Что такое методы оценки задач и как они работают

Методы оценки задач позволяют планировать человеческие, материальные и финансовые ресурсы, составлять расписание работ, распределять бюджет и управлять рисками. В результате стейкхолдеры могут быстрее принимать решения и смотреть под одним углом на цели и задачи проекта. Рассказываем, что такое оценка задач и на какой кобыле к ней подъехать, чтобы ничего не усложнять.

Оценка задач — один из главных этапов любого проекта. С его помощью команда и руководство может понять, сколько времени, усилий и ресурсов потребуется для выполнения работы. Без этого редко получается правильно организовать процесс. Возникают задержки в выполнении задач, перерасход бюджета, а то и весь проект идет под откос.

Теперь подробнее, с чем именно помогают методы оценки задач.

✔️ Планировать ресурсы. Оценка помогает распределить задачи между членами команды, избежать перегрузки отдельных исполнителей или простоев в работе. Если задача недооценена, может случиться так, что сотрудники начнут работать в авральном режиме, — и качество их труда снизиться. Если задача переоценена, ресурсы потратят впустую. Стейкхолдеры заплатят за ненужные инструменты или наймут лишних людей в команду.

✔️ Выстраивать ожидания. Когда команда и заказчики понимают, сколько времени займет выполнение задачи, это уменьшает напряженность. Четкая оценка выполнения задач создает прозрачность и помогает избежать конфликтов из-за того, что заказчик или участник команды ожидал от проекта одно, а получил другое.

✔️ Управлять рисками. Точные оценки позволяют заранее выявить возможные проблемы: что может занять больше времени или потребовать дополнительных денег, людей, технического оснащения. Можно заранее подготовиться и уменьшить последствия непредвиденных ситуаций.

Чтобы оценка задач работала, ее нужно правильно выполнить. Недооценка приводит к срывам сроков, увеличению затрат и снижению доверия со стороны заказчиков. Команда начинает работать через го хард, что повышает вероятность ошибок. Переоценка, наоборот — ведет к неэффективному использованию времени и ресурсов. Это замедляет развитие проекта или делает его дороже, чем планировали.

При этом единой системы оценки не существует — использовать можно разные подходы. Они делятся на классические, гибкие и интуитивные.

Классические методы оценки

Основаны на проверенных временем принципах и методах. Различают такие:

1. Временные оценки. Метод основан на прямом расчете времени. Удобен для задач с четкими границами и предсказуемым объемом работы. По сути сводится к тому, что проект-менеджер оценивает, сколько часов или дней займет выполнение задачи.
2. Трехточечная оценка выполнения задач (минимум, максимум, среднее). Для прогноза используют три значения: оптимистичное (минимум), пессимистичное (максимум) и наиболее вероятное. То есть сначала всем задачам дают такие оценки, а затем рассчитывают итоговую как их среднее значение

Гибкие методы оценки задач

Это методы оценки задач, которые используются в гибких методологиях управления проектами вроде Agile. Методы направлены на максимальную гибкость и точность оценки в условиях динамично меняющихся требований или условий работы. Строятся на принципах инкрементной разработки, частой обратной связи и плотного сотрудничества команды. Вот некоторые из подобных методов:

1. Story Point. Задачи в этом методе оцениваются в относительных единицах сложности. Чем больше задача, тем выше ее «вес». То есть команда акцентируется не на времени выполнения, а сложности задач.
2. Planning Poker. Метод основан на командной работе. Участники используют специальные карточки с числами, чтобы оценить задачу. После обсуждения приходят к общему решению, какие задачи сложнее, какие проще.
3. T-Shirt Sizing. Метод упрощает процесс оценки, сравнивая задачи с размерами одежды: S, M, L, XL. Подходит для предварительной оценки объема работы.

Оценивать задачи проще, когда у вас есть толковый таск-трекер для проектной работы и управления загрузкой команды. Например, в OkoCRM такой таск-трекер предоставляется пользователям без доплаты и входит в подписку на CRM-систему вместе с другими инструментами, вроде конструктора чат-ботов, базы знаний, корпоративного мессенджера и прочего.

