Как эффективно управять отделом продаж

Отдел продаж – приносит деньги, эта часть команды – ваш главный источник доходов. Важно, чтобы сотрудники были мотивированы на достижения. Часто для их качественной работы недостаточно просто материального вознаграждения. Высокая зарплата привлекает, но исследования говорят о том, что это далеко не единственное, к чему стремятся сотрудники. В HeadHunter изучили вопрос мотивации. Исследование показало, что почти 50% персонала покидает свои рабочие места не из-за недостатка денег, а потому что работа скучная или нет перспектив для карьерного роста.

В этой статье мы расскажем, как мотивировать сотрудников не только деньгами и как эффективно руководить отделом продаж в своей компании. 

Наиболее эффективный сценарий контроля и развития отдела продаж базируется на 3 китах:

1. Мотивация персонала – дайте то, чего хотят, и от вас не захотят уходить
2. Контроль – следите за персоналом, чтобы давать то, что нужно и когда нужно
3. Обучение – постоянное развитие – хороший стимул для многих сотрудников. Учите персонал, это принесет пользу и вашей компании, и каждому члену команды

Разберемся с каждым пунктов в подробностях.

Хорошая мотивация отдела продаж строится на материальных вознаграждениях и нематериальных поощрениях. Эти элементы должны присутствовать в системе мотивирования персонала в обязательно порядке и взаимодополнять друг друга.

Материальная мотивация отдела продаж

Есть несколько принципов, на которых должна базироваться материальная мотивация персонала:

Принцип Дарвина

Это базовый принцип мотивирования сотрудников. Менеджер, который не выполняет планы, всегда получает меньше, чем тот который работает на результат, выполняет план и приносит прибыль.

Принцип Дарвина используется для автоматической ротации персонала в отделе. Слабый менеджер, не выполняющий планы, получает меньше денег и со временем из-за недостаточного дохода покидает компанию сам. На его место приходит новый сотрудник и, при выполнении KPI, получает достойную зарплату, которая задерживает его в вашей компании.

Таким образом, в организации образуется полезная текучка кадров, она заканчивается, когда в отделе собрана команда сильных продавцов.

 Прозрачность

Важно предоставить каждому члену команды возможность контролировать свои достижения здесь и сейчас. Дайте сотруднику контролировать результативность: сколько он заработал, сколько времени осталось до конца отчетного периода, сколько еще нужно, чтобы выполнить план.

Не обязательно использовать сложные диаграммы достаточно простой таблицы или стандартных отчетов в CRM. В OKO CRM есть функционал для контроля отдела продаж. Он позволяет вам отслеживать работу всей команды и отдельных ее членов. Сотрудник тоже получает нужные отчеты по необходимости – все в выигрыше.

Большие пороги

Этот принцип заключается в кардинальном разграничении слабых, средних и сильных продавцов. Нужно сделать так, чтобы ударники получали в 2-3 раза больше, чем слабый персонал. В таком случае, середнячки будут стремиться к развитию, чтобы получать условные 60 000-80 000 вместо 20 000.

Смотрите как это работает:

• сотрудники не выполнившие план, получают голый оклад
• середнячки, которые сделали 80% плана – условный плюс к зарплате в 1% от выручки
• более сильные сотрудники, которые сделали 100% – получают 2%
• ударники, перевыполнили план, сделавшие 120+ %, получают 4%

Проценты условны. Смысл в том, что каждый уровень получает вознаграждение минимум в два раза выше, чем следующий за ним. Такая мотивация заставит любого делать больше.

Быстрые деньги

Поставьте план на неделю и позвольте, при его выполнении, забрать часть вознаграждения при выполнении установленных недельных KPI. Людям свойственно тратить больше, чем у них есть и, часто, деньги нужны прямо завтра. Такая мотивация заставит делать больше в коротком отрезке времени.

Этот принцип увеличивает нагрузку на бухгалтерию, но итогом станет увеличение мотивации отдельных сотрудников отдела продаж, попробуйте внедрить.

Как платить зарплату

Для менеджеров важно создать условия, в которых они будут стремиться делать больше всегда. Их зарплата должна быть разделена на несколько частей в зависимости от установленных KPI:

Оклад, выплачивается всегда. Его размер должен быть небольшим 20-30% от возможной зарплаты.

Мягкий оклад. Выплачивается при 100%-ом выполнении плана и достижении всех KPI. Также может быть разбит на несколько частей. Например, 50% за общий объем продаж, 25% за длину чека, 25% за продажи дополнительного сервиса.

Еще одна часть – бонусы за перевыполнение плана. Перевыполнение KPI должно сулить дополнительной прибылью, тогда каждый член команды будет стремиться к этому.

Материальная мотивация – это хорошо, но чтобы она работала лучше, ее нужно подкреплять нематериальными поощрениями.

Больше информации о материальной мотивации читайте в нашей статье – материальная мотивация персонала.

