10 лучших программ для контроля выполнения задач

10 лучших программ для контроля выполнения задач

318
Время чтения: 10 минут
Содержание

Вести список дел можно в заметках смартфона, на листочке или в табличке, но удобнее через таск-менеджер. Он собирает задачи в одном месте, сортирует по приоритету, следит за сроками, а если дедлайн вот-вот сгорит, заранее напоминает об этом. В планировщике задачи постоянно перед глазами — ничего не забудете и не потеряете. Рассказываем о лучших программах для контроля выполнения задач, как они устроены и в чем их особенности.

Управляйте задачами в OkoCRM
Чек-листы и подзадачи, доски под гибкие процессы, контроль команды, уведомления в Телеграме. В OkoCRM есть всё, что нужно команде.
Узнать больше

Что такое таск-менеджер

Таск-менеджер — это инструмент для управления задачами и проектами. Позволяет:

  • планировать работу
  • следить за выполнением задач
  • контролировать сроки
  • организовать командную работу
  • делегировать задачи

Чаще таск-менеджеры устроены по принципу канбан-досок. На доске столбцы. Каждый столбец — этап работы. Вы передвигаете по столбцам карточки. Когда задача переходит из одного столбца в другой, значит, что она была завершена, и теперь на следующем этапе.

Программы для контроля задач, как правило, содержат этапы работы и карточки с задачами.

Основные функции систем для контроля задач

Разберемся, какой минимальный набор инструментов присутствует в рядовом планировщике задач.

Управление задачами. В таск-менеджере создают, редактируют и организовывают задачи, проекты и списки дел. Перед глазами вся работа. Можно следить:

  • что надо сделать
  • что в процессе работы
  • что уже выполнено

Сроки выполнения задач. В момент создания задачи или списка дел можно ставить срок. Это поможет не затягивать и сдавать работу вовремя.

Напоминания. Программа для постановки задач и контроля может присылать напоминания. Например, если до дедлайна осталось два дня, а задача не выполнена, планировщик выведет на экран уведомление.

Приоритизация задач. В планировщиках пользователи выставляют приоритеты для задач и проектов. Становится проще решать, какую задачу делать сегодня, а что отложить на завтра.

Распределение задач между командой. Если над проектом работает команда, в таск-менеджере можно распределять задачи между участниками. Также каждый участник может:

  • передавать задачи друг другу
  • оставлять комментарии к работе коллег
  • обсуждать результаты во встроенных чатах

Интеграции. Планировщики можно подключать к сторонним приложениям: электронной почте, календарю, мессенджерам, CRM-системе. После программа для контроля выполнения задач начинает работать в связке — например, присылает недельный отчет по задачам на почту или передает данные в CRM для аналитики.

Отслеживание прогресса. Некоторые таск-менеджеры следят, есть ли прогресс в выполнении задач. Строят графики, диаграммы, шкалы. Сразу видно, где работа движется, а где проседает.

Подборка лучших таск-менеджеров в 2024 году

OkoCRM

Версия: облачная

Цена: от 715 ₽ в месяц за пользователя

Мобильное приложение:

Триал: да

OkoCRM — это CRM-система для управления и автоматизации продаж с полноценным таск-менеджером «Проекты». В нем можно управлять проектами по принципу канбан: создавать колонки, заполнять их карточками, приглашать участников, совместно обсуждать задачи.

Таск-менеджер для проектного управления в OkoCRM.

Чтобы начать управлять задачами в OkoCRM, нужно:

  1. Создать проект
  2. Выбрать администратора
  3. Добавить участников
  4. Создать колонки
  5. Наполнить колонки карточками

Особенность таск-менеджера: он работает внутри CRM-системы. То есть кроме работы с «Проектами» вы получаете доступ к инструментам для работы с клиентами и управления продажами.

В проект можно добавлять неограниченное число участников и каждому выдать роль. Дальше коллеги смогут двигать карточки, добавлять комментарии к задачам, создавать чек-листы. Каждая карточка хранит историю событий — кто и какие действия с нею выполнял.

Карточка задачи в OkoCRM.

