Интеграция онлайн-банкинга и CRM в 2024 году

CRM-система — как единый информационно-управленческий центр для бизнеса. Сама по себе система хороша, но полноценной и универсальной ее делают интеграции. ЦРМ эффективна, когда в ней можно объединить наиболее важные инструменты для предпринимателя. Один из таких must have-инструментов — интернет-банк. Он важен, примерно как телефония или сайт. Чтобы контролировать счет, проводить транзакции и проверять оплату не покидая системы, настраивайте интеграцию CRM с банками.

Если коротко: основной функционал онлайн-банкинга будет доступен в CRM-системе. Информация о счетах и доступных средствах, транзакции и переводы, оплаты и эквайринг, ВЭД и все, что предусмотрено модулем интеграции, отобразится в специальном разделе системы. Например, в OkoCRM мы ввели для банкинга специальный раздел — «Счет». Все данные по деньгам отображаются в нем. Удобно.

Раздел «Счет» в OkoCRM подтягивает данные из интернет-банкинга. Если у вас нет банкинга, работайте с наличными, а движения по счету вводите вручную. Так тоже можно. Но проще подключить банкинг :)

* на данный момент Интеграция Tinkoff и OkoCRM в разработке и работает немного иначе чем описано ниже. Она позволяет лишь отслеживать движение денег на подключенном счету внутри интерфейса системы. Мы же описали возможности, которые появятся в модуле в будущем.

Автоматическое отслеживание проплат

Представим, что у нас интернет-магазин и мы принимаем оплату прямо на сайте. Чтобы не следить за каждой оплатой вручную, можно интегрировать в ЦРМ-сервис банковский интернет-эквайринг. Тогда система сама будет отслеживать платежи клиентов и рассказывать нам о результатах.

Работает это так:

1. Клиент делает покупку на сайте → ЦРМ автоматически создает сделку
2. Клиент оплачивает покупку в личном кабинете на сайте → модуль эквайринга видит поступление денег на счет
3. Онлайн-банкинг отправляет данные о поступлении средств на счет в ЦРМ-систему
4. Система сопоставляет сделку и оплату → фиксирует оплату по сделке → отображает факт оплаты в карточке
5. Менеджер получает уведомление об оплате на рабочий стол

Получается, что менеджер вступает в работу только после получения уведомления об оплате. Без интеграции сотруднику уже пришлось бы вступить в диалог с клиентом, выслать реквизиты для оплаты и проконтролировать поступление денег на счет. А так все это сделали алгоритмы.

Мгновенное выставление и просмотр счетов

Допустим, что мы работаем с сегментом В2В. Выставление и контроль оплаты счетов для нас — рутина. Компания ежедневно выставляет и отслеживает десятки счетов, работать с ними то еще удовольствие. Информация теряется, путается. Бухгалтер постоянно приписывает счета одних клиентов другим.

Интеграция банков с CRM упростит задачу. После подключения банкинга, выставленные клиентам счета и результаты их проплаты можно будет отследить прямо в карточке клиента. Там появится отдельная группа настроек, через которую можно выставить счет, посмотреть ранее выставленные счета и факт их оплаты. Все в одном месте.

Когда выставляете счет через CRM-систему с банкингом, можно указать такие данные:

• статус заказа
• наименование фирмы
• наименование плательщика
• важные пометки
• товары и услуги, которые будут оплачены
• размер скидки (если она не учтена изначально в карточке)

Пример формы для выставления счета в OkoCRM при интеграции с банком. Можно заполнить только самые важные поля. Или вообще ничего не заполнять, кроме суммы. При оплате по ссылке информация подтянется в CRM-систему автоматически.

Когда вы выставляете клиентам счет, банкинг автоматически генерирует ссылку, в виде которой этот самый счет приходит заказчику. Вы уже представили сложную бухгалтерскую платежку или счет-фактуру? Спокойно, все проще. Клиент получает урл, при переходе по которому открывается простая форма с кнопкой для оплаты.

Без интеграции клиенту пришлось бы вручную вводить реквизиты из этой формы и проводить оплату в своем банкинге. Или распечатывать квитанцию и нести в банк. С интегрированным банкингом проще. В форме есть кнопка, с которой оплату по счету можно проводить в одно нажатие (почти в одно). Клиент нажимает на кнопку → банкинг автоматически переводит его на страницу оплаты с заполненными реквизитами и суммой. Нужно только подтвердить проплату, ввести реквизиты своей карты и пароль.

Вот такая (или похожая) форма откроется у клиента по ссылке, сгенерированной банкингом при выставлении счета. Сможет провести оплату в одно нажатие.

Автоматизация выставления счетов

В любой нормальной CRM-системе есть автоматическая воронка продаж. В OkoCRM мы научили воронку даже совершать триггерные автоматические действия при выполнении определенных условий. Например, позволяет автоматически выставлять счет.

При попадании карточки сделки на определенный этап, воронка в связке с интернет-банкингом умеет сама генерировать счета и отправлять их клиентам. Просто добавляешь в воронку триггер-условие, перетягиваешь клиентскую карточку на определенный этап воронки, и счет отправляется на адрес в карточке автоматически. Дополнительно можно задать ряд условий, при которых триггер будет срабатывать. Например, при определенной минимальной сумме сделки или для клиентов из определенного города.

