Корпоративные мессенджеры для командной работы

Когда в команде Oko стало больше 3 человек, мы начали искать корпоративный мессенджер для командной работы. «Окей, 21 век — время цифровых технологий. Несложно нагуглить что-то вменяемое», — думали мы. Но немного ошиблись. Оказалось, что в каждом мессенджере есть недостатки и ни один из них в полной мере не отвечает нашим требованиям. Спасибо им — мы учли все проколы, взяли только лучшее и объединили все мессенджеры в одном рабочем чате OkoCRM. Попробуйте, это бесплатно.

Рассказываем, как выбрать мессенджер для корпоративной коммуникации. Без танцев с бубном и жертвоприношений Ктулху.

В нашем понимании, корпоративный мессенджер — это программа или приложение для мгновенного обмена сообщениями. Нам он нужен для коммуникации внутри команды: постановки задач, общения между сотрудниками, решения организационных вопросов и просто для флуда. Бизнес часто использует их еще и для связи с клиентами: обработки заказов, ответов на вопросы, техподдержки и обратной связи.

Наши требования к мессенджеру:

Кроссплатформенность. Нам хотелось, чтобы каждый из нас, сидя в метро, отдыхая на море или на обеде мог что-то написать в общий чат. Даже те, у кого на компьютере Linyx.

Наличие групп. Нужно, чтобы чат был заточен под общение в компании. Хотелось, чтобы все контакты можно было объединить в группы, например «Коллеги». Иногда в контакт-листе роешься дольше, чем читаешь сообщение.

Русскоязычная версия. Нормально пользоваться английским мог только отдел разработки. И то с натяжкой.

Стоимость. В идеале хотелось найти бесплатный вариант. Или вложиться в минимальный бюджет. Ну кто хочет переплачивать?

Передача файлов. Хотелось, чтобы на пересылку инструкции в PDF не уходило полдня, а иллюстрации можно было отправлять без сжатия и потери в качестве.

Интеграции. Нам важно, чтобы мессенджер можно было привязать к базовому командному софту и интегрировать с CRM и CMS.

Звонки. У нас удаленная команда, мы находимся в разных городах и даже странах. Поэтому наличие аудио- и видеоконференций — важный момент. Второй важный момент — качество. Если связь постоянно прерывается, а вместо собеседника видишь пиксели размером с клавишу — это не наш вариант.

Безопасность. Корпоративные секреты на то и секреты. Чтобы конкуренты не могли нас хакнуть и читать всю нашу подноготную, нам важна безопасность. А еще у нас в команде есть параноики и сторонники теорий заговора. Так что криптографические протоколы, сквозное шифрование и другие дела — для нас Must have.

Скорость. Кажется, что в 2021 году это требование не актуально — ну кто будет пользоваться мессенджерами с «тормозами»? И тут мы нашли на компьютере Skype… С него мы и начнем наш разбор.

В нашем ТОПе 16 примеров. Тут есть и массовые мессенджеры, и программы для профессионалов, заточенные исключительно под бизнес, платные и бесплатные корпоративные мессенджеры. Короче, компот — есть из чего выбирать. Искренне надеемся, что наш обзор поможет найти годный чат для компании. Или хотя бы расскажет про варианты.

Skype

Старичок коммуникационных технологий долгое время радовал всех нас возможностью организации видеовстреч и переписки. Скайп был просто топчик, пока не появились альтернативы. Он и сейчас работает: можно отправлять сообщения, звонить по видео, разговаривать как по телефону и даже передавать файлы. Некоторые до сих пор используют скайп для деловой переписки. Или по привычке, или потому что он бесплатный. Это единственный плюс мессенджера.

Минусы Skype:

• медленная загрузка
• низкая скорость передачи данных
• плохая связь
• низкий уровень безопасности данных

Для нас скайп безнадежно умер. Отсутствие перспектив в Microsoft оценили еще в 2018 году, поэтому запустили альтернативу. Теперь вместо скайпа в качестве профессионального решения для бизнеса предлагают Microsoft Teams.

