Как планировать работу в 2025 году: инструменты, техники, примеры

Чтобы успевать сделать всё к дедлайну и не выгореть от нагрузок, нужно научиться планированию. В статье рассказываем, как планировать работу, какие техники и инструменты для этого использовать.

Правило 80/20

Принцип Парето или правило 80/20, основано на том, что для получения 80% результатов нужно приложить 20% усилий. Использование правила 80/20 в тайм-менеджменте позволяет сосредоточиться на самых важных действиях, которые помогут добиться цели.

Как планировать время на работе, используя принцип Парето:

1. Определите действия, которые вы выполняете регулярно. Выделите те, которые приносят максимальную пользу. Часто дело не в количестве выполненных дел, а в их значимости
2. Подумайте, на каких именно делах нужно сосредоточиться, чтобы получить максимальный результат.
3. Когда определите, что можно делегировать, не откладывайте это. Чем больше времени освободите, тем больше важных дел сможете выполнить
4. Периодически пересматривайте список общих дел, чтобы убедиться, что вы по-прежнему сосредоточены на самых продуктивных действиях

Например, фотографу важно продвигать себя, проводить съёмки, обрабатывать фото. Но из-за организационных вопросов, у него не получается заниматься своим продвижением, он срывает сроки обработки фотографий. Поэтому подбор студий, организацию съемок, выбор моделей можно делегировать.

Матрица Эйзенхауэра: как расставлять приоритеты

Матрица Эйзенхауэра помогает организовать задачи в соответствии с их важностью и срочностью. Для этого дела распределяют по четырём квадрантам или ячейкам.

Чтобы распределить дела по категориям, составляют список, а затем определяют, куда какое задание поместить.

Первая ячейка — срочные и важные дела. Сюда записывают всё, что нужно сделать срочно, и что сделать очень важно.

Вторая — важные, но не срочные. Если что-то важно можно отложить на пару дней, это записываем сюда.

Третья — срочные, но не важные дела. Это те задачи, которые не особо важны, но их нужно сделать, причём срочно. Чаще всего задания из этой категории можно делегировать.

Четвёртая ячейка — не важные и не срочные дела. Сюда записывают те действия, которые не дают большого результата, их не нужно делать прямо сейчас. Иногда их можно и вовсе опустить.

Представим, что матрицу Эйзенхауэра будет использовать менеджер по продажам. Сначала он составляет список дел:

• Заключить контракт с ключевым клиентом
• Решить проблему с клиентом
• Составить список идей по увеличению процента удержания клиентов
• Создать отчёт по продажам
• Почистить почтовый ящик
• Подготовить коммерческое предложение клиенту
• Выставить счет на оплату
• Отремонтировать принтер
• Разобрать бумаги
• Составить список канцелярии для офис-менеджера

Затем сотрудник приоритизирует эти дела с помощью матрицы ↓

Так, менеджер понимает, что подготовить отчёт можно чуть позже, ремонт принтера стоит делегировать, а чистить почтовый ящик вообще не обязательно. Ему нужно сосредоточиться на заключении контракта, решении проблем с клиентами.

Техника Pomodoro: работа в коротких сфокусированных сессиях

Суть техники Pomodoro в том, чтобы работать небольшими итерациями и делать перерывы. Работаете 25 минут, после этого делаете пятиминутный перерыв, затем этот цикл повторяете. После нескольких таких циклов делаете большой перерыв — 25-30 минут, а затем всё начинаете заново.

Такой подход помогает сконцентрироваться на важном, так как нужно успеть за 25 минут доделать определённый объём работ. Как работать по методу Pomodoro:

• Написать список дел в порядке их приоритетности
• Поставить таймер на 25 минут, сделать задание или его часть
• Отдохнуть не больше пяти минут, для этого тоже можно поставить таймер
• Повторить так ещё 4 раза, сделать длительный перерыв на полчаса.
• Сделать ещё 2-4 таких круга

В конце дня стоит проанализировать продуктивность: отвлекались ли вы, сколько успели сделать, не затягивали ли перерывы.

To-Do листы и чек-листы

Чтобы не забыть ничего важного, составляют To-Do лист, то есть список дел. Можно писать список дел на сегодня или на неделю, в электронном формате или на бумаге.

To-Do листы помогают сосредоточиться на выполнении определённых дел. Вы чётко понимаете, что нужно выполнить, можете эффективнее распределять нагрузку, укладываться в сроки. To-Do листы помогают приоритезировать задачи. Допустим, вы пишите список дел на неделю. В понедельник нужно записать всё самое важное, во вторник — менее приоритетное и так далее.

Этот инструмент можно сочетать с другими, например, с техникой Pomodoro. Составив список дел, вы работаете циклами: 25 минут что-то делаете, 5 минут отдыхаете.

