5 мифов о тайм-менеджменте и их разоблачение

Время — одна из немногих вещей в нашей жизни, которая невосполнима и безвозвратна по определению. Такая необратимость побуждает многих людей относиться к своему времени с повышенным трепетом, стараясь выжать максимум из каждой минуты. И в то же время, это самое время, уж простите за каламбур, мы часто бездарно сливаем непонятно на что. Чтобы избавиться от невроза и пользоваться этим бесценным ресурсом со всей ответственностью очень неглупые люди и придумали тайм-менеджмент (ТМ).

Сам термин — прямая калька с английского «time-management» что означает буквально «управление временем». И ровно это термин и подразумевает — технику организации сознательного распределения времени. Личного или команды в рамках работы над проектом.

И это в техническом смысле очень гибкая технология. Простой список встреч на завтра, записанный карандашом в блокноте — это уже форма тайм-менеджмента. В своих самых сложных проявлениях ТМ разрастается до сложной структурированной модели, включающей целый ряд аспектов:

• анализ
• планирование
• расстановка приоритетов
• постановка целей
• распределение задач
• делегирование
• составление списков
• мониторинг и прочее

Существует много разных моделей ТМ — от простого календаря до сложных программных комплексов с массой инструментов. Все они имеют преимущества и недостатки, но в основе всегда стоит именно сам принцип, что временем можно и нужно управлять. И вокруг этой идеи сформировались всевозможные заблуждения. Рассмотрим некоторые популярные мифы на этот счёт.

Хочется сказать: «Вы так говорите, как будто это что-то плохое». И это лишь доля шутки. На самом деле если попросить приверженца этого мифа внятно объяснить, в чём же эта «роботизированность» выражается, в ответ редко можно получить что-то внятное. Это не только миф, но ещё и штамп, который часто принимается на веру без малейшего осмысления.

Объяснения чаще всего сводятся к тому, что дескать тайм-менеджмент ограничивает свободу человека. И здесь тоже напрашивается вопрос — свободу от чего? От забывчивости, прокрастинации и потакания сиюминутным импульсам? Определённо, да.

Тайм-менеджменту приписывают такие нелицеприятные атрибуты как «обязаловка», «жизнь по графику». На самом же деле это лишь один из инструментов приведения жизни в порядок.

Ближайшая аналогия — порядок в вещах в доме. Неужели, привычка аккуратно складывать вещи на свои места как-то ограничивает нашу свободу и наше право этими вещами пользоваться? Но зато мы уж точно свободны от нервотрёпки, когда не можем найти в бардаке творческом беспорядке нужную вещь.

А ещё есть такая вещь как жизненный фон. Качество нашей жизни определяют не столько яркие и острые события, которые происходят время от времени, а именно та «подложка», тот повседневный быт, который нас окружает в режиме 24/7. И если у нас порядок и в вещах и в делах, это попросту влияет на сознание и самоощущение. Самым положительным образом.

С другой стороны, некоторые люди абсолютизируют тайм-менеджмент и относятся к нему, как к некой волшебной таблетке, способной разом решить все проблемы с продуктивностью в работе.

Доля истины в этом есть. Действительно, есть те, кто даже не утруждается записать простой список дел на завтра, и потом вспоминает от силы половину, а выполняет и того меньше. Вот для них тайм-менеджмент даже в гомеопатических дозах может оказаться чуть ли не панацеей от бесконечных «хвостов», накладок и несостыковок.

Но если не рассматривать крайние случаи, то связь управления временем с рабочей продуктивностью стремительно слабеет. И для повышения продуктивности нужно задумываться об эффективности работы.

Просто выделить больше времени на решение задачи — это экстенсивный путь. То же самое, что для сбора большего урожая засеять больше площадей земли. Результат будет, но высокой ценой, и продуктивность останется прежней.

Чтобы повысилась продуктивность, мало одного только тайм-менеджмента. Нужно внедрять методы работы, которые позволят получать тот же результат за меньшее время.