Microsoft Teams

Наследник скайпа заточен под бизнес-задачи и организацию работы удаленной команды. У него есть чат, аудио- и видеозвонки, онлайн-конференции и совещания на любое количество сотрудников, общий доступ к файлам и облачное хранилище на 1 Тб. А еще его можно интегрировать с любым другим софтом Microsoft. Разработчик обещает защиту корпоративной информации, дает пробные 14 дней на тесты и предлагает кучу других фишек. Казалось, все круто. Но тут мы установили бесплатную версию и начали разбираться.

Минусы Microsoft Teams:

• самый дешевый тарифный план — от 5$ в месяц за одного сотрудника. А чтобы в нем использовать премиум-версии Outlook, Word, Excel PowerPoint, Publisher и Access, нужно доплачивать еще 8,25$ за одного пользователя
• нет интегрированного поиска по чатам и группам — все вручную
• расширенная защита доступна только в тарифном плане за 20$/человек
• не работает с файлами DOC, XLS и PPT, все документы нужно переводить в форматы docx, xlsx, pptx
• куча багов — платформа работает неровно, долго и некорректно загружает файлы
• cложный интерфейс. Из-за большого количества функции платформы не сразу удастся разобраться в ее работе. Чтобы работать даже в бесплатной версии, мы потратили пару дней. А потом плюнули и пошли искать замену

Telegram

Телеграм — практичное и главное бесплатное решение для небольших компаний. Можно создать групповой чат для всей команды или для каждого из отделов. Звонки, видеосвязь, переписка, быстрая пересылка сжатых или полных файлов, технология шифрования MTProto — все как полагается. Самое главное: ничего не тормозит, все интуитивно понятно и ни за что не нужно платить. Если стоит вопрос об организации простого и быстрого корпоративного чата — попробуйте Telegram, однозначно рекомендуем. 

Slack

Про слэк мы услышали от коллег. Впечатление неоднозначное, хотя нам презентовали как годный бизнес-мессенджер. Наше мнение: то ли модная платформа для организации команд хипстеров-стартаперов, то ли чат на стероидах. В США от слэка балдеют. Если вы ориентируетесь на международный рынок, попробуйте разобраться в программе для себя.

Сообщения, отправка файлов, аудио- и видеозвонки — все как у всех. В Slack удобно организованы каналы, в которых можно объединять команды и отдельных сотрудников, и даже коллег из других компаний. Есть крутая кнопка — All Unreads, она показывает все непрочитанные сообщения из всех каналов. Еще можно выстраивать цепочки рабочих процессов, автоматизировать повторяющиеся задачи (ответы, сборы отзывов). Слэк можно интегрировать с сервисами гугл и другими программами (всего 2200 интеграций), есть шифрование данных и даже бесплатная версия без ограничений по срокам использования. Но есть и минусы.

Минусы Slack:

• слабый, очень слабый функционал в бесплатной версии
• дорого — платные тарифы с нормальными возможностями стартуют от 6,67$ в месяц за одного пользователя. Если у вас большая команда, использование сервиса влетит в копейку
• ограничение на аудио- и видеоконференции — не более 15 человек
• нет русскоязычной версии

Discord

Вообще это геймерский софт для общения в голосовых чатах во время игр. Но во время всемирного локдауна бизнес начала активно использовать Discord для организации работы удаленных команд. И понеслась. Теперь это полноценный бизнес-мессенджер и просто чатик для организации сообщества любого формата.

В Discord есть тематические каналы для голосовых, видео и текстовых чатов. Для каждой команды можно создавать собственный сервер, а в нем — тематические каналы. Удобная штука для организации рабочего чата. В мессенджере можно обмениваться файлами, настраивать права доступа в соответствии с ролями, использовать интеграции API Discord, ставить теги-упоминания, включать сторонних или создавать своих ботов. В целом — обычный бесплатный мессенджер, можно рассматривать как альтернативу Телеграм. Но есть и недостатки.

Минусы Discord:

• ограничения для групповых чатов — не более 10 человек
• ограничения по отправке файлов — не более 8 Мб (больше с платной подпиской Nitro)
• разрешение экрана видеочата максимум 720р (больше с Nitro)
• ограничение по объему сообщений — до 2 тысяч символов
• необходимость администрирования может вызвать легкий шок у сотрудников
• безопасность — Discord собирает все, что через него проходит, об этом прямо сказано в политике конфиденциальности

ТамТам

Мессенджер создавался Mail.Ru Group как филиал Одноклассников и конкурент Телеграм. Когда Роскомнадзор запретил Телегу, ТамТам начал принимать беженцев. Но популярности и массовой любви у обывателей так и не получил. Наш опыт использования закончился на этапе инсталляции. Хотя кому-то может и зайдет.

