Что такое биллинг простыми словами

Биллинг — это автоматизированная система, которая помогает бизнесу рассчитывать, сколько денег должны заплатить его клиенты за использованные услуги. Также она сама формирует счет и следит, чтобы оплата пришла вовремя. Сегодня раскладываем по полочкам: биллинг — что это такое простыми словами, как работает, какую выгоду приносит бизнесу.

Биллинг — это система для автоматического учета и выставления счетов за использованные услуги. Она считает, сколько клиент должен заплатить, и следит, чтобы деньги вовремя поступили на расчетный счет бизнеса.

А еще хранит историю транзакций, показывает разные способы оплаты и в зависимости от системы может предоставлять другие опции. Вот что такое биллинг.

Система биллинга работает автоматизировано. Благодаря встроенным алгоритмам без участия сотрудников собирает данные об использованных услугах, применяет нужные тарифы, формирует счет на оплату и отправляет клиенту.

Биллинг-система также следит за статусом оплаты. Если деньги не пришли в срок, система может отправить клиенту напоминание и начислить штраф за просрочку. Если задолженность не погашена, даже временно приостановить доступ к услугам до внесения оплаты.

Биллинг автоматизирует и упрощает процесс расчета, выставления счетов и отслеживания платежей. Бизнесу не нужно нанимать людей, которые бы все это делали в ручном режиме. Контроль над поступлением доходов и всеми операциями, связанными с оплатой, выполняет программа.

Также услуги биллинга помогают компаниям:

• управлять финансами
• сокращать риск где-то допустить ошибку
• улучшать клиентский сервис

А сейчас разберем все это подробно.

✔️ Управлять финансами. Программа биллинг помогает бизнесу стабильно и вовремя получать оплату за предоставленные услуги. Это создает постоянный денежный поток. Бизнес не уходит в просадку.

✔️ Снижение ошибок. Биллинг-система автоматически:

• подбивает, какие услуги использовали клиенты
• применяет к услугам нужные тарифы и скидки
• выставляет счета

Автоматизация исключая ошибки из-за невнимательности или усталости сотрудников, например, при расчете тарифов. Также система предотвращает дублирование счетов одному клиенту, потому что все данные хранятся и обрабатываются в одном месте.

✔️ Улучшение клиентского сервиса. Система биллинга формирует счет с детальным описанием всех услуг, которыми воспользовался клиент. Указывает тарифы, объем и их стоимость. Клиент видит, за что конкретно платит, почему именно такую сумму.

Автоматизированные показания по биллингу упрощают финансовые расчеты. Такой функционал полезен многим компаниям, но есть отрасли, которым без биллинга не обойтись.

Банки и финансовые сервисы. В банковской сфере система биллинга помогают управлять многочисленными счетами клиентов, обрабатывать комиссии, проценты и платежи по кредитам. Кредитные организации, к примеру, используют биллинг для расчета и выставления счетов за услуги и комиссии.

Сотовые операторы и интернет-провайдеры. Используют биллинг для расчета и выставления счетов за звонки, SMS, интернет, роуминг, телевидение и прочие услуги связи. Биллинг-системы помогают:

• в точности рассчитывать объем использованных услуг
• своевременно напоминать клиентам внести оплату, чтобы избежать внезапных отключений
• вовремя получать деньги на расчетный счет бизнеса

Поставщики программного обеспечения по подписке. Поставщики софта и облачных сервисов, которые работают по модели SaaS, используют биллинг-системы для управления подписками. Системы фиксируют ежемесячные и годовые платежи пользователей, тем самым обеспечивают регулярное поступление средств на счета бизнеса.

Энергетика и коммунальные услуги. Поставщики услуг по электроснабжению, водоснабжению, отопления, вывозу мусора, используют биллинг для учета потребленных ресурсов и выставления счетов собственникам. 

Стриминговые платформы и подписочные сервисы. Используют услуги биллинга для автоматического списания платежей за подписки, управления тарифными планами и настройки специальных предложений для клиентов.

Разберем подробнее, что значит биллинг на практике и какие функции он выполняет.

Автоматизация расчетов и выставления счетов. Автоматическое выставление счетов — одна из основных функций любой биллинг-системы. Она помогает экономить время на их ручное формирование и снижает число ошибок при расчетах.

