Чек-лист – это список действий, проверок, мероприятий, который помогает проконтролировать практически любой процесс: будь то запуск какой-то машины или проверка работы дизайнера. Он помогает избежать ошибок в повторяющихся циклах действий, избавляет голову от лишней нагрузки, экономит время и помогает помнить обо всем. С чек-листом у вас всегда будет руководство, которое поможет сделать все правильно и максимально эффективно. Мы подготовили развернутую статью о чек-листах, в которой рассказываем как использовать такую форму самомотивации и контроля персонала.
Виды чек-листов
Разновидности две:
1. Сделай и проверь
Do-confirm используется для проверки своей или чужой работы опытными исполнителями.
2. Прочитай и сделай
Read-do – для новичков, которым пока не знаком такой инструмент.
Правила составления чек-листов
Чтобы составить грамотный чек-лист, важно соблюдать три правила:
- Предусмотрите для одного пункта одно единственное действие
Простота – важная составляющая успеха чек-листа. Одно действие – один пункт. Так проходить по списку задач проще.
Пример:
Написать текст, вычитать на ошибки, разместить на сайте – это три отдельных действия и в чек-листе они будут в разных пунктах:
- написать
- вычитать
- разместить
Не компануйте разные задачи в один пункт, даже если помимо работы с текстом есть дополнительные задачи.
- Напишите пункты в утвердительной или повелительной форме
Формат зависит от вида чек-листа: Do-confirm (сделай и проверь) или read-do (прочитай и сделай).
Пример сделай и проверь:
- заказал буклеты
- забрал
- раздал промоутерам
Пример прочитай и сделай:
- закажи буклеты
- забери
- раздай промоутерам
- Постарайтесь вместить весь цикл в 20 пунктов
Если нужно больше пунктов, значит, задача сложная и многосоставная, разбейте ее на мелкие подзадачи и для каждой из них сделайте свой чек-лист.
- Оформляйте чек-лист лаконично.
2-5 слов на один пункт.
- Выстраивайте логичную последовательность
На упрощенном примере:
- взял бутылку с лимонадом из холодильника
- открыл
- выпил
А не:
- открыл
- взял
- выпил
- Не делайте чек-лист слишком развернутым
Можно указать основные моменты, для крупных задач лучше создавать свои чек-листы.
- Сложные чек-листы оформляйте цветом
Для одной важной задачи свой цвет.
сделал буклеты:
- нашел, у кого заказать
- заказал
- согласовал
- забрал
раздал промоутерам:
- отдал Даше
- отдал Сергею
- отдал Ване
Так чек-лист становится более понятным и логичным
- Дополните чек-лист сроками
Так выполнение задач будет точно попадать в дедлайны.
- Сделайте чек-лист в виде таблицы, так он будет более наглядным
Функции чек-листов
Чек-листы могут использовать при решении любых задач: бытовых или рабочих.
Область применения
В быту:
Чек-лист для сборов в отпуск (что взять и ничего не забыть):
нашел место
- купил билеты
- забронировал номер
- забронировал транспорт
собрал вещи
- документы
- личные принадлежности
- плейер
- 3 майки
- плавки
Чек-лист для ежедневного выхода из дома:
- кошелек
- ключи от квартиры
- ключи от машины
- паспорт
- визитница
- гарнитура
- телефон/плейер
Порядок действий по установки приложений
- скачать приложение с сайта site.com
- запустить установочный файл двойным кликом мыши
- выбрать папку для установки
- нажать на кнопку установить
Подобный чек-лист очень актуально использовать для обучения пожилых родителей использованию компьютера. Желательно подкрепить его изображениями.
Используя чек-листы в быту вы станете более организованным.
На работе:
Проверить доставку
- открыть CRM
- посмотреть заказы в обработке
- посмотреть доставленные
- сделать сводную таблицу по эффективности и скорости доставки.
