Как заказать внедрение CRM и не попасть на 300 000 ₽

Содержание

Бывает, заказчик тратит все деньги мира, чтобы поставить CRM-систему. А на выходе что-то среднее между Excel и Трело. Деньги в трубу. Чтобы не переплачивать за настройку, а система работала как надо, нужен опыт. Это — короткая брошюра. Она не даст вам опыта, но расскажет, как все устроено и как можно организовать внедрение, чтобы не попасть на деньги.

Уровень 1. Разобраться, кто внедряет CRM

CRM можно настроить самим — с сотрудниками, только это долго, сложно и часто не выходит. Для внедрения CRM-системы можно позвать интеграторов — это чуть быстрее и легче, но надо платить деньги.

Сотрудники компании. Этот способ подойдет, если готовы разбираться с тонкостями настройки и потратить на это пару недель или месяц. Нужно изучить CRM-систему, разложить все бизнес-процессы в компании на хромосомы и перенести их в систему. Придется вникать в автоматизацию, интеграции, настройки основных разделов и уровней доступа. Чем сложнее проект и процесс работы, тем тяжелее внедрить систему. Тут подробно описали, что в CRM можно настроить самим и как это сделать.

✔️ Хорошая новость: техподдержка OkoCRM всегда на связи, готова помочь, научить и ответить на вопросы. Мы на связи почти круглосуточно — когда не спим.

Плохая новость: корректно настроить систему под свой бизнес сложно, нужно разбираться — сначала в своих бизнес-процессах и воронке продаж, а потом в CRM.

Интеграторы. Услуги внедрения CRM можно заказать у интеграторов. Это ребята, которые уже знают про все тонкости настройки CRM. Они спросят сотрудников, как работает бизнес изнутри, потом перенесут процессы в CRM-систему. Тут нужно минимальное вовлечение сотрудников: сначала рассказать как работают с клиентами и собирают лиды, а потом пройти обучение.

✔️ Хорошая новость: интеграторы сделают так, чтоб система сама заполняла документы, отправляла рассылки и собирала заявки из разных каналов. Команда внедрения выслушает хотелки заказчика, перемножит на свой опыт и выдаст оптимальное решение.

Плохая новость: можно нарваться на интеграторов-профанов и попасть на деньги. Если проект внедрения крупный, сумма ущерба может достигать 200–300 тысяч.

Уровень 2. Выяснить, как внедряют CRM

При внедрении CRM-системы всегда есть конкретный алгоритм, лучше с ним ознакомиться заранее.

1. Проанализировать текущее состояние бизнеса. Часто в отделе продаж хаос: менеджеры ведут клиентов где-то у себя на компьютере, начальник о ходе работы лишь догадывается, продажи несистемные, воронка — это вообще штука для наливания воды в бутылку. Этот хаос не надо переносить в CRM. Надо менять подход к работе.

2. Выстроить процесс работы. Если на предыдущем этапе есть ошибки, их нужно исправить. Если каждый менеджер работает с клиентом по-своему, настроить CRM не получится. Нужна одна четкая система. Например, прописываем путь клиента, строим воронку продаж, чтобы потом перенести в CRM. Менеджеров надо будет научить работать по новой схеме.

3. Понять, что нужно бизнесу. Теперь надо прописать цели: увеличить продажи на 20%, обрабатывать 100% заявок, сократить время ответа клиенту с 60 минут до 10. Потом под каждую цель разработать план действий. Например, чтобы обработать все заявки в CRM, нужно подключить интеграции с сайтом, мессенджерами и почтой. А чтобы сократить время обработки заявки — использовать инструменты автоматизации.

4. Поэтапно настроить CRM-систему. Надо перенести клиентскую базу из Excel и блокнотов менеджеров. Потом настроить воронку продаж в разделе «Сделки», а еще права доступа, автоматизацию, шаблоны сообщений и документов, чтобы CRM отправляла их сама. Еще надо добавить нужные поля карточек сделок и клиентов, подключить интеграции и много-много чего другого.

5. Обучить сотрудников. Обычно менеджеры сопротивляются внедрению, потому что нужно учиться по-другому работать с клиентами. А еще теперь все на виду у начальства. Начинаем с малого: пусть CRM освоит руководитель и топ-менеджер, а потом и другие сотрудники.

Обучением обычно занимается команда внедрения. Если решили настраивать сами — нужно будет учить команду. В OkoCRM для этого есть видеоуроки и специалисты, которые проведут вебинар и расскажут куда нажимать, чтобы все работало.

6. Протестировать CRM-систему. Теперь нужно убедиться, что все работает как часики. Даем поработать в системе сотрудникам, которые уже разобрались в управлении CRM. Смотрим на результат: где стало легче работать, где сложнее, а где команде что-то непонятно. Если нужны корректировки, перенастраиваем процесс.

Уровень 3. Узнать, какие ошибки допускают при внедрении CRM

Редко бывает, чтобы с первого раза вжух и все работает идеально. Тем более, если настраивали сами, а советы авторов CRM пропустили мимо ушей. К нам уже не раз приходили ребята с плохими примерами внедрения CRM, а мы собрали 5 ошибок, которые компании совершают чаще всего.

Ошибка №1. Нет четкой цели. Когда клиенты просят поставить CRM, мы просим рассказать о целях внедрения. Ответ: ну, дык, мы хотим больше продавать. А больше это сколько, а как сейчас? Здесь люди начинают раздражаться: мы хотим CRM, к чему эти вопросы.

! Последствия.  Если нет конкретных цифр, что есть сейчас и чего хочется, непонятно как выстраивать работу CRM. Не получится составить план поэтапного внедрения. Если поставить CRM наобум, ничего не будет работать и бизнес просто потеряет деньги.

