Зарплатный проект: как сэкономить на переводах сотрудникам

Зарплатный проект — это одна из банковских услуг в составе РКО для бизнеса. С его помощью предприниматели быстро и экономно выплачивают зарплату сотрудникам. Это выгоднее, чем делать обычные переводы через банкинг или платить в конвертах. С помощью проекта можно раз все настроить, а потом выплачивать зарплату в один клик и при этом экономить на комиссиях. Разбираемся, что за фрукт и чем он полезен.

Это сервис от банка для оперативного начисления зарплаты персоналу и подрядчикам-физлицам по договорам гражданско-правового характера. Обычно он входит в состав пакета РКО при открытии расчетного счета, иногда его предлагают в виде отдельной услуги — все зависит от банка и условий расчетно-кассового обслуживания.

Зачем нужен зарплатный проект. С ним быстро и просто переводить оплату. Есть три очевидные причины, по которым предприниматели подключают услугу:

1. Комиссия — 0 ₽. За любую транзакцию с бизнес-счета банк обычно берет комиссию по тарифу. Обычно это 0,5–1% от суммы. Условия зависят от банка и пакета РКО. А на зарплатном проекте такой комиссии, как правило, нет. Можно экономить время на расчетах
2. Начисление — 10 минут. Если вы каждый месяц делаете одинаковые переводы, можно один раз составить реестр выплат, а потом делать переводы в одно нажатие. Не нужно каждый раз заполнять платежки, прописывать суммы, вводить персональные данные на каждого сотрудника. Документооборот сокращается — бухгалтер скажет спасибо
3. Подключение к онлайн-бухгалтерии. Если используете бухгалтерские программы, его можно интегрировать с функционалом банка. Тогда все расчеты и переводы будут делаться в программе без банкинга. Обычно такая возможность есть у крупных систем, вроде 1С или бухгалтерии Контура. Уточняйте возможность интеграции у провайдера онлайн-бухгалтерии

Кому нужен зарплатный проект. Любым ИП и юрлицам, которые официально работают с сотрудниками, переводят большие суммы в виде заработной платы и тратят время на оформление платежек. Это поможет автоматизировать выплаты, лишить бухгалтера лишней волокиты и сэкономить на комиссиях.

Кому не нужен зарплатный проект:

• организациям и ИП без сотрудников
• компаниям и ИП с небольшим штатом — если работает несколько человек, иногда проще составить платежку
• предпринимателям, которые нанимают работников неофициально — у банка могут возникнуть вопросы относительно характера переводов
• предпринимателям, которые готовы платить комиссию и тратить время на ежемесячные переводы

Нужно понимать: когда в банке отследят регулярные переводы одним и тем же людям или обналичку большой суммы, могут возникнуть вопросы — куда уходят деньги? Если есть подтверждение, что это зарплата — вопросов не будет. Ни у ФНС, ни у банка.

Зарплатный проект — не единственный способ перевода. Вы также можете платить зарплату наличкой или переводом. Но это не удобно.

Допустим, мы открыли пекарню. У нас в штате два человека: пекарь и кассир. Общая зарплата — 100 000 ₽.

Сначала мы платили оклад наличкой: каждый месяц снимали со счета 100 000 ₽, еще 2000 ₽ отдавали банку в виде комиссии за обналичку. На выдачу двух зарплат тратили полдня — оформляли ведомости, составляли платежки, ездили в отделение для получения денег в кассе. Потом выдавали деньги и просили сотрудников расписаться в ведомости. Долго и неудобно.

Иногда на выплату зарплаты наличными может уходить целый день — долго и неудобно.

Бизнес стал расти. Наняли еще троих: пекаря, баристу и уборщицу. Фонд оплаты труда вырос до 260 000 ₽. Ездить за наличкой стало неудобно: превышение лимитов повлекло повышение комиссии. Тогда мы решили переводить деньги прямо на карту сотрудников.

Комиссия стала меньше, но волокиты не уменьшилось. Приходилось составлять платежку на каждого сотрудника для подтверждения зарплатного характера выплат. А еще нужно было контролировать правильность оформления переводов, подписывать каждый платеж ЭЦП. Короче, тоже сложно.

Прямые переводы на карту сотрудников упрощают жизнь предпринимателя, но не до конца. Час-другой все равно уходит на оформление.

И тогда банк предложил нам услугу. Суть зарплатного проекта была простой: банк бесплатно выпускает нашим сотрудникам зарплатные карты, дает доступ к функционалу и снимает комиссию с переводов. Мы составили ведомость, 1 раз ее подписали → деньги в одно мгновение ушли сотрудникам. Удобно и без комиссии.

