Принципы тайм-менеджмента как не тратить время зря

Каждый из нас мог бы больше, если бы лучше управлял своим временем, работой и жизнью. Заманчиво? Пришло время подумать про тайм-менеджмент. Но ирония в том, что людям, которым действительно необходим тайм-менеджмент, не хватает времени на толстые книги, вебинары и тренинги. Чтобы вам было проще, мы собрали методы тайм-менеджмента в одном материале. Коротко и по существу.

Что это такое? Тайм-менеджмент — это инструмент управления временем. Это про самоорганизацию и контроль над собой. Тайм-менеджмент помогает людям больше успевать, избавляться от хронической усталости, эффективно планировать время и экономить ресурсы. Говорят, что грамотный подход повышает результативность труда и помогает найти время на отдых.

Допустим, на работе завал — задач куча, не знаете, за какую браться в первую очередь. Вам нужно расставлять приоритеты. Поможет один из приемов — матрица Эйзенхауэра. Сразу увидите, что срочно и важно, а что подождет.

Зачем это нужно? Чтобы успевать больше. Чем больше из того, что задумали вы делаете, тем выше качество вашего труда и жизни в целом. Когда умеешь распоряжаться своим временем, то можешь фокусироваться на важном и не допускать отклонений от курса. А еще избавляешься от недосыпа, бесконечных стрессов и наконец перестаешь перерабатывать.

Кому это нужно? В теории всем, кто не умеет грамотно распределять время самостоятельно. Даже если думает, что умеет, но не получается. Тайм-менеджмент точно нужен:

• командам — чтобы избегать лавины неожиданных задач, работать по графику и запускать проекты вовремя
• фрилансерам и предпринимателям — чтобы работать на себя и не выгорать
• ученикам — чтобы находить баланс между обучением и остальной занятостью
• наемным работникам — чтобы выполнять поручения в срок, не отвлекаться на посторонние дела и не допускать ошибок

Все способы управления временем, о которых мы расскажем ниже, строятся на трех принципах: приоритета, планирования и структурирования.

Приоритет

Прежде чем решать задачу, сначала нужно решить, действительно ли она срочная. Сложные и важные задачи должны быть в приоритете перед мелкими и второстепенными. Не получится сегодня сделать что-то простое и не муторное, а важные задачи отложить на завтра. Так не работает. Сначала определяем приоритет задачи, а потом приступаем к ее выполнению.

Планирование

Те, кто используют тайм-менеджмент, сначала занимаются планированием. Сначала нужно разобраться, когда должен быть готов результат, как оценить его качество и сколько времени уйдет на выполнение. Нельзя браться за задачу с размытыми сроками выполнения и отсутствием ориентиров. Если вы не знаете, сколько займет решение, то как запланировать выполнение остальных задач?

Структурирование

Чтобы решить сложную задачу, нужно понимать, как вы будете отслеживать выполнение и оценивать результаты. Возможно, стоит разбить выполнение на этапы, прописать чек-лист, придумать критерии, которым должен соответствовать итоговый результат. Структурируйте задач и вам будет проще их выполнять.

Любой тайм-менеджмент строится на трех столпах: приориоритете задач, планировании и структурировании. Если вы научитесь находить баланс между соблюдением этих принципов — научитесь и тайм-менеджменту.

Большинство описанных нами приемов основаны на приоритете и структурировании задач. В некоторых сложных схемах встречаются вкрапления планирования. Вы узнаете про простые приемы и сложные технологии управления временем. Берите на вооружение и успевайте больше.

1. Готовьтесь с вечера

Готовьте план работ на день заранее, если сутра или в процессе дня вы не успеваете собраться. Просто каждый день записывайте задачи на завтра в конце рабочего дня.

Это поможет распределить нагрузку заранее и выделить приоритетные задачи без утренней горячки. А кроме плана на будущий день можно заранее погладить одежду, собрать портфель и сложить обед в ланч-бокс. Не благодарите :)

Список дел на будущий день легко составить блокноте. А если хотите ничего не забыть, используйте специальные программы-планировщики.

