Какие документы нужны для работы на маркетплейсе

Маркетплейсы помогают бизнесу: можно продавать на всю страну, и не заморачиваться с логистикой и складами. Но будет возня с документами на товар и регистрацией на площадке. Рассказываю, что нужно для работы с маркетплейсами: какие документы собрать, как зарегистрироваться, что делать с брендовыми и маркированными товарами.

Чтобы зарегистрироваться, предпринимателю нужно лишь вписать телефон, ИНН и ФИО, а ещё подписать оферту. Но у каждого маркетплейса разные условия.

Документы. Обычно нужен только ИНН, по которому маркетплейс сам подтянет данные о продавце. Но у некоторых площадок есть нюансы.

Например, на Ozon нужно загрузить ЕГРИП/ЕГРЮЛ, а на Wildberries ещё до регистрации надо внести гарантийный взнос — 10 000 ₽. И только после этого нужно выбрать форму организации, ввести название, ИНН, ФИО руководителя, ОГРНИП. Можно ввести только ИНН, остальные данные площадка подтянет автоматом.

Без пополнения на 10К не стоит начинать регистрироваться на Вайлдберриз.

В таблице собрала, что нужно для регистрации на разных площадках.

Договор. Обычно не нужно ничего распечатывать и подписывать. Электронная подпись тоже не нужна. Маркетплейсы размещают у себя на сайте договор или оферту. Условия одинаковые для всех продавцов, нельзя изменить ни один пункт. Вы или соглашаетесь на условия, или нет.

Нужно прочитать оферту и поставить галочку или нажать на кнопку — это и есть согласие с условиями маркетплейса.

Исключение — AliExpress. Тут придется печатать и подписывать договор, чтобы загрузить его в личный кабинет. Если работаете по ЭДО, можно поставить электронную подпись.

Есть несколько документов, которые нужны для торговли на маркетплейсах. Обычно они про качество товара. Чаще всего при регистрации эти документы загружать не нужно, но в любой момент маркетплейс или покупатель могут их потребовать. Тогда продавец обязан их прислать.

Но тут у каждой площадки свои правила. Например, на Вайлдберриз документы нужно показать по требованию, а на Озоне надо загрузить в личный кабинет и связать с товаром. Вот небольшая инструкция, какие документы нужны для работы на маркетплейсе.

Сертификат соответствия и декларация о соответствии

Есть товары, которые можно продавать только при наличии сертификатов соответствия, их ещё называют сертификатами качества.

Например, чтобы продавать на Яндекс.Маркете детские коляски или цемент, нужны сертификаты. А для продажи мельхиоровой посуды, моющих средств, эмалей нужны декларации о соответствии

Вот весь список товаров, для которых нужны сертификаты и декларации.

Ещё надо проверить товары в регламентах Таможенного союза. Весь перечень регламентов здесь. Не обязательно проверять списки вручную. Можно уточнить в любом центре сертификации, нужны ли какие-то документы для продажи вашего товара. Если его нет ни в одном списке, тогда сертификат и декларация не нужны, хотя их можно оформить добровольно.

Сертификат соответствия. Если перепродаёте чужой товар, надо запросить сертификат у поставщика. Если продаёте своё, надо обратиться в один из центров сертификации, подать заявку, собрать документы. Там проверят, соответствует ли товар стандартам качества и выдадут сертификат. Или нет — если не соответствует.

Сертификат дают на срок до 3 лет. Потом проходить сертификацию нужно заново.

Декларация о соответствии. Если продаёте товар, который привезли из стран ЕАЭС, декларацию получает поставщик. Поэтому надо запросить копию у него. Если вы сами ввозите товар, нужно пройти сертификацию и зарегистрировать декларацию. Для этого надо:

• подать заявку в центр аккредитации
• собрать документы и отдать тестовые образцы на проверку
• получить протокол испытаний и декларацию
• загрузить декларацию на сайт Росаккредитации

Декларацию тоже дают на какое-то время, обычно 1–5 лет.

Отказное письмо

Если ни сертификат, ни декларация не нужны, надо оформить отказное письмо. Оно подтверждает, что товар не нужно сертифицировать. Если закупаете товар у поставщика, нужно попросить отказное письмо у него. Если производите товар, нужно оформить его в аккредитованном центре.

Чтобы оформить письмо, нужно собрать пакет документов:

• заявку
• карточку компании
• перечень товаров
• техописание товаров
• если товар импортный, нужно приложить контракт или инвойс

Тут не нужно отдавать образцы товара на экспертизу. Сотрудники центра проверят товар, сопоставят со списками и укажут, что он в них не входит.

Отказное письмо выдают бессрочно, но надо следить за списком товаров, которые нужно сертифицировать. Их обновляют ежегодно. Если товар попадёт в список, нужно будет оформлять сертификат качества или декларацию.

