Вести список дел можно в заметках смартфона, на листочке или в табличке, но удобнее через таск-менеджер. Он собирает задачи в одном месте, сортирует по приоритету, следит за сроками, а если дедлайн вот-вот сгорит, заранее напоминает об этом. В планировщике задачи постоянно перед глазами — ничего не забудете и не потеряете. Рассказываем о лучших программах для контроля выполнения задач, как они устроены и в чем их особенности.
Что такое таск-менеджер
Таск-менеджер — это инструмент для управления задачами и проектами. Позволяет:
- планировать работу
- следить за выполнением задач
- контролировать сроки
- организовать командную работу
- делегировать задачи
Чаще таск-менеджеры устроены по принципу канбан-досок. На доске столбцы. Каждый столбец — этап работы. Вы передвигаете по столбцам карточки. Когда задача переходит из одного столбца в другой, значит, что она была завершена, и теперь на следующем этапе.
Основные функции систем для контроля задач
Разберемся, какой минимальный набор инструментов присутствует в рядовом планировщике задач.
Управление задачами. В таск-менеджере создают, редактируют и организовывают задачи, проекты и списки дел. Перед глазами вся работа. Можно следить:
- что надо сделать
- что в процессе работы
- что уже выполнено
Сроки выполнения задач. В момент создания задачи или списка дел можно ставить срок. Это поможет не затягивать и сдавать работу вовремя.
Напоминания. Программа для постановки задач и контроля может присылать напоминания. Например, если до дедлайна осталось два дня, а задача не выполнена, планировщик выведет на экран уведомление.
Приоритизация задач. В планировщиках пользователи выставляют приоритеты для задач и проектов. Становится проще решать, какую задачу делать сегодня, а что отложить на завтра.
Распределение задач между командой. Если над проектом работает команда, в таск-менеджере можно распределять задачи между участниками. Также каждый участник может:
- передавать задачи друг другу
- оставлять комментарии к работе коллег
- обсуждать результаты во встроенных чатах
Интеграции. Планировщики можно подключать к сторонним приложениям: электронной почте, календарю, мессенджерам, CRM-системе. После программа для контроля выполнения задач начинает работать в связке — например, присылает недельный отчет по задачам на почту или передает данные в CRM для аналитики.
Отслеживание прогресса. Некоторые таск-менеджеры следят, есть ли прогресс в выполнении задач. Строят графики, диаграммы, шкалы. Сразу видно, где работа движется, а где проседает.
Подборка лучших таск-менеджеров в 2024 году
OkoCRM
Версия: облачная
Цена: от 715 ₽ в месяц за пользователя
Мобильное приложение: ✅
Триал: да
OkoCRM — это CRM-система для управления и автоматизации продаж с полноценным таск-менеджером «Проекты». В нем можно управлять проектами по принципу канбан: создавать колонки, заполнять их карточками, приглашать участников, совместно обсуждать задачи.
Чтобы начать управлять задачами в OkoCRM, нужно:
- Создать проект
- Выбрать администратора
- Добавить участников
- Создать колонки
- Наполнить колонки карточками
Особенность таск-менеджера: он работает внутри CRM-системы. То есть кроме работы с «Проектами» вы получаете доступ к инструментам для работы с клиентами и управления продажами.
В проект можно добавлять неограниченное число участников и каждому выдать роль. Дальше коллеги смогут двигать карточки, добавлять комментарии к задачам, создавать чек-листы. Каждая карточка хранит историю событий — кто и какие действия с нею выполнял.
В OkoCRM есть готовые интеграции — их настроит даже тот, кто ничего не понимает в программировании. Например, к системе можно подключить:
- телефонию
- сервисы почтовых и смс-рассылок
- мессенджеры
- Авито
- социальные сети
- справочники
- аналитику
Todoist
Версия: облачная
Цена: $0–$6 за месяц
Мобильное приложение: ✅
Триал: да
Todoist — это таск-менеджер для управления задачами из одного места. Может выглядеть как:
- список дел с чек-боксами
- календарь с плашками
- канбан-доска
Если дело выполнено, жмете чек-бокс, и задача улетает в список выполненной работы.
Чтобы добавить в список новую задачу, нужно:
- Назвать задачу и описать ее
- Указать срок выполнения
- Поставить приоритет
- Установить напоминание
- Выбрать проект
Открывать список дел можно через веб-версию, мобильные приложения для постановки задач и их выполнения для Iphone и Android, на умных часах, через браузерное расширение или виджет Google Почты. Выбираете сами, что удобнее.
В таск-менеджере можно работать одному или с командой. Для этого нужно создать общие проекты и раздать доступы и роли участникам. Обсуждать детали работы можно в комментариях, а также прикреплять файлы и даже отправлять голосовые заметки.
Todoist показывает шкалу прогресса. А если выполнены все задачи за неделю, месяц или квартал, то наградит графическим кубком.
