Что такое чек лист

Управляйте бизнесом в OkoCRM

Воронки продаж, чаты и звонки клиентам, автоматизация процессов, шаблоны документов, чат-боты и всё для продаж в одной OkoCRM.

Узнать подробнее

Чек-лист – это список действий, проверок, мероприятий, который помогает проконтролировать практически любой процесс: будь то запуск какой-то машины или проверка работы дизайнера. Он помогает избежать ошибок в повторяющихся циклах действий, избавляет голову от лишней нагрузки, экономит время и помогает помнить обо всем. С чек-листом у вас всегда будет руководство, которое поможет сделать все правильно и максимально эффективно. Мы подготовили развернутую статью о чек-листах, в которой рассказываем как использовать такую форму самомотивации и контроля персонала.

Разновидности две:

1. Сделай и проверь

Do-confirm используется для проверки своей или чужой работы опытными исполнителями.

2. Прочитай и сделай

Read-do – для новичков, которым пока не знаком такой инструмент.

Чтобы составить грамотный чек-лист, важно соблюдать три правила:

1. Предусмотрите для одного пункта одно единственное действие

   Простота – важная составляющая успеха чек-листа. Одно действие – один пункт. Так проходить по списку задач проще.

   Пример:

   Написать текст, вычитать на ошибки, разместить на сайте – это три отдельных действия и в чек-листе они будут в разных пунктах:

   • написать
   • вычитать
   • разместить

   Не компануйте разные задачи в один пункт, даже если помимо работы с текстом есть дополнительные задачи.

2. написать
3. вычитать
4. разместить
5. Напишите пункты в утвердительной или повелительной форме

   Формат зависит от вида чек-листа: Do-confirm (сделай и проверь) или read-do (прочитай и сделай).

   Пример сделай и проверь:

   • заказал буклеты
   • забрал
   • раздал промоутерам

   Пример прочитай и сделай:

   • закажи буклеты
   • забери
   • раздай промоутерам
6. заказал буклеты
7. забрал
8. раздал промоутерам
9. закажи буклеты
10. забери
11. раздай промоутерам
12. Постарайтесь вместить весь цикл в 20 пунктов

    Если нужно больше пунктов, значит, задача сложная и многосоставная, разбейте ее на мелкие подзадачи и для каждой из них сделайте свой чек-лист.

13. Оформляйте чек-лист лаконично.

    2-5 слов на один пункт.
    

14. Выстраивайте логичную последовательность

    На упрощенном примере:

    • взял бутылку с лимонадом из холодильника
    • открыл
    • выпил

    А не:

    • открыл
    • взял
    • выпил
15. взял бутылку с лимонадом из холодильника
16. открыл
17. выпил
18. открыл
19. взял
20. выпил
21. Не делайте чек-лист слишком развернутым

    Можно указать основные моменты, для крупных задач лучше создавать свои чек-листы.

22. Сложные чек-листы оформляйте цветом

    Для одной важной задачи свой цвет.

    сделал буклеты:

    • нашел, у кого заказать
    • заказал
    • согласовал
    • забрал

    раздал промоутерам:

    • отдал Даше
    • отдал Сергею
    • отдал Ване

    Так чек-лист становится более понятным и логичным

23. нашел, у кого заказать
24. заказал
25. согласовал
26. забрал
27. отдал Даше
28. отдал Сергею
29. отдал Ване
30. Дополните чек-лист сроками

    Так выполнение задач будет точно попадать в дедлайны.

31. Сделайте чек-лист в виде таблицы, так он будет более наглядным

Все чаты с клиентами в одном чате OkoCRM

В одном окне диалоги в Telegram, WhatsApp и Viber, Вконтакте и чат на сайте, почта и другие каналы продаж. Все переписки в одном омниканальном чате.

Попробовать бесплатно

Чек-листы могут использовать при решении любых задач: бытовых или рабочих.

Область применения

В быту:

1. Чек-лист для сборов в отпуск (что взять и ничего не забыть):

   нашел место

   • купил билеты
   • забронировал номер
     
   • забронировал транспорт
     

   собрал вещи

   • документы
   • личные принадлежности
   • плейер
   • 3 майки
   • плавки
2. купил билеты
3. забронировал номер
   
4. забронировал транспорт
   
5. документы
6. личные принадлежности
7. плейер
8. 3 майки
9. плавки

10. Чек-лист для ежедневного выхода из дома:

    • кошелек
    • ключи от квартиры
      
    • ключи от машины
      
    • паспорт
      
    • визитница
    • гарнитура
    • телефон/плейер
11. кошелек
12. ключи от квартиры
    
13. ключи от машины
    
14. паспорт
    
15. визитница
16. гарнитура
17. телефон/плейер

18. Порядок действий по установки приложений

    • скачать приложение с сайта site.com
    • запустить установочный файл двойным кликом мыши
    • выбрать папку для установки
    • нажать на кнопку установить

    Подобный чек-лист очень актуально использовать для обучения пожилых родителей использованию компьютера. Желательно подкрепить его изображениями.

    Используя чек-листы в быту вы станете более организованным.

