проблема, с которой не справится просто так.

Когда мы принимаем нового человека в команду, сразу говорим, что он самостоятельный игрок. Он сможет вставать на час позже обычного, как ему удобно организовать рабочее место дома, но удаленную работу ему придется выполнять строго по дедлайну. Мы даем человеку возможность самоорганизоваться и знаем, что это не помешает выполнить ему работу в срок. Подумайте, будут ли ваши сотрудники эффективны 8 часов подряд за пределами офиса. Если нет — с удаленкой стоит повременить.

Вопрос контроля

Он индивидуальный. Понятно, что отследить каждого члена команды можно только по вебкамере. Но нас такой подход не устраивает. Вопрос контроля отпадает, когда все сотрудники умеют самоорганизоваться. Сегодня все работают на результат, контролер никому не нужен.

Но так было не всегда. Раньше у нас был общий чат, где каждый сотрудник каждое утро здоровался, и каждый вечер говорил всем «до свидания». Еще мы использовали систему недельной отчетности: в пятницу все сдавали руководителю отчеты с описанием выполненных за неделю задач. Параллельно использовали доски в Trello, они постоянно сообщают руководителю о выполненных работах, закрытых проектах, действиях сотрудников.

Вообще процессы контроля определяются спецификой отдела. Например, менеджеров из отдела продаж удобно контролировать в OkoCRM. Им можно ставить задачи и контролировать ход сделок. Жалко, что у нас еще не было Oko, когда мы начинали.

Таймтрекинг — пользоваться или нет

Таймтрекинг нужен, чтобы отслеживать действия сотрудников — чем они занимаются в течение рабочего дня. Сразу видно, кто работает, а кто рассматривает котиков в инстаграм.

Скажу сразу — мы такие вещи не любим. В нашей команде нет надзирателей, они просто не нужны. Наши сотрудники вовремя выполняют задачи и без палки, потому что они хотят работать и заинтересованы в результате. Заинтересованные работники способны контролировать себя самостоятельно.

Но наш опыт не показательный. Многие коллеги успешно внедряют таймтректинг в работу удаленных сотрудников, и говорят, что он полезен. Мол, в любой момент можно посмотреть на рабочий экран человека — круто. Но как по мне — не круто, работа не должна быть похожа на концлагерь, а если человек не хочет работать, он всегда найдет способ обойти таймтрекинг.

Ни для без связи

Еще один способ держать команду в тонусе — ежедневные созвоны. Обычно мы проводим 2 планерки в день: первую в 9.00 — чтобы все проснулись, вторую в 17.00 — чтобы спокойно отправиться по своим делам. Обычно это видео-конференции, на которых обсуждаем текущие проекты, рабочие вопросы, раздаем задачи. Иногда просто общаемся или знакомимся с новичками. Созвоны в Zoom помогают поддерживать командный дух и показывают, что все мы в этом деле. Даже если работаем из разных городов или даже стран.

С ключевыми специалистами созваниваемся отдельно и по мере необходимости. Как правило, по нескольку раз в день. Особенно, если они не выходят на связь в чате в течение 30 минут в рабочее время.

Отдельно завели канал в Telegram для общения и рабочего флуда. Если кому-то горит поделиться новостью, рассказать анекдот или спросить совет — пишут в этот канал. Лидеры по количеству постов получают больше внимания. В том числе от руководства: если человек постоянно флудит, проверяем, почему у него в течение рабочего дня столько свободного времени. 

Короче: удаленной команде нужно несколько каналов для ежедневной связи. И видеоконференции, и созвоны по телефону, и рабочие чаты для флуда. Они объединяют сотрудников и помогают держать их в тонусе.

Окей, сотрудники есть, они мотивированные и самоорганизованные. Теперь разберемся, как организовать работы сетью удаленных работников. Продуктивно и ежедневно работать над общим делом нам помогают общекомандные сервисы. Это сервисы для поддержания связи, для постановки задач, а также для передачи и хранения данных. Их можно комбинировать, использовать параллельно или выбрать что-то одно исходя из задач бизнеса. Например, большинству офлайн-компаний хватит OkoCRM. В ней можно и общаться, и ставить задачи, и хранить данные Но расскажу про все, чем мы пользуемся

Сервисы коммуникации

Это инструменты для связи. Обычно мы пользуемся Telegram. Но есть варианты. Например, Slack.