Сервис полностью бесплатный. В нем можно создавать и вести каналы, ботов, звонить по видео и аудио, объединять в чате до 20 тысяч пользователей, ставить упоминания, пересылать файлы до 2Гб (!) и использовать облако без ограничений по объему. Если верить разработчикам, мессенджер работает даже при слабом интернете. А еще в нем вы скорее всего не найдете друзей и одноклассников, поэтому проблем с контакт-листом, как в случае с Телеграмме, не возникнет.

Минусы ТамТам:

• безопасность — шифрование сообщений не поддерживается
• отсутствие автоматического постинга
• почти отсутствуют настройки
• баги и нестабильность
• «клон» Телеграм и филиал Одноклассников

Viber

Еще одна массовая альтернатива Телеграм. Здесь есть аудио- и видеозвонки, групповые чаты с безлимитным количеством участников, конференции, 100-процентная синхронизация чатов между устройствами, чат-боты и даже безлимитные международные звонки на мобильные в 60 странах мира за €5.99 в месяц. Такой себе симбиоз мессенджера и IP-телефонии.

Как корпоративный мессенджер для локальной сети, вайбер совершенно бесплатный. Разработчики говорят, что сервис полностью безопасный. В нем есть сквозное шифрование сообщений, шифрование при пересылке и секретные чатики с таймером самоуничтожения. Но плюсы на этом заканчиваются.

Минусы Viber:

• проблемы с организацией контакт-листа — рабочие чаты искать еще дольше, чем в Телеграм
• обмен файлами — не более 25 Мб
• низкое качество аудио- и видеосвязи
• ограничение для видеоконференций — до 20 участников
• голосовые сообщения ограничено 1 минутой
• спам
• контингент — аналог Одноклассников

Dialog messenger

Классический корпоративный мессенджер для командной работы + SDK-платформа. В нем есть все необходимое: командные чаты и каналы для массового информирования сотрудников, обмен файлов без ограничений по объему и форматам, аудио- и видеозвонки, возможность подключения к конференциям, удобный поиск, статистика. Реализована возможность создания ботов на JS, Java и Python для автоматизации рутинных операций и API для интеграций с другими сервисами. Есть шифрование передачи данных и возможность интеграции с антивирусным ПО.

Dialog предлагает готовые решения для отделов, коммерческих структур и государственных организаций. Есть пробная подписка, но для получения полноценного функционала нужна лицензия.

Жирный минус Dialog messenger — стоимость лицензии от 3$ в месяц за одного пользователя. Хотя в целом дешевле аналогов.

Яндекс. Мессенджер

Очередное бесплатное решение от Яндекса, наследник Ямба и Яндекс.Чатов. В нем много удобного для организации команды: групповые чаты без ограничений, каналы для массового информирования, аудио- и видеосвязь, неограниченный объем передаваемых файлов, интеграция с сервисами Яндекса. Главная фишка — преобразование голосовых сообщений. Можно нашептать сообщение в телефон, а собеседник прочитает его текстом. Другая фишка — реакции, можно «лайкнуть» сообщение в переписке. А еще сервис интегрирован в Яндекс.Браузер, можно не скачивать клиент.

Минусы Яндекс.Мессенджера:

• сыро — мессенджер запущен в 2020-м и пока лишь часть экосистемы, а не полноценный продукт
• ограниченные настройки интерфейса
• слабый бизнес-функционал
• ограниченные права модератора в канале
• нет вкладок — хаос в контакт-листе при подписке на большое количество каналов
• безопасность — о шифровании сообщений речь пока не идет

Amo

Классический корпоративный менеджер от коллег из AmoCRM. Удобен для тех, кто уже пользуется этой системой управления продаж. В клиенте есть список контактов, куда уже включена вся команда из системы. Можно создавать чаты с каждым из коллег, локальные групповые чаты с отделами, часты с карточками сделок из CRM. реализована возможность группировки чатов и каналов в папки, удобная настройка уведомлений и сортировка, поиск. Есть Готовые боты для бизнес-процессов и конструктор, можно создавать процедуры согласований и утверждений. Еще одна фишка — преобразование голосовых сообщений в текст.

