Виды и методы планирования: техники и классификации

Планирование — основа эффективного управления бизнесом Оно помогает ставить четкие цели, выстраивать приоритеты, распределять ресурсы и прогнозировать риски. Вместе с экспертами:

• кандидатом экономических наук, бизнес-стратегом Еленой Степановой
• бизнес-психологом Юрием Рыбьяковым
• маркетологом и основателем digital-агентства Максимом Огановым

разбираемся, какие виды и методы планирования бывают, как выбрать подходящий и чем стратегическое планирование отличается от оперативного.

Планирование в управлении делится на несколько уровней в зависимости от временного горизонта, масштаба и целей. Каждый из них выполняет свою функцию и помогает бизнесу (либо проекту) двигаться в нужном направлении в зависимости от срочности. По срокам основные виды планирования делят на 3 категории: стратегическое, тактическое и оперативное.

Стратегическое

Стратегическое планирование — это процесс определения долгосрочных целей бизнеса и разработки плана по их достижению. Оно ориентировано на долгосрочную перспективу — обычно от нескольких лет и более. Его основная задача — определить глобальные цели бизнеса и задать общее направление его развития.

При использовании стратегического планирования бизнес формирует то, как он видит свое будущее. Обычно, сюда входит следующее:

• приоритетные направления для инвестиций
• целевые позиции на рынке, которые компания стремится занять
• ключевые показатели эффективности (KPI), по которым будет измеряться прогресс

Стратегические методы планирования на предприятии помогают бизнесу не только определить направление развития, но сфокусироваться на главных целях, эффективно используя имеющиеся ресурсы.

Тактическое

Тактическое планирование — это создание детализированного плана для достижения краткосрочных целей. В отличие от стратегического планирования, оно направлено на решение конкретных задач в ближайшие месяцы или даже недели.

При тактическом планировании разрабатывают планы по отделам, распределяют ресурсы, устанавливают сроки и ответственных лиц. При правильном подходе такое планирование помогает повысить эффективность работы организации и минимизировать риски.

Оперативное

Оперативное планирование — это процесс разработки и реализации краткосрочных планов для выполнения текущих задач предприятия. Оно направлено на обеспечение бесперебойной работы, эффективное использование ресурсов и быструю адаптацию к изменениям.

Основные цели оперативного планирования:

• обеспечение стабильной работы предприятия
• координация действий всех подразделений
• оптимизация использования ресурсов
• гибкое реагирование на изменения

Методы планирования — это различные подходы и системы организации задач, которые помогают эффективно управлять временем, расставлять приоритеты и достигать поставленных целей. Ниже вместе с экспертами разобрали самые популярные методы планирования.

Kanban

Kanban — это метод управления задачами, основанный на визуализации рабочего процесса. Основной принцип данного вида — отображение задач на доске, где каждая из них проходит через последовательные стадии. Например: «Запланировано», «В работе», «Готово».

Сама воронка этапов может быть какой угодно и зависеть от конкретных процессов в вашей компании. Например, вот канбан-доска редакции OkoCRM, которую мы ведём в своём же таск-трекере.

Канбан полезен при планировании работы команды независимо от ниши. Например, вот так может выглядеть доска с задачами в OkoCRM для компании по производству мебели на заказ — совсем не из диджитала. 

Использование канбан-досок помогает командам:

• контролировать загрузку
• улучшать прозрачность процессов
• оперативно выявлять «узкие места» в работе

Метод Kanban не требует строгого планирования на длительный период, что делает его особенно удобным для команд, работающих в условиях постоянного потока задач и меняющихся приоритетов.

GTD (Getting Things Done)

Метод GTD, разработанный Дэвидом Алленом, представляет систему управления задачами, основанную на переносе всей текущей информации из головы на внешний носитель. Результат — систематизированный список дел, плюс сниженная нагрузка на человеческую память.

Вид планирования используется в разных сферах, включая управление малым бизнесом, где необходимо одновременно контролировать клиентов, сотрудников, документы, заказы и расчеты.

Состоит метод GTD из пяти шагов.

1. Сбор. На этом шаге фиксируют все входящие задачи, идеи, поручения и вопросы. В качестве носителя используют бумажный блокнот, приложение для заметок или таск-менеджер. Что использовать — не важно, главное — освободить память и полностью выгрузить из нее информацию.

2. Обработка. Собранную информацию анализируют. Определяют, какие задачи нужно выполнять прямо сейчас и своими силами, какие реально делегировать, а какие вообще не важны и нет нужды тратить на них время.

3. Организация. Для удобства все задачи классифицируют по категориям для дальнейшей работы. Например, так:

• срочные и требующие немедленного выполнения
• те, что можно отложить на определенный срок
• те, что перед выполнением требуют дополнительных действий — например, согласования, подписания документов, утверждения бюджетов

4. Актуализация. На этом шаге задачи пересматривают, чтобы исключать те, что перестали быть важными, а приоритетные наоборот поднять наверх списка.