При настройке автосчета обычно можно добавить:

• условия, на которых будет срабатывать автосчет
• круг клиентов, для которых будет срабатывать триггер
• основание выставления счета
• товары, для оплаты которых выставляется счет
• скидку для клиента, если есть основания для ее получения
• включенные в сумму налоги
• комментарий к счету, который получит клиент и пр.

Обратите внимание, что условия и настройки автосчетов отличаются в разных системах банкинга и разных ЦРМ-сервисах. Функционал онлайн-банков в разных CRM-системах тоже может сильно отличаться. Заранее уточняйте, какой функционал вы получите.

При интеграции Тинькофф Эквайринга и настройке автоотправки счетов в воронке OkoCRM пользователь видит вот такой модуль. Необходимо выбрать и задать основные условия, на которые отреагирует система.

Синхронизация с онлайн-банкингом

Самое простое, что умеет интеграция — подтягивать в CRM-систему данные по счету из онлайн-банка. Вы в реальном времени сможете отслеживать состояние счета, транзакции, полученные оплаты и произведенные расходы. Сможете учитывать эти данные при анализе доходов и расходов, контролировать состояние счетов прямо из CRM, без авторизации в сервисах разных банков.

Удобная фишка — возможность добавления в систему счетов из разных банков. Представьте, что у вас 7 счетов в трех разных банках. Чтобы их отслеживать, нужно то еще терпение. Интеграция упростит управление и поможет получить доступ ко всем счетам сразу из одного интерфейса.

С помощью подключения банкинга можно организовать работу персонала со счетами. Например, вы можете выдать старшему менеджеру доступ к онлайн-банку, чтобы тот мог рассчитываться с поставщиками, оплачивать услуги контрагентов и проводить любые другие расходные операции. Менеджер будет проводить платежи, а руководитель — контролировать их корректность при необходимости. В некоторых CRM-системах даже можно задать круг транзакций, которые сможет проводить менеджер.

Получение выписок по счетам

Чем сильнее банкинг интегрирован в CRM-систему, тем более широкий функционал получит клиент. Степень интеграции у разных продуктов часто отличается многократно. Мы не раз встречали в некоторых интеграциях CRM с банками возможность получения выписки по счету. Вы можете задать период, выбрать вид счета, контрагентов при необходимости и получить в электронной форме выписку по расходно-приходным движениям прямо в CRM-системе.

Обычно такие выписки формируются автоматически, но иногда глубина настройки позволяет подбирать статьи расходов, выбирать определенный сегмент контрагентов или наоборот исключать его из выписки. Это удобно, когда вы не только управляете бизнесом, но и самостоятельно ведете бухгалтерию. Или дали доступ к CRM своему бухгалтеру.

Выписки по счету в одной CRM-системе. Загрузка выписок формируется в пару кликов. Можно выбрать конкретный счет, контрагентов и поля для приходно-расходных операций, которые будут учтены в выписке.

Учет расходов

Внедрение банкинга в CRM-систему помогает автоматически учитывать расходы по счету и делать поправку на них при анализе рентабельности в ЦРМ-системе. При использовании виртуального счета, данные по расходам пришлось бы переносит в систему вручную. При оплате расходов через интернет-банкинг, система автоматически будет учитывать расходы в аналитике и отображать данные в аналитике прибыли.

Обычно поставщики ЦРМ-сервиса разрабатывают готовые интеграции — чтобы клиентам было проще подключать свои счета и эквайринг. При этом алгоритмы подключения в каждом сервисе отличаются. А в некоторых интеграция с банками вообще отсутствует. Уточните этот вопрос заранее. А мы вкратце расскажем, как происходит процесс внедрения онлайн-банка на примере OkoCRM и Тинькоф-банка.

Итак, для подключения необходимо:

1. Найти интеграцию в разделе «Счета» → «Добавить счет» → «Тинькофф»
2. Перейти в настройки интеграции, добавить свой логин и пароль бизнес-счета в Тинькофф-банке
3. Ввести терминал, дать согласие на подключение. Готово, интеграция подключена

Когда сервис подтянул данные по счету и отобразил корректную информацию, настройте уровни доступа. Дайте ответственным сотрудникам возможность управлять счетом, проводить платежи, выставлять счета, оплачивать услуги контрагентов и поставщиков.

Путь к добавлению интеграции с Tinkoff. Подключите сервис в пару кликов, без сложных настроек и привлечения IT-специалистов.

1. Связка ЦРМ + онлайн-банк упрощает работу предпринимателя с финансами. В зависимости от функционала системы подключение может просто подтянуть данные по счету в ЦРМ или многократно усилить работу со счетом и эквайрингом. Самый минимум — это отображение движений по счету в СРМ-системе и синхронизация данных
   
2. Более расширенные решения позволяют автоматически выставлять счета, отслеживать оплату по ним, отслеживать клиентские оплаты через личный кабинет на сайте, получать банковские выписки по счету, учитывать расходы по счету в аналитике и т.д.
3. Сложность подключения банкинга обычно зависит от модуля готовой интеграции и самого сервиса. Например, подключить Тинькофф-банк в OkoCRM — дело на 90 секунд
4. Не все поставщики ЦРМ-сервиса предлагают готовые интеграции. Обычно такие решения есть у средних и крупных систем. Вот, смотрите