WIP-лимиты в Kanban и как они помогают управлять задачами

Если команда работает с задачами на канбан-досках и возникают трудности вроде скопления заданий на каком-то из этапов, это нужно исправлять. Например, установить лимиты по количеству задач на каждом этапе.

В статье расскажем, что такое WIP-лимит и зачем использовать этот инструмент на канбан-досках. В теме нам помог разобраться основатель OkoCRM и эксперт в проектном управлении Александр Завьялов.

OkoCRM для команд

Канбан и списки задач, чек-листы и дедлайны, тайм-трекер и уведомления в Телеграме, файлы, ссылки, теги и всё остальное есть в OkoCRM.

Узнать больше

WIP-лимиты — это ограничения по количеству задач, которые могут одновременно находиться на конкретном этапе работы. Обычно ограничения устанавливают для команд, которые работают на канбан-досках.

Название инструмента расшифровывается как Work In Progressing Limit, то есть предел незавершённых работ. Это отражает суть ограничений: сначала нужно закончить начатое, потом брать в работу новые задачи.

Ограничения нужны, чтобы:

1. Команда быстрее выполняла задачи. Чем меньше заданий нужно сделать одновременно, тем меньше сотрудники отвлекаются и переключаются между разными задачами
2. Руководителю легче было найти узкие места. Когда одна из колонок на доске постоянно переполнена, сразу видно, где есть проблемы
3. Сотрудники не выгорали. Если они перестают вести десятки задач одновременно, вместо постоянного ощущения аврала появляется понятный объём работы, который реально выполнить
4. Команда лучше работала. Когда специалист сосредоточен на нескольких задачах, а не на двадцати сразу, он реже допускает ошибки

Универсальных норм нет. Для одной команды на одном и том же этапе комфортно работать с тремя задачами, для другой — с шестью. Ограничение зависит от сложности задач и того, как устроен рабочий процесс.

Как внедрить квоты по количеству задач:

1. Оцените ситуацию. Сначала нужно понять, насколько эффективно выстроена работа сейчас и где есть проблемы. Посмотрите:

• на каких этапах чаще всего скапливаются задачи
• сколько задач обычно находится в работе одновременно на каждом этапе
• где сотрудники чаще всего ждут друг друга
• какие задачи дольше всего остаются незавершёнными

1. Выберите ключевые этапы, на которых нужны ограничения. Не обязательно сразу устанавливать пределы для всей доски. Начните с самых проблемных участков
2. Установите первые ограничения. Есть несколько вариантов, как их определить:

• связать с ролью: для разработчиков устанавливают одни рамки, для тестировщиков — другие, для аналитиков — третьи
• от среднего числа задач на этапе отнимают ~20%
• среднее количество сотрудников, участвующих в процессе, умножают на 1,5

1. Объясните правила команде. Инструмент работает тогда, когда все понимают его смысл. Сотрудникам важно объяснить, что это не способ контролировать их занятость и не запрет на работу
2. Наблюдайте за результатами. После внедрения не стоит менять правила при первом же неудобстве. Дайте команде время, чтобы привыкнуть
3. Регулярно пересматривайте значения. Если компания растет, появляются новые специалисты или меняется процесс работы, старые значения уже не подходят. Нужны новые

Проще всего понять суть инструмента с помощью аналогии. Представьте обычный рабочий день в кафе. Повару одновременно принесли 30 заказов. Вместо того чтобы сделать первые три или пять, он начинает готовить всё сразу: режет овощи для одного блюда, жарит мясо для другого, отвлекается на суп, пытается вспомнить, что положить в салаты. В итоге кухня завалена полуготовыми блюдами, клиенты ждут, а работа почти не движется.

С задачами происходит то же самое. Когда команда постоянно берёт новые задания, не заканчивая старые, работа застревает. Сотрудники заняты весь день, но результатов нет.

Именно эту проблему решают WIP-лимиты — ограничения по количеству задач, которые могут одновременно находиться на конкретном этапе работы. Такие рамки устанавливают для команд, которые используют канбан. Это доски с колонками — этапами работ, по которым перемещают карточки с задачами. И на каждом этапе можно настроить разный лимит по задачам.

Например, если для колонки «В работе» установлено ограничение в пять задач, команда не сможет взять шестую, пока не завершит хотя бы одну из текущих. Главная идея таких ограничений: сначала нужно закончить начатое, потом брать в работу новые задачи.

Бывает, команда уверена, что работает быстро, потому что одновременно ведёт десятки задач. Но получается наоборот: сотрудники постоянно переключаются между проектами и сбиваются, тратят время, чтобы заново вникать в задания. В итоге много времени уходит на суету.

