Ошибки руководителя

Управлять другими людьми трудно, особенно если опыта на этом поприще нет. Эта статья – руководство от обратного: как не нужно делать, чтобы рабочий процесс строился так, как хочется. Возможно в каком-то из пунктов вы узнаете себя и это поможет вам избавиться от грубых ошибок руководителя, которые не дают выстроить правильные взаимоотношения с персоналом и наладить процессы в компании.

Из статьи вы поймете: почему одних руководителей уважают, а других нет; как выстроить здоровые взаимоотношения в коллективе; как добиться по-настоящему высоких результатов от команды.

Статья будет полезна практически каждому человеку, работающему в офисе:

1. Топ-менеджеру и управляющему компании. Поможет посмотреть на себя и на свой бизнес со стороны. Критически изучить свои методы управления и, возможно, обнаружить недостатки
2. Руководителям среднего звена. Проверить, не допускаются ли ошибки в работе отдела
3. Сотрудникам на местах. Убедиться в том, что руководитель прав (или не прав) и, по возможности, помочь управляющему исправить недостатки в его работе. И просто на будущее, в перспективе карьерного роста до административного персонала

Систематизировать и автоматизировать работу компании для легкого управления – здоровое желание каждого руководителя. Однако сделать это не так просто, как хотелось бы. Обычно мешает стремление сделать все здесь и сейчас. Появилось желание все изменить, упростить, наладить. С энтузиазмом берешься за дело, запускаешь нововведения, но они почему-то не работают. Не работают потому, что все слишком резко и нет единого подхода ко всем компаниям, нужно действовать путем проб, а с ошибками поможем разобраться мы.

Помните, ошибки неизбежны, но этой статьей мы поможем избавиться от них в зачатке.

Ошибка 1. Остаться в позиции продавца

Эта ошибка свойственна для начинающих руководителей, выходцев из рядового персонала, например, когда продавец был лучшим в отделе и его повысили до управляющего отделом.

Причины:

Новоиспеченный управляющий боится провалить планы и сам рьяно берется за работу, не обращая внимания на показатели его коллег.

Последствия:

Как правило, у сотрудников отдела падает мотивация. Они видят, что руководитель сам вытягивает показатели и им не нужно работать в полную силу. Сам управляющий через пару месяцев начинает выдыхаться, в итоге показатели отдела просаживают до максимально низких пределов: отдел не работает должным образом, руководитель-продавец больше не справляется. Из-за невыполнения планов падают зарплаты у персонала, сотрудники уходят.

Как избавиться от ошибки:

1. Передать большую часть клиентов своим подчиненным. Оставить только наиболее ценных. Для правильной передачи, проведите несколько совместных встреч, на которых клиент познакомится с продавцом, а продавец лучше узнает проблему клиента
2. Помогите своим подчиненным вести новых клиентов. Планируйте работу вместе с продавцом, но не участвуйте в процессе. Подключайтесь только к сложным продажам и проектам
3. Чтобы все сделать правильно, выходите из позиции продавца постепенно. Разбейте рабочий график на управленческие мероприятия и продажи. Сначала продажи будут отнимать больше времени, но его нужно постепенно сокращать до 10-30% от общего режима

Ошибка 2. Быть некомпетентным и непрофессионалом

Чтобы быть хорошим руководителем, нужно знать все тонкости рабочего процесса. Представьте, что сотрудник подходит к вам со своим вопросом, касательно рабочего процесса. Он сам не знает решения и хочет получить поддержку. Если вы знаете процессы, вы ответите сходу, не задумываясь. Если нет, придется искать ответ и это может занять несколько часов. Пока вы будете искать, вопрос либо решится, либо потери времени приведут к краху: потере клиента, простою проекта, задержке доставки и так далее.

Еще один пример, но уже с постановкой задач.

Допустим, вы управляете закупками и нужно доставить товар на склад в максимально сжатые сроки. Что для этого нужно? Нужно найти поставщика, обменяться реквизитами, согласовать детали, заключить договор и еще дождаться доставки. Все это занимает не часы и даже не одни сутки, на это может потребоваться неделя. Если вы поставите задачу привезти товар завтра, ваш сотрудник просто не справится с ней. Вы будете рассчитывать на то, что товар будет, возможно компания сделает несколько продаж, а товара нет.

Что в итоге? Потеря клиентов снижение лояльности к компании.

Причины:

Недостаток знаний в области. Чаще всего проблема возникает из-за неверного назначения. Хорошие руководители вырастают из рядового персонала. Желательно идти именно таким путем, так вы узнаете все тонкости и сможете решать вопросы не тратя часы на размышления.