Todoist предлагает порядка 80 интеграций. Среди них — Google Почта, Google Календарь, Slack, Zapier, Outlook, AI Assistant, Export to Google Sheets и другие.
Пользоваться таск-менеджером можно за ноль рублей, но с ограничениями. Не сможете:
- завести больше пяти проектов
- отображать задачи в календаре
- ставить напоминания
- пользоваться большим числом фильтров
- применять AI-ассистента
Более расширенная версия стоит от $4, а безлимитная от $6.
Trello
Версия: облачная
Цена: $0–$17,5 за месяц
Мобильное приложение: ✅
Триал: да
Trello — это онлайн таск-менеджер. Организован по принципу канбан:
- есть колонки, которые обозначают этапы работы
- есть карточки задач, которые надо двигать по колонкам
И колонки, и карточки расположены на досках. Доски вроде проекта: объединяют пул работ над одной областью: дизайном, разработкой, контентом, продажами.
С Trello есть момент. Официально планировщик ушел из России. Теперь пользоваться можно только бесплатной версией с усеченным функционалом. Чтобы перейти на премиум и работать без ограничений, нужна иностранная, либо виртуальная карта. Виртуальную выдают специальные сервисы. Но аккуратно с выбором — не нарветесь на мошенников.
Чтобы начать работать в Trello, необходимо:
- Создать доску с нуля либо взять готовый шаблон
- Оформить: прикрепить фон, придумать описание, выставить настройки приватности
- Создать колонки и карточки
В Trello можно работать одному или с командой. Нужно открыть коллегам доступ к доске и выдать права. Дальше они смогут:
- обсуждать рабочие детали
- создавать и двигать карточки
- менять ответственных исполнителей
- добавлять в карточки файлы
- создавать чек-листы, чтобы отмечать выполненные
В Trello есть инструмент «Хронология». Он нужен, чтобы следить за историей взаимодействия с карточками. Например, кто и когда подключился к работе, какие изменения вносил.
Подключить к Trello можно сторонние приложения для отслеживания задач. Среди них: Miro, Slack, Zapier, ресурсы Google, Timecamp, Zoho Desk, Dropbox и другие. Заходить в планировщик через веб-версию, мобильное или десктопное приложение.
Планфикс
Версия: облачная
Цена: €0–€7 за месяц
Мобильное приложение: ✅
Триал: да
Планфикс — это система управления задачами. Выглядит как типичный канбан: доска, столбцы, карточки с задачами.
Что нужно, чтобы работать в Планфикс:
- Создать проект с нуля или с помощью готовых шаблонов
- Создать и настроить задачи
- Подключить коллег, если работа командная
Работать в Планфикс можно с командой. Вместе создавать проекты, назначать задачи, устанавливать сроки выполнения, обсуждать детали в чате или через комментарии в карточках.
По прогрессу выполненной работы Планфикс строит отчеты. Показывает, какие задачи выполнены, какие в процессе выполнения, а какие даже не начаты.
К таск-менеджеру можно подключить:
- мессенджеры
- сервисы почтовых и смс-рассылок
- виртуальные АТС
- платформы для работы с данными
- облачные хранилища
- сервисы обмена данными
Если в команде до 5 человек, пользоваться Планфикс можно бесплатно. Если команда больше больше, покупайте подписку. Заходить в планировщик можно через браузер, десктопное или мобильное приложение.
WEEEK
Версия: облачная
Цена: 0₽–450 ₽ за пользователя в месяц
Мобильное приложение: ✅
Триал: да
WEEEK — это платформа планирования и управления проектами. В WEEEK можно создавать проекты, распределять задачи между участниками, устанавливать сроки выполнения и контролировать прогресс. Организован WEEEK как канбан-доска с колонками и карточками.
Чтобы начать работу в WEEEK, нужно зарегистрироваться на платформе, а дальше:
- Создать проект
- Создать этапы работы
- Создать карточки с задачами
- Добавить в проект участников
- Распределить между ними задачи
При командной работе участники могут обмениваться идеями и файлами, оставлять комментарии к задачам. Также можно устанавливать зависимости между задачами, чтобы команда знала, в каком порядке их выполнять.
В WEEEK можно отслеживать прогресс по встроенной статистике. Чтобы просмотреть дашборд, нужно выбрать проект и временной промежуток: день, неделю, месяц или другой.
Чтобы расширить возможности планировщик, можно настроить интеграции с:
- ресурсами Google
- Jira
- Яндекс Календарем
- Miro
- Airtable
- Figma
YouTrack
Версия: облачная и коробочная
Цена: 0$ – $4.40 за месяц
Мобильное приложение: ✅
Триал: да
YouTrack помогает командам совместно решать задачи: от разработки программного обеспечения до маркетинговых стратегий. По умолчанию выглядит как Agile-доска, но отображение можно настроить по принципу канбан или скрам.
