Как выглядит карточка сделки в CRM и что с ней можно делать

Из карточки сделки можно оперативно выудить информацию о клиенте и заказе, посмотреть реквизиты, договора и сумму сделки. А еще ознакомиться с историей звонков и переписок. Если на старте не разобраться во всех тонкостях работы с карточкой в CRM, легко накосячить с управлением продаж.

Решили предостеречь от факапов и рассказать сверхподробно, что такое карточка сделки, зачем она нужна и как ее настроить.

Карточка сделки в CRM — это своеобразное хранилище связанных со сделкой данных. Обычно карточка содержит следующие сведения:

• название сделки
• информация о клиенте
• этап воронки продаж
• ответственного менеджера
• историю звонков и переписок
• сводку действий со сделкой

С помощью карточек сделок контролируют продажи, проверяют, далеко ли сделка до завершения, изучают историю обращения клиента, ставят задачи и выставляют клиентам документы.

Визуально карточка сделки выглядит как отдельное окошко с несколькими вкладками. По ним можно переходить в разные информационные разделы. Допустим, в одном смотреть прикрепленные документы, а в другом изучать, какие действия менеджеры выполняли со сделкой.

Также в карточках есть кнопки управления. Через них можно поставить сотруднику задачу, отправить смс-ку клиенту, прикрепить к сделке файл или выполнить еще какое-то полезное действие. Кнопки экономят время, поскольку не надо перемещаться по разделам CRM и открывать дополнительные окна.

В разных CRM-системах внешний вид и устройство карточек отличается. Мы разберем, как устроена карточка сделки, на примере нашей OkoCRM.

Основные сведения. Их содержит фактически любая карточка сделки. К таким сведениям относятся:

• название сделки
• дата создания сделки
• дата закрытия сделки
• статус сделки
• клиент
• название продукта или услуги
• стоимость сделки
• ответственный менеджер
• этап воронки продаж

Основные сведения отображаются в карточке сразу, как только вы ее открыли. Обычно они сгруппированы в одной части и занимают половину окошка.

При желании основные сведения можно перенастроить: добавить новые поля или скрыть текущие. В итоге в карточке могу появиться специфические сведения — например, партия отгрузки или условия оплаты. Подробнее про это расскажем далее.

История работы. В этом разделе карточки сохраняется история всех действия, которые были совершены со сделкой. Сюда попадают история звонков, записи разговоров, фамилии менеджеров, которые вели сделку, созданные и выполненные ими задачи.

В этот раздел заглядывают, когда надо вспомнить, как проходила сделка, либо узнать, что с нею твориться в данный момент. Допустим, если в сделке отображается, что менеджер постоянно пропускает входящие звонки клиента, можно дать нагоняй сотруднику и потребовать от него работать ответственнее.

История переписок. Клиенты не только звонят в отдел продаж, но и пишут через мессенджеры и соцсети. Чтобы менеджерам не прыгать по разным вкладкам браузера, все переписки OkoCRM собирается в одном разделе «Чат».

Чтобы раздел «Чат» в карточке сделки сохранял переписки, необходимо настроить интеграции мессенджеров, соцсетей и прочих платформ. В противном случае раздел заполняться не будет.

Обсуждения. В карточках сделок OkoCRM существует раздел «Обсуждения», который, по сути, является командным чатом. Менеджеры, которые работаю над сделкой, могут переписываться в нем друг с другом. Это удобнее, чем постоянно нырять в смартфон или щелкать соседнюю вкладку браузера. Плюс все данные о сделке перед глазами, если надо дать ответ или комментарий коллеге по клиенту, счету или другим документам.

Аналитика. Раздел аналитика показывает, откуда и как был получен клиент, по которому идет сделка. Заполняется через UTM-метки — специальные параметры, которые добавляются в URL-адрес сайта, страницы или рекламного объявления. По этим меткам можно отследить, ос какой рекламной кампании и объявления был получен лид.

Аналитика помогает разобраться, какие каналы продвижения и реклама приносят бизнесу самые жирные сделки. Например, если известно, что поисковая реклама через Директ приводит на сайт 70% лидов, которые в среднем покупают на 15 000 ₽, такую рекламу оставляют и даже дополнительно спонсируют. Невыгодную рекламу, например, через соцсети, отключают.

Документы. Через карточку сделки можно быстро сгенерировать документ клиенту. Надо только нажать иконку «+» и выбрать один из ранее созданных в OkoCRM шаблонов. Система подтянет в шаблон сведения из карточки, запишет и сохранит отдельным файлом. Дальше файл можно отправить клиенту, коллеге, либо скачать на рабочий стол.

