Матрица Эйзенхауэра: примеры и шаблон для приоритизации задач

Рабочий день предпринимателя часто забит кучей задач: нужно ответить клиентам, проверить статистику продаж, согласовать документы, решить проблему с поставкой, обсудить рекламу и найти время на развитие бизнеса.

Матрица Эйзенхауэра помогает разобраться в этом потоке дел. С её помощью можно разделить задачи по двум критериям — важности и срочности. И определить, что нужно сделать прямо сейчас, что запланировать, а что поручить другому человеку или вовсе исключить.

В статье разберём, как использовать матрицу Эйзенхауэра и как работает этот метод. В теме помог разобраться эксперт по проектному управлению и основатель OkoCRM Александр Завьялов.

Закрывайте до 78% чатов с клиентами без менеджеров

Поручите диалоги с клиентами в CRM искуственному интеллекту и экономьте до 65 000 ₽ на одном сотруднике.

Узнать подробнее

Матрица Эйзенхауэра — это метод планирования, который помогает распределять задачи по степени важности и срочности. Название связывают с Дуайтом Эйзенхауэром, которому приписывают популяризацию такого подхода к управлению временем. Но на самом деле этот инструмент тайм-менеджмента сделал популярным Стивен Кови, рассказав о матрице в книге «Семь навыков высокоэффективных людей».

Матрица — это таблица из четырёх квадрантов. На одной оси лежат важные и неважные задачи, на другой — срочные и несрочные.

В результате у каждой задачи есть своё место и так проще понять, в какой последовательности выполнять дела:

• важное и срочное дело — его не откладывают и делают как можно скорее
• важное, но несрочное — планируют сделать сразу после первого дела
• срочное, но неважное — делегируют
• неважное и несрочное — убирают из списка дел

Например, предприниматель планирует день и у него есть пять дел:

1. Исправить ошибку в заказе крупного клиента
2. Подготовить план продвижения на следующий месяц
3. Ответить на типовые вопросы покупателей
4. Проверить уведомления в социальных сетях
5. Посмотреть новую подборку бизнес-видео

Матрица помогает понять, что первую задачу нужно сделать немедленно, продвижение нужно запланировать, типовые вопросы — поручить сотруднику, а просмотр видео и уведомлений — отложить или исключить.

Матрица Эйзенхауэра делит все задачи на четыре группы. Для каждой предусмотрен свой способ работы.

Квадрант I. Срочные и важные задачи

Сюда относятся дела, которые нельзя отложить без серьезных последствий, они напрямую влияют на результаты работы.

Примеры для предпринимателя:

• устранить сбой кассы, из-за которого магазин не может принимать оплату
• решить проблему с заказом, который клиент должен получить сегодня
• подготовить документы для налоговой
• найти замену сотруднику, который не вышел на смену, если без него точка не сможет работать
• исправить ошибку в рекламной кампании, которая приводит к потере денег

Квадрант II. Важные, но несрочные задачи

Это дела, которые не нужно было сделать ещё вчера, но они важны, потому что помогают достигать долгосрочных целей.

Примеры:

• разработать стратегию продвижения на следующий квартал
• внедрить CRM-систему
• проанализировать прибыльность товаров и услуг
• обучить сотрудников новым инструментам
• улучшить обслуживание клиентов
• настроить автоматизацию рутинных процессов
• разработать программу лояльности
• найти новых поставщиков и сравнить условия сотрудничества

Второй квадрант часто называют главным для эффективного планирования. Его задачи помогают предотвращать проблемы, которые в будущем могут превратиться в срочные.

Например, предприниматель регулярно анализирует остатки товаров и прогнозирует спрос. Благодаря этому он заранее делает заказ поставщику и не сталкивается с ситуацией, когда популярный товар резко заканчивается.

Квадрант III. Срочные, но неважные задачи

В этом квадранте находятся дела, которые нужно сделать срочно, но ими не обязательно должны заниматься лично вы.

Примеры:

• подготовить отчёт и посчитать налоги
• подтвердить встречу или время доставки
• передать сотруднику информацию о заказе
• разобрать входящие сообщения, которые может обработать помощник

Такие задачи лучше делегировать сотрудникам или автоматизировать, если это возможно. Например, вместо того, чтобы вручную разбирать обращения клиентов, можно подключить ИИ-агента OkoCRM и он сделает всё за вас.

Квадрант IV. Несрочные и неважные задачи

Сюда попадают действия, которые не помогают достигать целей и их не нужно срочно выполнять.

Примеры:

• участвовать в обсуждениях, которые не влияют на решения
• перебирать оформление рабочего пространства, если это может сделать помощник или дизайнер
• просматривать предложения и материалы, которые не нужны для текущих проектов

Такие действия лучше исключить или ограничить. Это хронофаги — задачи, которые отнимают время, но не приносят ощутимой пользы и отвлекают от важного.

