Если у вашего бизнеса есть деньги (а мы очень на это надеемся), значит, их нужно считать. Можно делать это вручную где-то в блокноте, а можно — с помощью специального сервиса. Вместе с ребятами из Adesk разбираемся, что такое сервисы финансового учета, кому они нужны и какие задачи предпринимателей решают.
Финансовый учет не для бухгалтера
Возможно, сейчас вы думаете: «Ну нет, это слишком сложно и вообще что-то на бухгалтерском», но не спешите закрывать статью — всё не то, чем кажется.
Финансовый учет и сервисы, которые мы сегодня обсуждаем — это не про бухучет, где нужно крыжить какие-то субсчета и заводить проводки. Мы будем говорить о финансах в контексте управленческого учета, который ведется преимущественно самим предпринимателем или его финдиректором.
На основе информации, полученной из такого учета, руководитель может понять:
- Насколько эффективна и устойчива компания
- Откуда бизнес получает деньги и куда их тратит
- Какие проекты, направления и клиенты приносят прибыль, а какие впустую расходуют ресурсы
- Что будет с компанией завтра, через неделю или месяц
- Сколько можно безопасно вывести в качестве дивидендов
Вести такой учет можно разными способами: в уме, в блокноте, в таблицах. А можно в специальных сервисах управленческого учета — о них и пойдет разговор дальше.
Как устроены сервисы управленческого учета
Есть разные сервисы для учета финансов бизнеса, работающие по схожему принципу, но разница между ними все же есть. Отличия кроются в инструментах, интерфейсе, специализации. Мы покажем, как могут быть устроены такие программы, на примере Adesk — сервиса финансового учета и аналитики для малого и среднего бизнеса.
Основная цель сервиса — по максимуму автоматизировать работу с финансами, чтобы освободить время предпринимателя или финансового директора (ведь наверняка у вас есть более важные задачи, чем переносить цифры из банковской выписки в таблицу).
Как это работает:
- Вы подключаете интеграцию со своим банком
- Один раз настраиваете условия, по которым операции распределяются по статьям и проектам
- В любое время смотрите уже готовые отчеты и принимаете управленческие решения
Никаких формул, ручного внесения данных и ошибок, которыми обычно сопровождается работа с цифрами.
Внутри сервиса есть несколько основных разделов, решающих разные задачи руководителя или его помощника.
Дашборд
Дашборд — это рабочий стол, где в виде графиков и диаграмм отображается основная информация о финансовом состоянии компании. Пользователи могут включать и отключать виджеты, оставляя только те, что необходимы для экспресс-анализа или принятия решений.
Самые прибыльные проекты, проекты с наименьшей рентабельностью, структура расходов, показатели здоровья бизнеса, денежный поток — предусмотрено больше десятка разных виджетов, которые помогают с разных сторон посмотреть на финансовое состояние компании.
К данным на рабочем столе можно применять фильтры: настраивать отображение данных по конкретному счету, проекту или определенному периоду.
Операции
Тут хранятся все перемещения денег — траты, поступления, переводы между счетами. Отображение данных можно корректировать фильтрами — это помогает быстро проанализировать движение денег по разным критериям.
Фильтровать операции можно по периоду, счетам, проектам, контрагентам, тегам, статьям, типу операций.
А еще тут «живет» мастер распределения — специальный робот, предназначенный для разнесения операций по статьям и проектам. Мастер работает на базе искусственного интеллекта и обучается на ваших действиях: сначала наблюдает, а со временем начинает подсказывать, какую операцию к какому проекту или статье лучше отнести.
Тут же можно настроить правила автоматизации — условия, по которым сервис сможет самостоятельно что-то делать с операциями. Например, можно «сказать» Adesk, что все поступления от контрагента Петрова нужно помечать тегом «Опт», а расходам на сумму 35 650 ₽ назначать статью «Аренда».
Сервис может совершать разные действия: разбивать операции на несколько частей, присваивать проект, статью, тег, учитывать в обязательствах и так далее.
Аналитика
В этом разделе вы найдете готовые отчеты и другую информацию, необходимую для аналитики. Строить вручную ничего не нужно — просто следите, чтобы данные вносились своевременно, а все остальное сервис сделает сам.
Отчеты представлены в классическом формате, а также в виде наглядных графиков. Последние особенно хороши для экспресс-анализа — можно быстро отследить динамику.
Какие отчеты есть в разделе «Аналитика» и зачем они нужны:
- Отчет о движении денежных средств, ДДС расскажет, куда компания тратила и откуда получала деньги
- Отчет о прибылях и убытках, ОПиУ поможет оценить эффективность работы компании
- Устойчивость и независимость бизнеса покажет баланс
- Анализ расходов поможет оптимизировать расходование средств компании и отследить корреляцию между выручкой и разными статьями затрат
- В разделе задолженности легко следить за кредиторкой и дебиторкой, чтобы выстраивать долгосрочные отношения с партнерами
Каждый пункт из раздела аналитика — отдельный инструмент с гибкими настройками. Вы можете следить за ситуацией в режиме реального времени или посмотреть исторические данные, посмотреть сводку по всем проектам или только конкретным, включить или отключить информацию по определенным счетам и так далее.