Slack

Это такой корпоративный командный мессенджер, заточенный специально для удаленщиков. На Slack у нас разработчики и отдел продаж. Для каждого процесса мы заводим отдельный канал, в котором общаются исполнители. Плюс каналы для общения и флуда. Можно общаться в личке, обмениваться файлами, создавать групповые чаты. Мы используем Slack как некую корпоративную почту, в которой все цепочки собраны в одном месте. А еще у мессенджера много интеграций — можно связать его с сервисами Гугл, облачным хранилищем. Короче, удобная штука, рекомендуем. 

Microsoft Teams

Корпоративная платформа, объединяющая в рабочем пространстве чат, встречи, заметки и вложения. Запущена как конкурент Slack. Огромный плюс для небольших команд — ее можно использовать бесплатно. А еще можно интегрировать с другими сервисами Microsoft и это второй огромный плюс. Поэтому, если в работе вашей команды многое завязано на сервисы пакета Office 365 (например, вы ведете бухгалтерию в экселе и пишите письма в ворде), попробуйте MS Teams, должно быть удобно.

Telegram

Не нуждается в представлении. Есть у всех, так чем мы хуже? Быстрый, удобный, бесплатный. Пока мы не внедрили Slack, Telegram был нашим основным месседжером. Он до сих пор остается основным каналом связи с внешним миром нашего отдела маркетинга. В Telegram есть все, чтобы организовать работу небольшой команды: каналы для внутренних команд и групп,, личка для индивидуальной переписки, звонки, передача данных и файлов. Короче, крутая штука, горячо рекомендуем для организации коммуникации удаленной работы на старте.

WhatsApp

Есть смысл использовать, если вы противник Telegram и не хотите тратить деньги на Slack, а работать удаленно будете только с несколькими исполнителями. Иначе будете спотыкаться: Ватсап не является корпоративным мессенджером, сисадмины не могут контролировать состав участников общественный каналов. Когда увольняете сотрудников, нет системного способа удалить их из всех чатов — все нужно делать вручную, а это создает риски безопасности.

ICQ

Еще в 2019-м аська была рудиментом, про которую все забыли. Но в 2020-м маил.ру решил ее реанимировать. И теперь новая icq внешне и и по функционалу очень сильно напоминает телеграм. А еще в ней можно создавать собственных чат-ботов. Короче, если ностальгируете за нулевыми и еще не знаете, как хорош Telegram — попробуйте общаться с командой в аське. Потом расскажете нам про свой опыт.

Zoom

До 2020-го про Zoom кроме нас удаленщиков никто и не слышал. А сейчас о нем говорят из каждого утюга. И не просто так говорят — очень-то удобно. Мы, например, используем зум для ежедневных планерок. Вообще можно обойтись и без видеоконференций. Но когда такая возможность есть, и она бесплатная — стоит попробовать. А вдруг понравится.

Teamviewer

Полезная штука для удаленной связи с чужим компьютером, когда нужно решить какие-то технические вопросы. Например, у кого-то из продажников не запускается CRM. Чтобы не объяснять по телефону, разработчик подключается к его компьютеру, управляет им и дистанционно настраивает все как нужно. Короче: любые вопросы, которые нужно дистанционно решить на чужом компьютере, можно решить с помощью Тимвивера.

Сервисы для постановки задач и контроля за их исполнением

Одних инструментов связи для организации виртуальной команды обычно недостаточно. Чтобы ставить задачи и контролировать их исполнение, нужны специальные платформы. И так уж сложилось, что у нас есть одно хорошее решение…

CRM

Это комплексное решение для организации удаленной работы, управления продажами и бизнес-процессами. В OkoCRM можно ставить задачи сотрудникам, проверять соблюдение сроков, давать указания, вносить правки и в целом контролировать работу сотрудников. Система сама напоминает сотрудникам о важных задачах, даже если они вышли из браузера.