Нематериальная мотивация

Направлена на удовлетворение нематериальных потребностей человека:

• психологические – потребность человека в общении
• социальные – удовлетворение первичных потребностей: поддержание здоровья, страхование, поддержка детей
• моральные – потребности в признании и принадлежности к чему-то большому
• организационные – потребность в благоприятных условиях труда

Есть много способов нематериальной мотивации персонала, перечислим три основных метода:

Конкурсы

Разожгите в членах команды азарт:

• Придумайте условия конкурса и KPI: обзвони 1000 номеров, заключи 25 сделок и приз твой
• Дайте стимул, ради которого менеджеры захотят делать больше и стремиться к более высокому качеству: путевка на отдых, внеочередной отпуск, отгулы – все что угодно 
• Ограничьте конкурс по времени. Установите 7-10 дней на выполнение. Если в этот срок никто не справился, конкурс можно повторить
• Мотивируйте персонал. Планерки с объявлением текущих результатов, доска с динамикой
• Конкурсы помогают разнообразить рабочий процесс и мотивируют сотрудников делать больше

Изменение условий работы

Менеджеры по продажам могут работать в свободном режиме. Это может стать хорошим инструментом для мотивации персонала. Дайте возможность перейти на удаленную занятость или свободный график. Определите KPI, при которых сотрудник сам сможет определять время своей занятости.

 Личное поощрение

Простая похвала может мотивировать сильнее денег. Личное поощрение от руководителя, приглашение на ужин с руководителем, одобрение достижений на общем собрании – хорошие способы для заряда сотрудника на покорение новых рабочих и карьерных вершин.

Чтобы узнать больше о методах нематериальной мотивации, переходите по ссылке – нематериальная мотивация персонала.

Чтобы отдел продаж работал правильно, сотрудникам нужно поставить четкие, измеримые цели, а затем отследить их выполнение.

Правильные KPI – основа здорового эффективного отдела продаж

Показатели эффективности важны, потому что они несут за собой несколько функций:

• Мотивируют менеджеров. Достижение целей несет дополнительный доход и дополнительные преимущества в компании. Невыполнение целей – сулит низкими доходами и слабой позицией в организации
• Увеличивают эффективность. В среднем KPI увеличивают активность сотрудников на 25%. В 2015 году на форуме по вопросам роста производительности и KPI был проведен опрос. 68% опрошенных бизнесменов из разных стран отметили, что KPI позитивно влияют на мотивацию персонала
• Точное понимание каждым сотрудником целей, которые перед ним ставятся. Невозможно выполнить что-то если ты не понимаешь, как это работает, поэтому важно формировать четкие цели
• Возможности контроля персонала. Когда есть четкие цели, следить за эффективностью сотрудников легко
• Удержание ценных кадров. Если сотрудник точно знает, чего от него хотят и понимает, как получить больше материальных и нематериальных благ, он не захочет уходить с текущего места работы

KPI стимулируют сотрудников, приносят прибыль и развивают компанию. Используйте их, и вы заметите повышение производительности персонала.

Какие KPI внедрять

Существуют разные показатели эффективности:

• Количественные: объем продаж, продажи в отведенный период
• Денежные: размер чека, денежный поток с продавца
• Клиентские: отзывы о работе компании, постоянные клиенты
• Корпоративные: денежный поток с отдела, новые клиенты от отдела

Помните о том, что лучшая мотивация строится на разных KPI. Количественные дополняют денежные, а денежные, клиентские.

Эффективное управление и контроль отдела продаж

Чтобы выстроить грамотную работу отдела продаж, вам потребуется 5 инструментов. Их все можно реализовать в OKO CRM. Посмотрим на каждый инструмент управления отделом продаж подробно.

Какие инструменты использовать

1. Журнал активности

В него вносятся все звонки и назначенные встречи. С журналом звонков вы будете знать, сколько потенциальных клиентов обзвонил менеджер и какие встречи предстоит провести.

2. Чек-лист или списки задач для продавца

Чек-листы позволяют устанавливать четкие задачи каждому продавцу персонально. Также с их помощью вы сможете легко контролировать выполнение важных задач.

3. Отчеты

Этот инструмент дополняет собой чек-листы. Специалист, выполняя определенные задачи, создает отчеты. Пример такой отчетности – отчет о проведенной встрече. Специалист должен указать:

• данные клиента, с которым была встреча
• его должность
• цель, для которой была назначена встреча
• итоги встречи. Если конечный результат не получен, подводятся промежуточные итоги

С отчетностью у вас под рукой всегда будет полная информация о текущих делах и проблемах, которые могут возникнуть в процессе работы отдела продаж.

4. План продаж

План продаж важен, в соответствии с ним выстраивается система KPI и контролируется работа сотрудников. Также исходя из плана и достигнутых в отрезке времени результатов можно понять насколько эффективно работает отдел продаж.

