6 задач для CRM в строительной компании

Компании внедряют CRM, чтобы увеличить продажи, контролировать работу менеджеров и автоматизировать бизнес-процессы. CRM-система для строительной компании нужна еще и для того, чтобы следить за сотней задач и навести порядок с документами. Сделаю обзор возможностей CRM на примерах.

«Стройка Века» строит коттеджи из дерева. Оплату принимает в несколько этапов:

• первый взнос: после подписания договора и до начала строительства
• второй: после монтажа фундамента
• третий: после сборки дома
• четвертый: на финальном этапе работ

Застройщик строит около 30 домов одновременно. 30 клиентов по 4 платежа — бухгалтеру надо следить за 120 платежами. Это сложно.

CRM-система сделает это сама. Покупатель прислал подписанный договор → CRM ставит бухгалтеру задачу выставить счет. Или выставляет счет сама. Тут как настроим.

CRM — программа, которая позволяет управлять деньгами. Не надо сводить таблицы и вручную отправлять счета. CRM-система сама напомнит клиенту, что завтра оплата. На следующий день выставит счет. Оплаты отображаются в карточках сделок.

Когда компания строит дом, нужно работать с большим количеством документов:

• инженерно-техническая документация
• чертежи и планы
• договоры и акты

Эти документы хранят в облаке или на жестком диске, на почте и в переписках. Даже если упорядочить и разложить все по папкам, их будет много. Придется долго искать конкретный договор по конкретному дому. Если документы никто не раскладывает по папкам, придется долго ковыряться в переписках и в Гугл диске, чтобы найти важный документ.

В CRM-системе документы прикреплены к карточкам сделок, задачам, карточкам на проектах. Поэтому ничего не теряется, а найти нужный документ — три секунды.

В CRM к карточкам прикрепляем документы, так их легче будет найти. Документы, которые относятся к продаже, закреплены в карточках сделок. Документы по строительству — в карточках задач по проекту. Это поможет быстро находить документы.

Чтобы построить один дом, нужно сделать больше 150 задач:

• согласовать проект
• подобрать бетон для фундамента
• выбрать изолирующий материал
• заложить фундамент
• подобрать сечение бруса
• выбрать строительную бригаду
• организовать транспорт
• согласовать сроки с поставщиками и т.д.

150 задач для одного дома превращаются в 4500 задач для строительства 30 объектов. Как уследить за всем этим? Чтобы сотрудники строительной компании не забывали о задачах, успевали к дедлайну и понимали, что делать следующим шагом, нужна CRM.

В CRM-системе можно настроить автозадачи. CRM будет последовательно ставить задачи каждому сотруднику. Один раз настраиваем всю цепочку, и все будет работать, как часики.

Например, построили цепочку задач для отдела продаж, снабжения, бухгалтерии, архитектора и строительных бригад. Кайфуем и наблюдаем, как сотрудники видят, что за чем делать и к какому сроку. Задачи — это не просто записи в блокнотах, о которых можно забыть из-за загруженности. Система напоминает о них.

Внедрение CRM подходит, чтобы ставить задачи сотрудникам. Например, архитектору. Как только он закончит эскиз, появится задача по документации для раздела архитектурных решений. Когда архитектор ее выполнит, CRM подкинет задачу по расчету фундамента. Сотрудник ничего не забудет.

Руководители планируют одни сроки, строители укладываются в другие. Когда спрашиваешь, почему поставщики так долго не везут материалы или строители не переходят на новый этап работ, получаешь отговорки.

CRM для строительной компании полезна тем, что помогает посмотреть просроченные задачи и вовремя заметить, что где-то работа застопорилась. Например, увидеть, что сотрудник два дня не заказывает материал. Разобраться с причинами и решить проблему. Сотрудник занят → можно перекинуть задачу на другого работника, у которого меньше нагрузка.

В OkoCRM это можно делать с телефона. Есть приложение, в котором удобно следить за задачами и дедлайнами. Шеф может контролировать рабочих из офиса, а прораб может вносить информацию в CRM-систему, когда работает на объекте.

CRM помогает контролировать работу и в моменте реагировать на проблемы. Шеф увидит работу сотрудников: кто загружен десятком задач, а кому можно перекинуть парочку. Чтобы сроки строительства не затягивались, он может маневрировать.

Бухгалтеру нужно постоянно напоминать людям о выплатах, он пишет письма и рассылает их за 2 дня до срока оплаты. Напоминаю, нужно отправить 30 клиентам 4 письма по 4 платежам. То есть 120 писем. А потом еще и напомнить, если клиенты забыли про оплату.

Эту работу упростит автоматизация строительного бизнеса. Настраиваем в CRM автоматическую отправку шаблонного письма и клиенты получат напоминание о платеже. Бухгалтеру вообще не придется вникать в процесс. Не нужно писать имя клиента, сумму оплаты и другие данные. CRM сама возьмет эту информацию из карточки сделки, сфорирует и выставит счет. CRM — хорошая возможность автоматизировать десятки задач.

CRM отправляет письма вместо бухгалтера. Сотрудник может в это время вести учет актов и счетов, заполнять документы для налоговой, считать зарплату рабочим.

Тут CRM помогает сразу по нескольким направлениям.

Помогает разобраться со сделками. В «Стройке Века» есть отдел продаж, менеджеры работают из разных городов. Шеф хочет узнать информацию по клиенту, ему нужно звонить, писать, спрашивать. Не факт, что менеджер вспомнит нужные детали. Если данные о покупателях в таблице, нужную информацию сложно найти не только шефу, но и сотрудникам. В CRM-системе все сильно проще. Шеф открывает карточку сделки, а там вся переписка с клиентом, запись разговоров, документы.

Помогает прогревать клиентов. В отделе продаж «Стройки Века» 2 менеджера. Им нужно обрабатывать все заявки и подогревать интерес людей к покупке. Менеджеры отвечают на вопросы с запозданием, потому что работы много, в переписках бардак. А люди принимают решение о покупке долго — от недели до месяца, все это время надо быть на связи. За это время менеджеры забывают, кому нужно написать и напомнить о компании.

В CRM такого не происходит. Все переписки хранятся в одном окне. Не нужно переключать вкладки, одновременно мониторить почту, чат на сайте и приложения мессенджеров. Не нужно искать в Вайбере, Вотсап и Телеграм диалог с Иваном, которому обещали сбросить подробности о материалах. В CRM в переписках есть фильтр, менеджер найдет Ивана за полторы секунды.

Помогает работать с новыми заявками. Новые заявки сразу попадают в CRM, диалоги остаются на виду. Менеджеры быстрее отвечают, лояльность клиентов растет. Заявок не стало меньше, просто CRM разгрузила сотрудников: они не теряют время, на мониторинг покупателей в пяти мессенджерах.

CRM собирает заявки со всех каналов продаж в одном окне. Менеджеры могут быстрее отвечать людям.

1. CRM — сервис для автоматизации строительного бизнеса. С помощью CRM-системы можно сделать работу компании более прозрачной: все этапы работы с клиентами, этапы строительства и подготовки документации тут как на ладони
   
2. CRM помогает навести порядок в мире хаоса: упорядочить документацию, следить за выполнением задач и сроками, быстрее отвечать клиентам
3. CRM снимает нагрузку с сотрудников, часть работы система делаем сама. Отправляет договора, смс, выставляет счета, закрывает задачи, переводит сделку на другой этап, создает новую сделку
4. В CRM можно настроить автозадачи. Система подскажет сотрудникам, что делать следующим шагом и напомнит, что это нужно сделать к 12:00 следующего дня