Что такое сервис финучета и зачем он вашему бизнесу

Что такое сервис финучета и зачем он вашему бизнесу

147
Время чтения: 7 минут
Содержание

Если у вашего бизнеса есть деньги (а мы очень на это надеемся), значит, их нужно считать. Можно делать это вручную где-то в блокноте, а можно — с помощью специального сервиса. Вместе с ребятами из Adesk разбираемся, что такое сервисы финансового учета, кому они нужны и какие задачи предпринимателей решают.

Попробуйте OkoCRM бесплатно
Мощная система для автоматизации продаж и общения с клиентами, которую можно настроить под ваш бизнес. Забирает рутину и превращает заявки в продажи.
Больше про OkoCRM

Финансовый учет не для бухгалтера

Возможно, сейчас вы думаете: «Ну нет, это слишком сложно и вообще что-то на бухгалтерском», но не спешите закрывать статью — всё не то, чем кажется.

Финансовый учет и сервисы, которые мы сегодня обсуждаем — это не про бухучет, где нужно крыжить какие-то субсчета и заводить проводки. Мы будем говорить о финансах в контексте управленческого учета, который ведется преимущественно самим предпринимателем или его финдиректором.

На основе информации, полученной из такого учета, руководитель может понять:

  • Насколько эффективна и устойчива компания
  • Откуда бизнес получает деньги и куда их тратит
  • Какие проекты, направления и клиенты приносят прибыль, а какие впустую расходуют ресурсы
  • Что будет с компанией завтра, через неделю или месяц
  • Сколько можно безопасно вывести в качестве дивидендов

Вести такой учет можно разными способами: в уме, в блокноте, в таблицах. А можно в специальных сервисах управленческого учета — о них и пойдет разговор дальше.

Как устроены сервисы управленческого учета

Есть разные сервисы для учета финансов бизнеса, работающие по схожему принципу, но разница между ними все же есть. Отличия кроются в инструментах, интерфейсе, специализации. Мы покажем, как могут быть устроены такие программы, на примере Adesk — сервиса финансового учета и аналитики для малого и среднего бизнеса.

Основная цель сервиса — по максимуму автоматизировать работу с финансами, чтобы освободить время предпринимателя или финансового директора (ведь наверняка у вас есть более важные задачи, чем переносить цифры из банковской выписки в таблицу).

Как это работает:

  1. Вы подключаете интеграцию со своим банком
  2. Один раз настраиваете условия, по которым операции распределяются по статьям и проектам
  3. В любое время смотрите уже готовые отчеты и принимаете управленческие решения

Никаких формул, ручного внесения данных и ошибок, которыми обычно сопровождается работа с цифрами.

Внутри сервиса есть несколько основных разделов, решающих разные задачи руководителя или его помощника.

Дашборд

Дашборд — это рабочий стол, где в виде графиков и диаграмм отображается основная информация о финансовом состоянии компании. Пользователи могут включать и отключать виджеты, оставляя только те, что необходимы для экспресс-анализа или принятия решений.

Самые прибыльные проекты, проекты с наименьшей рентабельностью, структура расходов, показатели здоровья бизнеса, денежный поток — предусмотрено больше десятка разных виджетов, которые помогают с разных сторон посмотреть на финансовое состояние компании.

К данным на рабочем столе можно применять фильтры: настраивать отображение данных по конкретному счету, проекту или определенному периоду.

Операции

Тут хранятся все перемещения денег — траты, поступления, переводы между счетами. Отображение данных можно корректировать фильтрами — это помогает быстро проанализировать движение денег по разным критериям.

Фильтровать операции можно по периоду, счетам, проектам, контрагентам, тегам, статьям, типу операций.

А еще тут «живет» мастер распределения — специальный робот, предназначенный для разнесения операций по статьям и проектам. Мастер работает на базе искусственного интеллекта и обучается на ваших действиях: сначала наблюдает, а со временем начинает подсказывать, какую операцию к какому проекту или статье лучше отнести.

Тут же можно настроить правила автоматизации — условия, по которым сервис сможет самостоятельно что-то делать с операциями. Например, можно «сказать» Adesk, что все поступления от контрагента Петрова нужно помечать тегом «Опт», а расходам на сумму 35 650 ₽ назначать статью «Аренда».

Сервис может совершать разные действия: разбивать операции на несколько частей, присваивать проект, статью, тег, учитывать в обязательствах и так далее.

Аналитика

В этом разделе вы найдете готовые отчеты и другую информацию, необходимую для аналитики. Строить вручную ничего не нужно — просто следите, чтобы данные вносились своевременно, а все остальное сервис сделает сам.

Отчеты представлены в классическом формате, а также в виде наглядных графиков. Последние особенно хороши для экспресс-анализа — можно быстро отследить динамику.

Какие отчеты есть в разделе «Аналитика» и зачем они нужны:

  • Отчет о движении денежных средств, ДДС расскажет, куда компания тратила и откуда получала деньги
  • Отчет о прибылях и убытках, ОПиУ поможет оценить эффективность работы компании
  • Устойчивость и независимость бизнеса покажет баланс
  • Анализ расходов поможет оптимизировать расходование средств компании и отследить корреляцию между выручкой и разными статьями затрат
  • В разделе задолженности легко следить за кредиторкой и дебиторкой, чтобы выстраивать долгосрочные отношения с партнерами

Каждый пункт из раздела аналитика — отдельный инструмент с гибкими настройками. Вы можете следить за ситуацией в режиме реального времени или посмотреть исторические данные, посмотреть сводку по всем проектам или только конкретным, включить или отключить информацию по определенным счетам и так далее.