И, конечно же, слабая связь с продуктивностью — это не причина для отказа от тайм-менеджмента. Ведь с его помощью вы сможете оставаться продуктивным дольше, чем просто плывя по течению.

Определённые положительные изменения действительно произойдут уже сразу. Но авторы книг и курсов по саморазвитию часто склонны ставить эту модель во главу угла, упуская замечания мелким шрифтом.

Для того, чтобы изменения действительно приобрели статус жизненных, должно пройти некоторое время. Оно необходимо на закрепление ТМ, как некоего стиля жизни. Хорошо известен феномен, когда почти любое положительное начинание в жизни воспринимается сначала с восторгом, но в дальнейшем происходит некое размывание, своеобразный «meltdown». Сначала мелкие поблажки — «а, сегодня расслаблюсь», потом забыл, потом спешу, всё новые и новые причины не следовать плану, а затем — чтобы его и вовсе не составлять.

Чтобы управление временем не деградировало и всё не вернулось на круги своя, нужно проявить хотя бы толику воли. Выдержать себя в самодисциплине достаточно долго, чтобы закрепился навык.

Многие здесь вспомнят про тот самый 21 день, но будут правы лишь отчасти. Математика здесь такой себе помощник, и времени на изменение мышления может понадобиться больше. Впрочем, иногда и меньше — в этом вопросе силён аспект индивидуальных особенностей человека.

И что ещё важно, в процессе интеграции тайм-менеджмента в свою жизнь многое придётся делать не по книжке и не по тренингу. Систем управления временем существует много, и не факт, что первая попавшаяся окажется удобной и понятной. Оптимальный вариант — взять более-менее подходящую модель и адаптировать её под себя. В процессе ещё придётся решать вопрос с хронофагами — телевизором, соцсетями, пустопорожними разговорами — у каждого есть свои «любимые» тайм-киллеры.

Тоже преувеличение, выдающее в его высказывателе продавца курсов по тайм-менеджменту. Для людей, глубоко увлечённых своим делом, может и не понадобиться управление временем как некая отдельная сущность. Ведь всё их время и так посвящено работе или творчеству, а оптимальное распределение времени часто происходит фоном, интуитивно.

Или, например, высококлассный специалист с уникальными и крайне востребованными услугами. Как тот самый админ, который берёт 1 доллар за то, что поменял в коде одну цифру, а 1000 долларов за то, что знал где и какую цифру поменять. Такая категория профессионалов тоже часто не нуждается ни в каком особом планировании.

Есть ещё уникумы, способные непостижимым образом оказываться в нужное время в нужном месте, находить и сводить нужных людей. Такая «суперспособность» тоже может никак не коррелировать с тайм-менеджментом.

В конце концов, не забываем о творческих профессиях. Да, прагматики скажут, что вдохновение — это лишь умение привести себя в рабочее состояние. Но на самом деле вдохновение в творческих профессиях — это краеугольный камень. И оно крайне слабо поддаётся управлению.

Всё что угодно — это трата времени. Мы платим своим временем за приобретённые знания, заработанные деньги, отдых, общение. А в бизнесе без личных встреч, пусть даже в ZOOM, просто никак.

И вот здесь тайм-менеджмент как раз и лучший помощник. Распланировав встречи на протяжении дня одна за другой, вы эффективно распорядитесь собственным временем и получите максимум пользы от встреч, тем более, от них всё равно никуда не деться. И не забывайте планировать перерывы между встречами, чтобы переварить и осмыслить результаты каждой.

Тайм-менеджмент — это эффективный инструмент управления любой деятельностью, будь то бизнес или повседневная жизнь. Системный подход к организации и планированию личного времени многократно доказал свою целесообразность.

Но в то же время тайм-менеджмент не стоит воспринимать, как некую священную корову, не абсолютизировать его и не переоценивать. Им нужно пользоваться, адаптируя и совершенствуя.

Тайм-менеджмент не лишает нас свободы. Скорее наоборот — благодаря порядку в делах у нас появляется больше свободного времени. А свободное время — одна из самых честных метрик свободы в целом.