Как это работает

Представьте, что вы запланировали продажи на 15 миллионов, из них удалось сделать всего 6. У вас уже есть списки задач и отчеты от ваших продавцов. Загляните в них. Если отчеты неполные или составлены не в установленные сроки, значит, менеджеры отлынивают от работы или не успевают выполнять поставленные задачи.

Нужно искать причины невыполнения планов: прослушивать звонки, более активно наблюдать за работой менеджеров. Необходимо выявить слабые звенья и работать над их обучением или запускать механизм ротации персонала.

5. Регламент работы для менеджеров

Это руководство, в соответствии с которым менеджеры будут выполнять свою работу. Создайте пошаговые инструкции для всех работ, которые выполняют менеджеры, закрепите обязанности. Так новым специалистам будет проще вникнуть в рабочий процесс, а старые – будут чётче понимать задачи, поставленные перед ними.

Принципы контроля персонала

1. Отталкивайтесь от главного

Нужна глобальная цель, которая будет стимулом для каждого члена команды и компании в целом.

Глобальная цель – увеличить постоянную прибыль на 150 000 за полгода.

Ставим краткосрочную цель – увеличивать прибыль каждый месяц на 25 000 каждый месяц.

2. Ставьте конкретные задачи

Сложно выполнить задачу, если она размыта. Увеличить прибыль на 25 000 – размытый план, давайте конкретизировать.

Что нужно, чтобы получить дополнительные 25 000? При средней цене абонемента 5 000 – это увеличить базу постоянников на 5 человек. + к этому следует добавить еще 2 на случай потери имеющихся.

Делаем из этого конкретный план – продавать на 7 абонементов больше каждый месяц.

3. Определите конкретные действия

Теперь нужно определить конкретные задачи, для этого нужно понимать производительность менеджеров и знать свою нишу.

Цель – продать на 7 абонементов в месяце больше.

Условия – средняя конверсия со звонков – 10% (для простоты расчетов).

Значит, конечная задача – делать 70 дополнительных звонков в месяц.

Такой подход делает из большой сложной цели более простую. Вы конкретизируете задачу, менеджер лучшее ее понимает, а значит эффективнее работает.

4. Ставьте цели в CRM

CRM-система нужна, чтобы объединить все процессы в одном месте. Это удобно и полезно. У вас есть доступ ко всей отчетности, у персонала четкое руководство к действию. Не нужно вести отчетность в разных документах и тратить время на оформление.

Из исследования издательства Inc – более 50% работодателей не занимаются повышением квалификации своих сотрудников. Если вы входите в эту половину бизнесменов, нужно меняться. Обучение – важная потребность и один из инструментов мотивации персонала.

Как обучать персонал

Повышение квалификации персонала базируется на двух принципах:

1. Ищите мотивы

Найдите слабые звенья в отделе. Выясните, почему они не справляются с поставленными перед ними задачами. Слушайте звонки, пообщайтесь напрямую, определите, что не устраивает или что не позволяет достигать целей.

Определите сильных продавцов. Определите их сильные стороны, почему они продают лучше других менеджеров. Расскажите о ваших «открытиях» специалистам отдела кадров, так отбор персонала будет более качественным.

2. Выберите подход к обучению

Важно понять, куда направлять больше ресурсов: на развитие текущих сильных кадров или на новичков и слабых продавцов.

Как правило опытного продавца, который уже выполняет или перевыполняет план, обучить продавать еще лучше гораздо проще, чем неопытного продавца.

Опытный продавец уже применяет нужные техники, нужно только отшлифовать навык. Новичок – не умеет использовать техники продаж и его обучение займет больше времени.

Попробуйте наладить автоматический обучающий процесс. Сделайте сильного продавца ментором для слабого специалиста. Так вы создадите дополнительные стимулы в виде ответственности. Сотрудники будут чувствовать себя более значимыми:

• сильный – более ценным потому что учит, значит, его достижения замечены
• слабый – потому что его обучают, значит, ценят

Отслеживайте результаты каждого сотрудника и ищите методы улучшения эффективности.

Управление отделом продаж строится на трех столпах: мотивация персонала, контроль и обучение.

Чтобы отдел продаж работал хорошо:

• платите зарплату правильно: дробите ее на несколько частей, твердый оклад – самая маленькая доля
• разработайте показатели эффективности для сотрудников
• привяжите уровень зарплаты к KPI. Это будет мотивировать сотрудников делать больше
• помогите сотрудникам разобраться с системой оплаты труда и дайте инструменты самостоятельного контроля достижений и планов
• выстраивайте систему оплаты труда по принципу больших порогов

Используйте сочетание материальной и нематериальной мотивации, так система будет лучше работать.

Наладить работу отдела продаж сложно, особенно, если в руках нет качественных инструментов контроля. Попробуйте использовать CRM, она упрощает постановку задач, построение отчетов и контроль персонала в целом. Попробуйте OkoCRM бесплатно, возможно наш продукт – то, что нужно вашему бизнесу. На любые вопросы вы найдете ответы в онлайн-поддержке.