Главная сложность при работе с матрицей — правильно оценить задачи. Срочные дела часто кажутся важными, потому что их нужно делать прямо сейчас. Но необходимость сделать что-то быстро не означает, что это приближает вас к цели.

Важность показывает, насколько задача влияет на результат. Срочность — сколько времени можно подождать с её выполнением. Чтобы правильно распределить дела, задайте себе несколько вопросов.

Как определить важность:

• Помогает ли задача достичь моих целей или целей бизнеса?
• Влияет ли она на выручку, прибыль, качество продукта или отношения с клиентами?
• Что изменится, если я выполню её хорошо?
• Какие последствия будут, если я вообще не выполню эту задачу?
• Требует ли она именно моего участия или её может сделать другой человек?

Как определить срочность:

• Есть ли у задачи конкретный срок?
• Что произойдет, если я перенесу её на завтра или следующую неделю?
• Зависит ли от её выполнения работа других людей?
• Возникнут ли реальные потери, если не решить вопрос сегодня?
• Действительно ли срок установлен обстоятельствами или я сам считаю, что нужно сделать все немедленно?

Например, клиент просит прислать коммерческое предложение до конца дня. Если от этого зависит крупная сделка, задача может быть и срочной, и важной. А если коллега просит срочно проверить презентацию, которая не связана с вашими текущими целями, задача может оказаться срочной, но неважной для вас. Её можно делегировать или согласовать другое время.

Доверьте продажи роботу с ИИ

Запрограммируйте чат-бота без программиста в OkoCRM. Создавайте сценарии и запускайте digital-воронки продаж прямо в OkoCRM.

Узнать подробнее

Шаг 1. Соберите все задачи в один список. Запишите дела, которые нужно выполнить сегодня, на этой неделе или в ближайшее время. Не пытайтесь сразу расставить приоритеты. Сначала важно освободить голову и собрать задачи в одном месте.

Шаг 2. Оцените срочность и важность каждой задачи. Для каждого дела определите:

• Насколько оно влияет на ваши цели и результаты?
• Есть ли у него реальный срок?
• Что произойдет, если отложить выполнение?

Не ориентируйтесь только на формулировки вроде «срочно», «как можно быстрее» или «нужно сегодня». Проверяйте, какие последствия действительно возникнут при переносе задачи.

Шаг 3. Распределите задачи по четырем квадрантам. Перенесите каждое дело в соответствующую часть матрицы.

Если сомневаетесь, куда отнести задачу, вернитесь к вопросам о последствиях и сроках. Необязательно распределять все дела идеально с первого раза.

Шаг 4. Определите действие для каждого квадранта. Обычно это выглядит так:

1. Первый квадрант — выберите задачу, которую нужно решить в первую очередь
2. Второй квадрант — назначьте дату и время выполнения
3. Третий квадрант — определите, кому можно поручить дело
4. Четвертый квадрант — удалите задачу или ограничьте время на нее

Не оставляйте задачи во втором квадранте без конкретного срока. Формулировка «заняться развитием бизнеса» слишком расплывчатая. Лучше записать: «В четверг с 10:00 до 11:00 проанализировать продажи и выбрать три направления для продвижения».

Шаг 5. Составьте план на день. Начните с важных и срочных задач, затем выделите время на важные несрочные дела. При планировании учитывайте реальную загрузку. Не стоит заполнять весь день задачами без перерывов: оставьте запас времени на перерывы и внештатные ситуации. Рутинные дела, которые можно делегировать, передайте ответственным сотрудникам. Для каждого поручения обозначьте результат и срок.

Шаг 6. Регулярно пересматривайте матрицу. Приоритеты меняются: задача, которая вчера была несрочной, сегодня может получить дедлайн. Пересматривайте матрицу:

• в начале рабочего дня — чтобы определить главные задачи
• в конце дня — чтобы перенести невыполненные дела и оценить результаты
• раз в неделю — чтобы проверить прогресс по важным, но несрочным задачам

Если первый квадрант постоянно переполнен, проанализируйте причины. Возможно, вы много прокрастинируете или не делегируете рутину.

Пример матрицы для руководителя отдела продаж

Руководитель отдела продаж отвечает за выполнение плана, работу менеджеров, качество обслуживания клиентов и развитие команды. В течение дня ему приходится решать большое количество вопросов. Матрица РОПа может выглядеть так:

Пример матрицы для менеджера

Менеджер по продажам работает с заявками, ведёт клиентов по воронке продаж, готовит коммерческие предложения. Матрица помогает не тратить весь день на входящие сообщения и не забывать ответить клиентам, сделать другие важные задачи по сделкам.