Ошибка №2. Не хочется вникать в работу. Бывает, компания обращается к интегратору с надеждой: самим не надо будет делать ни-че-го. От слова совсем. Но так не работает. Интегратор не знает о тонкостях бизнеса и продаж в компании, поэтому он будет расспрашивать сотрудников, чтобы вникнуть. А вот CRM настроит сам, да.

! Последствия.  Допустим, у компании свой алгоритм работы с клиентом. За каждый этап продаж отвечает конкретный сотрудник и у каждого свои задачи. Но интегратор об этом не знает, настраивает стандартную работу CRM-системы. Менеджеры потеряются в программе, не смогут разобраться. Придется менять алгоритм работы отдела продаж и начнется хаос. Или придется заново перекраивать CRM, то есть снова платить интеграторам.

Ошибка №3. Настроили автоматизацию на 10%. Так бывает когда CRM настраивают сотрудники компании, которые толком не разобрались в ее возможностях. Они добавляют пару шаблонов и прикручивают сайт. Остальные 90% автоматизации компания не будет использовать.

! Последствия.  CRM не поможет разгрузить менеджеров. Им все также вручную придется сохранять контакты клиентов, выставлять счета на оплату и самим ставить себе задачи. Хотя система могла сделать это автоматом, пока сейлзы работали бы с клиентами. Тут бизнес тоже теряет деньги. Вместо продаж менеджеры занимаются рутиной.

❌ Ошибка №4. Забили на обучение для сотрудников. Если заказать внедрение CRM, а потом забить на обучение сотрудников, будут проблемы. Команда могла разобраться за пару часов, а теперь потратит несколько дней, чтоб вникнуть в работу CRM методом тыка.

! Последствия.  Цена та же, что и у предыдущей ошибки. Сотрудники будут искать нужные кнопки и пытаться понять как все работает. А могли бы потратить время на продажи.

Ошибка №5. Попытки сэкономить на нужных функциях. Руководитель готов потратить на CRM пару тысяч в месяц, а оказывается, надо платить внешним сервисам за интеграции. Начальник решает: обойдемся без них. Звонить можно и по телефону, а заявки из Телеграма принимать вручную.

! Последствия.  Бизнес получает только часть возможностей CRM. Менеджеры продолжают собирать заявки вручную и общаться с клиентами в своих телефонах и компьютерах. Компания использует CRM в ручном режиме пару месяцев, а потом забивает и возвращается к таблицам. Не использовать функционал CRM, как ходить на одной ноге: можно кое-как двигаться, но это совсем не та ходьба, которая нужна бизнесу.

Уровень ТОП. Понять, как не попасть на деньги при внедрении CRM

Чтобы не выбросить деньги на ветер, придерживаемся трех правил.

1. Не работать с тем, кто не может назвать конкретную сумму. Есть интеграторы, которые берут почасовую оплату. Сколько времени займет внедрение CRM-системы не знают, сколько денег надо скажут очень примерно. Обычно в конце чек получается ого-го какой большой. Бегите от таких интеграторов.

Еще бегите от ребят, которые предлагают сделать предпроект с техзаданием за 100 тыщ. Это подготовительный этап к внедрению CRM, а сколько стоит само внедрение, интеграторы расскажут, когда отправите им деньги.

Нормальный интегратор на пальцах объяснит сколько стоит настроить воронку продаж, автоматизации и интеграции, покажет вилку цен и ответит на любые вопросы о внедрении. А еще просите показать кейсы внедрения CRM, у хороших настройщиков они есть.

2. Заранее рассчитать бюджет на внедрение и учесть допрасходы. В стоимость внедрения CRM входят услуги команды внедрения, стоимость системы, интеграции и доработка софта под запросы компании. Посчитайте сколько будет стоить все вместе, чтобы понимать, какая сумма нужна на внедрение. Когда будете договариваться с интеграторам, расспросите про дополнительные расходы: что может понадобится, сколько стоит.

3. Заключить договор с интегратором. Если ребята облажаются, надо требовать деньги обратно, а без договора это никак. Поэтому не платите, пока не подпишете документы. Зафиксируйте, сколько денег платите и по каким причинам имеете право расторгнуть договор, пропишите обязанности исполнителя, то есть интегратора. Если не отдадут деньги сами, можно пойти в суд и потребовать взыскание аванса. Хотя обычно до этого не доходит.

Подытожим

  1. CRM можно внедрять самим — так дольше и сложнее, можно позвать интеграторов — так проще и быстрее, но дороже
  2. Чтобы внедрить CRM-систему, нужно проанализировать бизнес, если есть пробелы или ошибки — исправить их. После этого надо прописать цели и план
  3. Чтобы не нарваться на недобросовестных интеграторов, выбирайте тех, кто называет сумму настройки или вилку цен. Настройщики, которые берут деньги за час работы, в конце насчитают баснословную сумму
  4. Для внедрения CRM нужен договор с интеграторами. Чтобы можно было вернуть деньги или потребовать штраф, если настройщики что-то сделают не так. Приказ о внедрении СРМ системы и другие внутренние документы — это уже по желанию
Поделитесь мнением о статье

Статья помогла вам?
Да Нет
Благодарим за оценку!

Ваши оценки помогают сделать блог еще лучше и информативнее.

Вы можете ознакомиться с другими статьями по этой теме ↓ и подписаться на рассылку о новых статьях (спамить не будем, обещаем:)

Положительно оценили статью: 1 пользователь
Новые статьи каждую неделю
Подпишитесь, чтобы ничего не пропустить