Дедлайн и редлайн: что это такое и как их использовать

Слово deadline знают многие, оно означает окончательный срок сдачи работы или задачи. Есть ещё редлайн — это предварительный срок перед deadline. Вместе с генеральным директором аутсорсинговой компании MiXBS Ниной Конюшевой разбираемся, чем эти два срока отличаются друг от друга.

«Deadline» с английского языка переводится как «мёртвая линия», её проводят, чтобы выполнить работу в конкретный срок. Например, редакции нужно опубликовать статью 20 декабря — это deadline, то есть крайний срок, к которому все работы по статье нужно завершить.

Redline — это предварительный срок выполнения задачи, с английского переводится, как «красная линия». Обычно такая линия становится внутренним сроком для окончания проекта. Срок назначают для команды, когда работу нужно передать подрядчику. Deadline будет внешним сроком, для заказчика. Обычно время между deadline и redline занимают правки.

Например, к 15 марта компании нужно сделать сайт для клиента — эта дата становится редлайном. Это внутренний срок, к которому у команды всё должно быть готово. Значит, 15 числа сайт отдают на проверку заказчику, чтобы успеть внести правки по его комментариям. На это есть неделя, так как финальный срок сдачи сайта — deadline — 22 марта.

Иногда исполнитель сам назначает себе redline, чтобы выполнить задачу к deadline. В этом случае дополнительный срок нужен для самоконтроля и повышения мотивации.

Преимущества дедлайнов

Упорядоченность процесса работы. Deadline помогают расставить приоритеты по задачам. Понимая сроки, команда может лучше планировать работу и распределять время, чтобы успеть выполнить самые важные задачи.

Мотивация. Для некоторых людей deadline становится стимулом, он поддерживает желание работать, не даёт прокрастинировать.

Улучшение навыков тайм-менеджмента. Не все умеют планировать работу так, чтобы успеть сделать приоритетные задачи. Deadline, особенно в сочетании с redline, помогают распределять время так, чтобы успевать к сроку.

Недостатки дедлайнов

Стресс. Специалист может бояться не успеть сделать задачу к нужному сроку, из-за этого будет работать не так продуктивно, как мог бы.

Снижение мотивации и выгорание. Из-за стресса или некорректных deadline сотрудники могут терять интерес к работе, прокрастинировать, выгорать.

Ограничение креативности. В некоторых сферах деятельности жёсткие рамки мешают. Например, написать стих к сроку сложнее, чем написать код. Поэтому deadline могут сильно мешать творческим командам.

Преимущества редлайнов

Наличие запаса времени. Если поставить только deadline, есть риск не успеть к сроку из-за постоянного откладывания задач. Многие начинают работать за пару дней до финального срока и ничего не успевают. Readline поможет это исправить, так как у сотрудника будет несколько сроков, это позволит сконцентрироваться на работе задолго до финального срока.

Самоконтроль. Сроки ставят для того, чтобы контролировать себя. Например, до 15 числа — первый redline — нужно сделать одну часть работы. До 20 числа нужно сделать другую часть работы, это окончательная красная линия. Так проще не проваливаться в прокрастинацию.

Повышение качества работы. Благодаря улучшению самоконтроля исполнители задач меньше времени тратят на ерунду, больше — на саму работу. От этого растёт качество выполнения задач.

Недостатки редлайнов

Стресс, выгорание. Любые сроки могут негативно влиять на эмоциональное состояние сотрудников: давить, демотивировать. Особенно, если делать их слишком сжатыми, неправильно оценивая, сколько времени нужно на выполнение работы.

Результат на сроках, а не на качестве. Иногда тотальное внимание к срокам может привести к игнорированию качества. Основная цель может смещаться с результата на соблюдение графика. Например, не важно насколько хорошо сделали дизайн, зато сдали работу вовремя.

Оценка сложности задачи

Прежде чем назначить срок выполнения задачи, нужно проанализировать все этапы её выполнения, возможные сложности, которые отнимут часть времени. Допустим, нужно разработать макет лендинга. Прикидываем, из каких этапов состоит работа, сколько времени нужно на каждый. Ещё часть времени команда потратит на согласование разных моментов и совещания. Важно учесть это при оценке длительности выполнения проекта.

Установка реалистичных сроков

Не надо пытаться поразить кого-то быстро выполненной работой. Критично оценивайте время выполнения каждого действия, закладывайте какой-то процент времени на возможные пробуксовки: правки, согласование. Это лучше, чем поставить deadline пораньше и ничего к нему не успеть.

Распределение времени и ресурсов

Всё должно быть в балансе: сроки, продуктивность сотрудников, качество их работы. Для этого нужно правильно распределить задачи, чтобы не перегрузить одних специалистов, а другим вообще не дать никакой работы.

Для распределения задач в команде удобно использовать матрицу RACI. С её помощью участникам назначают роли, что помогает контролировать нагрузку. Обычно есть 4 роли:

• исполнитель — R
• ответственный за результат — A
• консультант — C
• информируемый — I

Как используют матрицу: расписывают все задачи, рядом указывают сотрудников. Напротив каждого специалиста и задачи ставят букву, соответствующую его роли. С помощью матрицы можно не только распределить, но и оценить нагрузку каждого члена команды.

