Kanban — методология управления проектами, при которой работу разбивают на задачи и выполняют их итерациями. Ключевой инструмент команд — kanban-доска, на которой лежат карточки с задачами. Сотрудники работают с карточками и перемещают их по этапам работы в колонках на досках.
Чтобы это всё работало, нужно планировать работу команды, добавлять задачи на доску, следить за сроками. Для этого и нужны канбан-встречи.
В статье рассказываем про инструменты канбан: дейли митинг, встречи по планированию поставок и другие виды канбан-встреч.
Что такое канбан-каденции
Канбан-каденции или канбан-встречи — это регулярные встречи команды, которые обычно длятся недолго, от 15 до 30 минут. Хотя есть и более длительные встречи стратегического характера. Канбан-каденции проводят с разной частотой. Некоторые — каждый день, некоторые — еженедельно или при выполнении пула задач. Это зависит от цели встречи.
Такие встречи — часть метода управления проектами kanban. Они помогают обмениваться фидбэком, анализировать текущую работу и планировать дальнейшие шаги.
Встречи помогают членам команды актуализировать статус задач. Команде удается быстро найти узкие места, которые мешают выполнению задач. Все это при условии, что встречу проводит модератор — ведущий, который умеет направлять обсуждение в нужное русло.
Основные принципы канбан-каденций
Чтобы kanban-встречи были эффективными, а не просто превратились в собрание на поговорить, их нужно проводить правильно. Для этого придерживаются таких принципов:
1. Регулярность встреч. Встречи нужно проводить с определенной периодичностью, например, ежедневно, раз в неделю или по расписанию.
2. Фокус на текущих задачах. Канбан-каденции нужны для обсуждения текущих задач. Участники открывают канбан-доску и рассматривают задачи, которые находятся в работе.
3. В обсуждении участвуют все вовлеченные сотрудники. Каждый член команды должен иметь возможность участвовать в обсуждении. Обычно модератор следит за тем, чтобы каждый сотрудник мог высказать свое мнение или поделиться проблемой.
4. Принятие решений. Итогом канбан-встречи должны быть конкретные решения, которые примет команда. Ключевые моменты во время встречи фиксирует модератор, затем доводит их до команды, например, с помощью follow up письма или сообщения в чате команды.
5. Эмпирический подход. Команда должна принимать решения на основе фактов и реального опыта, а не на основе предположений.
6. Прозрачность. Все члены команды должны знать о текущем статусе задач, проблемах, просроченных дедлайнах. Поэтому все сотрудники должны делиться такой информацией на встречах.
Какие бывают канбан-встречи
1. Ежедневная встреча (Daily Meeting, Stand Up Meeting)
Как часто проводить: каждый день
Длительность: 10–20 минут
Сложность подготовки: ❌️
Daily meeting это не просто ежедневный созвон для того, чтобы обсудить планы на день. Ежедневные канбан-каденции нужны, чтобы закрыть три вопроса:
- Какие задачи сейчас в работе у команды?
- Есть ли в их выполнении какие-то трудности?
- Если есть, то как их можно решить?
Обычно в процессе канбан-митинга обсуждают задачи, которые находятся в работе команды сегодня. Но если задача длительная, можно заранее обсудить предстоящие вопросы по ней.
Основные причины, зачем проводить Daily Scrum Meeting:
- синхронизировать работу компании
- обнаружить и решить проблемы
- предотвратить срыв задач и сроков
2. Встреча по пополнению очереди (Replenishment Meeting)
Как часто проводить: пару раз в неделю или месяц
Длительность: 30–60 минут
Сложность подготовки: ❌️
В канбане есть бэклог — это список задач, которые нужно сделать в ближайшее время. Сотрудники берут задачи из колонки бэклог и работают с ними. Так как канбан — гибкая методика, новые задачи можно добавлять в бэклог и убирать из него, если это необходимо.
Так выглядит бэклог и организация системы канбан в OkoCRM.
Допустим, команда разрабатывает мобильное приложение. У каждого разработчика есть задачи в работе, а в бэклоге лежат задачи на будущее.
В компании изучают мнение клиентов и приходят к выводу, что нужно срочно доработать несколько функций, которые важны для пользователей. Тогда на встрече по пополнению бэклога продакт менеджер вместе с командой решают, какие из этих функций взять в бэклог. Что ещё делают на встрече:
- меняют приоритеты по задачам, например, назначают срочным те, которые до этого были не первостепенными
- распределяют нагрузку и следят за тем, чтобы сотрудники не были перегружены
Собрание по пополнению очереди проводят в зависимости от особенностей проекта. Иногда такую встречу нужно проводить раз в неделю, иногда один раз в три недели.
3. Встреча по планированию поставки (Delivery Planning Meeting)
Как часто проводить: 1–2 раза в месяц
Длительность: 30–90 минут
Сложность подготовки: ❌️❌️
Если компания разрабатывает продукт, нужно точно установить дату его релиза, или даты релиза новых функций. Чтобы успеть к этому времени, нужно планировать поставку. Для этого на собрании определяют, что ещё предстоит сделать команде и считают, сколько на это уйдёт времени.
