Чек-листы помогают работать над сложными задачами. С их помощью легко проверить прогресс работы и не упустить что-нибудь важное. В статье рассказываем, как сделать чек-лист в Ворде, гугл-документах и специальных программах.
Суть чек-листа
Чек-лист — контрольный список задач, который используют, чтобы проконтролировать выполнение повторяющегося процесса. Например, когда автор сделает статью, он проверяет её по пунктам:
- Есть вступление, 3–4 предложения по сути темы статьи
- Заголовок и подзаголовки согласованы
- Текст легко читать: есть списки, абзацы, иллюстрации
- Сложные термины расшифрованы
- Есть ссылки на исследования, источники там, где это нужно
Это и есть чек-лист, он помогает не забыть добавить ссылки или картинку в статью. Его можно использовать для проверки или как инструкцию.
Зачем нужны чек-листы
Для планирования. С помощью чек-листов сложные задачи разбивают на подзадачи. Это облегчает выполнение работы, так как вы видите конкретные шаги, которые нужно сделать для достижения цели. Это особенно полезно для работы со сложными многоэтапными задачами. Если есть повторяющиеся процессы, контрольный список поможет ничего не упустить.
Часто этот инструмент добавляют в сервисы для планирования работы. Например, в OkoCRM чек-листы есть в карточках задач. С их помощью легко разложить на подзадачи сложную работу, чтобы ни о чём не забыть.
Образец: как выглядит чек-лист в OkoCRM.
Если в чек-листах можно отмечать выполненную задачу, как в OkoCRM, это помогает оценивать прогресс работы. Если до дедлайна осталось 3 дня, а 4 задачи из 5 выполнены, сразу понятно — есть все шансы закончить работу вовремя.
Ещё в OkoCRM из пункта чек-листа можно сделать отдельную задачу. Два клика мышкой и карточка с задачей появится на канбан-доске. Когда вы переместите карточку в колонку «Задача выполнена», пункт в чек-листе автоматически отметится как выполненный.
В OkoCRM сотрудникам проще работать со сложными задачами.
Для продаж. Часто чек-листы составляют в качестве лид-магнита — бесплатного материала, который должен заинтересовать целевую аудиторию. Это часть стратегии продаж. Люди изучают документ, если там полезная информация, они начинают лояльнее относиться к компании, которая его составляла. Затем их понемногу прогревают, в конце концов они покупают продукт компании.
Чек-лист становится лид-магнитом, частью воронки продаж.
Например, в SEO-агентстве создают чек-лист о том, как собирать ключи для статей. Предприниматели, редакторы, копирайтеры ищут эту информацию, находят сайт агентства с чек-листом. Скачивают его, изучают, собирают с его помощью ключи. Трафик на сайт растёт. Люди видят результат, поэтому хотят обратиться в SEO-агентство, чтобы получить ещё больше трафика. Люди больше доверяют именно этому агентству, потому что их чек-лист им помог.
Типы чек-листов
Есть 2 вида чек-листов:
Прочитай и сделай. Это список задач, который используют как инструкцию. Именно такие чек-листы используют для прогрева. Например, создают чек-лист «Как успешно пройти собеседование» или «Как увеличить лояльность клиентов». Смысл в том, что человек чего-то не знает, а с помощью чек-листа может пошагово это сделать. Такие инструкции составляют для сотрудников, партнёров, клиентов.
Сделай и проверь. В этом случае, наоборот, человек знает, что нужно делать. Он выполняет какую-то задачу, а потом с помощью чек-листа проверяет себя. Так он точно не забудет сделать что-то важное. Проверяющему тоже проще: пробежался глазами по чек-листу, сравнил с результатом работы, понял, всё ли сделано правильно.
Преимущества чек-листов
Создавать чек-листы полезно, потому что они решают сразу несколько задач:
- Снижают риск ошибок. Когда перед глазами есть список действий, гораздо сложнее забыть о важном этапе работы
- Помогают выполнять работу. Если разбить большую задачу на подзадачи, её проще сделать
- Упрощают контроль. Если в контрольном списке есть отметки, что из пунктов уже сделано, так намного проще отслеживать прогресс выполнения задач
- Упрощают работу с новыми задачами. Если сотрудник впервые настраивает рекламную кампанию или заполняет отчёт, контрольный список поможет разобраться в задаче
Функции чек-листов
Область применения
Инструкции часто используют для обучения сотрудников или для контроля работы. Например, добавляют инструкцию в базу знаний, чтобы сотрудники понимали, как выполнить определённую задачу. Вот так, например, выглядит чек-лист для сотрудников в базе знаний OkoCRM.
Пример того, как составить чек-лист в OkoCRM. Очень удобно, когда можно разложить непонятную задачу на конкретные действия.
Если человек, который работает с новенькими сотрудникам, вдруг уйдёт или заболеет, кто-то другой с помощью готовых инструкций легко сможет его заменить.
Ещё контрольные списки помогают упорядочить личные задачи. К примеру, их можно использовать, чтобы подготовиться к празднованию дня рождения или проведению генеральной уборки. В этом случае составляют перечень дел, которые нужно выполнить в определенной последовательности.