5. Выполнение. Финальный шаг — выбрать задачи, которые можно выполнить в текущих условиях: например, при наличии свободного времени, бюджета и исполнителей.

Айви Ли

Метод Айви Ли — это подход к планированию рабочего дня, основанный на ранжировании задач по степени важности. Он применяется, когда вокруг много отвлекающих факторов, которые мешают сфокусироваться на конкретных делах.

Как работает данный вид планирования? В конце каждого рабочего нужно составить список из шести задач на следующий день. Лимит именно в шесть задач, иначе есть риск перегрузить себя делами, потерять концентрацию и снизить качество работы.

Дальше задачи ранжируются по степени приоритетности — от самой важной к менее значимым. Критерии могут быть и другими, например, актуальность, срочность либо влияние на бизнес-процессы.

Следующий рабочий день начинается с выполнения первой задачи из списка. Переход к следующей происходит только после завершения предыдущей. Если в конце дня какие-то задачи не выполнены, они переносятся в список на следующий день. Таким образом метод Айви Ли позволяет удерживать фокус на ключевых задачах и системно двигаться вперед в соответствии с приоритетами.

Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра — визуальный инструмент планирования и расстановки приоритетов. Позволяет распределять задачи в зависимости от их срочности и важности. Матрица помогает минимизировать хаотичную работу в авральном режиме и способствует более осознанному управлению временем.

Структура матрицы включает четыре квадранта.

1. Срочные и важные задачи. Выполняются в первую очередь. Пример — проект с дедлайном, который наступит сегодня-завтра.

2. Важные, но несрочные. В этот квадрант попадают задачи, которые не нужно выполнять прямо сейчас — только запланировать на будущее.

3. Срочные, но неважные. Это те задачи, которые можно делегировать — например, передать коллеге, помощнику или подрядчику.

4. Несрочные и неважные. Такие задачи можно в принципе не выполнять либо выполнить с минимальным усилием, когда дойдут руки.

Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта — это визуальный инструмент для планирования и управления проектами. Она представляет задачи в виде горизонтальных полос на временной шкале, где каждая полоса указывает дату начала, продолжительность и срок завершения конкретной задачи.

Ключевые элементы диаграммы Ганта:

1. Временная шкала. Основа диаграммы, показывает время (дни, недели или месяцы), в течение которого выполняются задачи.
2. Горизонтальные полосы. Визуально отображают сами задачи. Протяженность полосы соответствует длительности выполнения.
3. Связи между задачами. Выглядят как стрелки или линии. Они показывают на диаграмме зависимость между этапами (например, одно дело может начаться только после завершения другого).
4. Маркировка дедлайнов. Позволяет отследить крайние сроки выполнения.

Дорожная карта

Дорожная карта — это визуальный метод стратегического планирования, который показывает ключевые этапы развития проекта, продукта или бизнеса во времени. Метод помогает понять общее направление движения, расставить приоритеты и синхронизировать действия команды, руководства и других заинтересованных сторон.

В отличие от подробного плана с множеством задач и дедлайнов, вид планирования дорожная карта фокусируется на крупных целях и этапах, позволяя быстро оценить, где находится проект сейчас и куда он движется. Его часто используют для презентаций, стратегических сессий и долгосрочного планирования.

Что включает метод дорожная карта:

1. Ключевые этапы проекта, такие как исследования, разработка, тестирование, запуск и масштабирование.
2. Цели каждого этапа — чего планируется достичь и какие результаты получить.
3. Привязка ко времени — этапы часто распределяются по кварталам, месяцам или иным логичным временным отрезкам.

ALPEN

ALPEN — это метод ежедневного планирования, разработанная немецким профессором экономики и экспертом по тайм-менеджменту Лотаром Зайвертом. Методика объединяет технологии классического тайм-менеджмента, инструментарий матрицы Эйзенхауэра и основы постановки целей Б. Франклина.

Метод состоит из пяти шагов, обозначенных буквами в названии:

• A (Aufgaben) — составление списка задач
• L (Länge schätzen) — оценка времени на выполнение задач
• P (Pufferzeiten einplanen) — планирование резервного времени
• E (Entscheidungen treffen) — расстановка приоритетов
• N (Nachkontrolle) — анализ и подведение итогов

Как применять метод:

Составляется список задач. Все дела на день фиксируются в блокноте или планировщике. Задачи не должны оставаться в голове — важно перенести их на бумагу, чтобы разгрузить память и лучше сосредоточиться.

Оценивается время. Для каждой задачи нужно определить примерную продолжительность. При этом стоит учитывать собственный рабочий ритм, склонность к прокрастинации и необходимость в перерывах.