19. скачать приложение с сайта site.com
20. запустить установочный файл двойным кликом мыши
21. выбрать папку для установки
22. нажать на кнопку установить

На работе:

1. Проверить доставку

   • открыть CRM
   • посмотреть заказы в обработке
     
   • посмотреть доставленные
   • сделать сводную таблицу по эффективности и скорости доставки.
2. открыть CRM
3. посмотреть заказы в обработке
   
4. посмотреть доставленные
5. сделать сводную таблицу по эффективности и скорости доставки.

6. Проверить работу подрядчиков:

   • проверить почту
   • найти письмо от SEO-шника
   • посмотреть отчет
   • проверить метрику на посещаемость
   • дать обратную связь
   • оплатить работу
7. проверить почту
8. найти письмо от SEO-шника
9. посмотреть отчет
10. проверить метрику на посещаемость
11. дать обратную связь
12. оплатить работу

Примеры для жизни и работы:

1. Перечень ошибок

   Правила наоборот для проверки выполнения работы. Такой перечень поможет вспомнить о часто встречающихся ошибках. Его можно использовать для проверки работы подрядчиков.

2. Лайфхаки

   Полезно использовать и в работе, и дома. Список приемов можно расширять, а заглядывая в такой чек-лист, вы будете черпать вдохновение, ничего не забудете и будете выполнять работу по дому или в офисе быстрее и качественнее.

3. Список критериев

   Актуально использовать при выборе какого-то продукта или услуги. Этот чек-лист поможет при общении с менеджером по продажам, вы найдете лучший продукт, отвечающий важнейшим запросам.

Назначение чек-листов

Чек-листы применяются для трех целей:

1. Руководство к действию
   Когда задача многосоставная и для ее достижения нужно выполнить несколько действий, чек-лист становится незаменимым инструментом, который помогает сконцентрироваться и ничего не забыть. Такие инструкции создаются для пошагового выполнения какого-то процесса, состоящего из нескольких пунктов.
   Бытовые примеры:
   • рецепт на клочке бумаги на кухне – чек-лист
   • инструкция по сборке мебели – тоже чек-лист
2. рецепт на клочке бумаги на кухне – чек-лист
3. инструкция по сборке мебели – тоже чек-лист
4. Средство контроля
   Когда нужно отследить выполнение каких-либо действий. В таких чек-листах последовательность, как правило, не имеет никакого значения. А вот сами пункты помогают ничего не забыть. Простой пример такого чек-листа – список покупок.
5. Инструмент мотивации
   Любой чек-лист – это инструмент, который разбивает большую глобальную задачу на множество мелких. Говорят, большого слона нужно есть по кусочкам. Список задач – те самые кусочки.
   С чек-листом пропадает страх перед глобальной задачей, подходит к ее разрешению легче, это не вызывает негатива.

Ситуативное использование

Чек-листы пригодятся для:

1. Выполнения комплексных задач. Это самые распространенные чек-листы. Применяются для описания шагов ведущих к достижению главной цели
2. Экстренных мер. Такие списки мероприятий используются в экстремальных ситуациях. Например, в авиации у пилотов есть чек-листы на разные случаи, в том числе критические: отказ одного из двигателей, заход на второй круг для посадки
3. Координации работы большой команды. Когда нужно объединить команду из незнакомых людей, например фрилансеров, для них актуально составить такой чек-лист. Каждый будет знать на каком этапе работ ему нужно вступать и что делать
4. Срочных действий. Когда дедлайн поджимает, To-Do листы становятся незаменимыми. Расстановка сроков на каждую задачу поможет не пропустить срок

Любой чек-лист полезен, особенно в тех случаях, когда задач непочатый край и нужно избавить себя от лишних мыслей. Последовательный список задач освободит оперативную память мозга для более важных задач.

Преимущества использования

Используя чек-листы, вы:

1. Повысите производительность труда. Вам не придется держать в голове второстепенные детали. Все задачи уже закреплены в чек-листе, нужно просто следовать привычному алгоритму действий, проверяя каждое действие
2. Снизите количество ошибок в работе. Двигаясь по плану, риски совершить ошибку минимальны. Они есть, но вероятность такого допущения значительно ниже, чем при работе без чек-листа
3. Будете легче передавать задачи сотрудникам. Можно делегировать целый пласт работ: просто скопируйте несколько пунктов в чек-листе и отдайте готовое техническое задание члену команды
4. Станете более дисциплинированным работником. Дисциплина, по своей сути, – регулярные действия, которые приносят результат. Чек-лист – тот самый алгоритм, который выработает порядок в делах
5. Упростите контроль выполнения задач. С четким алгоритмом проверять любую работу легко

Автоматизация и алгоритмизация рабочих процессов – путь к повышению эффективности и качества выполнения работ.

Чек-листы – полезный инструмент для любого человека в быту и на работе. Они упрощают работу, помогают систематизировать процессы и не забыть о важном. Берите на вооружение полезные техники и учитесь применять. Увидите, через несколько недель, без чек-листов жизнь будет не та.  

Попробуйте OkoCRM бесплатно

CRM-система, командный мессенджер, управление проектами и задачами, общение с клиентами и каналы продаж — всё внутри OkoCRM. 7 дней бесплатно.

Попробовать OkoCRM