Кнопки управления. Позволяют прямо из карточки сделки выполнять различные действия. Например:

• добавлять в карточку новый контакт или компанию
• ставить задачу менеджеру
• добавлять примечания к сделке
• прикреплять файлы к карточке
• отправлять смс или письмо клиенту, с котором идет сделка

Кнопки встроены в карточку для удобства. Менеджер делает работу в одном окошке, а не прыгает по разным. Это и удобнее, и времени лишнего не отнимает.

Карточка сделки помогает управлять продажами и контролировать их. Еще через карточку можно:

• отследить жизненный цикл сделки
• оценить потенциал сделки
• взаимодействовать с клиентами

Разберем подробнее, что можно делать с карточкой сделки.

Управление продажами. Через карточку можно создавать и отслеживать связанные с конкретной сделкой задачи. Например, можно дать сотруднику поручение провести встречу с клиентом, а потом проверить результат работы.

Также в карточке можно менять ответственного менеджера, добавлять новый контакт, передвигать сделку по воронке продаж, обсуждать с коллегами продажу, отправлять письма и смс клиенту. Вся работа выполняется в одном окне, что экономит время менеджера.

Контроль продаж. Карточка сделки фиксирует все, что происходит со сделкой с момента ее появления до момента завершения. Например:

• кто был ответственным менеджером
• поступали ли от клиента пропущенные звонки
• какие документы выставлялись
• какие задачи были выполнены в ходе работы со сделкой и к чему они привели
• какие письма и смс получал клиент

Можно оперативно проверить, что происходит со сделкой в конкретный момент и кто за это отвечает. Это куда быстрее, чем дергать менеджера, и куда точнее, чем восстанавливать последовательность событий по словам сотрудников.

Отслеживание прогресса сделки. Через карточку можно следить, как двигаются сделки к покупке. Удобно контролировать работу сотрудников и своевременно принимать меры в случае ЧП.

Оценка потенциала сделки. Карточка сделки содержит полную информацию об истории покупки. Она позволяет оценивать потенциал сделки и решать, как дальше сотрудничать с клиентом.

Например, клиент купил товар или услугу и всем доволен — пишет менеджеру слова благодарности. Ситуация — мед: можно готовить персонализированное предложения для следующей продажи. А если клиент после сделки пропал — не пишет, не покупает, не отвечает на звонки, можно запустить на него реактивационную почтовую рассылку. Рассылка раскачает клиента и плавно подведет к очередной продаже.

Взаимодействие с клиентами. Через карточку сделки можно быстро связаться с клиентом — набрать номер или начать переписку в чате. Это быстрее, чем набирать руками номер на телефоне или открывать мессенджер на смартфоне.

Настройка карточки сделки заключается в добавлении дополнительных полей или скрытии ненужных, которые идут по умолчанию. Разберем на примере.

Фабрике по изготовлению мебели на заказ необходимо отмечать в карточке сделки базовые требования к мебели:

• тип покрытия — лак, масло или краска
• размеры мебели
• материал
• фурнитура

Эти требования будут передаваться на производство.

С одной стороны можно писать комментарий в карточке сделки, но гораздо нагляднее делать отметки в соответствующих полях. Для удобства можно даже организовать отдельную вкладку «Параметры мебели» и все заносить туда. Вот как это делается:

1. Кликаете три точки в правом верхнем углу экрана, выбираете «Настройку полей». Создаете новую вкладку под названием «Параметры мебели».

2. Далее во вкладке создаете группу полей и даете ей название, например, «Производство».

3. Теперь заполняете группу «Производство» четырьмя новыми полями — «Тип покрытия», «Размеры мебели», «Материал», «Фурнитура». Не забудьте выбрать тип поля — «Текстовая строка».

4. В карточке сделки появились новые поля для хранения уникальной информации. Теперь можно заносить параметры мебели и передавать их на производственную линию.

Это мы разобрали, как добавлять в карточку уникальные поля, которых нет изначально. Однако в карточках сделок существуют поля, которые идут по умолчанию. Их нельзя удалить или переименовать, потому что они — часть базовой конфигурации. Однако, если такие поля мешают, их можно скрыть. Вот как это делается:

1. Заходите в «Настройки полей»
2. Выбираете вкладку «Основные», группу «Заказчик»
3. Выбираете поля, которые надо скрыть. Например, чтобы скрыть поле «Название сделки», надо кликнуть по нему, а после установить галочку напротив «Скрыть». Поле исчезнет из карточки сделки

1. Карточка сделки — самый часто используемый инструмент любой CRM-системы. Она содержит всю информацию о клиенте и сделке, плюс через карточку можно ставить задачи, вести переписку с клиентом, формировать документы
   
2. Основные назначения карточки: управлять продажами и контролировать их, следить за сделками и оценивать их потенциал, быстро и удобно взаимодействовать клиентами
3. Настройка карточки сделки заключается в управлении полями: можно добавлять свои, уникальные, чтобы хранить в карточке специфичную для бизнеса информацию, либо скрыть поля, которые предусмотрены базовой конфигурацией