Зарплатный проект — самый простой способ выплаты зарплаты. 5 минут и готово.

Зарплатный проект подключается банком и работает на тех условиях, на которых предприниматель подписывает договор. Обычно процесс работы включает несколько этапов:

1. Заполнение реестра по форме банка. Обычно это эксель-табличка с именами, реквизитами сотрудников и суммами, которые нужно перечислить. Реестр отправляют в банк на согласование
2. Сотрудник банка проверяет правильность заполнения реквизитов, формирует платежные поручения. В следующие разы платежки будут формироваться автоматически
3. Предприниматель переводит сумму в размере ФОТ
4. Деньги поступают на специальный зарплатный счет. С этого счета банк автоматически распределяет суммы по картам сотрудников. Срок перевода обычно зависит от банка. Например, в Сбербанке деньги на карты поступают в течение 90 минут, а Тинькофф-банк обещает перевести всю сумму за 10 минут
5. Предприниматель получает в онлайн-банке отчет о перечислении: кто получил деньги, в какой сумме и в какое время, где были ошибки, до кого деньги не дошли

Условия устанавливает каждое финансовое учреждение самостоятельно. Обычно открытие зарплатного проекта входит в РКО и подключается бесплатно. Остальные условия обычно если и отличаются, то незначительно.

Мы в Oko изучили условия обслуживания от 6 крупных российских банков. Вот на каких условиях они предлагают предпринимателям подключать услугу. Спойлер: отличий не так и много, почти все бесплатно.

Райффайзен

Подключение: 0 ₽

Комиссия: 0 ₽

Срок перевода: от 1 минуты

Снятие налички бесплатно: 120 тыс. ₽/день

Выпуск и обслуживание карт: 0 ₽

Доставка карт: в офис

Дополнительные бонусы для сотрудников: 0% комиссии при оплате ЖКУ, мобильной связи и интернета; 1,5% кэшбэка

ВТБ

Подключение: 0 ₽

Комиссия: 0 ₽

Срок перевода: 15 минут

Снятие налички бесплатно: 350 тыс. ₽/день

Выпуск и обслуживание карт: 0 ₽

Доставка карт: нет

Дополнительные бонусы для сотрудников: +3% к сумме пополнения на текущий счет, 1,5% кэшбэка

Открытие

Подключение: 0 ₽

Срок перевода: 15 минут

Выпуск и обслуживание карт: 0 ₽

Доставка карт: в офис

Тинькофф

Альфа

На самом деле тут одни плюсы. И для предпринимателя, и для его работников.

Для бизнеса

Вы должны понимать, что функционал и условия работы у разных банков могут сильно отличаться. Но у всех них одна главная задача: максимально упростить переводы предпринимателей на карты сотрудников. Почти все с этой задачей неплохо справляются. А вот дальше функционал нужно изучать по договору с конкретным банком. Рассмотрим его на примере Тинькофф-банка.

Предприниматель получает возможность:

• делать переводы зарплаты внутри банка за 0 ₽, внешние переводы — за 0 ₽ в пределах лимита
• выплачивать иные суммы работникам помимо зарплаты: премии, отпускные, больничные, расчетные, компенсации, командировочные
• интегрировать сервис банкинга по API в онлайн-бухгалтерию
• автоматом заполнять платежки на перечисление НДФЛ и страховых взносов за сотрудников
• интегрировать счет в OkoCRM и отслеживать движения по зарплате не выходя и системы
• сохранить историю всех транзакций по зарплате с подтверждающими документами

Кроме стандартных возможностей, предпринимателям обычно предлагают специальные условия для личных счетов. Например, премиальная карта, допуск в вип-залы в аэропортах, повышенная ставка депозита, увеличенный кэшбэк, дополнительные бонусы от партнеров.

Есть и минусы. Обычно выгодные условия предусмотрены при выплатах только на карты банков, где подключено РКО. Чтобы получить эти карты, сотрудники должны заключить с банком договор. Предприниматель не может навязывать эти карты сотрудникам — это запрещено Трудовым кодексом. Если сотрудник не согласится использовать карту выбранного банка, предприниматель обязан переводить деньги на ту карту, которую выберет сотрудник.

