Как ИП нанять сотрудника на работу в 2023 году

В 2023 году много чего появилось для предпринимателей: единый налоговый счёт, новые фонды, СЗВ-ТД. В связи с этим изменились и правила в оформлении работников. Мы решили разобраться, как выглядит приём сотрудников в ИП в 2023 году пошагово. Тут же будут документы для оформления: штатное расписание, шаблоны приказов, трудового договора, СЗВ-ТД, Т2, форма №10.

Причины две: чтобы не было проблем с законом и с самим сотрудником.

Чтобы не получить штраф. За сотрудников, работающих без договора, налоговая может оштрафовать, а иногда могут открыть и уголовное дело. Есть такие виды наказания:

• штраф до 10 000 ₽ — если ИП не оформил сотрудника, а такое нарушение выявлено впервые
• начисление недоимки по НДФЛ и страховые взносам за работника + 40% от того, что недоплатили

Если ИП ещё раз поймают на том же нарушении, штрафы будут выше. А если в результате таких нарушений государство потеряет налогами 15+ млн ₽ за три года, будет уголовное дело и куда более жёсткое наказание: принудительные работы на 1–3 года или тюрьма до 3 лет.

Чтобы сотрудник не подвел. Если ИП нанимает сотрудника по договору, работник должен выполнять все требования этого договора: приходить вовремя на работу, носить униформу и делать то, что скажет начальство. Если что пойдёт не так, можно пригрозить судом. А если договора нет — в суд не пойдёшь. Сотрудник может подвести: не прийти на работу и пропасть, вынести кассу, да что угодно. В суд уже не пойдёшь — ИП самого накажут за нарушение закона.

Договор ГПХ, конечно, удобнее. Плюс, не надо давать отпуск и платить взносы на травматизм, если обратное не указано в договоре. Поэтому многим интересно, может ли ИП нанимать сотрудников по договору ГПХ. Скажу сразу — такой договор подходит не для всех.

Договор ГПХ. Можно заключить, если сотрудник выполняет разовую услугу. Например, таргетолог настраивает рекламу в ВК в течение двух месяцев. Или строитель полгода делает ремонт в офисе. Или тренер по продажам месяц обучает менеджеров продавать.

Смысл в том, что все эти сотрудники работают не постоянно, они оказывают разовую услугу. Или несколько раз, но тоже не на постоянной основе. Работодатель не контролирует их график работы, ему главное — получить результат за срок, который прописан в договоре. Если через год ИП ещё раз нужно будет обратиться за услугами к таргетологу или строителю, надо снова подписать договор ГПХ. А вот если таргетолог или тренер по продажам нужны на постоянку, то подходит только следующий вариант.

Трудовой договор. Его заключают, когда сотрудник каждый день работает по графику и выполняет конкретные обязанности. Допустим, ИП нужно, чтобы реклама в соцсетях крутилась постоянно, а не только перед запуском курсов. Тогда берём таргетолога, который работает каждый день. У него есть график, список задач на день, перерыв на обед. Подписывать договор ГПХ нельзя, так как у сотрудника постоянная работа, а не разовый заказ. Если схитрить и нанять сотрудника по ГПХ вместо трудового договора, можно получить штраф от 5000 до 10 000 ₽.

Если взяли сотрудников, за них надо заплатить 2 вида налогов.

Взносы на ОМС и ОПС. 30% надо отдать на пенсионное и медицинское страхование. Эту сумму нужно положить на единый налоговый счёт до 28 числа. Налоговая спишет ее автоматом и дальше распределит взносы сама.

А чтобы налоговая понимала, сколько денег нужно списать, до 25 числа надо подать уведомление с суммой налога, это можно сделать в личном кабинете на сайте налоговой. Уведомления подают не каждый месяц — не надо отправлять за последний месяц квартала. Вот график подачи уведомлений в 2023 году.