Свидетельство о регистрации продукции

Если собираетесь продавать пелёнки, подгузники, бытовую химию, которые ввезли из-за границы, нужно оформлять свидетельство о регистрации. Этот документ подтверждает, что товар безопасен для покупателя и окружающей среды. Вот весь список товаров, на которые нужно получать свидетельство.

Если ввозите товар в РФ, то оформляете свидетельство сами. Если закупаете у поставщика, просите у него. Все документы и стоимость услуг можно посмотреть на сайте Роспотребнадзора, который выдаёт это свидетельство.

Свидетельство действует до 5 лет, а получить его можно за неделю.

Если собираетесь продавать брендированный товар, нужны ещё кое-какие документы для работы на маркетплейсе. Тут тоже нет строгого правила для всех маркетплейсов: одни требуют загружать документы сразу, другие — по требованию покупателя или товарообладателя.

Продавец является владельцем бренда

Российская компания выпускает детские коляски под собственным брендом «Лимпопо». Чтобы продавать свои товары, они должны загрузить или показать по первому требованию свидетельство на товарный знак.

Так выглядит свидетельство, которое подтверждает, что товарный знак принадлежит конкретной компании.

Продавец не является владельцем бренда

Гораздо больше документов нужно, если «Лимпопо» хочет продавать на маркетплейсе не только свои коляски, но и купленные у правообладателя или поставщиков.

• если закупаете у производителя → нужен лицензионный или дистрибьюторский договор, договор купли-продажи
• если покупаете через официального представителя → нужны документы, которые подтверждают его право продавать товар: лицензионный или дистрибьюторский договор. Плюс документы, которые подтвердят, что вы работаете с официальным представителем: договор и накладные или УПД, по которым видно, у кого закуплен товар
• если покупаете через поставщика, который покупает у официального представителя → работает схема выше. К списку нужно добавить документы, которые подтверждают вашу работу с поставщиком: договор и накладные или УПД, по которым видно у кого закуплен товар

Чем длиннее цепочка производитель-официальный дилер-поставщик-поставщик-вы, тем больше документов надо.

Некоторые виды товаров (одежда, обувь, постельное) надо маркировать. Производитель ставит на них код маркировки, чтобы передать данные в «Честный знак» — сколько чего выпустили, кому продали. Поставщики и продавцы тоже обязаны передавать данные о маркированных товарах в «Честный знак»: когда принимают и продают товар.

Работать с маркированными товарами можно только в универсальном передаточном документе — УПД. Бумажные накладные не подойдут, их можно печатать, но главное — принимать товар в УПД и выводить его из оборота.

Чтобы работать с маркированными товарами и подписывать УПД, нужно получить усиленную квалификационную электронную подпись и зарегистрироваться на сайте «Честного знака». Дальше можно работать с маркированными товарами через «ЭДО лайт» — бесплатного оператора ЭДО — или выбрать одного из коммерческих операторов.

Раньше продавцы принимали товар по УПД и сами выводили товар из оборота при продаже — это легко сделать на сайте «Честного знака» или в личном кабинете оператора ЭДО. Но в 2023 году правительство изменило схему работы: продавцы должны передавать коды маркированных товаров маркетплейсу, а тот сам выводит товар из оборота. Исключение — если продавец хранит товар на своём складе.

• Если вы производите маркированный товар и продаёте на маркетплейсе, нужно заказывать коды маркировки, печатать и клеить их на продукцию. Если продаёте товар со своего склада, при продаже сами выводите товар из оборота в личном кабинете оператора ЭДО. Если товар хранится на складе маркетплейса, передаёте товар через УПД маркетплейсу
• Если перепродаёте чей-то товар принимаете его по ЭДО: вместе с поставкой в личном кабинете появляется УПД, надо подписать документ электронной подписью и отправить поставщику. Дальше товар передаёте маркетплейсу или выводите из оборота сами

1. Для регистрации обычно нужен ИНН и номер телефона, но иногда надо загрузить ЕГРЮЛ и сканы паспорта. Чтобы подписать договор, зачастую достаточно поставить галочку в оферте
   
2. Чтобы работать на маркетплейсе, нужен сертификат или декларация о соответствии — для тех товаров, которые есть в списках здесь и здесь. Если товара нет ни в одном списке, нужно оформить отказное письмо. Ещё для некоторых товаров нужно свидетельство о регистрации
3. Если продаёте брендированный товар, который выпустили сами, нужно свидетельство на товарный знак. Если продаёте товар чужого бренда, нужны лицензионный, дилерский договор, договор с поставщиком, купли-продажи или УПД. Это зависит от того, у кого купили товар
4. Чтобы работать с маркированными товарами, нужно получить электронную подпись и зарегистрироваться в «Честном знаке». Вместо бумажных накладных, принимать товар по УПД. Товар выводит из оборота продавец, если тот лежит на его складе. Или маркетплейс, если товар лежит на его складе