Для сотрудников

Работникам не менее выгодны условия банков. Плюсы зарплатного проекта для персонала:

• Своевременное получение зарплаты. Деньги приходят за минуты — не нужно ждать полдня, пока банк одобрит перевод. Не нужно ехать в бухгалтерию для получения налички
• Обслуживание — 0 ₽. А если нет, за обслуживание платит компания
• Специальные условия для клиентов. Обычно банки в качестве бонуса предлагают сотрудникам выгодные условия использования карты: кэшбэк, льготные условия кредитования, высокие лимиты снятия денег, скидки от партнеров

Минус один — придется менять банк. Это неудобно, когда к старому банку и реквизитам карты привязаны подписки, автоплатежи. Но если это принципиально, от карты нового банка всегда можно отказаться.

На самом деле нужно выбирать банк по условиям для РКО — это гораздо важнее для экономии и эффективной работы бизнеса. Но если для вас решающий момент все же условиях начисления зарплаты для сотрудников, вот какие моменты нужно учитывать.

Время зачисления перевода. Чем быстрее обещают сделать перевод, тем лучше. Обычно сроки варьируются в пределах 1–90 минут. Некоторые банки зачисляют переводы в течение рабочего дня. Некоторые — за час. Но чаще всего счет идет в минутах.

Способ подключения. Выбирайте банк, который позволяет подключить услугу онлайн — без похода в отделение. Просто оставляете заявку, а потом с вами связывается менеджер и уточняет детали. Некоторые банки даже отправят вам своих представителей сразу с картами для сотрудников.

Возможность подключения услуги без РКО. Звучит как мистика, но бывает и такое. Например, счет открыт в Сбербанке, а зарплата для сотрудников — в Тинькофф. Это полезно, если у вас уже есть бизнес-счет на выгодных условиях и менять банк нет желания.

Условия обслуживания и поддержка. Длинный операционный день, оператор на связи в режиме 24/7, выплата зарплаты в выходные и праздничные дни, выделенный персональный менеджер и т.д. Чем лучше условия, тем больше шансов, что возможная проблема будет решена в минимальные сроки.

Бонусы. Премиальная карта для босса, выгодные кредиты для сотрудников, повышенный кэшбэк, повышенные ставки на остаток на счету — стандартный набор бонусов. Выбирайте тот банк, который предлагает больше.

Совет: чтобы выбрать правильный банк, лучше сначала опросить сотрудников — где у них открыты счета. Лучше подключать зарплатный проект там, где обслуживается большинство. Так вы быстрее выпустите карты, а среди сотрудников будет меньше недовольных из-за смены банка.

Если у вас уже подключено РКО в выбранном банке, подключение услуги — формальность. В том же Тинькофф это можно сделать в онлайн-банке для бизнеса в разделе «Выплаты» в пару кликов. Никакие дополнительные документы и справки не нужны — у банка уже есть все необходимое. У большинства других финансовых организаций все примерно так же.

Если РКО не подключено, нужно оставлять заявку и на зарплатный проект, и на РКО одновременно — обычно одно без другого не подключают. Условия подключения РКО в разных банках тоже отличаются. Одни могут открывать счет удаленно, другие сами приезжать на встречу, а третьи просят предпринимателя приехать в банк. Обычно просят показать документы:

Не факт, что у вас попросят именно эти документы. Каждый банк устанавливает свои условия и требования. Если счет уже открыт, скорее всего вообще никакие документы не потребуются. Поэтому, чтобы не создавать лишних движений и бюрократии, лучше выбирать тот банк, где уже открыт счет. Разве что вас не устраивают условия и вы готовы сменить поставщика РКО.

1. Это услуга, которую обычно предоставляют в банке в пакете услуги по РКО. Сервис помогает предпринимателям экономить на комиссии за переводы сотрудникам, сокращать время на подготовку ведомостей, реестров и платежек. Вместо нескольких часов начисление зарплаты сотрудникам займет до 10 минут
   
2. Зарплатный проект работает просто: составляете и подписываете ведомость-реестр → отправляете в банк и получаете платежки → оплачиваете платежки онлайн и деньги через короткое время на картах у сотрудников. Если у вас не будет никаких изменений в ведомостях, начисление зарплаты — дело одного клика
3. Условия в каждом банке отличаются. Обычно подключение, выпуск карт для сотрудников и комиссия в пределах лимита — все за 0 ₽. А дальше идут различия — в суммах лимитов на снятие налички, бонусах, сроках зачисления денег и т.д.
4. Когда выбираешь банк, логичнее смотреть не на условия начисления зарплаты сотрудникам, а на условия РКО — они более важны для бизнеса. Но если зарплата все же имеет вес, учитывайте сроки начисления, способы подключения, условия обслуживания и бонусы — все самое важное. Выбирайте тех, кто обещает больше