Проверить работу подрядчиков:
- проверить почту
- найти письмо от SEO-шника
- посмотреть отчет
- проверить метрику на посещаемость
- дать обратную связь
- оплатить работу
Примеры для жизни и работы:
Перечень ошибок
Правила наоборот для проверки выполнения работы. Такой перечень поможет вспомнить о часто встречающихся ошибках. Его можно использовать для проверки работы подрядчиков.
Лайфхаки
Полезно использовать и в работе, и дома. Список приемов можно расширять, а заглядывая в такой чек-лист, вы будете черпать вдохновение, ничего не забудете и будете выполнять работу по дому или в офисе быстрее и качественнее.
Список критериев
Актуально использовать при выборе какого-то продукта или услуги. Этот чек-лист поможет при общении с менеджером по продажам, вы найдете лучший продукт, отвечающий важнейшим запросам.
Назначение чек-листов
Чек-листы применяются для трех целей:
- Руководство к действию
Когда задача многосоставная и для ее достижения нужно выполнить несколько действий, чек-лист становится незаменимым инструментом, который помогает сконцентрироваться и ничего не забыть. Такие инструкции создаются для пошагового выполнения какого-то процесса, состоящего из нескольких пунктов.
Бытовые примеры:- рецепт на клочке бумаги на кухне – чек-лист
- инструкция по сборке мебели – тоже чек-лист
- Средство контроля
Когда нужно отследить выполнение каких-либо действий. В таких чек-листах последовательность, как правило, не имеет никакого значения. А вот сами пункты помогают ничего не забыть. Простой пример такого чек-листа – список покупок. - Инструмент мотивации
Любой чек-лист – это инструмент, который разбивает большую глобальную задачу на множество мелких. Говорят, большого слона нужно есть по кусочкам. Список задач – те самые кусочки.
С чек-листом пропадает страх перед глобальной задачей, подходит к ее разрешению легче, это не вызывает негатива.
Ситуативное использование
Чек-листы пригодятся для:
- Выполнения комплексных задач. Это самые распространенные чек-листы. Применяются для описания шагов ведущих к достижению главной цели
- Экстренных мер. Такие списки мероприятий используются в экстремальных ситуациях. Например, в авиации у пилотов есть чек-листы на разные случаи, в том числе критические: отказ одного из двигателей, заход на второй круг для посадки
- Координации работы большой команды. Когда нужно объединить команду из незнакомых людей, например фрилансеров, для них актуально составить такой чек-лист. Каждый будет знать на каком этапе работ ему нужно вступать и что делать
- Срочных действий. Когда дедлайн поджимает, To-Do листы становятся незаменимыми. Расстановка сроков на каждую задачу поможет не пропустить срок
Любой чек-лист полезен, особенно в тех случаях, когда задач непочатый край и нужно избавить себя от лишних мыслей. Последовательный список задач освободит оперативную память мозга для более важных задач.
Преимущества использования
Используя чек-листы, вы:
- Повысите производительность труда. Вам не придется держать в голове второстепенные детали. Все задачи уже закреплены в чек-листе, нужно просто следовать привычному алгоритму действий, проверяя каждое действие
- Снизите количество ошибок в работе. Двигаясь по плану, риски совершить ошибку минимальны. Они есть, но вероятность такого допущения значительно ниже, чем при работе без чек-листа
- Будете легче передавать задачи сотрудникам. Можно делегировать целый пласт работ: просто скопируйте несколько пунктов в чек-листе и отдайте готовое техническое задание члену команды
- Станете более дисциплинированным работником. Дисциплина, по своей сути, – регулярные действия, которые приносят результат. Чек-лист – тот самый алгоритм, который выработает порядок в делах
- Упростите контроль выполнения задач. С четким алгоритмом проверять любую работу легко
Автоматизация и алгоритмизация рабочих процессов – путь к повышению эффективности и качества выполнения работ.
Коротко о главном
Чек-листы – полезный инструмент для любого человека в быту и на работе. Они упрощают работу, помогают систематизировать процессы и не забыть о важном. Берите на вооружение полезные техники и учитесь применять. Увидите, через несколько недель, без чек-листов жизнь будет не та.