Ограничения нужны, чтобы сотрудники:

• сосредоточились на конкретных задачах
• не перегружались из-за режима многозадачности
• больше успевали благодаря чёткой последовательности задач

Kaiten и «Пачка» провели опрос и узнали, что:

• 44% сотрудников российских компаний параллельно решают четыре-пять рабочих задач
• 41% — две-три задачи
• у 11% в работе находится сразу более шести задач

Всё бы ничего, но 60% работников ощущают негативные последствия многозадачности. И только 10% чувствуют себя продуктивными, работая в таком режиме.

Управляйте задачами в OkoCRM

Чек-листы и подзадачи, доски под гибкие процессы, контроль команды, уведомления в Телеграме. В OkoCRM есть всё, что нужно команде.

Узнать больше

Если команда регулярно соблюдает ограничения, вы увидите изменения уже через несколько недель. Ниже — что именно меняется при внедрении инструмента.

✅ Команда быстрее выполняет задачи. Чем меньше заданий нужно выполнить одновременно, тем меньше сотрудники отвлекаются и переключаются между разными задачами. Это экономит время.

✅ Руководителю легче найти узкие места. Когда одна из колонок на доске постоянно переполнена, сразу видно, где есть проблемы. Допустим, документы зависают на этапе «Подписание договора», потому что директор редко заходит в ЭДО, чтобы поставить подпись.

Эту проблему легко решить. Настраиваем автоматические уведомления из ЭДО, директор чаще заходит в сервис и подписывает договоры. Документы не застревают на этом этапе, а сразу уходят клиентам.

✅ Команда меньше перегружена. Сотрудники перестают вести десятки задач одновременно. Вместо постоянного аврала — понятный объём работы, который реально выполнить.

✅ Команда лучше работает. Когда специалист сосредоточен на нескольких задачах, а не на двадцати сразу, он реже допускает ошибки.

Их цель — найти баланс, чтобы и не перегрузить сотрудников, и не дать им бездельничать. Ниже — несколько принципов, которые помогут найти этот баланс.

📍Ограничения созданы для важных этапов работы. Обычно рамки задают не для всей канбан-доски, а для отдельных колонок: «В работе», «На проверке», «Тестирование», «Согласование» и других. Например, в колонке «На проверке» установлен предел — три задачи. Пока проверяющий не освободит место, новые задачи туда не переходят.

📍Новые задачи выполняем после завершения текущих. Если предел достигнут, сотрудник не начинает следующее задание. Вместо этого он доделывает то, что уже начал. Если есть какие-то препятствия в завершении текущих задач, он думает, что можно с этим сделать.

📍Фокус на повышении концентрации, снижении многозадачности. Хвататься за всё и сразу, ничего не доводить до конца — плохая привычка. Инструмент позволяет от неё избавиться, потому что сотрудники просто не могут взять в работу новые задачи и вынуждены вернуться к старым.

📍Пределы нужно пересматривать. Рамки не устанавливают один раз и навсегда. Команда наблюдает за процессом, анализирует скорость выполнения задач и постепенно корректирует ограничения.

Представим, что команда разработки срывает релизы обновлений софта. Разработчики делали несколько задач одновременно, в код просочилось много ошибок. Тестировщикам пришлось многое отправить на доработку, процесс выпуска обновлений затянулся.

Вот как ограничения помогут исправить проблему:

1. Вводим правила: 3 задачи для колонки «В разработке» и 3 для колонки «На тестировании»
2. Команда просто не может взять больше работы, поэтому сосредоточена на главном
3. Разработчики тщательнее пишут код, тестировщики находят меньше ошибок, меньше приходится править

В итоге исправление ошибок вместо недели занимает 3 дня, потому что разработчики не отвлекались на дополнительные задачи и изначально написали качественный код. Обновления выходят вовремя.

Универсальных норм нет. Для одной команды на одном и том же этапе комфортно работать с тремя задачами, для другой — с шестью. Всё зависит от сложности задач и того, как устроен рабочий процесс.

1. По ролям: для разных сотрудников устанавливать разные значения в зависимости от сложности заданий
2. По среднему значению задач: от общего числа задач в работе на этапе отнимают 20% или 30%
3. По размеру команды: среднее количество сотрудников, участвующих в процессе, умножают на 1,5

• Чем больше людей работают над задачами, тем выше может быть лимит. Но это не значит, что у большой команды должно быть бесконечное количество задач в работе
• Нельзя задерживать выполнение задач. Если задачи быстро переходят на следующий этап, ограничение подобрано правильно
• Нельзя устанавливать слишком большие границы. Особенно из страха, что работа остановится. Слишком высокий лимит почти не отличается от его отсутствия
• У каждого этапа работы свои особенности. Например, разработка может занимать несколько дней, а проверка — несколько часов. Поэтому одинаковые ограничения для всех колонок обычно не подходят
• Ограничения не должны быть постоянными. Команда меняется, появляются новые сотрудники, проекты становятся сложнее, процессы перестраиваются. Поэтому полезно пересматривать и менять правила

Шаги для внедрения WIP-лимитов

1 шаг. Оцените ситуацию. Сначала нужно понять, насколько эффективно выстроена работа сейчас и где есть проблемы.