Взносы на травматизм. Эти взносы платят не через единый налоговый счёт, а в Социальный фонд. ИП платят от 0,2 до 8,5% — это зависит от ОКВЭД. Здесь можно узнать свой тариф. Оплатить взносы нужно до 15 числа в новый Социальный фонд России. Вот график.

Чтобы оформить сотрудника, нужно заключить договор, сделать запись в трудовой книжке и ещё пару шагов. Но это только если уже принимали кого-то на работу и все внутренние документы готовы. Если нет, то добавляется ещё немного головняка. Вот как выглядит для ИП приём на работу первого сотрудника пошагово.

Шаг 1. Составить штатное расписание

В штатном расписании надо указать сотрудников и их должности, ставку, надбавки и полную зарплату. Допустим, ИП берёт сотрудников в магазин обуви: двух продавцов и кассира. Вот так выглядит штатное расписание.

Если в компании нет отделов, первый столбец заполнять не надо. Код должности для второго столбца можно посмотреть здесь. Если у продавца зарплата зависит от процента, это надо записать в примечании.

В штатном расписании нельзя указывать одинаковые должности с разной зарплатой. Если один продавец работает лучше другого и руководитель хочет повысить ему зарплату, можно сделать его старшим. То есть указать в расписании продавца, старшего продавца и кассира. Премий и надбавок это правило не касается.

Штатное расписание должны подписать кадровик и бухгалтер. Если их нет, руководитель подписывает сам. А ещё документ нужно утвердить приказом. Вот шаблон, но можно составить в свободной форме. Приказ должны подписать 3 человека: кадровик, бухгалтер и руководитель. Или только предприниматель, если он совмещает все должности.

Если сделали штатное расписание на год, через год нужно утвердить новое. Если надо внести изменения в расписание, например, нанимаете бухгалтера и надо добавить его должность, просто делаете новый документ. Его тоже нужно утвердить приказом, но уже другим, вот шаблон.

Шаг 2. Запросить у работника список документов

У сотрудников нужно взять 4 документа:

• паспорт
• идентификационный номер
• СНИЛС
• трудовую книжку

Иногда нужны дополнительные документы, например, медкнижка.

Шаг 3. Составить договор и приказ о приеме на работу

Договор найма сотрудника для ИП можно составить самим, например, взять шаблон из интернета. Но лучше использовать утверждённую форму. За неправильно оформленный документ можно получить штраф до 10 000 ₽.

Надо распечатать и подписать 2 экземпляра договора: один отдать сотруднику, второй оставить себе. И чтобы потом не было проблем, мол, я свой экземпляр в глаза не видел, можно добавить в документ текст: «Экземпляр трудового договора получил». Пусть сотрудник напишет ФИО и поставит подпись.

Составлять приказ необязательно, как и просить сотрудника написать заявление. Приказ можно составить в свободной форме, но проще — по утверждённому документу. Приказ подписывают руководитель и сотрудник.

Шаг 4. Сделать запись в СЗВ-ТД и трудовой книжке, если она есть у работника

С 2020 года трудовые книжки переводят в новый формат. Если у сотрудника уже есть бумажная с записями, можно продолжать вести её, и при этом вести электронную — так её называют в народе. Правильное название — форма СЗВ-ТД. Если нанимаем специалиста, у которого ещё нет книжки, надо заполнять только электронную.

Сотрудник может подать заявление и попросить вести его книжку в электронном или бумажном виде. При приёме на работу надо обратить внимание, есть ли запись об этом в самой трудовой книжке. Вот как это выглядит.

Запись о выборе формата книжки должны быть в ней же. Если сотрудник не писал заявление, значит нужно автоматом вести бумажную вместе с новой электронной.

Бумажная трудовая книжка. Нужно указать номер записи, дату, кто (название ИП) и на какую должность принимает сотрудника, вписать номер приказа. Здесь нельзя ничего сокращать.