Как избавиться от проблемы:

Поможет только постоянное систематическое обучение. Если вы уже управляете персоналом, нужно искать источники, из которых можно почерпнуть нужную информацию о процессах.

Ошибка 3. Плохие навыки делегирования, чрезмерная помощь сотрудникам

Типичные мысли руководителя, который не хочет или боится делегировать задачи своим подчиненным:

• без меня ничего не будет работать
• никто не справится с этой работой лучше меня
• я не могу доверить это сотрудникам, они не справятся

Причины ошибки:

• руководитель не видит альтернативы, кроме как сделать все самостоятельно. Это неумение делегировать полномочия
• плохая мотивация персонала и неправильные подбор сотрудников

Вероятные последствия ошибки:

• снижение мотивации сотрудников. Сильные члены команды теряют интерес к работе, руководитель забирает интересные задачи, которые позволяют развиваться в профессии, на себя. В итоге, они покидают компанию
• снижение темпов или остановка развития компании. Все время руководителя уходит на решение текущих задач, ему просто некогда планировать развитие
• форс-мажоры и пробелы в работе. Руководитель берет на себя слишком много, в итоге не справляется со взятыми на себя обязанностями

Решение проблемы:

Если причина в неумении делегировать полномочия.

Нужно исправлять сам подход к работе. Примите, что вы не единственный, кто может справиться с этой задачей, более того, есть люди, которые сделают это лучше вас. Это удар по самолюбию, но он необходим для дальнейшего развития. Дальше развивайте навыки делегирования полномочий и постановки задач. В этом вам помогут наши материалы:

• как правильно делегировать полномочия
• как правильно ставить задачи сотрудникам

Если дело в плохом подборе персонала

Помните, незаменимых нет, нужно просто поискать. Правильная система подбора персонала обеспечит вас квалифицированными сотрудниками и плодотворной работой. Поиски должны занимать 1-2 недели, никогда не берите первых попавшихся сотрудников. Наймите хорошего HR-менеджера – это расходы, но они быстро окупятся.

Ошибка 4. Быть чрезмерно мягким (синдром хорошего человека)

Эта ошибка руководителя в управлении персоналом идет на стыке с плохими навыками делегирования и нарушением субординации.

Панибратство в отношениях с сотрудниками губительно:

 — Возьмешь?

 — Нет.

 — Почему?

 — Я не справлюсь.

 — Лаадно, сделаю сам.

Не допускайте таких отношений, в будущем с ними будет крайне сложно бороться.

Причины ошибки:

Такие взаимоотношения возникают из-за того, что руководитель хочет расположить к себе сотрудников. Он стремится угодить и подстроиться под каждого. В целом, в стремлении понравиться нет ничего плохого, но не переусердствуйте.

Последствия:

Сотрудники «садятся на шею», авторитет руководителя снижается. Стираются все рамки здорового отношения к работе. Если отношения панибратски, можно опаздывать на работу, отказываться от задач, пропадать со связи.

Решение:

Найдите компромисс. Обсудите режим работы с сотрудниками, выясните, как им будет удобнее работать. Так вы построите доверительные отношения и снизите недовольство при перестроении взаимоотношений.

Правильно управлять персоналом поможет статья «Как вести себя руководителю с подчиненными».

Ошибка 5. Резкие нововведения

Если в отделе уже сформировались четкие принципы работы и сотрудники привыкли к устоявшимся правилам, нельзя резко менять систему работы. Любые изменения – это дискомфорт.

Возможные последствия резких нововведений:

Новые правила не устраивают сотрудников из-за их необоснованности, по ним отказываются работать. Руководитель становится врагом и все его предложения воспринимаются отрицательно. В итоге конфликт приводит к полному расстройству отношений в команде.

Решение:

Если вы запланировали изменения, вносите их постепенно:

• обсудите с сотрудниками новшества
• предложите одному или нескольким членам коллектива работать по новым правилам
• если новая система себя оправдывает, внедряйте ее в работу всего отдела

Такой подход снизит дискомфорт и стимулирует доверительные отношения в коллективе: вы посоветовались, предложили частичную ответственность, показали пользу от нововведений.

Ошибка 6. Какой-то сотрудник лучше, чем его отсутствие

Сотрудник, нарушающий правила и не стремящийся к развитию – плохой сотрудник. Если вы допускаете отдельным специалистам прогулы, нарушение дедлайнов и в целом плохое отношение к обязанностям, вы позволяете персоналу думать, что так можно делать. Вскоре, все члены команды будут работать таким же образом.