В OkoCRM есть готовые интеграции — их настроит даже тот, кто ничего не понимает в программировании. Например, к системе можно подключить:

  • телефонию
  • сервисы почтовых и смс-рассылок
  • мессенджеры
  • Авито
  • социальные сети
  • справочники
  • аналитику
Беспорядок в задачах и проектах?
OkoCRM — ваш источник повышения производительности. Проекты, доски, списки, тэги, фильтры тайм-трекинг и много чего еще.
Подробнее

Todoist

Версия: облачная

Цена: $0–$6 за месяц

Мобильное приложение:

Триал: да

Todoist — это таск-менеджер для управления задачами из одного места. Может выглядеть как:

  • список дел с чек-боксами
  • календарь с плашками
  • канбан-доска

Если дело выполнено, жмете чек-бокс, и задача улетает в список выполненной работы.

Интерфейс Todoist в виде списка с задачами.

Чтобы добавить в список новую задачу, нужно:

  1. Назвать задачу и описать ее
  2. Указать срок выполнения
  3. Поставить приоритет
  4. Установить напоминание
  5. Выбрать проект

Открывать список дел можно через веб-версию, мобильные приложение, на умных часах, через браузерное расширение или виджет Google Почты. Выбираете сами, что удобнее.

В таск-менеджере можно работать одному или с командой. Для этого нужно создать общие проекты и раздать доступы и роли участникам. Обсуждать детали работы можно в комментариях, а также прикреплять файлы и даже отправлять голосовые заметки.

Todoist показывает шкалу прогресса. А если выполнены все задачи за неделю, месяц или квартал, то наградит графическим кубком.

За прогрессом можно следить визуально: через шкалы и счетчик достижения целей.

Todoist предлагает порядка 80 интеграций. Среди них — Google Почта, Google Календарь, Slack, Zapier, Outlook, AI Assistant, Export to Google Sheets и другие.

Пользоваться таск-менеджером можно за ноль рублей, но с ограничениями. Не сможете:

  • завести больше пяти проектов
  • отображать задачи в календаре
  • ставить напоминания
  • пользоваться большим числом фильтров
  • применять AI-ассистента

Более расширенная версия стоит от $4, а безлимитная от $6.

Trello

Версия: облачная

Цена: $0–$17,5 за месяц

Мобильное приложение: ✅

Триал: да

Trello — это онлайн таск-менеджер. Организован по принципу канбан:

  • есть колонки, которые обозначают этапы работы
  • есть карточки задач, которые надо двигать по колонкам

И колонки, и карточки расположены на досках. Доски вроде проекта: объединяют пул работ над одной областью: дизайном, разработкой, контентом, продажами.

Рабочая область Trello.

С Trello есть момент. Официально планировщик ушел из России. Теперь пользоваться можно только бесплатной версией с усеченным функционалом. Чтобы перейти на премиум и работать без ограничений, нужна иностранная, либо виртуальная карта. Виртуальную выдают специальные сервисы. Но аккуратно с выбором — не нарветесь на мошенников.

Чтобы начать работать в Trello, необходимо:

  1. Создать доску с нуля либо взять готовый шаблон
  2. Оформить: прикрепить фон, придумать описание, выставить настройки приватности
  3. Создать колонки и карточки

В Trello можно работать одному или с командой. Нужно открыть коллегам доступ к доске и выдать права. Дальше они смогут:

  • обсуждать рабочие детали
  • создавать и двигать карточки
  • менять ответственных исполнителей
  • добавлять в карточки файлы
  • создавать чек-листы, чтобы отмечать выполненные

В Trello есть инструмент «Хронология». Он нужен, чтобы следить за историей взаимодействия с карточками. Например, кто и когда подключился к работе, какие изменения вносил.

Подключить к Trello можно сторонние приложения. Среди них: Miro, Slack, Zapier, ресурсы Google, Timecamp, Zoho Desk, Dropbox и другие. Заходить в планировщик через веб-версию, мобильное или десктопное приложение.

Правильная замена иностранному софту
Задачи, проекты, канбан-доски, чек-листы, уведомления в Телеграме многое другое в таск-трекере OkoCRM.
Подробнее

Планфикс

Версия: облачная

Цена: €0–€7 за месяц

Мобильное приложение: ✅

Триал: да

Планфикс — это система управления задачами. Выглядит как типичный канбан: доска, столбцы, карточки с задачами.

Рабочая область Планфикса.