2. Ставьте дедлайны

Дедлайны — это четкие сроки получения результата. Когда у вас есть четкие сроки, то проще заставить себя работать и перестать прокрастинировать. Пусть вас не пугает отсутствие контроля — даже когда сам задаешь себе дедлайн, то гораздо проще сдвинуть дело с места и начать работать. Внешние дедлайны работают лучше, потому что есть начальник или заказчик — за результат есть кому спросить. Но если куратором назначить некого, придется контролировать себя самому. А как иначе?

3. Рисуйте матрицу Эйзенхауэра

Этот метод придумал 34-й Президент США Дуайт Эйзенхауэр. Суть метода в том, что вы делите все свои дела на 4 категории:

1. Cрочные и важные — те, которые нужно решить в первую очередь и нельзя откладывать
2. Важные, но несрочные — дела, у которых нет четкого дедлайна. Их нужно выполнить, но сроки не горят — выполнение можно запланировать
3. Неважные, но срочные — рутинные вопросы, которые можно решить без вашего участия. Эти дела есть смысл делегировать подчиненным, чтобы освободить время на важные и срочные вопросы
4. Неважные и несрочные — дела, от которых нужно отказаться. Обычно в эту категорию попадают задачи, которые просто съедают время. Возможно, из-за них вы ничего и не успеваете

Матрица помогает понять, какими делами стоит заняться срочно, а что можно отложить. Этот метод не организует рабочий процесс, а лишь распределяет задачи по важности. Скорее всего вы не сможете использовать этот метод постоянно. Но возвращаться к нему, когда дел невпроворот — самое то.

Вот так выглядит матрица Эйзенхауэра. С ее помощью вы сможете распределить задачи по срочности и важности, правильно расставить приоритеты.

4. Используйте правило «лягушки»

Бизнес-тренер Брайан Трэйси называет лягушками задачи, которые не хочется решать, но нужно. За такие дела эксперт советует браться с самого утра. Мол, мозг меньше перегружен информацией — будет проще решить тяжелый вопрос. После этого все остальные задачи покажутся пустяковыми, а вы будете довольны, что на одну сложную задачу стало меньше. Попробуйте, это работает.

5. Сначала решайте мелкие задачи

Не хотите завтракать «лягушками»? Тогда начинайте день с мелких дел. Это совет другого бизнес-тренера Дэвида Аллена. Он предлагает решать сначала мелкие задачи, на решение которых уходит до 5 минут: проверить почту, делегировать задачи, сделать звонки, настроить оборудование, решить личные вопросы и т.д. Так вы сможете еще вначале дня избавить себя от рутины и освободить время на глобальные вещи. Главное, чтобы эта рутина не отняла большую часть дня.

6. Используйте «автофокус»

Обычно у каждой задачи свой приоритет и дедлайн. Если вы работаете с задачами без сроков и равнозначным приоритетом, используйте метод «автофокуса». Автор системы, Марк Фостер, создал ее, основываясь на своем личном опыте, и, после нескольких недель использования, он заметил, что объем работы, которую он успевает выполнять, значительно увеличился.

Вот в чем суть: система состоит из длинного списка всего, что вам нужно сделать, записанного в блокнот в линейку. Сначала бегло прочтите этот список. Затем медленнее и еще медленнее. Перебирайте все дела в списке до тех пор, пока не захочется остановиться на какой-то одной из задач. Вы ждете, пока появится желание решить эту задачу здесь и сейчас. Завершите дело — вычеркивайте и переходите к следующему.

7. Используйте метод SMART

Когда у вас есть одна приоритетная, но сложная и не совсем конкретная задача, для ее выполнения нужна конкретика. Добавить ее поможет метод SMART. По нему каждое ваше дело должно отвечать 5 критериям:

1. Specific — конкретика: пропишите результат со всеми деталями
2. Measurable — измеримость: используйте количественные критерии оценки качества, чтобы оценить результат
3. Attainable — достижимость: ставьте перед собой задачи, которые сможете решить
4. Relevant — значимость: вы уверены, что именно эту задачу нужно решить для достижения цели? Поставьте под сомнение значимость задачи
5. Time-based — срочность: ставьте сроки, к которым вопрос должен быть закрыт. Стимулируйте себе и не давайте расслабиться

Метод SMART помогает конкретизировать задачи и подзадачи. Используя его для планирования и тайм-менеджмента, вы быстрее составите последовательность действий и сможете ее выполнить.