Пример матрицы для собственника бизнеса

Собственник малого бизнеса командой управляет, и следит за продажами, контролирует финансы, закупки и другие нюансы. Из-за этого иногда из-за текущих задач не остаётся времени на стратегические дела. Поэтому очень важно распределять нагрузку, с чем и поможет матрица.

Где вести матрицу

На бумаге. Подойдёт для планирования одного дня или короткого списка дел. Нарисуйте квадрат, разделите его на четыре части и подпишите каждую. Записывайте задачи в соответствующие области. Преимущество — простота и возможность быстро увидеть всю картину. Недостаток — не получится использовать для командной работы.

В электронной таблице. Подойдёт для регулярного планирования, если задач много. Создайте таблицу из четырех квадрантов или список с колонками ↓

Пример заполненного шаблона матрицы Эйзенхауэра →

В таск-трекере. Этот вариант подойдёт для команды, которая работает с общими задачами и проектами. Создайте четыре списка или этапа по квадрантам, добавляйте карточки, назначайте исполнителей и сроки. В отличие от бумажной матрицы, таск-трекер помогает контролировать выполнение поручений и видеть, на какой стадии находятся разные задачи.

Например, в OkoCRM можно разбить задачи по важности и срочности на канбан-доске. Для этого достаточно создать подходящие этапы, а дальше каждый день команда может добавлять и распределять задачи ↓

Управляйте задачами в OkoCRM

Чек-листы и подзадачи, доски под гибкие процессы, контроль команды, уведомления в Телеграме. В OkoCRM есть всё, что нужно команде.

Узнать больше

Шаблон для заполнения

Ниже — шаблон, который можно перенести в документ или электронную таблицу.

Шаблон матрицы Эйзенхауэра →

Матрица Эйзенхауэра помогает быстро оценить загрузку и выбрать, на какие задачи направить внимание. Но, как и любой инструмент планирования, она подходит не для всех ситуаций.

Преимущества метода:

• Помогает сосредоточиться на задачах, которые влияют на результат
• Снижает риск забыть о важных долгосрочных целях
• Позволяет увидеть, какие дела можно делегировать
• Помогает отказаться от действий, которые съедают время, но не приносят особой пользы
• Упрощает планирование рабочего дня и недели
• Даёт возможность оценить, почему постоянно возникают авралы

Ограничения метода:

• Матрица не учитывает трудоёмкость задач. Небольшое срочное дело и большой проект могут оказаться в одном квадранте, хотя на их выполнение нужно разное время
• Приоритеты могут меняться в течение дня. Матрицу придётся регулярно пересматривать
• Не все задачи легко оценить по двум критериям
• Метод не заменяет календарь и планирование ресурсов. Он помогает выбрать приоритеты, но не определяет, сколько времени займёт работа
• Если задач слишком много, квадранты матрицы Эйзенхауэра превращаются в новые длинные списки, которыми сложно управлять

❌ Считать все срочные задачи важными. Чужая просьба или уведомление с пометкой «срочно» не всегда означает, что нужно бросать все текущие дела и выполнять новое. Оценивайте последствия сдвига сроков, а не формулировку задачи.

❌ Заполнять матрицу, но не выполнять её. Если задачи остаются в квадрантах, но их никто не делает, матрица просто бесполезна.

❌ Пытаться сделать всё самостоятельно. Если руководитель берётся за каждую мелочь, у него не остаётся времени на задачи, в которые ему действительно важно вникнуть или полностью сделать самому.

❌ Не учитывать трудоёмкость. Матрица сама по себе не учитывает, сколько времени уходит на разные дела. Но при распределении задач по квадрантам трудоёмкость можно держать в голове. Оценивайте не только приоритеты, но и время, необходимое для работы.

❌ Не пересматривать матрицу. Сроки и обстоятельства меняются. Проверяйте актуальность задач ежедневно и переносите их в другой квадрант, если изменились условия.

Матрица Эйзенхауэра — не единственный способ определить, за что браться в первую очередь. Ниже — какие ещё варианты есть.

Метод ABCDE. Очень похож на матрицу Эйзенхауэра, но только этот метод распределяет задачи по пяти уровням значимости вместо четырёх. Вы распределяете задачи по категориям, в зависимости от того, насколько они приоритетные и есть ли последствия за невыполнение задач.

Допустим, если задачу нужно сделать самому, но последствия за невыполнение не критические, ее относят ко второй категории — B или Б. А если последствия серьёзные, то к первой категории — А.

Метод MoSCoW. Он помогает делить задачи на обязательные, желательные, возможные и те, которые не войдут в текущий план. Полезен при работе над одним проектом.