Электронная трудовая книжка — форма СЗВ-ТД. Это не бумажная книжка, которую перевели в электронный формат, а новая форма. Смысл её в том, чтобы передавать сведения о сотрудниках в ПФР.

СЗВ-ТД — отчёт, но его не нужно сдавать в ПФР каждый месяц или квартал. Надо сдавать, когда произошло какое-то событие: сотрудника уволили, взяли на работу или назначили на другую должность. Для каждого случая сроки разные. Отправить форму можно через «Кабинет страхователя» или на сайте фонда.

Шаг 5. Заполнить личную карточку работника

Заводить личные карточки на сотрудников уже не обязательно, но можно. Так руководитель в любой момент сможет посмотреть, какое образование у кассира Иванова и какие льготы положены охраннику Петрову. Для этого заполняют форму Т2 — на бумаге или в электронном варианте.

Если предприниматель вёл карточки, а потом решил от них отказаться, нужно выпустить приказ и отменить их.

Шаг 6. Зарегистрироваться в фонде

Сейчас нужно регистрироваться только в Социальном фонде, причём надо успеть за 30 дней с дня подписания договора с первым сотрудником. Это можно сделать в МФЦ, на госуслугах или съездить в СФР по месту прописки.

Нужны копии трудовых книжек или договоров, а ещё заявление по этой форме. Если подавать документы лично в фонде, ещё нужны паспорт сотрудника с ксерокопиями.

Если надо принять на работу сотрудника, который будет работать 2 часа в день или 3 дня в неделю, с ним тоже надо заключать трудовой договор. Список действий такой же, как при оформлении обычного работника. Только в договоре и в приказе нужно указать, сколько дней в неделю или часов в месяц будет работать сотрудник.

Вот пример, как это должно выглядеть в договоре.

График сотрудника дублируем в приказе.

Если работнику выгодно устроиться на год или 5 лет, можно подписать с ним срочный трудовой договор. Ещё он нужен, чтобы заменить работницу, которая ушла в декрет. Или оформить сотрудников на сезонную работу. Шаги те же, что и для оформления постоянного работника.

Отличается только содержание трудового договора. В нём нужно указать срок и причину, почему его заключили на этот срок. Причину нельзя взять с потолка, она должна быть прописана в ст. 59 ТК РФ. Если причины не будет, ИП может получить штраф — до 5000 ₽. А можно попасть на суммы побольше, такое уже бывало.

Директор школы нанял учителя географии по срочному трудовому договору, но в документе не указали причину. Когда срок договора закончился, учителя уволили, но он не согласился с этим и пошёл в суд.

В суде его поддержали, так как оснований для заключения срочного трудового договора не было, а значит увольнение незаконно. Суд постановил вернуть учителя на работу и выплатить зарплату за время вынужденного увольнения — а это было почти 600 000 ₽.

1. Найм сотрудников в ИП нужен, чтобы не попасть на штраф за нарушение трудового законодательства
   
2. С сотрудниками нужно заключать трудовой договор. Договор ГПХ подходит только если работник оказывает разовую услугу. Например, бухгалтер работает постоянно — с ним только трудовой договор. А маркетолог в течение месяца проведёт анализ продаж, распишет схему продвижения и на этом его услуги закончатся. Тут можно заключить договор ГПХ
3. ИП до 25 числа нужно подать уведомление по взносам на пенсионное и медицинское страхование, а до 28 числа положить деньги на единый налоговый счёт. Ещё до 15 числа надо оплатить взносы на травматизм в СФР
4. Чтобы оформить работника, нужно составить штатное расписание и утвердить его приказом. Затем взять документы и заключить договор, тут приказ — по желанию работодателя. Дальше вносим запись в бумажную трудовую книжку (если надо) и обязательно в СЗВ-ТД — ее в народе называют электронной. СЗВ-ТД надо отправить в ПФР. После этого можно заполнить личную карточку и обязательно зарегистрироваться в ФСС