Посмотрите:

• на каких этапах чаще всего скапливаются задачи
• сколько задач обычно находится в работе одновременно на каждом этапе
• где сотрудники чаще всего ждут друг друга
• какие задачи дольше всего остаются незавершёнными

Например, вы можете заметить, что на этапе «В работе» одновременно находятся 13–15 задач, но за неделю получается закрыть от силы пять задач. Остальные остаются на следующую неделю, но к ним сотрудники добавляют новые задачи. И в итоге работа накапливается. Это сигнал, что команда берёт больше заданий, чем успевает выполнять.

2 шаг. Выберите ключевые этапы, на которых нужны ограничения. Не обязательно сразу устанавливать WIP-лимиты для всей доски. Начните с самых проблемных участков. Если задачи постоянно накапливаются в колонке «На проверке», установите границу именно там. Если сотрудники начинают слишком много задач одновременно, ограничьте количество задач в колонке «В работе».

3 шаг. Установите первые ограничения. Есть несколько вариантов, как их определить:

• для разработчиков устанавливают одни рамки, для тестировщиков — другие, для аналитиков — третьи
• от общего числа задач в работе на этапе отнимают ~20%
• среднее количество сотрудников, участвующих в процессе, умножают на 1,5

Эти цифры могут быть неокончательными. Допустим, всего на этапе обычно 10 задач, вы решили поставить ограничение — на 20% меньше, то есть 8 задач. Поработали так пару недель и увидели, что проблема не исчезла, задачи всё равно долго висят в колонке и застревают.

Вы анализируете ситуацию и видите, что нужно изменить предел, к примеру, сделать нормой 6 задач. Через две недели снова оцениваете работу и видите, что проблема решена. Значит максимум 6 задач в работе — идеальный вариант.

4 шаг. Объясните правила команде. Инструмент работает тогда, когда все понимают его смысл. Сотрудникам важно объяснить, что это не способ контролировать их занятость и не запрет на работу. Цель ограничений — помочь быстрее завершать задачи. Если колонка заполнена, сотрудник не берёт новую задачу, а сосредотачивается на тех, что уже в работе.

5 шаг. Наблюдайте за результатами. После внедрения не стоит сразу менять правила при первом же неудобстве. Дайте команде время привыкнуть и соберите данные.

Обратите внимание:

• стали ли сотрудники быстрее выполнять задачи
• уменьшилось ли количество незавершенной работы
• появились ли новые узкие места
• где команда чаще всего упирается в ограничения

Если один этап постоянно блокирует движение задач, нужно искать причину, а не просто увеличивать ограничения.

6 шаг. Регулярно пересматривайте правила. Если компания растет, появляются новые специалисты или меняется процесс работы, старые значения уже не подходят. Полезно обсуждать WIP-лимиты на общих встречах команды. Например, раз в несколько недель задавать простой вопрос: «Помогают ли текущие ограничения работать быстрее?»

Частые ошибки при внедрении WIP-лимитов и как их избежать

❌ Слишком сильные ограничения. Допустим, дизайнеру говорят брать в работу не больше 5 задач. Он так и делает, но в один из дней все 5 задач на согласовании. Дизайнер ждёт фидбэк, но не берётся ни за что другое. В итоге он просто не работает целый день, пока ему не дадут обратную связь по какому-то из заданий.

❌ Слишком слабые ограничения. На канбан-доске в одной из колонок скапливалось до 30 задач. Предел в 25 задач не решает проблему, нужно сильнее ужесточить правила.

❌ Ограничения без анализа. Нельзя устанавливать рамки интуитивно. Нужно оценить ситуацию и подумать, какое значение поможет исправить проблемы. Попасть пальцем в небо будет сложно. Нужен анализ и расчёты.

❌ Формальное соблюдение правил. На канбан-доске лежит то количество задач, которое вы установили, но сотрудники всё равно берут в работу другие задания. Просто теперь они не таскают карточки по доске. Команда продолжает работать в режиме многозадачности, несмотря на новую систему работы.

❌ Отсутствие гибкости. Нельзя раз установить ограничения и соблюдать их годами. Правила пересматривают, если появляются новые проблемы, меняются размер команды или процессы.