В мессенджере есть бесплатная версия без ограничения сроков. Но она работает только для команд до 12 человек и дает всего 5 Гб в облачном хранилище. Если нужно больше, придется покупать тарифный план — от 990 рублей в месяц (до 24 пользователей и до 24 Гб облака).

Минусы Amo:

• рассчитан преимущественно на малый бизнес и пользователей AmoCRM
• отсутствие аудио- и видеозвонков, конференций
• отсутствие статистики
• безопасность — отсутствие информации про шифрование сообщений
• ограничение по свободному пространству

Rocket Chat

Полноценная многоканальная корпоративная платформа с открытым кодом. Главное преимущество мессенджера — гибкость. Можно настроить интерфейс как хочется и оснастить платформу такими функциями, какие нужны вашей команде. Rocket Chat можно поставить на свой сервер, и тогда его использование будет полностью бесплатным. Если своего сервера нет, есть облачное решение — 3$ за одного пользователя в месяц.

У Rocket Chat есть весь базовый функционал мессенджеров: групповые чаты, аудио- и видеоконференции, боты, обмен файлами. А еще он приватный, защищенный и стабильный. Его можно интегрировать куда угодно и внедрить в любую компанию. Администратор может читать переписку сотрудников, но для этого нужен доступ к логам, а это возможно только в ручном режиме.

Минусы Rocket Chat:

• сложность настройки — обычные мессенджеры гораздо дружелюбнее к новичкам. Тем более, если хотите установить ПО на свой сервер или настроить панель — нужен IT-шник
• большой стек решений — чтобы установить нужные надстройки, придется покопаться в обширной библиотеке. А если вы используете специфические, узконаправленные модификации, они могут перестать работать или заглючить после обновления
• дорого для больших команд

Myteam

Еще один представитель Mail.Ru Group, заточенный непосредственно под командную работу. Это простой и удобный мессенджер с базовыми корпоративными решениями. О предлагает общий контакт-лист, аудио- и видеоконференции, групповые чаты и каналы, чат-боты, обмен файлами, удобный поиск — все как полагается. Есть on-premise — мессенджер можно развернуть на сервере компании, и тогда вся переписка и разговоры будут храниться только у вас. Приятная фишка — доступен кастомный дизайн, можно оформить мессенджер в фирменном стиле компании.

Что по безопасности? Говорят, что используют TLS-канал для сообщений и end-to-end-шифрование для видеозвонков. Доступ к чатам и файлам есть только у подтвержденных сотрудников компании-клиента. Сколько стоит? О чудо — базовую версию дают бесплатно, как минимум за это Myteam достоин внимания. Если нужна приоритетная техподдержка, облако для рабочих групп, гарантированный SLA и контроль действий сотрудников — от 1590 рублей в месяц для команд до 30 человек.

Минус Myteam: нет группировки чатов на произвольное количество групп.

Signal

Стандартный чат для общения с акцентом на приватности. Позиционирует себя как некоммерческий, простой, надежный и безопасный мессенджер. В Signal есть текстовые сообщения и групповые чаты, обмен файлами, аудио- и видеозвонки, включая групповое общение по видео. И собственно на этом все. Signal полностью бесплатный и существует на донаты — большего ждать не приходится.

Кажется, что это мессенджер для параноиков и сторонников теорий заговора — для него даже разработали собственный криптографический протокол Signal Protocol. Не самое удачное решение, если вам нужны бизнес-функции, а не конфиденциальность.

Минусы Signal:

• слабый функционал
• нет группировки чатов
• нельзя редактировать отправленные сообщения
• не предусмотрены интеграции
• есть риск сбоев в работе из-за централизованной инфраструктуры

Zulipchat

Zulipchat сочетает в себе чата в реальном времени с моделью цепочки писем. Это нечто среднее между Slack и Rocket Chat. От первого у него есть потоки — это как каналы, только их иначе назвали. От второго открытый код — можно менять функционал как вздумается. В Zulip есть групповые чаты, звонки по видео и аудио, облачное хранилище, масса интеграций и все, что нужно для работы команды.