Важная часть работы в ЦРМ — сделки. В системе хранятся данные про все продажи, контакты покупателей, ответственных менеджеров.

Если кто-то забыл перезвонить клиенту — CRM напомнит. Если нужно посмотреть историю продаж конкретного менеджера — CRM покажет. Если сумма в кассе не совпадает с отчетом бухгалтера — CRM найдет ошибку. А еще CRM можно интегрировать с почтовыми сервисами, телефонией, сервисами аналитики и много чем еще. Короче: если вы что-то продаете, и хотите управлять командой удаленно из одного центра — попробуйте OkoCRM, это бесплатно.

Teamline

Простой инструмент для управления проектами, по которым команда общается в Slack: площадка позволяет создавать задачи прямо в мессенджере. Мы используем его для решения коротких задач со сроком исполнения день-два. Просто вводим тем «/teamline» в Slack, и программа сама создает задачу из сообщения.

В Teamline есть канбан-доски, шаблоны проектов, задачи и контрольные списки, которые можно дублировать и циклировать.

Trello

Облачная платформа для управления проектами. В ней можно координировать работу команды, ставить задачи, отмечать исполнителей. Канбан-доски, списки и карточки — самое простое, что есть в трело. Тут можно отслеживать показатели продуктивности, структурировать работу в календарях, распределять рабочее время, просматривать беседы. А еще в нем много интеграций. Например, в сервис можно интегрировать Slack, Dropbox или Google Drive. Мы используем трело для ведения сторонних проектов и организации работы команд для них.А еще сервис бесплатных для команд до 10 человек.

Asana

Еще один сервис для управления проектами. Используем его как альтернативу трело, для реализации краткосрочных проектов, длительностью от 2 дней до 2 недель. Его фишка — шаблоны проектов под стили разных команд. А еще удобный мессенджер, приоритетные настраиваемые поля и индивидуальное отображение проектного прогресса. Вообще в системе много интересных фишек. Но мы ими никогда не воспользуемся, у нас есть OkoCRM. 

Сервисы для передачи и хранения данных

Так как вся команда работает удаленно, ни у кого из нас не хранятся локальные рабочие файлы на личных компьютерах — все на облаке. Для передачи и хранения данных мы обычно используем сервисы Гугл. Но есть альтернатива — Dropbox.

Сервисы Google

Google Docs — облачная альтернатива MS Word. Можно бесплатно создавать любые текстовые документы, открывать к ним ограниченный или неограниченный доступ. Инструкции для работников, договоры, шаблоны заявок, скрипты продаж, наконец тексты для сайта — все это мы набираем , коллективно используем, правим и комментируем в гугл-документах.

Google Drive — облачное хранилище файлов. В нем можно бесплатно размещать до 15 ГБ любой информации. Хоть фотографий, хоть фильмов, хоть макеты дизайна. Нам 15 ГБ мало. Мы купили тариф на 2 ТБ в облаке и платим за него примерно 100$ в год. Удобно — все документы в удаленном доступе и никогда не потеряются. Даже если что-то сгорит на нашем сервере.

Google Таблицы — облачная альтернатива Excel. Все точно так же работает, отображается и собирается по формулам. Работает тоже бесплатно. В таблицах мы делаем технические задания для подрядчиков.

Google формы — штука для проведения опросов. Допустим, нам нужно принять какое-то коллективное решение в компании. Чтобы не обзванивать всех и не собирать видеоконференцию, мы за 5 минут делаем опрос в гугл-формах, даем ссылку в корпоративный чат и просим работников ответить. Еще 5 минут, и у нас есть статистика по все команде.

Dropbox

Умное облачное хранилище. Мы можем сделать на компьютере папку, которую Dropbox синхронизирует таким образом, что она имеет одинаковое содержимое независимо от того, какое устройство используется для просмотра. Файл из этой папки можно достать через сайт или приложение. Даже если файлы из папки будут удалены, их получится восстановить. Короче: это альтернатива Google Drive, только более умная и надежная.

