Декомпозиция целей в бизнесе: как делать вовремя все задачи

Начальник говорит менеджерам: «Надо заработать 19 миллионов до конца года». Звучит страшно: непонятно, как сделать столько продаж, когда вокруг кризис, а курс прыгает как на батуте.

Если эту цель разбить на задачи, станет проще. Допустим, шеф сказал: «В сентябре запускаем контекстную рекламу и зарабатываем 5 миллионов. В декабре берем двух новых продавцов и еще + 2 миллиона. А в октябре и ноябре…». Уже легче. Это начальник сделал декомпозицию.

Сейчас расскажу, что такое декомпозиция цели, как ее сделать и чем полезно для бизнеса.

Говорят, съесть слона проще по кусочкам. Слон — это цель, разрезание на кусочки — декомпозиция.

Декомпозиция целей — это распил большой цели на этапы, задачи и подзадачи. Например, хотим заказать мебель на кухню. Разбиваем цель на этапы:

1. Смотрим примеры
2. Выбираем дизайн
3. Делаем замеры
4. Пишем мастеру
5. Согласовываем материалы и фурнитуру
6. Делаем заказ

Когда нужна декомпозиция. Когда цель большая и в 1–2 шага ее не сделать. Например, я веб-дизайнер и компания заказала у меня сайт. С какой стороны подойти к проекту — я не знаю.

Разбиваю непонятную цель «создание сайта» на этапы. Получается примерно так:

1. Взять у заказчика референсы и бриф
2. Продумать структуру и дизайн сайта
3. Согласовать с заказчиком
4. Подписать договор
5. Создать дизайн-концепцию сайта
6. Сделать прототипы страниц
7. Адаптировать сайт
8. Сверстать сайт
9. Протестировать
10. Показать заказчику и внести правки

Каждый этап тоже можно разложить на задачи. А еще можно добавить сроки. Так я все сделаю и не сорву дедлайн.

Цель без этапов выглядит нехорошо. Разбиваем цель на элементы декомпозиции — выглядит уже лучше.

Когда не нужна. Простые цели раскладывать на задачи не нужно. Позвонить клиенту, внести правки на сайт, отправить счет можно без декомпозиции. Спасибо, кэп.

Цели бывают разными: открыть кофейню, привлечь 500 клиентов через социальные сети или запустить PR-кампанию. К каждой цели нужна разная декомпозиция. Допустим, одну задачу мы можем просто разложить на кусочки, а у другой у каждого этапа дедлайн. Тогда можно комбинировать.

Поэтапная декомпозиция. Распиливаем цель на этапы, задачи и подзадачи. Превращаем одну объемную задачу в тысячу небольших.

Представим, что мы строим дом:

1. Закладываем фундамент
2. Возводим стены
3. Делаем крышу
4. Ставим окна и двери
5. Проводим коммуникации
6. Облицовываем фасад
7. Делаем ремонт внутри дома

Части одной большой задачи тоже можно разложить на молекулы — более мелкие этапы. Допустим нам надо построить фундамент.

1. Проектируем фундамент
2. Делаем разметку
3. Копаем траншеи
4. Монтируем опалубку
5. Делаем каркас из арматуры и укладываем в опалубку
6. Заливаем фундамент бетоном
7. Наносим на фундамент гидроизоляционный материал
8. Засыпаем пустоты песком

И так с каждым этапом. Но надо уточнить: так можно, если нет конкретных сроков, для них есть другой метод.

Декомпозиция целей на примере строительства. Сюда можно добавить несколько уровней и тогда достигать цели будет проще.

Декомпозиция по времени. Бывают срочные задачи и проекты. Тогда мало просто разбить цель на этапы — к каждому можно добавить сроки и даты, чтобы успеть к дедлайну.

Допустим, к нам пришел Василий — хочет 50 столов на заказ. Вася даст денег только с условием, что заказ будет готов за 12 дней.

Чтобы не проворонить клиента, пишем график. В первые дни у нас будет больше задач, иначе столы не будут готовы вовремя. По сути, получился обычный график производства. Он помогает правильно распределить нагрузку и понять, насколько реально решить задачу.

Написали график, чтобы знать — сколько столов надо и когда они должны быть готовы.

Одношаговая декомпозиция. В бизнесе бывает, что происходит что-то неожиданное. Ванга в предпринимателях просыпается редко, форс-мажоры предсказать не удается. Если есть риск, что выполнить все этапы по порядку не выйдет, лучше не планировать всё разом. Удобнее разбивать цели в один шаг: сначала выполнять самое важное, а потом смотреть — что делать дальше и в каком порядке.

Сейчас расскажу, в каком порядке происходит декомпозиция целей на примере работы отдела доставки. Допустим, нам надо доставить 50 заказов за 4 дня.

Задача сложная. Чтобы не попасть на форс-мажоры, не раскладываем цель на этапы полностью, а решаем задачи последовательно.

Выбираем первоочередную задачу: сначала нужно подобрать 4 машины, которые займуться развозкой. Подбираем машины, на которых будем развозить товар. Возвращаемся к цели. Смотрим, что нужно делать дальше → выбираем главную задачу. Надо найти водителей и каждому раздать задачи, выдать путевые листы.

Допустим водителей нашли — им нужен маршрут и документы. Занимаемся подготовкой. Дальше водители уезжают — контролируем каждого, каждый день собираем отчеты.

Короче, если есть риск, что что-то может пойти не так — не надо все планировать заранее. Решайте задачу последовательно, тогда точно ничего не сломается.