Назначение
Списки используют как:
- Руководство. Когда нужно выполнить задачу, создают чек-лист, в котором пошагово описывают, что нужно делать. Это можно сделать на бумаге или в приложении
- Контрольный список. По мере выполнения задачи из списка вычёркивают пункты. Благодаря этому видно, какой объём работы проделан и сколько ещё осталось
- Инструмент мотивации. Намного проще выполнить сложную задачу. если делать её частями. Поэтому вычёркивание пунктов работает как дополнительная мотивация
Ситуации
Чек-листы используют в разных ситуациях:
- когда нужно регулярно выполнить рутинную работу
- когда нужно обучить новичков
- когда нужно увеличить мотивацию, бороться с прокрастинацией
- когда в аварийной ситуации нужно действовать по инструкции
Например, есть чек-листы для аварийных ситуаций на производстве. Для каждого инцидента разрабатывают отдельную инструкцию, которой должны придерживаться сотрудники.
Как правильно составить чек-лист
1. Определить цели
Определите, каких целей вы хотите достичь с помощью чек-листа. Это может быть обучение сотрудников, прогрев потенциальных клиентов, выполнение рутинных задач. Цели не нужно записывать, но важно держать их в голове, когда делаете чек-лист.
Допустим, вам нужно подготовить чек-лист для педагогов онлайн-школы о том, как проводить занятия с детьми. Цель — чтобы преподаватели соблюдали субординацию, не забывали об организационных вопросах. Значит, чек-лист должен быть максимально понятным, с описанием конкретных действий, примерами, что говорить на уроках, а что говорить не надо.
2. Составить последовательность действий
Проанализируйте, какие шаги нужно сделать, чтобы достичь цели или выполнить задачу. Выстроите их в нужной последовательности. Учитывайте зависимости между задачами: некоторые действия можно выполнить только после завершения других.
3. Структурировать информацию
Разделите задачи на категории и подкатегории, если это нужно. Например, можно использовать маркеры, нумерацию или различные уровни заголовков, чтобы визуально выделить важные моменты.
Убедитесь, что каждый пункт вашего чек-листа написан простым и понятным языком. Сложные фразы или термины могут запутать и затруднить выполнение заданий.
Пример того, как лучше структурировать инструкцию.
4. Оформить чек-лист
Инструкцию можно сделать в любом текстовом редакторе, используя списки. Удобно создать чек-лист гугл-документах. Здесь есть инструмент «Контрольный список». С его помощью можно создать не просто список, а чек-бокс, в котором можно ставить галочки.
Вот пример разницы в маркировке списка.
Для создания контрольного списка на панели управления рядом с маркированным и нумерованным нужно выбрать контрольный список.
Так легко создать инструкцию в гугл-документах.
Можно создать чек-лист онлайн в PDF или сделать в формате картинки, добавив в него визуальные элементы. В примере ниже для оформления использовали иконки, выделение цветом, таблицы для структурирования информации.
Чек-лист по внедрению метода OKR от издательства МИФ.
Это пример того, как оформить чек-лист: здесь минимум графических элементов, но есть фон.
Где создать чек-лист
Самый простой вариант того, как создать чек-лист: написать список в Google Docs или Word. Здесь же можно набросать черновик, а затем красиво оформить его в Canva или Figma. Ещё есть конструкторы для создания контрольных списков, вроде 365done или Teamdo. Здесь вы берёте готовый шаблон и редактируете его: выбираете нужные иконки, составляете списки, редактируете название и описание.
Где создать чек-лист: например, в 365done.
Ещё чек-листы можно создавать в OkoCRM. Здесь есть контрольные списки для задач, с их помощью сотрудники выполняют инструкции, а ответственные контролируют прогресс работы. В базе знаний OkoCRM можно создать чек-лист бесплатно с помощью списков. Такие инструкции будут полезны для команды.
Примеры чек-листов
Пример: как составить чек-лист или трекер-привычек.
А так выглядит инструкция по выполнению задачи.
Вы можете создать красивый чек-лист, а главное полезный, чтобы использовать его как лид-магнит. Например такой контрольный список нужен, чтобы привлечь внимание родителей.
Подытожим
- Чек-лист — контрольный список задач, который используют, чтобы проконтролировать выполнение повторяющегося процесса.
- С помощью чек-листов сложные задачи разбивают на подзадачи. Это облегчает выполнение работы, так как вы видите конкретные шаги, которые нужно сделать для достижения цели.
- Инструкции часто используют для обучения сотрудников или для контроля работы. Например, добавляют инструкцию в базу знаний, чтобы сотрудники понимали, как выполнить определённую задачу.
- Чтобы составить чек-лист, определите цели, составьте последовательность задач. Чек-лист можно создать в Word или Google Docs, для этого используют один инструмент — «Контрольный список».
- Если хотите сделать красивое оформление, используйте Canva, Figma или конструкторы 365done или Teamdo.