Чек-листы — это подзадачи, которые нужно выполнить, чтобы сделать задачу. Например, нужно написать статью, чек-лист будет выглядеть так:

• составить план
• собрать информацию
• написать черновик
• подобрать иллюстрации
• написать текст по черновику
• согласовать статью с редактором

Чек-листы также можно составлять на бумаге или в электронном формате. Например, в CRM-системе OkoCRM в разделе «Проекты» вы можете вести задачи, к ним добавлять чек-листы, чтобы не забыть выполнить важное дело.

В OkoCRM удобно работать с чек-листами, потому что к одной карточке можно добавить сразу несколько чек-листов. Например, если над одной задачей работают несколько человек, можно составить чек-лист для каждого.

Календарное планирование

Когда вы планируете дела списком, есть риск не учесть длительность их выполнения и не уложиться в сроки. Календарное планирование, наоборот, позволяет контролировать дедлайны.

С календарным планом гораздо проще понять, когда нужно делать то или иное задание, чтобы уложиться в срок. Для этого на нём отмечают сроки и ответственных. Длительность выполнения задач отображают с помощью диаграммы Ганта или в табличном варианте. 

Канбан-доски

Канбан-доски предназначены для планирования и визуализации работы. Доска состоит из колонок, в которых лежат карточки задач. Каждая колонка — определённый этап работы.

Чаще всего есть такие колонки: «Нужно сделать», «Делаем», «Выполнено». Когда начинают работать над задачей, карточку из колонки «Нужно сделать» перетаскивают в колонку «Делаем». Когда всё сделали, карточку перетаскивают в колонку «Выполнено». Вообще колонки могут быть какие-угодно, всё зависит от проекта.

На канбан-досках удобно планировать нагрузку, контролировать сроки, согласовывать действия команды. Доска помогает визуализировать все этапы рабочего процесса. Канбан-доски позволяют быстро вносить изменения в расписание, менять приоритетность дел.

Канбан-доски удобно использовать, когда дел много и нужно систематизировать хаос. Списки подходят, когда у вас 10 дел. Когда их 50, вести списки сложно, лучше создать доску, добавить на неё задачи, перетаскивать карточки, отмечая статус выполнения.

Для команды канбан вообще незаменим. Тут видно сроки, видно прогресс, кто чем занят и кто из сотрудников что-то не успевает. Канбан-доски можно использовать для создания продукта, ведения маркетинговых кампаний, производства, работы с клиентами, строительства.

Блокировка времени (Time Blocking)

Методика блокировки времени, или Time Blocking, подразумевает выделение определённых отрезков времени для выполнения конкретных заданий или работы над проектами. Для этого день делят на заранее определённые временные слоты, каждый из которых посвящён конкретному заданию или группе заданий.

Это выглядит так:

• 8:00 — 9:00 — тренировка
• 9:00 — 10:00 — подготовка коммерческого предложения
• 10:00 — 11:00 — созвон с сотрудниками
• 11:00 — 11:30 — написать отчёт
• 11:30 — 12:00 — обед, встреча с друзьями
• 12:00 — 14:30 — презентация продукта
• 14:30 — 15:00 — созвон с VIP-клиентом
• 15:00 — 17:00 — брейншторм с коллегами
• 17:00 — 18:30 — разработка стратегии

Такое расписание помогает сохранять фокус на каждом задании. В отличие от техники Pomodoro, метод блокировки учитывает длительность каждого действия.

Например, если для создания отчёта нужен час, для него выделяют именно такой временной блок. В технике Pomodoro пришлось бы «разрывать» работу на две части: сделал часть отчёта, перерыв, доделал отчёт. После перерыва нужно опять концентрироваться на задании, вспоминать, что предстоит сделать. При использовании метода блокировки таких проблем не возникнет.

Собрали несколько сервисов, которые помогут планировать работу.

OkoCRM. В OkoCRM есть модуль «Проекты», это классический таскер для работы с задачами команды. В нём вы сможете создать любое количество канбан-досок под каждый проект, настроить этапы на досках, добавить список нужных дел и работать с ними.

В карточках задач есть чек-листы, с их помощью добавляют подзадачи. В карточках можно хранить ссылки, файлы, отмечать сроки, назначать наблюдателей, которые будут контролировать ход работ.

Kaiten. В этом сервисе можно планировать работу с помощью календаря, канбан-досок или таблиц. С помощью диаграммы Ганта легче увидеть риски: перегруженность сотрудников, нереалистичные сроки. Запланированные задания будут отображаться в календаре, чтобы исполнители ничего не забывали сделать.

TeamStorm. В TeamStorm кроме канбан-досок, диаграммы Ганта и календарей есть и другие инструменты для планирования. Например, To Do списки или ресурсное планирование. Последняя функция поможет распределять задания, учитывая нагрузку сотрудников, количество рабочих часов.