Что нужно, чтобы работать в Планфикс:

  1. Создать проект с нуля или с помощью готовых шаблонов
  2. Создать и настроить задачи
  3. Подключить коллег, если работа командная

Работать в Планфикс можно с командой. Вместе создавать проекты, назначать задачи, устанавливать сроки выполнения, обсуждать детали в чате или через комментарии в карточках.

По прогрессу выполненной работы Планфикс строит отчеты. Показывает, какие задачи выполнены, какие в процессе выполнения, а какие даже не начаты.

Планфикс собирает отчеты по задачам, срокам, нагрузке на сотрудников.

К таск-менеджеру можно подключить:

  • мессенджеры
  • сервисы почтовых и смс-рассылок
  • виртуальные АТС
  • платформы для работы с данными
  • облачные хранилища
  • сервисы обмена данными

Если в команде до 5 человек, пользоваться Планфикс можно бесплатно. Если команда больше больше, покупайте подписку. Заходить в планировщик можно через браузер, десктопное или мобильное приложение.

WEEEK

Версия: облачная

Цена: 0₽–450 ₽ за пользователя в месяц

Мобильное приложение: ✅

Триал: да

WEEEK — это платформа планирования и управления проектами. В WEEEK можно создавать проекты, распределять задачи между участниками, устанавливать сроки выполнения и контролировать прогресс. Организован WEEEK как канбан-доска с колонками и карточками.

Рабочая область WEEEK.

Чтобы начать работу в WEEEK, нужно зарегистрироваться на платформе, а дальше:

  1. Создать проект
  2. Создать этапы работы
  3. Создать карточки с задачами
  4. Добавить в проект участников
  5. Распределить между ними задачи

При командной работе участники могут обмениваться идеями и файлами, оставлять комментарии к задачам. Также можно устанавливать зависимости между задачами, чтобы команда знала, в каком порядке их выполнять.

В WEEEK можно отслеживать прогресс по встроенной статистике. Чтобы просмотреть дашборд, нужно выбрать проект и временной промежуток: день, неделю, месяц или другой.

Чтобы расширить возможности планировщик, можно настроить интеграции с:

  • ресурсами Google
  • Jira
  • Яндекс Календарем
  • Miro
  • Airtable
  • Figma
Беспорядок в задачах и проектах?
OkoCRM — ваш источник повышения производительности. Проекты, доски, списки, тэги, фильтры тайм-трекинг и много чего еще.
Подробнее

YouTrack

Версия: облачная и коробочная

Цена: 0$ – $4.40 за месяц

Мобильное приложение: ✅

Триал: да

YouTrack помогает командам совместно решать задачи: от разработки программного обеспечения до маркетинговых стратегий. По умолчанию выглядит как Agile-доска, но отображение можно настроить по принципу канбан или скрам.

Рабочая область YouTrack.

Чтобы начать работать в YouTrack, нужно:

  • Создать проект
  • Создать доску
  • Настроить спринты
  • Создать карточки с задачами
  • Подключить команду

YouTrack подходит для совместной работы. Участникам доступны упоминания, реакции, подписки на обновления, уведомления. А во встроенную база знаний загружать контент, делиться и обсуждать друг с другом.

Если члены команды взаимодействуют с карточками задач, остальные получают об этом уведомления.

За результатами работы следит панель мониторинга. Строит отчеты и выводит на дашборд. Просматривать их может тот, у кого есть доступ — исполнитель, команда, заказчик.

YouTrack можно подключить к продуктам JetBrains и другим приложениям для разработчиков:

  • системам контроля версии
  • репозиториям кода
  • платформам для управления тестированием
  • приложениям для отслеживания задач

Пользоваться бесплатно и без ограничений YouTrack могут небольшие команды до 10 человек. Если в команде больше участников, нужна подписка. Получить доступ к таск-трекеру можно через веб-версию, мобильное приложение, либо установить коробочную версию на личных серверах и запускать через ярлык на рабочем столе.

GanttPro

Версия: облачная

Цена: от $7.99 за пользователя в месяц

Мобильное приложение: ✅

Триал: да

GanttPRO — это онлайн-платформа для управления проектами. Рабочая область отображается в виде диаграммы Ганта, канбан-доски, списка. Можно переключаться на то, что удобнее, в любой момент.

Рабочая область программы задач для сотрудников и контроля их выполнения.