Управляйте бизнесом со смартфона
OkoCRM работает и на Android. Автоматизация воронки продаж, чаты с клиентами, сделки и задачи, клиентская база — всё тут.
Установить приложение

Планирование

В этом разделе два полезных инструмента — платежный календарь и бюджеты.

Платежный календарь предназначен для профилактики кассовых разрывов — ситуаций, когда у компании не хватает средств для покрытия текущих расходов.

Пользовать платежным календарем легко — просто вносите плановые траты и поступления, а если намечается разрыв — календарь предупредит вас об этом.

Бюджетирование и план-факт анализ помогут контролировать соблюдение планов и быстро корректировать стратегию, если наметились отклонения. Строить бюджеты можно по неделям или месяцам, по всему бизнесу или его отдельным направлениям.

По желанию вы можете включить отображение разницы между планом и фактом, а также процент отклонения.

Проекты

Один из важнейших разделов для компаний, которые работают сразу с несколькими проектами или клиентами. Например, компания ремонтирует квартиры и каждый из объектов — отдельный проект. Чтобы оценивать доходность каждой квартиры, важно фиксировать траты и поступления по каждой из них отдельно. Для этого и предназначен раздел с проектами.

Внутри каждого проекта можно посмотреть ключевые финансовые показатели: денежный поток, валовую прибыль, выручку, расходы, рентабельность.

Согласование платежей

Если для утверждения очередного счета вам и вашим сотрудникам приходится устроить марш-бросок по офису или написать в 10 рабочих чатов, функция согласования платежей поможет избавиться от этого.

Вы сами настраиваете, кто может инициировать заявки на утверждение, и в каком порядке ответственные согласуют разные группы платежей. Например, можете указать, что все расходы на маркетинг должны проходить через руководителя отдела, а крупные покупки на офис сначала согласовываются заместителем и только потом попадают на рассмотрение к вам.

Не пропустить заявки поможет телеграм-бот для согласования — с ним выносить решение можно на ходу.

Инструменты учета

В этом разделе сразу три полезных инструмента.

  1. Товарные запасы — актуальные остатки товаров и история отгрузок
  2. Основные средства — амортизация активов для правильного расчета прибыли
  3. Кредиты — долгосрочные займы компании и график платежей по ним

Как понять, что вам нужен сервис финансового учета

Есть мнение, что финансовый учет — прерогатива больших компаний, но для успешного существования и развития бизнеса важен контроль за денежными потоками и прибылью. Любой предприниматель или собственник бизнеса, желающий развивать свое дело, в какой-то момент должен озаботиться внедрением системного финансового учета. На начальном этапе это может простая таблица в Excel, а когда она станет отнимать много времени — специальный сервис.

Есть три звоночка, которые сигнализируют о необходимости внедрении специального софта:

  1. Вы не знаете, что будет с компанией завтра или через неделю, а кассовые разрывы уже успели стать нормальной ситуацией
  2. У вас не хватает времени буквально ни на что — всё забирают на себя таблицы. Там нужно вносить данные из банковских выписок, вбивать формулы и постоянно исправлять ошибки
  3. У вас есть клиенты, проекты, куча работы — есть всё, кроме прибыли. Кажется, что деньги утекают в дыру

Если хотя бы один из пунктов откликается — пора задуматься о внедрении специального сервиса.

Как выбрать сервис финансового учета

Почти все сервисы финучета имеют пробный период, где-то он 14 дней, как в Adesk, где-то чуть меньше. Этого времени хватит, чтобы протестировать инструменты и понять, подходит вам программа или нет.

Вот на что мы рекомендуем обратить внимание:

  • Наличие необходимых функций. Например, для агентств и строительных компаний важна возможность учета по проектам, для кафе и ресторанов — аналитика по поставщикам, а для юридических фирм — возможность выставления счетов.
  • Техподдержка. Посмотрите, как быстро отвечают специалисты службы поддержки и насколько помогают вам их ответы. Если на каждый вопрос вам отвечают ссылкой без каких-либо объяснений — это повод задуматься.
  • Инструкции и база знаний. Хорошо, если кроме техподдержки есть какая-то энциклопедия по использованию сервиса. Это могут быть текстовые уроки, видео, чек-листы. Демо-презентация — еще один бонус, позволяющий поближе познакомиться с сервисом и задать вопросы специалисту.

А еще важно, чтобы вам нравился интерфейс и оформление сервиса в целом. Практика показывает, что отталкивающий дизайн, неприятные цвета и другие нюансы вредят внедрению сервиса — вам просто не захочется лишний раз открывать его, что-то вносить и анализировать.

OkoCRM в Telegram
Подпишитесь на наш канал. Там полезные инструменты продаж и новости команды OkoCRM.
Перейти в канал OkoCRM
Получайте статьи почтой. Самое важное и дважды в месяц. Иногда смешно, но не сильно
Наверх
Мы используем cookie для вашего удобства. Используя сайт, вы соглашаетесь с этим. Подробнее - в политике конфиденциальности.
Я согласен