❌Отсутствие обратной связи команды. Ограничения можно установить неправильно и тогда сотрудники будут сидеть без работы или не понимать, что им делать и в какой последовательности. И если не собрать фидбэк команды, новый инструмент не будет работать.

В разработке

В разработке чаще всего большое количество задач копится в бэклоге. Туда скидывают всё, что нужно когда-нибудь сделать. Бэклог растёт с такой скоростью, что выполнить все задачи становится нереально.

Ограничения не дают добавлять новые карточки в колонку. Поэтому хочется или нет, а приходится разобрать накопившееся и определить приоритеты, прежде чем добавлять новое.

Такие ограничения внедряют, чтобы меньше элементов, задач скапливалось в бэклоге. Это помогает правильно организовать workflow

В контент-маркетинге

Если команда работает над созданием контента, часто в работе много разноплановых задач. Надо писать статьи для блога компании и в СМИ, писать посты и email-письма, тексты для контекстной рекламы или пресс-релизов.

В итоге у каждого сотрудника в работе по несколько задач, срок их выполнения зависит от всей команды. Люди путаются в заданиях, забывают о срочных делах и что с кем нужно согласовать.

В этом случае команде нужны не только ограничения, но и договорённости на случай непредвиденных обстоятельств. Допустим, в стандартном формате работа выглядит так:

• автор может одновременно писать не больше двух материалов + брать в работу только один материал для внесения правок
• редактор проверяет и правит с авторами не больше трёх материалов
• дизайнер берёт в работу не больше пяти задач

Но если появляется срочная задача, нужны другие правила. Или если редактор берёт выходные, а автор как раз дописал две статьи, то можно взять в работу третью, чтобы не сидеть без дела. Если редактор завален текстами, команда не начинает новые задачи, а помогает разгрузить его. Например, авторы дорабатывают материалы или проверяют факты.

Закрывайте задачи вовремя

Управляйте командой, задачами и загрузкой в таск-трекере OkoCRM. Соблюдайте дедлайны и закрывайте задачи на 50% быстрее.

Подробнее

В обучении и саморазвитии

Ограничения полезны и для самостоятельного обучения. Многие начинают изучать сразу несколько направлений: учат язык, осваивают новую профессию, ещё и читают специализированную литературу. Через пару недель вся информация смешивается. Новые слова не запоминаются, а навыки некогда закрепить.

Можно установить границы. Например, одновременно изучать только один курс. И только после того, как все уроки будут пройдены, можно переходить к следующему обучению.

Похожая ситуация складывается и с личными целями. Человек одновременно планирует начать бегать, изменить питание, освоить новое хобби и прочитать десятки книг. Из-за большого количества задач сложно понять, за что браться сегодня и как успеть прийти к цели.

Поэтому выбирают основные цели и идут к ним. Например, если цель похудеть, то сначала внедряем пробежки и перестраиваем питание. Когда это станет рутиной, можно будет добавить хобби или чтение книг.

Какие инструменты помогают отслеживать WIP-лимиты

Лимиты используют на канбан-досках, поэтому они есть в сервисах, которые позволяют работать по методу Kanban или Agile. Например, такие доски есть в некоторых системах вроде OkoCRM, а ещё в таск-менеджерах и системах управления проектами.

Но не в каждом софте можно настраивать ограничения на досках. Поэтому изучите возможности сервиса, прежде чем переносить в него все задачи. Например, максимальное количество заданий в работе можно установить в YouGile или Kaiten.

Как вовлечь команду в установку WIP-лимитов

Для этого достаточно объяснить сотрудникам в чём цель ограничений и как они помогут в работе. Важно, чтобы команда не воспринимала нововведение как способ контроля.

Чтобы вместе установить ограничения, сделайте 3 простых шага:

1. Обсудите текущую нагрузку и найдите слабые места
2. Договоритесь о том, какое количество задач лучше выполнять на каждом этапе
3. Обсудите новые условия работы, что делать при внештатных ситуациях
4. Поработайте в новом режиме и оцените, что получилось улучшить, а где нужны доработки

Ограничения можно установить неправильно и тогда сотрудники будут сидеть без работы или не понимать, что им делать и в какой последовательности. И если не собрать фидбэк команды, новый инструмент не будет работать.

Какие существуют методы установки WIP-лимитов

1. По ролям: для разных сотрудников устанавливать разные значения в зависимости от сложности заданий
2. По среднему количеству задач: от общего числа заданий на этапе отнимают 20% или 30%
3. По размеру команды: среднее количество сотрудников, участвующих в процессе, умножают на 1,5

Создайте собственную базу знаний в OkoCRM

Ваши инструкции и регламенты для новичков и команды прямо в CRM-системе — чтобы ничего не потерялось.

Попробовать