Что такое бюджет и как рассчитать стоимость проекта

Чтобы понимать, сколько денег нужно вложить в проект, считают его бюджет. Иначе есть риск, что денег будет потрачено больше, чем рассчитывали или вообще уйдёте в минус. В статье рассказываем, что такое бюджет и как рассчитать его для типовых и нетиповых проектов.

Бюджет проекта — подробный финансовый план, в котором описывают все предполагаемые расходы, связанные с реализацией конкретного проекта.

Бюджет составляют для контроля расходов, чтобы у компании получилось вписаться в определенные рамки и потратить не слишком много денег на проект. Или много, но так, чтобы на все хватило. Но есть и другие причины, чтобы составлять бюджет.

Представим, вы собираетесь запустить сайт. Сайт — это проект. Если не составлять бюджет проекта, сложно понять, сколько денег вообще нужно на создание сайта. Может быть 10 000 ₽, а может 500 000 ₽?

Если вы подумаете, что хватит и 10 000 ₽, а в процессе окажется, что нужно было 500 000 ₽, вы будете не готовы к таким расходам. Поэтому бюджет нужен, чтобы посчитать, сколько именно денег вы потратите на проект. Конечно, точную сумму сказать сложно, так как в процессе реализации проекта почти всегда появляются дополнительные сложности, но всё же примерную сумму расходов рассчитать получится.

Фиксированный. Такой бюджет нельзя изменить по ходу ведения проекта, поэтому важно очень точно провести расчет стоимости проекта. Преимущество этого типа в том, что заказчик точно знает, какую сумму нужно выделить на проект. Недостатков несколько:

• трудно адаптироваться к непредвиденным обстоятельствам
• желание уложиться в бюджет может привести к тому, что придётся на чем-то экономить, а это отразится на качестве реализации проекта

Гибкий. Бюджет можно менять, если появляются новые обстоятельства. Допустим, если резко подорожала логистика, можно выделить на неё дополнительные деньги. В этом случае получается быстро реагировать на изменение условий и перераспределять деньги.

Комбинированный. Бюджет объединяет элементы фиксированного и гибкого типа. Обычно это выглядит так: сумма расходов на проект фиксированная, но статьи расходов и суммы на них могут меняться.

Допустим, планируете потратить на проект 500 000 ₽, из них 100 000 ₽ на аренду помещения, и столько же на мебель и ремонт. Но в итоге находите помещение за 125 000 ₽, а на мебель расходы урезаете и вместе с ремонтом укладываетесь в 75 000 ₽.

Обязательства

К этой группе относятся все расходы по контрактам с поставщиками, договоренностям с подрядчиками или командой. Например, если вы подписали договор с сотрудником, в котором прописана сумма оплаты его работы — это относится к расходам по обязательствам.

Бюджетные затраты

Бюджетные затраты — плановые расходы по всем остальным статьям помимо контрактов. Это могут быть налоги, коммунальные услуги, премии, затраты на логистику или рекламу. Это всё, что не закреплено договорами и не относится к первой группе.

Фактические затраты

Фактические затраты — реальные расходы в ходе выполнения проекта. Они могут отличаться от планируемых затрат, поэтому в течение проекта важно фиксировать реальные финансовые показатели.

Допустим, вы планировали потратить на открытие магазина 700 000 ₽:

• 100 000 ₽ — аренда помещения за первые 2 месяца
• 150 000 ₽ — покрасить стены, купить б/у мебель
• 400 000 ₽ — закупка товара
• 10 000 ₽ — коммунальные платежи за 2 месяца
• 30 000 ₽ — наружная реклама
• 10 000 ₽ — непредвиденные расходы

После открытия магазина посчитали реальные расходы и получилось, что ремонт и мебель обошлись на 12 000 ₽ дороже. Наружной рекламы оказалось недостаточно, ещё 15 000 ₽ потратили на флаера и рекламу на радио. А ещё потекла труба и пришлось вызывать сантехника, менять вентили, что обошлось в 8000 ₽. Так, объем фактических расходов оказался на 35 000 ₽ больше, чем планируемых.

Сбор информации

Прежде чем писать список расходов, нужно понять, какая цель проекта, в какой срок он будет реализован, какие этапы работы предстоит выполнить. Для этого можно создать Roadmap — дорожную карту проекта, в которой будет описана вся основная информация по этапам работы.

Также важно описать возможные риски проекта и необходимые ресурсы: количество сотрудников, время выполнения задач. Это делают для каждого периода работы над проектом.

Бюджетирование

Теперь нужно собрать информацию о предстоящих расходах, а иногда и о планируемых доходах. Допустим, мы сделали дорожную карту и знаем, сколько времени займёт каждый этап работы, а ещё знаем, сколько понадобится сотрудников. Исходя из этого считаем расходы на оплату труда.

Также добавляем расходы по обязательствам: контрактам с поставщиками, аренде. Важно учесть и другие расходы, а ещё спрогнозировать расходы, связанные с рисками. Допустим, из-за колебания курса валют есть риск, что стоимость товаров со временем подорожает. Эту прогнозируемую стоимость нужно учитывать при расчёте бюджета.

Есть несколько способов, как рассчитать стоимость проекта:

1. Если проект типовой, его считают, опираясь на расходы по предыдущим проектам. Допустим, агентство занимается разработкой сайтов. У них есть фактическая стоимость разных реализованных проектов, с её помощью можно посчитать бюджет нового проекта.
2. Если проект нетиповой и вы не знаете, с какими расходами столкнётесь, можно обратиться к аналитикам, которые изучат проект и рассчитают бюджет. В этом случае оценка построена на основе опыта эксперта.
3. Расчёт можно выполнить с помощью программ и онлайн-сервисов. Например, в программе «WA: Финансист». Обычно в сервисах планировать бюджет и сверять его с фактическими значениями легче, чем в Excel или вручную.

Контроль за исполнением бюджета

Созданный бюджет нужно контролировать на протяжении всего проекта, чтобы избежать перерасходов и быстро реагировать на отклонения.

Проводите анализ причин перерасхода и принимайте меры для их устранения. Например, вы видите, что перерасход на проекте строительства домов происходит из-за того, что строители не укладываются в сроки. Тут нужно подумать, как более эффективно распределить нагрузку.

1. Бюджет проекта — подробный финансовый план, в котором описывают все предполагаемые расходы, связанные с реализацией конкретного проекта. Бюджет составляют для контроля расходов и для того, чтобы понимать, сколько денежных средств нужно будет потратить.
   
2. Есть разные методики расчета стоимости проекта, но основная — бюджетирование. Для этого собирают информацию о проекте, составляют список расходов для основных категорий: зарплат, оборудования на объекте, материалов, аренды, рекламы и продвижения. Закладывают сумму на непредвиденные расходы.
3. Если проект типовой, то его считают, опираясь на расходы по предыдущим проектам. Если проект нетиповой и вы не знаете, с какими расходами столкнётесь, можно обратиться к аналитикам, которые изучат проект и рассчитают бюджет. Или самостоятельно продумать статьи расходов и посчитать их.