Интуитивные методы

Не используют сложные аналитические модели или математические расчеты, а основаны на субъективной оценке. То есть команда использует опыт, здравый смысл и профессиональную интуицию для оценки времени, усилий или ресурсов, необходимых для выполнения задачи. Подобные методы оценки задач ниже:

1. Экспертная оценка. Опытный специалист оценивает задачу, полагаясь на свой опыт и знания. Метод удобен, когда работа исполнителю уже знакома.
2. Групповые обсуждения. Команда обсуждает задачу, делится своими мыслями и вместе приходит к оценке. Этот подход помогает учесть разные точки зрения и избежать ошибок.

Рассмотрим подробнее несколько популярных методик оценки задач.

Story Points

Story Points — это единицы измерения, которые используют для оценки относительной сложности или объема работы над задачей. В отличие от оценки в часах или днях, Story Points не указывают конкретное время выполнения, а фокусируются на следующем:

• сложность задачи — чем сложнее задача, тем больше Story Points ей присваивается
• неопределенность — если задача плохо определена, ее Story Points будут выше
• объем работы — задачи, которые требуют больших усилий, также получают больше Story Points

Оценка задач проекта обычно проводится командой, где каждая задача сравнивается с другими на основе опыта участников. Например, если простая задача оценивается в 1 балл (Story Points), более сложная может получить 3 или 5 баллов. Постепенно задачи группируются в зависимости от набранных баллов.

Какими плюсами обладает оценка выполнения задач Story Points:

• простота и скорость, так как метод не требует сложных расчетов и подходит для быстрой оценки
• гибкость — необязательно точно знать, сколько времени займет работа, достаточно понять ее относительную сложность
• фокус на команде — процесс оценки позволяет учитывать мнение каждого участника и улучшает совместное понимание задач

Planning Poker

Это оценка задач проекта, которая используют в Agile-подходах, таких как Scrum. Он объединяет команду для совместной оценки сложности задач. Дальше происходит следующее.

Шаг 1. Подготовка. Ведущий сессии, обычно, Scrum Master, выбирает задачу для оценки. Участникам выдаются карточки с числами, представляющими шкалу оценки — например, последовательность Фибоначчи: 1, 2, 3, 5, 8, 13.

Шаг 2. Описание задачи. Команда обсуждает задачу, изучает ее требования и уточняет детали, чтобы все поняли, о чем идет речь и что предстоит делать.

Шаг 3. Выбор оценки. Каждый член команды выбирает карточку с числом, которое, по его мнению, соответствует сложности задачи, и кладет ее на стол рубашкой вверх.

Шаг 4. Открытие карточек. Участники одновременно переворачивают карточки, чтобы показать свои оценки.

Шаг 5. Обсуждение разногласий. Если оценки сильно отличаются, участники обсуждают причины, делятся мнениями и выдвигают аргументы. Иногда повторно уточняют требования задачи.

Шаг 6. Повторный раунд. После обсуждения проводится повторное голосование, чтобы прийти к общему решению. Процесс повторяется до достижения консенсуса.

Как это помогает выстроить консенсус в команде:

1. Учитывается мнение всех участников. Оценка поставленной задачи через Planning Poker гарантирует, что каждый член команды выскажет свое мнение. Это особенно полезно, чтобы выявить аспекты задачи, которые могли быть упущены.
2. Повышение прозрачности. Открытые обсуждения позволяют участникам лучше понять задачу и учесть все риски и сложности.
3. Снижение предвзятости. Одновременное раскрытие карточек исключает влияние мнения одного человека на других участников.
4. Обучение и обмен опытом. Менее опытные члены команды могут учиться у коллег, а эксперты — делиться своими знаниями.
5. Достижение согласия. Метод помогает всей команде договориться о сложности задачи, что в итоге повышает точность планирования и укрепляет коллективное понимание задач.

T-Shirt Sizing

Это оценка задач, при котором задачи сравниваются по размерам одежды: S, M, L, XL и так далее. Такой подход не требует сложных расчетов. Сложность задачи привязывается к размеру одежды:

• S, small — простая задача с минимальными усилиями
• M, medium — умеренно сложная задача, требующая стандартного объема работы
• L, large — более сложная задача, возможно, с элементами неопределенности
• XL, extra large — очень большая задача с высокой сложностью или большим объемом более мелких подзадач

Объясним на пример, как работает оценка задач проекта через T-Shirt Sizing. Представьте, что команда оценивает задачи для создания мобильного приложения по данному методу оценки. Вот что у нее получается:

1. «Создать экран входа» — S, простая задача
2. «Разработать личный кабинет пользователя» — M, задача умеренной сложности
3. «Интеграция с платежной системой» — L, сложная задача
4. «Создать всю систему аналитики» — XL, масштабная задача с неопределенностями

Применяют подобную оценку на этапах предварительного планирования, когда нужно оценить задачи быстро, без углубленного анализа. Иногда в Agile-командах, которые работают с неопределенными требованиями или ограниченным временем. А также в ситуациях, когда требуется понять общий масштаб работы, чтобы расставить приоритеты.