Чтобы начать работать в YouTrack, нужно:
- Создать проект
- Создать доску
- Настроить спринты
- Создать карточки с задачами
- Подключить команду
YouTrack подходит для совместной работы. Участникам доступны упоминания, реакции, подписки на обновления, уведомления. А во встроенную база знаний загружать контент, делиться и обсуждать друг с другом.
За результатами работы следит панель мониторинга. Строит отчеты и выводит на дашборд. Просматривать их может тот, у кого есть доступ — исполнитель, команда, заказчик.
YouTrack можно подключить к продуктам JetBrains и другим приложениям для разработчиков:
- системам контроля версии
- репозиториям кода
- платформам для управления тестированием
- приложениям для отслеживания задач
Пользоваться бесплатно и без ограничений YouTrack могут небольшие команды до 10 человек. Если в команде больше участников, нужна подписка. Получить доступ к таск-трекеру можно через веб-версию, мобильное приложение, либо установить коробочную версию на личных серверах и запускать через ярлык на рабочем столе.
GanttPro
Версия: облачная
Цена: от $7.99 за пользователя в месяц
Мобильное приложение: ✅
Триал: да
GanttPRO — это онлайн-платформа для управления проектами. Рабочая область отображается в виде диаграммы Ганта, канбан-доски, списка. Можно переключаться на то, что удобнее, в любой момент.
Старт работы с планировщиком классический:
- Создаете проект
- Создаете задачи
- Добавляете участников
Чтобы подключить к проекту команду, нужно поделиться с участниками ссылкой и назначить роли. Дальше каждый увидит задачи по проектам, в которых участвует.
Следить за прогрессом команды помогают отчеты. Есть два типа:
- с анализом бюджета с данными о проектах, задачах, исполнителях, времени и стоимости
- с затраченным временем на задачи
У таск-менеджера есть готовые интеграции со Slack, Jira Cloud, Google Диск, Microsoft Teams. Все остальные настраиваются через API с помощью программиста.
Бесплатной версии у GanttPro нет: подписка начинается от $7.99 за пользователя в месяц. Чтобы пользоваться полным функционалом, нужно брать премиум за $19.99. Работать в GanttPro можно через браузер, либо мобильное приложение.
YouGile
Версия: облачная и коробочная
Цена: от 660 ₽ за сотрудника в месяц
Мобильное приложение: ✅
Триал: да
YouGile — система управления проектами. Ее особенность — каждая карточка с задачей имеет чат. Если над проектом корпеет команда, участники могут переписываться в нем как в обычном мессенджере.
Чтобы начать работу в YouGile, нужно создать:
- Компанию
- Проект
- Этапы работы
- Карточки с задачами
Дальше пригласить в проект членов команды, назначить участникам задачи и роли. Отслеживать, в каком темпе идет работа, можно через отчеты. Они строятся в виде таблиц, диаграмм и ленты событий.
Чтобы расширить функциональность планировщик, к нему можно подключить интеграции. Но готовых — таких, чтобы настраивались без помощи айтишника, нет. Все подключаете через API
Если в команде до 10 человек, таск-менеджером можно пользоваться бесплатно и без ограничений. Если команда больше, нужно оформлять подписку. Чтобы сэкономить, можно заплатить сразу за год — дадут скидку. Открывает YouGile через браузер, мобильное приложение или десктопное, коробочную версию.
Рекомендации по выбору таск-менеджера
Функциональность. Первым делом решите, какие функции вам нужны. Вот что может быть среди них:
- организация и управление задачами
- отслеживание сроков выполнения задач
- разделение ответственности между членами команды
- уведомления и напоминания о задачах
- интеграцию с другими приложениями
- возможность совместной работы над задачами
Цена. Если нужно вести только список дел, можно выбрать бесплатный. Если требуется инструмент для управления проектами, присматривайтесь к платным платформам. У них больше инструментов, настроек, отчетов, интеграций.
Интерфейс. Прежде, чем покупать планировщик, оцените, удобно ли им пользоваться. Это можно сделать через демо-версию. Поработать в ней пару дней и сформировать впечатление.
Интеграции. Обращайте на них внимание, если планируете подключать к таск-менеджеру сторонние приложения. Проверьте список доступных, узнайте стоимость и как они настраиваются.
Мобильное приложение. Уточните, есть оно или нет. Приложение точно не помешает, если намерены следить за проектами в дороге либо из командировок.
Техподдержка. Удобно, если она круглосуточная — операторы быстро решат проблему, и оказывается в режиме реального времени. Вы пишите в чат → оператор отвечает. Хуже, если надо писать письмо на почту и ждать ответа несколько дней.
Подведем итоги
- Программы для контроля задач сотрудников также называют таск-менеджерами или планировщиками. Они помогают управлять текущими делами и проектами. В них можно создавать этапы работы, наполнять карточками с задачами, подключать команду
- Еще могут распределять задачи между коллегами, расставлять приоритеты в текущих делах, напоминать о сроках, отслеживать прогресс работы команды
- На рынке много разных планировщиков — можно найти под любой вкус и бюджет. Мы рекомендуем присмотреться к OkoCRM