Такое отношение к подчиненным допускается только в первые месяцы работы, пока вы притираетесь и изучаете возможности каждого специалиста. Дальше нужно принимать меры.

Последствия таких допущений:

Снижение мотивации персонала. Отстающие кадры подбивают остальных к деструктивному поведению. В итоге работа рассыпается на глазах.

Решение проблемы:

Расстаться с непоспевающими сотрудниками. Это может казаться жестоким, но жесткость иногда необходима. Чтобы смягчить момент увольнения, дайте сотруднику испытательный срок. Если в отведенное время не исправляется, дайте срок на поиски новой работы.

Иногда вместо увольнения можно предложить такому специалисту возможности развития в другом направлении. Не исключено, что он просто занимается не тем, что ему нравится. В таком случае перевод сыграет на руку обеим сторонам: вы получите заинтересованного мотивированного члена команды, а сотрудник – интересную именно для него работу.

Ошибка 7. Искать героя в сотруднике

Хочется найти человека, на которого можно возложить все и разделить с ним ответственность. Но это только мечта.

Смотрите, почему это несбыточная мечта на аналогии – отверткой можно вкрутить шуруп, но забить гвоздь ей не получится. И только в вашей ответственности лежит то, что вы выбрали отвертку, чтобы забить гвоздь, а не молоток.

Так и с персоналом, выбирая человека на конкретную должность вы оцениваете его возможности, и завышать ожидания здесь ни в коем случае нельзя. Если человек хорошо продает по телефону, это не значит, что он будет так же хорош и в активных продажах. Если сотрудник умеет продвигать сайты в органической выдаче (SEO), это не гарантирует того, что ему можно отдать и настройку контекстной рекламы.

Последствия завышенных ожиданий:

Руководитель быстро разочаровывается в нанятом персонале. Разочарование приводит к тому, что он берет на себя все обязанности, которые предполагал делегировать и со временем выдыхается.

Решение:

Очертите для себя, что конкретно вы хотите получить от сотрудника при найме и не возлагайте на него чрезмерные надежды.

Ошибка 8. Углубление в недостатки

Работать над недостатками компании и каждого сотрудника необходимо, но сужать фокус внимания только на них – это ошибка руководителя в управлении коллективом. Представьте ситуацию: каждое утро на планерке руководитель устраивает разнос и говорит о том, что все плохо работают, никакой пользы, одни потери и так далее. Как вы думаете, как себя будут чувствовать сотрудники, получая такой заряд негатива каждое утро?

Возможные последствия:

У сотрудников падает мотивация. Их достижения остаются незамеченными, тогда как проигрыши постоянно на виду. Вскоре за падением мотивации последуют и конфликты инициированные персоналом.

Решение:

Когда конфликт уже назрел:

Идите на обсуждение. Дайте каждому сотруднику высказаться, чем он недоволен, что можно изменить. Если вы видите, что были неправы, не стесняйтесь признавать свою ошибку. Это сгладит конфликт. Предоставьте персоналу возможность получать постоянную обратную связь. Так вы снизите риски возникновения подобных ситуаций повторно.

Конфликта пока нет:

Если вы узнали себя в ситуации и подозреваете, что сотрудники недовольны тем, что вы не отмечаете их достижения, найдите способ их похвалить. Похвала – хороший способ нематериальной мотивации, не забывайте об этом.

Ошибка 9. Излишний контроль и недостаточный контроль

Чтобы работа строилась правильно, нужно выдерживать золотую середину в контроле сотрудников. Чрезмерный контроль, равно как и недостаточный, влекут за собой ряд проблем для компании.

Сначала о чрезмерном контроле

Руководитель поставил задачу, но при этом не дает сотруднику нормально работать. Нужен отчет по каждому часу. Невозможно делать свою работу хорошо, когда над твоей душой кто-то постоянно стоит.

Чрезмерный контроль снижает мотивацию персонала. Кроме того, сотрудник не будет чувствовать ответственность за результат: руководитель постоянно наблюдает, он и ответственен.

Что в итоге:

• работа выполняется медленнее
• у руководителя отнимается время, которое можно потратить на стратегическое планирование

Теперь о недостаточном контроле:

Это ситуация, когда вся работа отпускается на самотек. Руководитель передал исполнителю всю работу, ответственность за ее выполнение и не интересуется ходом выполнения поставленной задачи.

В этом случае исполнитель получает карт бланш. У него нет четких сроков, его никто не контролирует, нет никакой обратной связи от администрации – это создает впечатление, что проект или задача не важны для руководителя и их можно отложить в долгий ящик.