В процессе оценки задач часто возникают ошибки, которые могут повлиять на успешное выполнение проекта. Рассмотрим типичные трудности, с которыми сталкиваются команды.

❌ Недостаток данных. Это одна из наиболее распространенных причин ошибок. Когда у команды отсутствует полный объем данных о задаче, она вынуждена принимать решения на основе предположений. Это приводит к недооценке сложности задачи или пропуску критически важных аспектов. Например, неполное понимание технических требований может привести к увеличению сроков реализации.

Как исправить. Перед оценкой задач провести тщательный сбор данных, устранить пробелы в информации и привлечь экспертов, которые помогут уточнить детали.

❌ Завышенные ожидания. Команды или руководители проектов иногда устанавливают нереалистичные ожидания в отношении времени, ресурсов или результатов выполнения задач. Это происходит из-за чрезмерного оптимизма, давления со стороны заказчика или желания показать высокую эффективность. В итоге планы становятся неосуществимыми, а команда работает в потогонке.

Как исправить. Придерживаться принципа умеренного реализма. Регулярно сверяться с историческими данными, чтобы правильно оценивать сложность каждой задачи, и учитывать реальный потенциал команды.

❌ Игнорирование зависимости задач. Планирование часто проводится без учета взаимосвязей между задачами. В результате некоторые задачи могут блокировать выполнение других, приводя к задержкам и сбоям в расписании. Например, разработка функций в программном продукте может потребовать завершения предварительных этапов, таких как проектирование интерфейса или написание технической документации.

Как исправить. Использовать методы управления зависимостями, такие как, например, диаграммы Ганта. Это поможет лучше понять порядок выполнения задач и заранее учесть возможные риски.

Существуют разные методы оценки задач. Выбор конкретного зависит от множества факторов:

• особенностей проекта
• состава команды
• уровня опыта участников
• доступных ресурсов

Чтобы выбрать подходящий, важно много что учесть.

Оценить уровень опыта команды. Если у команды мало опыта в выполнении подобных задач, лучше выбрать методы, которые предполагают привлечение экспертов или использование данных из предыдущих проектов.

Например, оценка выполнения задач через аналогии подходит для новичков, поскольку основывается на примерах из практики. Для опытных команд эффективны методы на базе групповой работу, допустим, Planning Poker.

Учитывайте сложность проекта. Для простых задач подойдут быстрые и интуитивно понятные методы, например, экспертные оценки или балльная шкала. В сложных проектах с множеством взаимозависимых задач лучше использовать методы с более детальным подходом, такие как диаграммы Ганта.

Оцените доступность данных. При наличии исторических данных об аналогичных проектах можно использовать статистические методы или аналогии. Если данных недостаточно, лучше применять экспертные методы оценки задач, основанные на мнении нескольких специалистов.

Учитывайте размер команды. Для небольших команд подойдут методы, не требующие значительных временных затрат, например, T-shirt sizing. В крупных командах можно использовать более формализованные подходы, например, декомпозицию с последующим расчетом временных затрат.

Учитывайте доступные инструменты. Например, в OkoCRM есть встроенный таск-трекер с карточками задач и чек-листами внутри них. Декомпозируя одну большую задачу на несколько маленьких сразу становится проще оценить задачу — и с точки зрения времени, и человеческих ресурсов.

1. Методы оценки задач помогают до выполнения проекта спланировать ресурсы, обнаружить и подготовиться к рискам, распределить бюджет, сформировать ожидания заказчика
2. Без оценки возникают задержки в работе, перерасход денег и конфликты из-за того, что ожидания не выполняются
3. Существуют разные методы оценки задач: классические, гибкие, интуитивно. Выбор зависит от размера команды, ее опыта разработки конкретного проекта и имеющихся ресурсов