Удобная фишка — в Zulip одновременно отображаются все обсуждения и при этом они логически поделены. Любой при желании можно замьютить, чтобы разговор, в котором ты не собираешься участвовать, не отвлекал от более важных дел. Также можно связать чаты и электронную почту, сообщения будут поступать сразу в конференцию (при условии англоязычных названий сайтов). Еще есть куча других фишек, но UX в целом оказался не очень, поэтому мы сильно не разбирались.

Базовая версия бесплатна для неограниченного количества пользователей. Установить Zulip на свой сервер может любой желающий, даже если этот желающий — компания из 50 человек. Если нужна полная история сообщений, облачное хранилище на 10 Гб/пользователь и приоритетная коммерческая поддержка, придется купить пакет «Стандарт» за 6,67$ за одного члена команды.

Минусы Zulip:

• отсутствие нормальной русифицированной версии — заявлено, что перевод сделан на 97%, но разработчики слегка приврали
• сложная навигация — есть потоки, в потоках топики, и только в топиках чаты
• сервер только под Ubuntu (Linux) — сложности установки на сервер для компаний, у которых инфраструктура на других дистрибутивах

Google Messages

Это андроид-клиент для обмена сообщениями с технологией RCS. Этот протокол объединяет функции телефонии и интернета. Если простыми словами, то Google Messages объединяет в одном клиенте смски и сообщения в мессенджере. Приложение есть на почти всех андроид-телефонах «из коробки» на европейском рынке. Но полноценно с смс оно не работает — мобильные операторы не торопятся поддерживать протокол, поэтому приложение работает как обычный мессенджер.

Что он может предложить бизнесу? Текстовые сообщения, групповые чаты и… пожалуй, это все. Google Messages не может предложить даже базовых функций, которые есть в массовых программах для бытовых целей. Не стоит использовать его для коммуникации в компании.

Минусы Google Messages:

• очень слабый функционал
• десктопная версия работает с ограничениями
• не подойдет для бизнеса

Интранетус

На закуску простой и быстрый инструмент для командной работы от «Студии Лебедева» с характерным названием. В нем есть чат-мессенджер, инструмент для постановки задач и назначения ответственных исполнителей прямо в окне чата, обмен файлами сервис для аудиозвонков и видеосвязи с возможностью демонстрации рабочего экрана и неограниченным числом участников. Отличительная фишка — раздел «Мозг», в него команда может складывать хорошие идеи и проводить голосования.

Как разработчик будет защищать нашу переписку, на сайте информации нет. Студия ломает стереотипы и даже предлагает компаниям бесплатную версию с неограниченным количеством членов команды и безлимитным чатом. Но если захотите ставить задачи и внедрять проекты, генерить с командой идеи в разделе «Мозг» или созваниваться в платформе, придется купить продвинутый тарифный план. Цена — от 319 рублей за одного члена команды.

Минусы Интранетус:

• есть только десктопная версия, приложения для IOS и Android в разработке
• отсутствует информация про поддержку — есть риск, что в пятницу вечером программа ляжет, а починят все только в понедельник
• нельзя записывать разговоры
• нет облачного хранилища
• в мессенджере не хватает привычных фишек — упоминаний, цитирования и редактирования сообщений
• слабый функционал, есть равноценные бесплатные аналоги;
• похоже на сырую бета-версию

Итог напрашивается сам: чтобы выбрать мессенджер для командной работы, сначала нужно определиться с задачами, которые он должен решать. Если вам нужен просто общий чатик, используйте Телеграм — в нем собрали все необходимое. Не хотите Телегу — попробуйте Discord, в нем есть комнаты и можно не потеряться в контакт-листе.

Командам, которые хотят опробовать бизнес-функции, стоит обратить внимание на отечественный Myteam — хотя бы в качестве теста бесплатной версии. Если нужна полноценная платформа для корпоративной коммуникации и есть собственный сервер, присмотритесь к Rocket Chat. Есть бюджет и не хотите ничего настраивать — покупайте Slack, он считается удачным решением для командной работы, но за него придется хорошо заплатить.