Что в итоге:

• работа не делается вовремя
• качество выполнения задачи страдает

Решение:

Ищите баланс. Каждый сотрудник индивидуален – одному нужно больше внимания, другой – хорошо справляется с возложенными на него задачами самостоятельно. Найти правильный баланс можно только методом проб. В определении правильных подходов к персоналу и кроется мастерство руководителя.

Ошибка 10. Неправильная постановка задач

Это типичная ошибка руководителей ведущая к потерям времени. Если вы устанавливаете задачи без срока, каждая из них может казаться срочной или наоборот, не требующей сиюминутного решения. Если говорите сотруднику сделать что-то, сообщите и когда это что-то должно быть готово.

Возможные последствия постановки без сроков:

Сотрудник не знает, когда должен быть готов отчет. Он не подозревает, что вам нужно передать отчет по работе отдела выше, это не входит в его сферу ответственности. В итоге, руководитель отдела недоволен работой сотрудника, руководитель компании – работой отдела. Все получают по шапке.

Решение:

• если задача срочная, сразу скажите об этом сотруднику
• если быстрое решение не нужно, уточните, когда задача будет выполнена

Учитывайте не только свои интересы, но и потребности сотрудника. Возможно для выполнения поставленной задачи придется отложить остальные. Ищите компромисс.

Ошибка 11. Неправильное распределение нагрузки

Разделять сотрудников на сильных и слабых необходимо. Это нужно, чтобы правильно распределять нагрузку и отслеживать потенциал кадров.

Чтобы лучше понять смысл проблемы рассмотрим ее на примере.

Возьмем образных Петра и Игоря. Петр – исполнительный сотрудник, работает давно, решает все поставленные задачи. Игорь – новичок в вашей сфере и пока справляется не со всеми задачами.

При неправильном подходе к управлению персоналом Петру, потому что он молодец и справляется со всем, поручаются все сложные задачи. Обычно они малоинтересные и рутинные.

Игорю же отдают простенькие задачки, с которыми можно быстро справиться без особого труда. Он молодой и неопытный, чтобы не наломал дров.

Что происходит в этом случае:

Петр погряз в рутине, постоянно занят, ему неинтересно, его энтузиазм угасает.

Игорь – решает простые задачи и не развивается, ему интересно только потому, что все получается.

Возможные последствия такого подхода:

Петр, уставший от неподъемного груза сложных задач, покинет компанию, у управляющего останется Игорь, которому нельзя доверять сложные задачи. Львиная доля нагрузки, в этом случае, перетекает на руководителя.

Таким образом, компания теряет сильный персонал, развитие, если не останавливается, то сильно замедляется.

Как решить проблему:

• Во-первых, закрепите слабого сотрудника за сильным. Это поднимет мотивацию обоим. При этом, можно отдать сложные задачи слабому сотруднику, не боясь, что они не будут выполнены
• Во-вторых, нужно разнообразить задачи, возлагаемые на сильных сотрудников. Не только рутинные, но и те, где можно проявить себя в полной мере. Слабых тоже нужно нагружать трудными задачами, чтобы они развивались и росли
• В-третьих, нужно уделить больше внимания контролю слабых сотрудников. 20% времени на сильных, 40% – на слабых, остальное на стратегию и планирование

Ошибка 12. Никого не слушать

«Теперь я руководитель и не хочу принимать никаких отговорок» – заведомо проигрышная позиция. Такой подход деструктивен. Даже если вы достаточно хороши в своей области, иногда вы можете что-то упускать. Если сотрудник говорит, что он не успеет выполнить задачу, это еще не значит, что он ленится или не хочет ее выполнять. Возможно действительно нужно больше времени. Если ваши подчиненные говорят, что задачу лучше выполнять по их плану, а не по вашему, это не значит, что нужно настаивать на своем.

Возможные негативные последствия:

Если руководитель постоянно отказывается слушать персонал, вскоре предложения перестанут поступать. Сотрудники будут пытаться выполнять задачи так, как этого хотите вы в любых ситуациях: когда явно недостаточно времени или подход неправильный, или задача бессмысленна. Но со временем такая работа для них превратится в рутину: нет простора для креатива и развития. Они просто начнут уходить из компании.

Решение:

Рассматривайте предложения членов своей команды, вы управляете, но они тоже работают и иногда знают клиента, проект, заказ лучше, чем вы. Действуйте по принципу «доверяй, но проверяй». Если доверились предложению, проследите, как решается поставленная задача. Если решена действительно эффективно, похвалите сотрудника.

Ошибка 13. Выделять любимчиков и изгоев

Не допускайте эмоциональной классификации сотрудников. Нельзя за одинаковые провинности одного члена команды наказывать лишением премии, а другому спускать это с рук. Исключение – новички в команде. Они еще неопытны, и незначительные провинности допустимы, на ошибках учатся.