Такое собрание длится дольше, чем дейли или пополнение очереди. Обычно нужно пару часов, чтобы оценить сроки. Часто у команд есть технологическая карта релиза, в этом случае планировать поставку легче и встреча может занять всего полчаса.
На встрече нужно понять:
- что нужно сделать, чтобы релиз состоялся
- какие есть риски и как их можно сократить
- сколько времени займёт релиз
- кто будет участвовать в его запуске
В конце Delivery Planning Meeting создают манифест поставки, в котором прописывают все принятые ключевые решения.
4. Обзор предоставления услуг (Service Delivery Review)
Как часто проводить: 1 раз в неделю или две
Длительность: около 30 минут
Сложность подготовки: ❌️❌️
Заказчик должен давать обратную связь о том, насколько он удовлетворён качеством работы. Именно для этого проводят Service Delivery Review. На встрече присутствуют продакт менеджер, продакт оунер, заказчик и несколько членов команды, например, руководитель разработки проекта, релиз-менеджер и несколько разработчиков.
На собрании команда рассказывает о том, какую проделала работу. Вместе с заказчиком решают, что нужно исправить и какие функции разрабатывать дальше.
5. Анализ рисков (Risk Review)
Как часто проводить: раз в месяц или два
Длительность: 30–90 минут
Сложность подготовки: ❌️❌️❌️
На любом проекте есть риски, даже если команда суперпрофессиональная и не срывает сроки, а продакт менеджер — бог планирования. На реализацию проекта могут влиять не только внутренние, но и внешние факторы, поэтому важно проводить встречу для обзора рисков.
Собрание может вести проджект менеджер или релиз-менеджер. В процессе Risk Review обсуждают:
- хватает ли времени, денег, сотрудников, чтобы выполнить намеченные задачи
- есть ли изменения на рынке или новые тренды, которые могут повлиять на проект
- есть ли изменения в мнении пользователей, не появилось ли каких-то новых требований к продукту
Главная цель таких встреч — увидеть проблемы заранее и придумать, как их предупредить. К встрече нужно подготовиться. Для этого каждый участник составляет список рисков, о которых он знает. Например, разработчики могут увидеть проблему в том, что не успевают с задачами к сроку, а продакт менеджер заметит новые тенденции на рынке.
6. Обзор операций (Operation Review)
Как часто проводить: раз в месяц
Длительность: 90–120 минут
Сложность подготовки: ❌️❌️❌️
Обычно над одним проектом работают несколько команд или отделов. Бывает, что они работают сразу над несколькими проектами. Чтобы согласовать работу нескольких команд, проводят Operation Review. Чтобы не превращать обсуждение в хаос, на таких встречах собираются представители команд. Обычно это руководители и один-два ключевых сотрудника.
На встречах анализируют эффективность работы команд, собирают обратную связь, находят ошибки и думают, как их исправить. Итог встречи — план по улучшению продуктивности работы. Например, в ходе встречи участники могут решить, что нужно нанять ещё двоих тестировщиков, а нескольких сотрудников стоит отправить на обучение.
7. Обзор стратегии (Strategy Review)
Как часто проводить: раз в квартал
Длительность: 3-5 часов
Сложность подготовки: ❌️❌️❌️❌️❌️
Обзор стратегии проводят, чтобы оценить актуальность поставленных целей и результаты, которых удалось добиться. Иногда во время обсуждения участники понимают, что стратегию нужно менять. Тогда они планируют предстоящие изменения.
Это самая длительная встреча и самая затратная с точки зрения подготовки. Перед ней исследуют рынок, мнения и отзывы пользователей, KPI команд, изучают продукты конкурентов.
На встрече присутствуют руководители и топ-менеджеры, после неё они доносят информацию до своих команд. Желательно делать это не в устной форме, а создать отчёт, инструкцию, видеозапись о нововведениях.
Подытожим
- Что такое каденции в kanban: это регулярные встречи команды, которые обычно длятся недолго, от 15 до 30 минут. Есть более длительные встречи стратегического характера. Канбан-каденции проводят с разной частотой. Некоторые — каждый день, некоторые — еженедельно или при выполнении пула задач. Это зависит от цели встречи
- Чтобы канбан-встречи были эффективными, нужно соблюдать основные принципы: проводить их регулярно, приглашать всех участников процесса, фокусироваться на текущих задачах, фиксировать ключевые решения, принятые на основе исследований
- Есть разные виды канбан-встреч, вот, что относится к инструментам канбан. Дейли — короткие собрания, которые проводят каждый день. На них обсуждают текущие задачи, проблемы. Остальные встречи проводят реже, но дольше. Встреча по пополнению очереди нужна для актуализация бэклога, она длится от получаса
- Встреча по планированию поставки нужна для анализа предстоящего релиза, для её проведения нужно около часа. Обзор предоставления услуг нужен для оценки работы вместе с заказчиком. Обзор рисков, операции и стратегии — самые сложные и длительные митинги, в которых в основном участвуют руководители отделов и ключевые участники команд
