Как перейти с Microsoft Project в OkoCRM

В марте 2024 года Microsoft объявила о том, что российские пользователи больше не смогут покупать подписки на продукты компании. Из-за этого предпринимателям пришлось искать российские аналоги MS Project и спешно переносить данные из своих аккаунтов. Рассказываем, как сделать экспорт данных из Microsoft Project и перенести их в OkoCRM.

Microsoft Project — софт, который используют для управления проектами. Интерфейс MS Project напоминает Excel. В программе можно строить диаграммы Ганта, отслеживать зависимости задач, критический путь проекта.

Основные функции, которые позволяют вести проект в MS Project:

• карточки задач
• списки задач
• создание диаграмм
• контроль сроков
• отслеживание зависимостей и критического пути
• назначение ответственных сотрудников
• создание шаблонов проектов

Есть несколько вариантов планирования в Microsoft Project: диаграммы Ганта, канбан-доски. Можно переключить отображение проекта в формат временной шкалы.

Версии MS Project. Есть облачные и локальные версии программы, стоимость тарифов для облачных решений от 10 до 55 $ в месяц за одного пользователя. На самом бюджетном тарифе нет интерактивных дорожных карт, нет возможности назначать участников в команду проекта.

Ни одна из версий программы сейчас не доступна в России. Именно поэтому пользователи ищут аналоги MS Project — отечественные сервисы, которые помогут управлять проектами.

Сохранить файлы MS Project можно в Excel, XML, CSV-файл или в текстовый документ. Ещё один вариант — просто скопировать данные и вставить их, например, в Google Docs.

Рассказываем, как перенести данные в Excel. Чтобы сохранить данные в текстовом варианте или CSV-файле, действуют по такому же алгоритму, просто в самом начале в настройках выбирают другой тип файла.

Для экспорта данных нужно открыть MS Project, выбрать вкладку «Файл» → перейти в раздел «Экспорт» → нажать на кнопку «Сохранить проект как файл» → из предложенных вариантов выбрать «Книгу Microsoft Excel» или любой другой формат: CSV, XML → нажать «Сохранить как».

Дальше нужно выбрать папку, в которую сохраните файл. После этого откроется «Мастер экспорта». В открывшемся окне нажмите на кнопку «Далее». В следующем окне система предложит сделать экспорт:

• шаблона проекта
• выбранных данных

Выберите второй вариант → нажмите на кнопку «Далее». В следующем окне нужно выбрать одно из действий: создать новую схему или использовать существующую.

В нашем примере нужно выбрать «Использовать существующую схему» → нажать «Далее». В открывшемся окне из списка выбираем подходящий шаблон. Например, «Отчёт сводной таблицы задач и ресурсов». Это зависит от того, как и какие проекты вы ведёте в Microsoft Project.

В следующем окне в зависимости от схемы нужно выбрать тип данных для экспорта. Например, задачи и ресурсы или задачи и назначения.

В следующем окне нужно настроить то, как данные будут выглядеть в Excel. Можно переименовать названия полей и листов в Excel, изменить порядок столбцов или добавить новые.

Снизу в блоке «Образец» можно посмотреть, как данные будут выглядеть в Excel. Когда настройки завершены, нажимаем «Далее» → «Готово».

В Excel данные из Microsoft MS Project выглядят примерно так ↓

OkoCRM — CRM-система, в которой для управления проектами разработан модуль «Проекты». Здесь можно создавать неограниченное количество проектов, настраивать этапы работы и распределять по ним задачи.

Модуль работает в формате канбан-доски, на которой задачи перемещают от одного этапа к другому. Именно поэтому OkoCRM можно использовать как российский аналог Microsoft Project.

Чтобы перенести из MS Project задачи в OkoCRM, нужно добавить новый проект в раздел «Проекты». Можно создать разные проекты под разные группы задач. Например, для разработки мобильного приложения используют один проект, для разработки сайта — другой.

Чтобы добавить новый проект, открываем модуль «Проекты». Справа вверху будет единственная иконка — значок плюса. Нужно нажать на него, ввести название и указать участников проекта.

Мы создали проект. Теперь его нужно настроить. Для этого нажимаем «Создать этап» → выбираем цвет → создаём. Так можно добавить сколько угодно этапов.

Самый простой вариант этапов работы над проектами:

• в очереди
• в работе
• выполнено
• просрочено

На больших проектах колонки на доске называют в соответствии с названиями самих этапов работ:

• анализ конкурентов
• разработка стратегии
• согласование с клиентом
• создание MVP

Когда настроили этапы, нужно добавить на доску задачи из Excel. Сначала создаём новую задачу. Для этого в поле под одной из колонок пишем название задачи и нажимаем на плюс.

На экране появляется карточка задачи. В неё нужно внести данные из Excel, например, дату начала и окончания задачи.

Вообще в карточку задачи можно добавить такие данные:

• метки
• наблюдатели
• подзадачи → чек-листы
• файлы
• комментарии

Когда вы заполните карточку, она будет выглядеть так ↓

По этой же схеме нужно добавить в проект все задачи из Microsoft Excel или сразу из Microsoft Project.

1. Microsoft Project — софт, который используют для управления проектами. Microsoft Project позволяет строить диаграммы Ганта, отслеживать зависимости задач, критический путь проекта
   
2. Сервисы Microsoft не работают в России, о чем компания объявила в марте 2024 года. На некоторые программы нельзя купить подписку, другие и вовсе не запускаются. Именно поэтому компании выбирают программы аналоги MS Project
3. Сохранить данные из Microsoft Project можно вручную: просто скопировать в таблицу. Также используют функцию экспорта в программе и сохраняют данные в Excel, XML, CSV-файл или в текстовый документ
4. Дальше данные можно перенести в OkoCRM. Для этого нужно в разделе «Проекты» добавить проект, настроить этапы и добавить задачи. В карточки задач переносят данные из Microsoft Excel: сроки, наблюдателей, комментарии. Можно добавить чек-лист и прикрепить документы