Допустим, вы ведёте рекламную кампанию клиента и у вас есть список задач. Вы выстраиваете их в порядке приоритета, по сути, как в матрице Эйзенхауэра. Разница в том, что неважные и несрочные задачи попадают в конец списка дел. Их выполняют позже остальных, но не убирают совсем.

Метод RICE. Его используют для приоритизации проектных задач, которые оценивают по охвату, влиянию, уверенности в прогнозе и трудозатратам. Часто применяют для расстановки задач в процессе разработки продукта.

Допустим, у вас есть список задач в бэклоге — какие обновления для программы нужно выпустить. Чтобы определить приоритетность выпуска новых фич, по методике RICE определяют, насколько сильно каждая повлияет на метрики, сколько ресурсов нужно или скольких пользователей это касается.

Например, нам надо выпустить такие фичи:

• настройку полей в карточках
• новую интеграцию с мессенджером
• статусы для карточек
• фильтры для финансовых операций

Мы оцениваем каждую фичу по пяти факторам и подставляем оценки в формулу ниже:

Матрицу Эйзенхауэра можно перенести в OkoCRM. Для этого создайте новый проект, добавьте в него колонки: общую для всех новых задач и четыре колонки по важности и срочности.

В OkoCRM этапы проекта можно создавать и перемещать, поэтому доску легко настроить под свои процессы.

Дальше добавьте задачи и распределите их по этапам. Создайте карточки для всех дел, которые нужно выполнить. В названии укажите конкретное действие, можете сразу назначить ответственных и сроки.

Для задач, которые попадут в колонку для делегирования, укажите, что именно нужно получить в результате. Можете добавить чек-лист, чтобы исполнитель ничего не упустил. В OkoCRM можно добавлять описание, чек-листы, файлы и комментарии к задачам. Это помогает хранить всю важную информацию в одной карточке.

Проверяйте доску в начале рабочего дня. Сначала обращайте внимание на задачи из второго столбца, затем выделяйте время на важные несрочные дела. По мере выполнения перемещайте карточки между этапами. Если задача не актуальна, удалите её или перенесите в последнюю колонку, где копятся выполненные задачи.

Беспорядок в задачах и проектах?

OkoCRM — ваш источник повышения производительности. Проекты, доски, списки, тэги, фильтры тайм-трекинг и многое другое прямо внутри CRM-системы.

Подробнее

Какие есть примеры использования матрицы Эйзенхауэра

Матрицу используют для планирования рабочего дня, управления командой, развития бизнеса и организации личных дел.

Например, руководитель отдела продаж может отнести проблему с ключевым клиентом к срочным и важным задачам, обучение менеджеров — к важным несрочным, сбор типовых отчетов — к срочным неважным, а просмотр нерелевантных новостей — к неважным и несрочным.

Собственник бизнеса может распределить по квадрантам вопросы финансов, найма сотрудников, продвижения и ежедневной операционной работы.

Какие преимущества даёт использование матрицы Эйзенхауэра

Метод помогает увидеть, какие задачи действительно влияют на результат, а какие лишь занимают время. Он упрощает планирование, помогает не забывать о долгосрочных целях, выявляет дела для делегирования и снижает количество ненужных действий. Ещё матрица позволяет понять, почему работа постоянно превращается в череду срочных дел, проблем.

Как матрица Эйзенхауэра влияет на продуктивность

Матрица помогает направлять время на задачи с наибольшей ценностью. Вместо того чтобы реагировать на каждое уведомление, человек сначала оценивает важность дела и последствия его переноса.

Где создавать матрицу Эйзенхауэра

Матрицу можно нарисовать на бумаге, сделать в электронной таблице или настроить в таск-трекере. Бумага подходит для личного планирования на день. Таблица удобна для хранения списков и истории приоритетов.

Таск-трекер лучше подходит для командной работы: в нём можно назначать исполнителей, устанавливать сроки и отслеживать выполнение задач. Если нужно управлять задачами нескольких сотрудников, матрицу удобно организовать в виде канбан-доски в OkoCRM.

Матрица Эйзенхауэра помогает разделить задачи на четыре группы и выбрать для каждой подходящий способ работы: выполнить, запланировать, делегировать или исключить.

Чтобы метод приносил пользу:

• Оценивайте задачи по реальной важности и срочности
• Не забывайте планировать важные, но несрочные дела
• Передавайте рутинные задачи сотрудникам
• Не перегружайте матрицу лишними действиями
• Регулярно пересматривайте приоритеты и обновляйте план

Для личных задач достаточно бумаги или таблицы. Если нужно распределять работу между сотрудниками, контролировать сроки и видеть прогресс команды, используйте таск-трекер.

В OkoCRM можно создать проект с четырьмя колонками — для каждого квадранта матрицы, и назначать ответственных, устанавливать дедлайны и отслеживать выполнение задач на общей доске.