Декомпозиция в чек-листах. Это обычная поэтапная декомпозиция, только с разбивкой каждой задачи по цели на отдельные подзадачи. Чек-листы просто помогают их не потерять и отслеживать, что уже сделано. Сделал разбивку → выполнил задачу → вычеркнул. Просто, удобно и ничего не теряется.

Пример чек-листа. Если задача выполнена, ее надо вычеркнуть.

А сейчас немного саморекламы. Чек-листы можно делать в таблицах или документах, а можно в OkoCRM. В разделе «Проекты» в карточках по задачам можно разбить большой и сложный проект на мелкие задачи. Каждый пункт чек-листа можно превратить в отдельную задачу, назначть ответственного и . Когда она будет выполнена, в чек-листе появится отметка. Кайф как удобно.

Чек-лист в OkoCRM. Можно создавать подзадачи, выстраивать их порядок, отмечать готовность.

Мы написали эту статью, потому что пользователи OkoCRM постоянно спрашивали, как сделать декомпозицию, если ведешь проект. Мы придумали: прикрутили к задачам чек-листы. Вот, о чем еще нас спрашивают.

Я разложил цель для отдела продаж на задачи, но не предусмотрел ситуацию на рынке и план сорвался. Что делать?

Николай Валерьевич

Не паниковать и сделать декомпозицию еще раз. Менять планы нормально, нельзя учеть прямов всё. Но можно попробовать. Для этого лучше делать декомпозицию поэтапно.

1. Разбиваем цель на 5 этапов
2. Режем первый этап на задачи
3. Делаем
4. Переходим ко второму этапу, делим на задачи

И так по каждому этапу. Если разбить на задачи сразу все 5 этапов, есть риск, что где-то вылезут косяки и всё сломается.

Что делать, если я разбила крупный проект на этапы и разложила задачи по дням, но не уложилась в дедлайн?

Ирина Константиновна

Если это случилось впервые, можно переделать декомпозицию и заложить больше времени на каждый этап. Если это не первый раз, нужно учиться реально оценивать силы и закладывать больше времени на задачи.

Что делать, если планы постоянно срываются?

Вера

Если невозможно распланировать задачи наперед, лучше вообще ничего не планировать. В условиях неопределенности лучше всего работает одношаговая декомпозиция.

Допустим, нужно установить цены на товар и рассчитать скидки для постоянных покупателей по новым ценам. Стоимость товара зависит от доллара, а курс каждый день прыгает. Нет смысла разбивать весь процесс на этапы и раскладывать по времени. Идем к цели в один шаг. Если курс доллара опять поменяется, не придется переделывать всю работу.

Как делить на этапы объемную монотонную работу? Создание лонгрида или заполнение карточек товаров?

Константин Н.

Однообразную работу лучше делить не на этапы, а на отрезки времени. Допустим, нужно заполнить 50 карточек. Работа состоит из одной задачи, делить ее на этапы нет смысла. Зато можно распределить по времени. Например, на всю работу отводим 5 дней. Каждый день заполняем по 10 карточек, отводим 30 минут на одну.

Допустим, у нас интернет-магазин одежды с чистой прибылью 300 тысяч ₽ в месяц. Мы хотим получать 500 тысяч ₽. Можно увеличить средний чек или количество покупателей. Пробуем увеличить чек. Сейчас 3000 ₽, а надо — 5000 ₽.

Цель: увеличить средний чек на 2000 ₽ за счет допродаж в письмах после заказа.

Декомпозиция:

1. Рассчитать процент скидки, которую будем предлагать в письме
2. Написать текст письма, которое покупатели получат после оплаты заказа
3. Добавить промокод со скидкой на следующую покупку
4. Добавить плашку: срок действия промокода — 48 часов
5. Загрузить письмо
6. Протестировать письмо на лояльных покупателях
7. Откорректировать письмо, настроить отправку после покупки для всех клиентов

Мы увеличили средний чек и прибыль интернет-магазина выросла. Мы не хотим останавливаться, собираемся найти больше клиентов.

В среднем к нам в месяц приходит 1000 новых клиентов. Мы хотим каждый месяц привлекать 10 000 клиентов с помощью контекстной рекламы. Как нам запустить кампанию, какой нужен бюджет, сколько людей привлечем?

Цель: посчитать цифры — во сколько обойдется кампания. Делим ее на этапы. Считаем:

• сколько потенциальных клиентов в поисковой системе
• какой процент из этих людей увидит рекламу
• сколько будет стоить один клик
• сколько денег нужно закладывать в месяц, чтобы получить 10 000 переходов в наш магазин

Теперь мы знаем, сколько денег нужно закладывать на рекламный бюджет и можем готовиться к запуску рекламной кампании. Запуск можем разложить на этапы и поставить дедлайны.

Директор интернет-магазина говорит руководителю отдела продаж Ивану Ивановичу: «Надо мотивировать менеджеров, придумай как. Только давай без премий». Иван Иванович записал всё в блокнот и дробит цель на задачи:

1. Закупать кофе, чай, печенье для коллектива
2. Начислять за продажи очки, которые можно тратить на продукцию компании
3. Каждый месяц в день зарплаты отправлять менеджерам смс с благодарностью за работу и подчеркивать достижения месяца

1. Декомпозиция — это деление большой цели на этапы, задачи и подзадачи
   
2. Декомпозиция нужна, когда цель большая, а в ней с десяток задач. Принцип декомпозиции целей не подходит для простых дел
3. Есть 4 способа сделать декомпозицию: делим цели на этапы, разбиваем на этапы и добавляем даты, делим цель в один шаг, составляем чек-листы
4. Лучше всего делать декомпозицию в OkoCRM. Тут есть чек-листы — они помогают ничего не потерять и решать все задачи вовремя. Какой бы большой ни была ваша цель