Доступ к корпоративным сервисам

Важный момент для корпоративной безопасности — ограничение доступа. Прелесть облачных платформ в том, что можно не только открыть, но и закрыть доступ от тех сотрудников, которым он не нужен. Любой из указанных сервисов позволяет создавать папки с ограниченным доступом, допускать только конкретные аккаунты. А если человек увольняется — просто удалить его из доступов. Мало ли что.

Понятно, что переход на удаленку — стресс для коллектива и каждого сотрудника в частности. Грамотный руководитель должен помочь своим сотрудникам и рассказать, что такое удаленная работа. Как организовать процесс адаптации правильно?

1. Переводите сотрудников на удаленку поэтапно. Допустим, можно начать с отдела продаж: подключить CRM, наладить телефонию, основные процессы коммуникации. Потом отправить по домам бухгалтерию. Потом рекламщиков и всех стальных, чье физическое присутствие в офисе казалось таким важным
2. Подготовьте памятки. Подготовьте и раздайте сотрудникам брошюры, в них укажите канал связи, логины и пароли, учетные записи, инструкции и все, что им потребуется для удаленной работы
3. Обеспечьте сотрудников необходимыми инструментами. Ноутбуки, телефоны, офисная техника — все это нужно выдать работникам за счет компании. Во-первых, это требование трудового законодательства. Во-вторых, это вопрос корпоративной безопасности. Когда сотрудники хранят ценные данные на личных компьютерах, их могут украсть конкуренты
4. Не злоупотребляйте видеосвязью. По крайней мере, первое время. Дом — это личное место каждого. У кого-то хороший ремонт, у кого-то не очень. Одни забыли помыть посуду или убрать, другие живут с бабушкой или дедушкой. Сотрудникам нужно время, чтобы привыкнуть — каждый день к ним домой будет заглядывать вся компания
5. Помогите организовать рабочее место. Выдайте канцелярские приборы или деньги на их покупку. Возможно, закупите или перевезите из офиса мебель. дайте выходной на обустройство рабочего места

Наш опыт показывает, что контролировать нужно не рабочее время, а результат. Вряд ли все, кто работают в офисе отличаются дисциплиной и строго выполняют все просьбы начальства. Как думаете, стоит от таких людей ждать скрупулезного соблюдения рабочего режима в домашних условиях? Тотоже.

Конечно, можно установить на компьютеры программы таймтрекинга. Например, Crocotime или Kickidler. Они будут отслеживать, куда человек кликает в рабочее время. Но тогда часть сотрудников возненавидит начальство. А другая часть попросится обратно в офис. Мы уже говорили, фишка удаленки в самоорганизации. И строгий надзор никак ей не способствует. А программы таймтрекинга стоит использовать только для сотрудников с почасовой оплатой.

Лучше сосредоточить внимание персонала на выполнении конкретных задач. Тут-то и станет понятно, кто реально эффективный и дома, и в офисе, а кто раньше просто протирал штаны. Для реализации этих целей есть OkoCRM и масса других сервисов для постановки и контроля выполнения задач. Все они работают по простому принципу: создается карточка задачи → назначается ответственный → он выполняет задачу и передает ее другому специалисту или перемещает во вкладку «готово» → руководитель получает уведомление о выполнении. Удобно, попробуйте!

Что должен предоставить работодатель: памятка

1. Технику. Трудовое законодательство обязывает работодателя обеспечить работников оборудованием, инструментами, программным обеспечением и иными средствами, необходимыми для выполнения трудовых обязанностей (ч. 2 ст. 22, ст. 312.6 ТК). Если сотрудник отказывается работать на удаленке с личного компьютера или пользоваться личным фотошопом, по закону он прав. Если у компании нет материальной возможности обеспечить сотрудников оргтехникой, подумайте, нужна ли вам удаленка

2. Дополнительное соглашение к трудовому договору. Чтобы урегулировать вопрос удалеки в трудовом договоре сторонам трудовых отношений нужно подписать допсоглашение. А в нем — оговорить условия выполнения трудовых функций дистанционно (ст. 312.1 ТК). Например, график работы, перечень трудовых функций, условия оплаты и т.д.