8. Делите большие задачи на маленькие

Масштабные дела пугают своим объемом. Если у вас тоже так, используйте декомпозицию — разбивайте задачи на подзадачи и этапы, которые нужно пройти последовательно.

Допустим, вы запускаете новый проект. Звучит громко и ответственно. Но если разложить этот проект «на молекулы», окажется, что все не так страшно. Например, нам нужно открыть новую фирму. Разбиваем на этапы:

1. Придумываем название, находим юридический адрес, согласовываем уставный капитал, налоговый режим
2. Готовим устав, протокол общего собрания, заполняем формы Р11001 и 26.2.1
3. Оплачиваем госпошлину
4. Относим документы в налоговую или к нотариусу
5. Через 3 дня забираем лист записи ЕГРЮЛ

Когда напитаете цель конкретикой, она уже не будет казаться такой сложной и страшной. Миссия станет проще

9. Фиксируйте время

Тайм-менеджмент как система состоит из методов контроля времени. Лучше всего с этим справится таймер. Если вы будете отслеживать потраченное на задачу время, то сможете его ценить, повысить свою продуктивность и научитесь управлять собой. Есть два метода, которые помогут фиксировать время: «Метод помидора» и «90 на 30».

Метод помидора. Помидор — это кухонный таймер, который использовал автор Франческо Чирилло при подготовке к экзаменам. Он ставил таймер на 25 минут и на их протяжении занимался работой, ни на что не отвлекаясь. Каждые 25 минут он делал 5-минутный перерыв, а каждые 4 цикла — большой получасовой перерыв. Смысл в том, чтобы разбить рутину на несколько циклов и после каждого получать заслуженный отдых.

Метод 90 на 30. Смысл, тот же, что и у помидорного метода, только звучит не так эффектно. Берете и все 90 минут усиленно работаете над задачей, ни на что не отвлекаясь. А потом 30 минут отдыха. Повторяете такие циклы на протяжении всего дня: длинные рабочие периоды ни на что не отвлекаетесь, а в короткие периоды отдыха разгружаете мозг.

Чтобы было проще фиксировать время, можно использовать специальные виртуальные таймеры. Вот один из таких.

10. Работайте по канбану

 Канбан — это доска с карточками, которая помогает отслеживать процесс решения задачи через этапы. Условно говоря, у каждой вашей задачи единый процесс выполнения и набор этапов. Прошли этап — передвинули карточку задачи на следующий. Один быстрый взгляд на доску — и вы в курсе, что происходит с проектами.

Раньше канбан-доски реально вешали в офисах. Любители традиций и маркетинговые ортодоксы делают так до сих пор. Но проще скачать приложение и создать виртуальную канбан-доску. Программа даст прозрачный учет времени и покажет сроки прохождения каждого из этапов.каждым исполнителем. Одна доска — один проект, карточка — отдельная задача.

Канбан подойдет командам, которые работают в условиях жестких дедлайнов. У нас есть целый материал, посвященный этой методике, почитайте.

OkoCRM тоже работает по канбану — с помощью такой доски мы выстраиваем воронки продаж. Чтобы заключить сделку, нужно пройти все этапы, а значит, решить несколько важных задач.