Учёт форс-мажоров

Иногда возникают обстоятельства, которые влияют на выполнение задач. Сотрудник заболел, заказчик требует много правок, всех посадили на карантин — ситуации могут быть разные, но из-за них можно не успеть выполнить задуманное в срок. Значит, важно закладывать время на возможные форс-мажоры. Обычно на форс-мажоры отводят примерно 20% от общего времени выполнения проекта.

Дробление задач на подзадачи

Большие и сложные задачи могут показаться непреодолимыми, что нередко приводит к прокрастинации. Дробление задач на более мелкие подзадачи позволяет упростить процесс работы.

К примеру, план продаж на полгода 5 000 000 ₽ может показаться сотрудникам нереальным. Ежемесячный план на 1 000 000 ₽ уже кажется осуществимым. Разработать сайт — большая и непонятная задача. Проанализировать конкурентов и ЦА, продумать блоки, продумать дизайн, сверстать — понятный план.

Удобно планировать работу и успевать её вовремя сделать, когда выполнение подзадач можно отмечать. Так сразу видно, какую часть работы мы уже выполнили, сколько ещё осталось. Обычно это делают в таск-менеджерах и планировщиках.

Например, в OkoCRM вы можете работать с задачами на канбан-доске, назначать и контролировать сроки. А в карточках задач здесь есть чек-листы — это подзадачи, которые можно отмечать выполненными. Так проще отслеживать прогресс выполнения задач.

Определение критериев готовности проекта. Установите критерии готовности проекта, чтобы всем членам команды проще было понять, какая задача считается выполненной. Например, задача готова, если сделаны все подзадачи или есть какой-то конкретный результат: сайт, статья, макет.

Самое плохое, что может случиться, если руководитель неправильно поставит срок, — сотрудники не будут говорить ему о проблемах. В итоге может получиться так, что о срыве сроков руководитель узнает именно в крайний день deadline. Есть и другие риски.

Конфликты в команде. Нереалистичные сроки могут раздражать сотрудников, что приведёт к конфликтам. Когда люди работают в спешке, это создаёт напряженную атмосферу, из-за чего на ровном месте возникают ссоры, поиски правых и виноватых.

Снижение мотивации. Необходимость работать быстрее или задерживаться на работе, чтобы уложиться в deadline, отражается на мотивации. Сотрудники чувствуют давление, им кажется, что их усилия не замечают. Поэтому даже если очень нужно выполнить задачу в сжатые сроки, важно поддерживать мотивацию команды: хвалить, отмечать достижения.

Снижение качества работы. Сотрудники могут стрессовать, а могут и воспринимать сжатые сроки спокойно, но при этом выполнять задачи не так качественно и тщательно, как делали это раньше. Из-за этого финальный продукт или проект не будет соответствовать тому результату, который ожидали получить. Это повлечет за собой дополнительные затраты на доработку и исправления.

Есть несколько советов, которые помогут не срывать сроки:

• Ставьте мёртвые и красные линии за несколько дней до реального срока. Так будет больше времени для доработок
• Используйте техники тайм-менеджмента, чтобы концентрироваться на работе, к примеру, метод Помодоро. По этому принципу нужно 25 минут работать, 5 минут отдыхать. Сделав 4 таких круга, делают перерыв 30 минут, затем начинают всё сначала
• Фиксируйте сроки. Невозможно всё держать в голове, поэтому лучше использовать таск-менеджеры, которые не дадут забыть ни об одной задаче

Можно устанавливать несколько красных линий, чтобы отслеживать прогресс по задачам. Это контрольные точки, с помощью которых легче будет контролировать процесс работы.

Допустим, проект состоит из пяти этапов. У каждого этапа есть deadline, но этого мало. В день deadline поздно будет что-то менять, если сотрудники уже не успели сделать какие-то задачи. Поэтому на каждый этап нужно поставить по две-три контрольных точки. По ним проще ориентироваться, сколько работы сделали и успеваете ли в срок.

Дополнительные материалы:

• «Deadline. Роман об управлении проектами», Том ДеМарко
• «Эффект deadline», Кристофер Кокс
• «Вы или хаос. Профессиональное планирование для регулярного менеджмента», Александр Фридман
• «Как спасти себя от прокрастинации», выступление Тима Урбана

1. Deadline (перевод с англ. на русский — «мёртвая линия») — крайний срок, к которому нужно завершить все работы. Такое определение описано в словаре. Иногда это внешний срок окончания проекта, который устанавливают для заказчика. Смысл и произношение термина легко запомнить.
2. Что такое редлайн (транскрипция — [ˈredlaɪn]) — это предварительный срок выполнения работы. Его ставят для того, чтобы успеть к deadline, так как после редлайна обычно работают с правками. Иногда это внутренний срок окончания проекта, его устанавливают для команды на онлайн и офлайн проектах.
3. Чтобы ставить сроки, оценивают сложность задач, распределяют их по сотрудникам с помощью матрицы RACI, оценивают риски, дробят задачи на подзадачи.
4. Если неправильно оценить сроки, могут возникнуть конфликты между сотрудниками, может снизиться их мотивация или ухудшиться качество работы