Планирование
В этом разделе два полезных инструмента — платежный календарь и бюджеты.
Платежный календарь предназначен для профилактики кассовых разрывов — ситуаций, когда у компании не хватает средств для покрытия текущих расходов.
Пользовать платежным календарем легко — просто вносите плановые траты и поступления, а если намечается разрыв — календарь предупредит вас об этом.
Бюджетирование и план-факт анализ помогут контролировать соблюдение планов и быстро корректировать стратегию, если наметились отклонения. Строить бюджеты можно по неделям или месяцам, по всему бизнесу или его отдельным направлениям.
По желанию вы можете включить отображение разницы между планом и фактом, а также процент отклонения.
Проекты
Один из важнейших разделов для компаний, которые работают сразу с несколькими проектами или клиентами. Например, компания ремонтирует квартиры и каждый из объектов — отдельный проект. Чтобы оценивать доходность каждой квартиры, важно фиксировать траты и поступления по каждой из них отдельно. Для этого и предназначен раздел с проектами.
Внутри каждого проекта можно посмотреть ключевые финансовые показатели: денежный поток, валовую прибыль, выручку, расходы, рентабельность.
Согласование платежей
Если для утверждения очередного счета вам и вашим сотрудникам приходится устроить марш-бросок по офису или написать в 10 рабочих чатов, функция согласования платежей поможет избавиться от этого.
Вы сами настраиваете, кто может инициировать заявки на утверждение, и в каком порядке ответственные согласуют разные группы платежей. Например, можете указать, что все расходы на маркетинг должны проходить через руководителя отдела, а крупные покупки на офис сначала согласовываются заместителем и только потом попадают на рассмотрение к вам.
Не пропустить заявки поможет телеграм-бот для согласования — с ним выносить решение можно на ходу.
Инструменты учета
В этом разделе сразу три полезных инструмента.
- Товарные запасы — актуальные остатки товаров и история отгрузок
- Основные средства — амортизация активов для правильного расчета прибыли
- Кредиты — долгосрочные займы компании и график платежей по ним
Как понять, что вам нужен сервис финансового учета
Есть мнение, что финансовый учет — прерогатива больших компаний, но для успешного существования и развития бизнеса важен контроль за денежными потоками и прибылью. Любой предприниматель или собственник бизнеса, желающий развивать свое дело, в какой-то момент должен озаботиться внедрением системного финансового учета. На начальном этапе это может простая таблица в Excel, а когда она станет отнимать много времени — специальный сервис.
Есть три звоночка, которые сигнализируют о необходимости внедрении специального софта:
- Вы не знаете, что будет с компанией завтра или через неделю, а кассовые разрывы уже успели стать нормальной ситуацией
- У вас не хватает времени буквально ни на что — всё забирают на себя таблицы. Там нужно вносить данные из банковских выписок, вбивать формулы и постоянно исправлять ошибки
- У вас есть клиенты, проекты, куча работы — есть всё, кроме прибыли. Кажется, что деньги утекают в дыру
Если хотя бы один из пунктов откликается — пора задуматься о внедрении специального сервиса.
Как выбрать сервис финансового учета
Почти все сервисы финучета имеют пробный период, где-то он 14 дней, как в Adesk, где-то чуть меньше. Этого времени хватит, чтобы протестировать инструменты и понять, подходит вам программа или нет.
Вот на что мы рекомендуем обратить внимание:
- Наличие необходимых функций. Например, для агентств и строительных компаний важна возможность учета по проектам, для кафе и ресторанов — аналитика по поставщикам, а для юридических фирм — возможность выставления счетов.
- Техподдержка. Посмотрите, как быстро отвечают специалисты службы поддержки и насколько помогают вам их ответы. Если на каждый вопрос вам отвечают ссылкой без каких-либо объяснений — это повод задуматься.
- Инструкции и база знаний. Хорошо, если кроме техподдержки есть какая-то энциклопедия по использованию сервиса. Это могут быть текстовые уроки, видео, чек-листы. Демо-презентация — еще один бонус, позволяющий поближе познакомиться с сервисом и задать вопросы специалисту.
А еще важно, чтобы вам нравился интерфейс и оформление сервиса в целом. Практика показывает, что отталкивающий дизайн, неприятные цвета и другие нюансы вредят внедрению сервиса — вам просто не захочется лишний раз открывать его, что-то вносить и анализировать.