11. Используйте хронометраж

Чтобы правильно все спланировать, важно понимать, куда уходит время: где вы расходуете его продуктивно,а где теряете. Проще всего заниматься планированием в три этапа:

1. Фиксировать. Сначала две-три недели каждые 2-3 часа отслеживайте и фиксируйте выполненные задачи. Записывайте сделанные дела и время, которое потребовалось для их выполнения. Речь про серьезные дела — задачи на пару минут можно не фиксировать. Ваша цель — зафиксировать свою продуктивность
2. Искать пробелы. Затем в том же блокноте проанализируйте потраченное на задачи время: где вы молодец, где можно было работать быстрее, а где время потратили зря
3. Запланировать. Нашли пробелы? Корректируйте распорядок дня и рабочие процессы с учетом своей аналитики. Вы сможете исключить задачи, которые попросту отнимают время и сгруппировать более важные дела, чтобы быть продуктивнее

12. Не распыляйтесь — включайте режим монозадачности

Если вы заняты интеллектуальной работой, многозадачность — не для вас. Нет смысла распыляться на несколько задач сразу и решать одновременно несколько сложных вопросов. Один промежуток времени — одно дело. Возможно, вы и Гай Юлий Цезарь, но решая задачи последовательно вы будете в разы продуктивнее.

Это доказано научно. Степфордские ученые провели эксперимент: заставили человека одновременно читать и разговаривать по телефону. В итоге человек плохо запомнил и суть разговора, и содержание книги. А еще он не смог определить, что из полученной информации было важным, а что второстепенным. Короче: чтобы хорошо справляться со своими ежедневными интеллектуальными обязанностями, не нужно распыляться на несколько дел сразу. Сначала одна задача, затем другая, третья и так по порядку.

13. Работайте по закону Парето

Закон Парето звучит просто: 20% усилий приносят 80% результата. И наоборот: остальные 80% усилий приносят только 20% результата. Главная мысль, которую нужно понять — за большую часть результата отвечает меньшая часть приложенных усилий. Так везде: 20% ваших клиентов приносят вам 80% выручки, 80% ваших продаж приходится на 20% ассортимента, а 20% потраченного времени дают 80% от решения задачи.

Получается, что вы тратите 80% своего времени на незначительную часть рабочего процесса. Пора-бы это исправить. Проанализируйте свою работу и найдите 20% тех своих действий, которые дают больше всего эффекта. Сосредоточьтесь на них, чтобы не тратить лишнюю энергию на ненужные дела и быстрее достигать поставленных целей.

14. ZTD

Лео Бабаута предложил нашел Дзен в своей методике планирования и тайм-менеджмента Zen to Done или ZTD. Она строится на 10 простых привычках, которые должен выработать человек:

1. Собирайте всю информацию за день в Инбокс
2. Не откладывайте в долгий ящик — обрабатывайте все записи в Инбоксе в тот же день
3. Задавайте горизонт планирования обыденных задач в 1–2 дня, а глобальных — в неделю-полторы
4. Не распыляйте внимание, наводите фокус в один момент на одно день
5. Составляйте все свои дела в списки
6. Разбивайте дела на категории в зависимости от их состава и оставляйте заметки о их выполнении
7. Регулярно очищайте список дел от решенных и неактуальных задач
8. Упрощайте — создавайте короткий и понятный список дел, не ставьте себе невыполнимых целей
9. Создайте себе расписание дня и придерживайтесь его ежедневно
10. Отказывайтесь от рутины. Занимайтесь тем, что вам действительно интересно

1. Тайм-менеджмент — это абстрактный набор инструментов, который помогает людям контролировать свое время, вовремя решать задачи и выполнять важные дела. Тайм-менеджмент нужен, чтобы вы могли все успеть
   
2. Нет какого-то конкретного набора методов тайм-менеджмента. Зато есть три главных принципа: приоритетность, планирование и структурирование рабочих задач. Если вы будут им следовать, то никакие методы тайм-менеджмента вам больше не нужны
3. Если самим контролировать свое время сложно, то можно использовать специальные методы, например, рисовать матрицу Эйзенхауэра, использовать метод «Помидора» или работать по канбану
4. Когда самому фиксировать рабочее время сложно, есть смысл завести электронных помощников. Есть специальные планировщики, виртуальные таймеры и таск-менеджеры, которые упростят планирование. Например, Trello или SingularityApp. Функционал для планирования есть и в OkoCRM