Как работает биллинг решение:

1. Система автоматически фиксирует информацию, как и в каком объеме клиенты использовали услуги
2. Данные об услугах сопоставляет с тарифами, скидками и другими условиями клиентского договора
3. Рассчитывает, сколько клиент должен заплатить
4. Формирует счет, в котором указаны детали всех услуг и итоговую сумму к оплате
5. Отправляет счет: через личный кабинет, по электронной почте или в смс

Так биллинг снижает нагрузку на бухгалтерию, ускоряет выставление счетов и упрощает взаимодействие с клиентами.

Управлять подписками и контрактами. Управление подписками позволяет бизнесу поддерживать регулярный денежный поток, управлять активностью подписчиков.

Контролировать платежи и дебиторскую задолженность. Контроль задолженности помогает компаниям снизить долю неоплаченных счетов. Это минимизирует финансовые риски, снижает дебиторскую задолженность.

Также система биллинга может проверять, оплачены ли счета в установленный срок, и фиксировать их статус. Если клиент не успел оплатить счет вовремя, система отправит ему автоматическое уведомление. В случае продолжительной задолженности передаст данные нужной службе для урегулирования, сама начислит пеню либо временно ограничит доступ к услугам.

Строить отчеты, собирать аналитику. Благодаря данным, которые собирает и анализирует биллинг-система, руководство получает полную картину по доходам и расходам.

Вот какие отчеты может строить биллинговая система:

• о доходах и расходах бизнеса в динамике
• о клиентских предпочтениях, частоте использования услуг, пиковых периодах
• о прогнозируемых доходах на базе текущих тенденций и истории платежей

Биллинговые системы различаются по подходам к начислению, времени оплаты и применению в разных отраслях. Основные виды биллинга — это:

• периодические и постоплатные
• препейд и постпейд модели

На рынке можно найти сочетание различных видов, но что конкретно выбрать, зависит от бизнес-модели компании и потребностей ее клиентов. Рассмотрим подробнее каждый вид.

Периодические и постоплатные системы

Периодические системы. Фиксируют платежи на регулярной основе, например, раз в месяц или квартал. Счета выставляются на основе заданного период независимо от фактического использования услуги.

Применяются в подписочных моделях, например, SaaS, или стриминговых сервисах, для которых важен стабильный и предсказуемый доход. Помогает поддерживать постоянное взаимодействие с клиентами и упрощать планирование доходов.

Постоплатные системы. Предполагает выставление счета по факту использования услуг, как правило, после окончания периода.

Часто используется в телекоммуникациях и коммунальных услугах, где сложно точно предугадать потребление каждого клиента. Постоплатная модель удобна, если важна гибкость и клиентам нужно предоставить возможность платить после получения услуг.

Препейд и постпейд модели

Препейд (предоплата). Суть следующая: клиенты вносят плату заранее, до фактического использования услуги. Модель распространена в телекоммуникациях, играх, системах подписки. Позволяет контролировать баланс и управлять расходами.

Постпейд (постоплата). В данной модели клиенты оплачивают услуги после их использования. Расчет производится на основе данных о потреблении. Используют в B2B-сфере, где заказчики нуждаются в гибкости и отсрочке платежей.

Программа биллинга включают разные технологии, например, облачные сервисы, искусственный интеллект, интеграция с CRM и ERP, а также API. Они увеличивают возможности биллинга.

Облачные технологии и SaaS-решения. Позволяют бизнесу мгновенно наращивать или снижать объем ресурсов — нужно только выбрать конкретный тариф у поставщика системы. Также при использовании облачного биллинга нет необходимости тратиться на физическое оборудование, обновление и поддержку локальных серверов. Все это обеспечивает вендор системы.

Искусственный интеллект и машинное обучение. Помогают анализировать поведение клиентов, находить тенденции и определять паттерны в поведении клиентов. Это дает возможность прогнозировать платежи, уменьшать просрочки и оптимизировать кэш-флоу.

Интеграция с CRM и ERP. Позволяет автоматизировать задачи, связанные с выставлением счетов, отслеживанием платежей, управлением заказами и обновлением клиентских данных.