Старт работы с планировщиком классический:

  1. Создаете проект
  2. Создаете задачи
  3. Добавляете участников

Чтобы подключить к проекту команду, нужно поделиться с участниками ссылкой и назначить роли. Дальше каждый увидит задачи по проектам, в которых участвует.

Следить за прогрессом команды помогают отчеты. Есть два типа:

  • с анализом бюджета с данными о проектах, задачах, исполнителях, времени и стоимости
  • с затраченным временем на задачи

У таск-менеджера есть готовые интеграции со Slack, Jira Cloud, Google Диск, Microsoft Teams. Все остальные настраиваются через API с помощью программиста.

Бесплатной версии у GanttPro нет: подписка начинается от $7.99 за пользователя в месяц. Чтобы пользоваться полным функционалом, нужно брать премиум за $19.99. Работать в GanttPro можно через браузер, либо мобильное приложение.

OkoCRM для команд
Канбан и списки задач, чек-листы и дедлайны, тайм-трекер и уведомления в Телеграме, файлы, ссылки, теги и всё остальное есть в OkoCRM.
Узнать больше

YouGile

Версия: облачная и коробочная

Цена: от 660 ₽ за сотрудника в месяц

Мобильное приложение: ✅

Триал: да

YouGile — система управления проектами. Ее особенность — каждая карточка с задачей имеет чат. Если над проектом корпеет команда, участники могут переписываться в нем как в обычном мессенджере.

Чтобы начать работу в YouGile, нужно создать:

  1. Компанию
  2. Проект
  3. Этапы работы
  4. Карточки с задачами

Дальше пригласить в проект членов команды, назначить участникам задачи и роли. Отслеживать, в каком темпе идет работа, можно через отчеты. Они строятся в виде таблиц, диаграмм и ленты событий.

Чтобы расширить функциональность планировщик, к нему можно подключить интеграции. Но готовых — таких, чтобы настраивались без помощи айтишника, нет. Все подключаете через API

Если в команде до 10 человек, таск-менеджером можно пользоваться бесплатно и без ограничений. Если команда больше, нужно оформлять подписку. Чтобы сэкономить, можно заплатить сразу за год — дадут скидку. Открывает YouGile через браузер, мобильное приложение или десктопное, коробочную версию.

Рекомендации по выбору таск-менеджера

Функциональность. Первым делом решите, какие функции вам нужны. Вот что может быть среди них:

  • организация и управление задачами
  • отслеживание сроков выполнения задач
  • разделение ответственности между членами команды
  • уведомления и напоминания о задачах
  • интеграцию с другими приложениями
  • возможность совместной работы над задачами

Цена. Если нужно вести только список дел, можно выбрать бесплатный. Если требуется инструмент для управления проектами, присматривайтесь к платным платформам. У них больше инструментов, настроек, отчетов, интеграций.

Интерфейс. Прежде, чем покупать планировщик, оцените, удобно ли им пользоваться. Это можно сделать через демо-версию. Поработать в ней пару дней и сформировать впечатление.

Интеграции. Обращайте на них внимание, если планируете подключать к таск-менеджеру сторонние приложения. Проверьте список доступных, узнайте стоимость и как они настраиваются.

Мобильное приложение. Уточните, есть оно или нет. Приложение точно не помешает, если намерены следить за проектами в дороге либо из командировок.

Техподдержка. Удобно, если она круглосуточная — операторы быстро решат проблему, и оказывается в режиме реального времени. Вы пишите в чат → оператор отвечает. Хуже, если надо писать письмо на почту и ждать ответа несколько дней.

Закрывайте задачи вовремя
Управляйте командой, задачами и загрузкой в таск-трекере OkoCRM. Соблюдайте дедлайны и закрывайте задачи на 50% быстрее.
Подробнее

Подведем итоги

  1. Программы для контроля задач сотрудников также называют таск-менеджерами или планировщиками. Они помогают управлять текущими делами и проектами. В них можно создавать этапы работы, наполнять карточками с задачами, подключать команду
  2. Еще могут распределять задачи между коллегами, расставлять приоритеты в текущих делах, напоминать о сроках, отслеживать прогресс работы команды
  3. На рынке много разных планировщиков — можно найти под любой вкус и бюджет. Мы рекомендуем присмотреться к OkoCRM
Наверх
Мы используем cookie для вашего удобства. Используя сайт, вы соглашаетесь с этим. Подробнее - в политике конфиденциальности.
Я согласен