Возможные последствия:

Команда рассыпется. Любимчиков будут ненавидеть те, кого руководитель обидел кнутом.

Решение:

Относитесь к каждому сотруднику, как к равноправному члену команды.

Ошибка 14. Неумение планировать время

Постоянно не хватает времени, не успеваете на встречи и сидите на работе до поздна? Налицо проблемы с тайм-менеджментом.

Возможные последствия:

• Потеря доверия со стороны партнеров. Если вы обещаете, то должны выполнять любые договоренности. Если у вас не хватило времени – это ваши проблемы, но работать с таким управляющим не согласится никто
• Расхлябанность персонала. Руководитель – пример для сотрудников. Если они видят, что босс не появляется в офисе до 10.00 и не успевает созвониться с партнером, то и они могут поступать так же

Решение:

Нужно учиться планировать время. Помогут классические ежедневники, приложения-органайзеры и всевозможные тайм-трекеры.

Ошибка 15. Ставить задачи и не давать ресурсы

Это не только о материальном обеспечении. Для решения многих задач нужен не только компьютер и телефон, еще необходимы опыт, время, влияние и так далее. Если вы ставите задачу, проследите, чтобы у сотрудника хватало ресурсов на ее выполнение.

Возможные последствия:

Если у сотрудника нет ресурсов, задача не будет выполнена. Специалист может принять это на свой счет, в таком случае, у него упадет интерес к работе, он потеряет мотивацию.

Решение проблемы:

• отслеживайте возможности каждого члена команды. Так вы будете знать, кому и в каком случае можно доверять те или иные задачи
• помогите сотруднику: спросите, что поможет ему справиться с задачей. Если можете, предоставьте нужные ресурсы, если нет, поддержите своими силами

Ошибка 16. Нарушать договоренности

Если вы пообещали сотрудникам что-то, будьте добры это выполнять.

Последствия невыполнения договоренностей:

Потеря доверия со стороны сотрудников, а потерянное доверие – прямая дорожка к потере сотрудников.

Решение:

Не бросайтесь словами. Перед тем, как давать обещание, убедитесь, что вы сможете их выполнить.

Ошибка 17. Найму лучшего сотрудника за минимальную ЗП

Хорошие сотрудники, так же как и миллионы долларов, на дороге не валяются. Их поиски – труд длинною в месяцы. Платить им маленькую зарплату, все равно что говорить – ты нам не интересен.

Последствия:

Даже если вам удалось нанять ценного сотрудника на очень выгодных условиях, не факт, что он останется в вашей компании. Скорее всего, он просто заработает на пару месяцев и уйдет. Таким образом, компания тратит кучу времени и ресурсов на поиски, а в итоге сотрудник остается в компании на 3-5 месяцев. Образуется текучка кадров, нет сильного персонала, некому доверять сложные задачи.

Решение:

• определите потолок по зарплате, которую вы можете предложить
• изучите рынок и постройте свое предложение под него

• если набираете специалистов со стажем 3-5 лет на зарплату в 20 000 будьте готовы получить человека, который может выполнять свои обязанности, но будет постоянным инициатором проблем в коллективе.
  

Ошибка 18. Мне не нужен анализ продаж

Часто руководители сосредоточены только на конечном результате, при этом, они не уделяют внимания процессу. В продажах важно не только отследить сколько продаж было совершено, а выяснить почему их столько, могло ли быть больше и что для этого сделать – все этом можно получить из анализа продаж.

Возможные последствия отсутствия анализа продаж:

• без анализа, продажи становятся следствие удачи, а не целенаправленных действий
• завышение KPI. Если вы не понимаете, почему продаж 10, а не 100, вы не сможете ставить рациональные планы
• в команде появляется негатив: планы невозможно выполнить, мы не можем столько продавать и вообще к нам приходят не те клиенты

Решение:

• следите за всеми этапами продаж. Найдите, где отваливается больше всего клиентов. Так вы поймете, где скрыта проблема и сможете принять меры
• постоянно дорабатывайте скрипт продаж и объясняйте сотрудникам все этапы и почему нужно использовать именно такие фразы

Ошибки – это нормально, главное – учиться на них. Если вы обнаружили себя в одном из пунктов, вы уже знаете что нужно делать и можете поработать над собой. Помните, если вы ошиблись, нужно признать вину, сделать все, чтобы реабилитироваться и не допускать таких оплошностей впредь. При таком подходе к делу вы станете хорошим руководителем процветающей компании.