3. Платформу для работы. Например, подключить CRM или сервис для управления проектами. Работникам нужно какое-то виртуальное рабочее место, личный кабинет и работодателю нужно его предоставить. Это, кстати, и в его интересах тоже

4. Доступы. Каждому сотруднику нужно выдать учетные записи ко всем корпоративным сервисам, которые будут использоваться в работе. А еще нужно установить корпоративное ПО, проверить работу видеоконференций, решить вопрос с удаленным администрированием софта на случай сбоя

5. План работы. Каждый удаленный сотрудник должен понимать стоящую перед ним задачу. По крайней мере, на ближайшую неделю-две, пока не удастся наладить и автоматизировать все процессы. Хорошее решение — подготовить и раздать должностные инструкции с алгоритмами решения тех или иных задач. Выше мы уже говорили про брошюры для работников. Так вот, инструкции — к ним в дополнение. В них можно прописать:

• срок ответа на письмо — не более 2 часов
• обязанность участвовать в планерках
• обязанность еженедельно сдавать отчетность
• необходимость находиться на связи в течение всего рабочего дня
• максимальный срок выполнения задач и т.д.

Что должен сделать сотрудник: памятка

Тут по-проще. Работникам нужно:

1. Понять, что работа на дому — тоже работа
2. Объяснить домашним, что нельзя отвлекать без повода
3. Наладить интернет-связь без сбоев
4. Наладить нормальный график работы. Желательно в режиме 8.00–17.00. И не забывать про перерывы на обед
5. Организовать рабочее место при участии работодателя. Получить от фирмы оргтехнику, канцелярские принадлежности. Идеально, если это отдельная комната. Или хотя бы отдельный угол на кухне

1. Заранее пропишите регламенты работы на удаленки. Ознакомьте всех сотрудников, которые переходят на дистанционную работу под роспись. Если нужно — проведите обучение. Например, мы в Oko каждого нового сотрудника отправляем на вебинар по обучению работе с CRM
2. Введите сдельную оплату труда. Это мотивирует сотрудников не просто находиться за компьютером с 8 до 5, а делать свою работу качественно и быстро. Если ввести сдельную оплату труда, вопросы рабочего графика и контроля отпадают сами собой
3. Введите KPI. Это метрики эффективности. Допустим, KPI одного нашего менеджера — 80 сделок в месяц. Если он выполнил этот план — он эффективен, получает зарплату + бонус 10%. Закрыл 100 сделок — эффективность выше на 20%, значит, можно докинуть ему еще бонус в 20%
4. Составьте корпоративную базу знаний. Если сотрудник что-то не знает — пусть читает матчасть. Это помогает избегать лишних вопросов и воспитывает самостоятельность
5. Будьте в курсе бытовых проблем сотрудников. И по возможности помогайте с их решением. Например, если у человека сгорела проводка в квартире, он не сможет работать, как бы ни хотел. Это уже не просто его личная проблема, а целый корпоративный вопрос — как вернуть рабочую единицу в строй
6. Попробуйте гибкий график. Так делают многие компании, которые платят сотрудникам за результат, а не за рабочие часы, проведенные за компьютером
7. Обучайте работников. Корпоративные тренинги, вебинары, онлайн-школы — все то очень полезно, а организовать для коллектива удаленщиков — недорого

Можете не сомневаться, что после перехода на дистанционку структура работы вашего коллектива изменится. Руководитель увидит, кто по-настоящему эффективен, кому стоит напрячься, а с кем пора прощаться. А еще удаленка — отличный способ экономии и высвобождения ресурсов для развития бизнеса. Многие, кто перешли на удаленку в период карантина, уже оценили ее преимущества, и не хотят возвращаться в офлайн. Статистика не врет, и мы уже давно проверили это на личном опыте. А теперь эти глобальные трансформации добрались и до вас.