Отсутствие дедлайнов. Часто люди не ставят сроки выполнения задачи, что приводит к прокрастинации. Поэтому для каждого задания или проекта задавайте чёткие дедлайны, чтобы создать ощущение срочности. Настройте уведомления в календаре или приложении, чтобы не забывать о приближающихся сроках.

Недооценка времени, необходимого для выполнения дел. Бывает, мы недооцениваем, сколько часов или дней займёт выполнение дела, что ведёт к перегрузкам и срыву графика. В этом случае важно отслеживать, сколько времени уходит на разные действия, чтобы в будущем более точно прогнозировать сроки выполнения заданий.

Отсутствие перерывов. Пренебрежение перерывами может привести к снижению продуктивности. Поэтому планируйте регулярные перерывы, необязательно каждые 25 минут, как в технике Pomodoro. Перерыв можно делать после каждого завершённого дела.

Неучтённое время на переход между заданиями. Чтобы переключиться с одного дела на другое, нужно потратить несколько минут. Включайте в своё расписание 5–10 минут на переключение между заданиями. Или группируйте похожие дела, чтобы тратить минимум времени на переход.

Выберите удобные инструменты. Определите, как именно вы будете планировать работу: составите список дел, используете календарь, диаграмму Ганта или канбан-доски. Подберите сервисы и инструменты, в которых будет удобно планировать. Например, для ведения списков на неделю можно распечатать To-Do лист, а для использования канбан-досок — подключить OkoCRM.

Точно формулируйте задания. Они должны быть чётко, конкретно, это поможет понимать, что именно нужно сделать. Лучше избегать расплывчатых формулировок, включать в планы детали: сроки, ответственных.

❌Сдать отчёт

✅02.03 сдать отчёт по продажам за февраль

Анализируйте результаты. Оцените, что сработало хорошо, где были ошибки. Это поможет усовершенствовать процесс планирования. Например, вы неправильно рассчитали, сколько будете работать над отчётами, из-за этого сдавали их позже. В следующий раз это нужно будет учесть.

Визуализируйте задачи. Создавайте графики, используйте календари, канбан-доски, диаграммы для наглядного отображения задач, их взаимосвязей. На графике более понятно, сколько часов запланировано на каждое действие. Это помогает структурировать информацию о сроках и нагрузке, что особенно важно для крупных проектов.

Почему важно планировать время, какие преимущества это дает

Вот несколько причин, почему планирование рабочих задач важно:

• Вы можете распределить работу так, чтобы всё успеть в срок
• Это необходимо, чтобы сконцентрироваться на важных делах и не прокрастинировать
• Планируя, вы расставляете приоритеты, делаете в первую очередь самое важное, а значит, не упустите ключевую задачу
• Навык планирования полезен для жизни, он пригодится не только в офисе

Какие техники тайм-менеджмента помогают эффективно организовать рабочий день

Вот несколько самых эффективных:

1. Правило 1-3-5. Следуя этому правилу, за день нужно сделать одно большое дело, 3 средних, 5 маленьких. Вы продумываете, что именно это должно быть, оцениваете время выполнения, согласно этому планируете нагрузку
2. Метод «Два списка». Разделите задания на две категории: «выполнить сегодня» и «выполнить позже». Это не самый сложный, но эффективный инструмент, который позволяет сосредоточиться на важном и не отвлекаться на менее срочные дела
3. Хронометраж. В течение одной-двух недель записывайте в тетрадь, чем вы сегодня занимались и сколько времени это заняло. Фиксировать нужно всё: сколько переписывались с друзьями, листали соцсети, работали над отчётом, настраивались на то, чтобы сесть за отчёт. Записи нужно проанализировать, чтобы понять, куда уходит время, как оптимизировать его использование

Как избежать перегрузки и хаоса в расписании

Помогут несколько простых правил:

• Определяйте, какие дела самые важные, что нужно сделать срочно. Это поможет сосредоточиться на ключевых задачах
• Не забывайте добавлять в расписание короткие перерывы
• Не бойтесь делегировать дела
• Ограничивайте время выполнения заданий. Когда есть дедлайн, откладывать работу не получится

Как внедрить систему планирования и не забросить её через неделю

Найдите тот метод или инструмент, который вам подходит. Если любите писать от руки, подойдут бумажные планировщики. Если нравятся таблицы, используйте Google таблицы. Важно, чтобы вы чувствовали себя комфортно, а не заставляли себя.

Начните с небольших шагов. Не пытайтесь сразу изменить весь процесс планирования. Начните с малого, распланируйте дела на утро или на ближайшие три дня.

Выберите удобное время для планирования — это может быть начало каждой недели или можете вечером планировать задания на завтра. Так у вас выработается привычка.