Планируются резервы. Рекомендуется закладывать 60% времени на основные задачи и 40% — на непредвиденные обстоятельства. Это позволяет справляться с форс-мажорами, не нарушая общий распорядок дня.

Расставляются приоритеты. Для оценки важности задач используется матрица Эйзенхауэра. Задачи делятся на четыре группы: важные и срочные — выполняются в первую очередь; важные, но несрочные — планируются на потом; срочные, но неважные — по возможности делегируются; неважные и несрочные — откладываются или передаются другим.

Анализируются результаты. В конце дня проводится самооценка: выполнены ли задачи, хватило ли времени и резерва, насколько комфортно было работать по плану. По итогам анализа корректируется подход, а невыполненные задачи переносятся на следующий день с учетом накопленного опыта.

Выбор вида планирования зависит от целей бизнеса, типа задач и личных предпочтений сотрудников. Чтобы было проще, собрали ряд критериев.

1. Определите цель планирования. Первый шаг — понять, чего хочется достичь. Если строите долгосрочную стратегию, подойдут методы, позволяющие видеть общую картину — например, дорожная карта или диаграмма Ганта. Для повседневной продуктивности и контроля над ежедневными задачами — более простые и гибкие методики вроде GTD или метода Айви Ли.

2. Оцените тип задач и масштаб. Крупные проекты с множеством этапов и участников требуют визуализации и строгого таймлайна, поэтому будут уместны диаграмма Ганта, Kanban или дорожная карта. Повседневные дела, особенно если люди работают в одиночку, удобнее планировать с помощью ALPEN или матрицы Эйзенхауэра. Для работы с входящими задачами подойдет метод GTD.

3. Учитывайте личные предпочтения и стиль мышления. Если любите структуру и порядок, обратите внимание на ALPEN, Айви Ли или дорожную карту. Предпочитаете визуальное восприятие? Используйте Kanban или диаграмму Ганта. Стремитесь к гибкости и адаптивности? Тогда подойдут метод GTD либо матрица Эйзенхауэра.

4. Экспериментируйте и комбинируйте. Нормально использовать гибридный подход, сочетающий элементы нескольких видов планирования. Например, можно использовать метод GTD для сбора задач, матрицу Эйзенхауэра для приоритезации и метод Kanban — для визуального контроля исполнения.

При использовании самых техник планирования можно столкнуться с проблемами. Ниже разберем наиболее распространенные и как их избежать.

1. Переоценка возможностей. Суть проблемы: сотрудники и руководители формируют графики, в которых запланировано значительно больше задач, чем реально можно выполнить в течение рабочего дня или недели. Итог — срывы сроков, эмоциональное выгорание и потеря управляемости.

Решение: трезвая оценка времени и ресурсов. Например, можно использовать правило «60/40». Это когда 60% времени уходит под ключевые задачи, 40% — под резерв на непредвиденные обстоятельства, коммуникацию и адаптацию. Такой подход обеспечивает пространство для маневра и гарантирует, что все запланированное будет выполнено.

2. Отсутствие приоритетов. Ошибка в том, что все задачи кажутся одинаковыми, в результате не выходит сфокусироваться на реально важных.

Решение: использовать виды планирования, которые подразумевают расстановку приоритетов. Например, матрица Эйзенхауэр разделит задачи на важные и срочные, выделив то, что требует первоочередного внимания. Это помогает сосредоточиться на действительно значимых действиях и снизить перегрузку.

3. Слишком сложные инструменты. Это когда используют чрезмерно сложные методы планирования, которые требуют больше времени на поддержку, чем приносят пользы.

Решение: начать с простого, например, использовать такие методы планирования как метод Kanban или метод Айви Ли. Легкие в использовании инструменты быстрее внедряются, плюс упрощают контроль.

4. Отсутствие регулярного пересмотра планов. Планирование составляется один раз и не адаптируется под изменения. Отсутствие регулярного пересмотра планов приводит к тому, что задачи теряют актуальность, а работа выходит из-под контроля

Решение: внедрить привычку ежедневно или еженедельно корректировать цели, сроки и приоритеты в зависимости от текущей ситуации. Это повышает гибкость, помогает вовремя реагировать на изменения и сохранять фокус на важном.

1. Планирование — это фундамент эффективного управления в бизнесе. Благодаря планированию можно точнее ставить цели, грамотно распределять ресурсы и быстрее адаптироваться к изменениям.
2. Существуют разные методы планирования. Но выбирать нужно так, чтобы метод подходил под специфику бизнеса, стиль работы и цели команды.
3. Планирование не должно быть перегруженным или сложным. Лучше использовать простые методы планирования, а со временем перейти на более сложные. Тогда работа перестанет быть хаотичной, и каждый день будет приближать компанию к достижению больших целей.