Через синхронизацию данных между CRM и ERP система биллинга создает централизованную базу данных. В не хранится информация о клиентах, продажах и платежах. Это позволяет отделам маркетинга, продаж и финансов:

• улучшать клиентский сервис
• предоставлять более персонализированное обслуживание
• улучшать взаимодействие с клиентами на всех этапах продаж

API. Позволяет интегрировать биллинговые системы с другими приложениями и программами. Также добавлять новые функции или улучшать текущие без необходимости перестраивать всю систему. Это сокращает время на апдейт и снижает затраты на него.

Выбор биллинг решения зависит от потребностей бизнеса. При этом важно учесть и прочие критерии вроде масштабируемости системы, ее стоимости, возможности интеграции с другим ПО.

Потребности бизнеса. Биллинговая система должна соответствовать конкретным задачам бизнеса. Например, для подписных сервисов важна поддержка регулярных платежей, а для телекоммуникаций — гибкость тарифных планов и постоплатные модели.

Масштабируемость. Система должна иметь возможность расти вместе с бизнесом, поддерживать рост числа пользователей, заказов и транзакций. Масштабируемая система позволяет компании бесперебойно работать со счетами даже при высоких нагрузках.

Возможность интеграции. Биллинговая система должна интегрироваться с другими инструментами, такими как CRM, ERP, банковскими сервисами и платформами аналитики. Это позволяет автоматизировать обмен данными, исключать дублирование информации и ускорять обработку платежей.

Простота внедрения. Позволяет как можно скорее начать пользоваться системой. Хорошо, если к системе бонусом идет простая документация и линия технической поддержки. Сложные системы нужно дольше настраивать, что может привести к простоям в работе.

Стоимость. Должна укладываться в бюджет бизнеса. При этом стоимость включает не только цену за лицензии или подписку, но и затраты на интеграцию, обслуживание и будущие апдейты.

Пользовательский интерфейс. Интерфейс влияет на продуктивность сотрудников и снижает вероятность ошибок. Хороший интерфейс должен быть понятным, с удобной навигацией и возможностью быстро найти нужные данные.

Внедрение биллинговой системы — сложный процесс, и требует тщательного планирования. Случайные ошибки могут привести к серьезным проблемам, связанным с финансовым учетом, клиентским обслуживанием и даже соблюдением законодательства.

❌Неподходящая система

Одна из самых ошибок — купить программу биллинга, которая не учитывает реальные потребности бизнеса. Например, небольшая компания может выбрать слишком дорогую и избыточную по функционалу систему, а быстрорастущий бизнес — систему, которая не масштабируется.

Как избежать. На старте проанализировать потребности бизнеса и выбрать систему биллинга, которая в состоянии их обеспечить. С первого раза это сложно, поэтому есть смысл воспользоваться демо-версиями вендоров, почитать отзывы и изучить обзоры других компаний.

❌Неправильная настройка тарифов и расчетов

Неверная настройка тарифов, скидок или расчетных периодов ведет к ошибкам в показаниях по биллингу. Клиенты получают неверные счета или уведомления об оплате приходят не вовремя — слишком рано или слишком поздно.

Как избежать. Если нет уверенности, что под силу самостоятельно выполнить правильную настройку, лучше поручить ее интеграторам вендора. Также готовую настройку лучше протестировать перед официальным запуском. Собрать фокус-группу и на ней проверить корректность расчетов и настройку тарифов.

❌Неправильная интеграция с другими системами

Неправильная интеграция с CRM, ERP или бухгалтерскими системами приводит к дублированию данных, несоответствиям в учете и к потере важных данных.

Как избежать. Поручить дело профессиональному интегратору. После завершения работы проверить все процессы. Если обнаружатся ошибки, передать интегратору, чтобы он все исправил.

1. Система биллинга — это автоматизированная система для учета и выставления счетов за услуги. Система фиксирует использование услуг, применяет тарифы, формирует счета и следит за оплатой
2. Биллинг решение используют многие компании: банки и финансовые сервисы, сотовые операторы и интернет-провайдеры, поставщики программного обеспечения по подписке, компании из отрасли энергетика и коммунальные службы, стриминговые платформы и подписочные сервисы
3. Чтобы биллинговая система оправдала ожидания бизнеса, ее нужно правильно выбрать. Основные функции должны соответствовать задачам компании, система должна расти вместе с бизнесом, быть простой в использовании и интегрироваться с другими ПО