Как перейти с Microsoft Project в OkoCRM

Как перейти с Microsoft Project в OkoCRM

160
Время чтения: 5 минут
Содержание

В марте 2024 года Microsoft объявила о том, что российские пользователи больше не смогут покупать подписки на продукты компании. Из-за этого предпринимателям пришлось искать российские аналоги MS Project и спешно переносить данные из своих аккаунтов. Рассказываем, как сделать экспорт данных из Microsoft Project и перенести их в OkoCRM.

Правильная замена иностранному софту
Задачи, проекты, канбан-доски, чек-листы, уведомления в Телеграме многое другое в таск-трекере OkoCRM.
Подробнее

Как работает Microsoft Project

Microsoft Project — софт, который используют для управления проектами. Интерфейс MS Project напоминает Excel. В программе можно строить диаграммы Ганта, отслеживать зависимости задач, критический путь проекта.

Основные функции, которые позволяют вести проект в MS Project:

  • карточки задач
  • списки задач
  • создание диаграмм
  • контроль сроков
  • отслеживание зависимостей и критического пути
  • назначение ответственных сотрудников
  • создание шаблонов проектов

Есть несколько вариантов планирования в Microsoft Project: диаграммы Ганта, канбан-доски. Можно переключить отображение проекта в формат временной шкалы.

MS Project: диаграмма Ганта. Источник — blog.ganttpro.com

Версии MS Project. Есть облачные и локальные версии программы, стоимость тарифов для облачных решений от 10 до 55 $ в месяц за одного пользователя. На самом бюджетном тарифе нет интерактивных дорожных карт, нет возможности назначать участников в команду проекта.

Ни одна из версий программы сейчас не доступна в России. Именно поэтому пользователи ищут аналоги MS Project — отечественные сервисы, которые помогут управлять проектами.

Как экспортировать данные из Microsoft Project

Сохранить файлы MS Project можно в Excel, XML, CSV-файл или в текстовый документ. Ещё один вариант — просто скопировать данные и вставить их, например, в Google Docs.

Рассказываем, как перенести данные в Excel. Чтобы сохранить данные в текстовом варианте или CSV-файле, действуют по такому же алгоритму, просто в самом начале в настройках выбирают другой тип файла.

Для экспорта данных нужно открыть MS Project, выбрать вкладку «Файл» → перейти в раздел «Экспорт» → нажать на кнопку «Сохранить проект как файл» → из предложенных вариантов выбрать «Книгу Microsoft Excel» или любой другой формат: CSV, XML → нажать «Сохранить как».

Делаем экспорт данных в Excel.

Дальше нужно выбрать папку, в которую сохраните файл. После этого откроется «Мастер экспорта». В открывшемся окне нажмите на кнопку «Далее». В следующем окне система предложит сделать экспорт:

  • шаблона проекта
  • выбранных данных

Выберите второй вариант → нажмите на кнопку «Далее». В следующем окне нужно выбрать одно из действий: создать новую схему или использовать существующую.

Выбираем один из вариантов.

Проще использовать существующую схему, обычно шаблоны MS Project отлично подходят для экспорта данных. Если они не подходят, по подсказкам можно собрать собственную схему. Для этого нужно будет сопоставить названия полей в MS Project с названиями полей в Excel. 

В нашем примере нужно выбрать «Использовать существующую схему» → нажать «Далее». В открывшемся окне из списка выбираем подходящий шаблон. Например, «Отчёт сводной таблицы задач и ресурсов». Это зависит от того, как и какие проекты вы ведёте в Microsoft Project.

В следующем окне в зависимости от схемы нужно выбрать тип данных для экспорта. Например, задачи и ресурсы или задачи и назначения.

В блоке «Параметры Microsoft Excel» поставьте только одну галочку — рядом со значением «Включать заголовки при импорте».

В следующем окне нужно настроить то, как данные будут выглядеть в Excel. Можно переименовать названия полей и листов в Excel, изменить порядок столбцов или добавить новые.

Настраиваем, какие именно столбцы и данные в них переедут в Excel.

Снизу в блоке «Образец» можно посмотреть, как данные будут выглядеть в Excel. Когда настройки завершены, нажимаем «Далее» → «Готово».

В Excel данные из Microsoft MS Project выглядят примерно так ↓

Результат — данные перенесены в Excel.

Точно также через вкладку «Экспорт» можно сохранить данные в XML-файл. Этот вариант используют, чтобы сохранить весь проект. Допустим, когда много диаграмм и данных. В этом случае также можно выбирать существующие схемы экспорта или настраивать свои. По такому же принципу, как в процессе работы с Excel.

Как перенести данные в OkoCRM

OkoCRM — CRM-система, в которой для управления проектами разработан модуль «Проекты». Здесь можно создавать неограниченное количество проектов, настраивать этапы работы и распределять по ним задачи.

Модуль работает в формате канбан-доски, на которой задачи перемещают от одного этапа к другому. Именно поэтому OkoCRM можно использовать как российский аналог Microsoft Project.

Например, так выглядит проект и задачи, которые нужно выполнить на каждом этапе работы.

Чтобы перенести из MS Project задачи в OkoCRM, нужно добавить новый проект в раздел «Проекты». Можно создать разные проекты под разные группы задач. Например, для разработки мобильного приложения используют один проект, для разработки сайта — другой.

Чтобы добавить новый проект, открываем модуль «Проекты». Справа вверху будет единственная иконка — значок плюса. Нужно нажать на него, ввести название и указать участников проекта.

Мы создали проект. Теперь его нужно настроить. Для этого нажимаем «Создать этап» → выбираем цвет → создаём. Так можно добавить сколько угодно этапов.

Добавляем этапы на канбан-доску.

Самый простой вариант этапов работы над проектами:

  • в очереди
  • в работе
  • выполнено
  • просрочено
Беспорядок в задачах и проектах?
OkoCRM — ваш источник повышения производительности. Проекты, доски, списки, тэги, фильтры тайм-трекинг и много чего еще.
Подробнее

На больших проектах колонки на доске называют в соответствии с названиями самих этапов работ:

  • анализ конкурентов
  • разработка стратегии
  • согласование с клиентом
  • создание MVP

Когда настроили этапы, нужно добавить на доску задачи из Excel. Сначала создаём новую задачу. Для этого в поле под одной из колонок пишем название задачи и нажимаем на плюс.

Таким образом добавляем карточку задачи на нужный этап.

На экране появляется карточка задачи. В неё нужно внести данные из Excel, например, дату начала и окончания задачи.

Вообще в карточку задачи можно добавить такие данные:

  • метки
  • наблюдатели
  • подзадачи → чек-листы
  • файлы
  • комментарии

Когда вы заполните карточку, она будет выглядеть так ↓

В карточке дополнительно можно засекать время выполнения задачи.

По этой же схеме нужно добавить в проект все задачи из Microsoft Excel или сразу из Microsoft Project.

Подытожим

  1. Microsoft Project — софт, который используют для управления проектами. Microsoft Project позволяет строить диаграммы Ганта, отслеживать зависимости задач, критический путь проекта
  2. Сервисы Microsoft не работают в России, о чем компания объявила в марте 2024 года. На некоторые программы нельзя купить подписку, другие и вовсе не запускаются. Именно поэтому компании выбирают программы аналоги MS Project
  3. Сохранить данные из Microsoft Project можно вручную: просто скопировать в таблицу. Также используют функцию экспорта в программе и сохраняют данные в Excel, XML, CSV-файл или в текстовый документ
  4. Дальше данные можно перенести в OkoCRM. Для этого нужно в разделе «Проекты» добавить проект, настроить этапы и добавить задачи. В карточки задач переносят данные из Microsoft Excel: сроки, наблюдателей, комментарии. Можно добавить чек-лист и прикрепить документы
OkoCRM для команд
Канбан и списки задач, чек-листы и дедлайны, тайм-трекер и уведомления в Телеграме, файлы, ссылки, теги и всё остальное есть в OkoCRM.
Узнать больше
Получайте статьи почтой. Самое важное и дважды в месяц. Иногда смешно, но не сильно
Наверх
Мы используем cookie для вашего удобства. Используя сайт, вы соглашаетесь с этим. Подробнее - в политике конфиденциальности.
Я согласен