Как издать приказ о приеме на работу и зачем он нужен

Когда берешь на работу новичка, надо все правильно оформить. А то будет штраф. Понятно, что нужен трудовой договор. А с ним — еще и приказ о приеме. В статье расскажу, как издать приказ, распоряжение о приеме на работу, когда это нужно и что будет, если этого не сделать. Еще поделюсь шаблонами приказов.

С 2021 года в РФ издавать приказ необязательно. Этот документ не отменили, но теперь работодатель сам принимает решение, нужен ли он. Можно обойтись без распоряжения → подписать трудовой договор. Но есть нюанс: сначала нужно сделать приказ об отказе от приказов.

Или продолжать оформлять сотрудников по накатанной схеме: подписывать трудовой договор, печатать приказ, вносить в журнал регистрации и только после этого давать новому работнику первые задания.

Есть два варианта: нанимать на работу с приказом и без него. Во втором случае есть одно условие: если распоряжение о приеме на работу отменили, нужно оформить соответствующий приказ.

Можно сделать приказ о приеме на работу самостоятельно или заполнять готовый шаблон.

Типовая форма. Унифицированный документ подходит тем, кто не хочет заморачиваться с разработкой собственного. Тут уже есть все поля, которые нужны.

Есть два вида стандартных форм:

1. Т-1 — когда нужно принять на работу одного человека. Например, компания берет нового менеджера
2. Т-1а — когда оформляем группу людей. Например, подрядчик нанимает бригаду строителей

Форма приказа о приеме на работу Т-1. Подходит, когда нужно оформить одного нового сотрудника.

Форма Т-1а. Подходит, когда нужно оформить одного нового сотрудника. Изменений в сравнении с Т-1 мало. Здесь нужно заполнять те же графы, только в табличном варианте.

Своя форма. Если нужно внести в распоряжение нестандартные пункты, можно разработать собственную форму о приеме на работу.

Пример: компания нанимает сотрудников для работы на Крайнем Севере. Работникам положена надбавка и в распоряжение нужно добавить поле для внесения коэффициента надбавки.

! Тут нужно проверить, чтобы все пункты трудового договора совпадали с пунктами в приказе. Свою форму нужно будет утвердить распоряжением.

Такую форму компания может составить сама. Главное, что здесь указана зарплата, должность, условия приема. В любой момент можно изменить или добавить нужную информацию. Например, третьим пунктом добавить сумму надбавки за работу на Крайнем Севере.

В документ нужно внести данные о работодателе и новом сотруднике, указать условия работы: отдел и должность, зарплату.

Важно указать условия приема сотрудника: основная работа или дополнительная, постоянная или временная. В распоряжении должны быть номер и дата, когда его составили. Если в трудовом договоре есть информация об испытательном сроке, это нужно указать и в приказе. Эту строчку можно оставить пустой, если испытательного срока не будет.

Вот шаблоны кадровых приказов о приеме на работу — образец 2022 года: типовой и простая форма, которую можно переделать для своей компании.

В приказах не должно быть трех ошибок.

Расхождений с трудовым договором. Если в документе написано, что компания берет сотрудника на временную работу, то же самое нужно указать в распоряжении. Если в трудовом договоре стоит испытательный срок 1 месяц, то же пишем в приказе.

Нарушений трудового законодательства. Допустим, руководитель нанимает сотрудника, которому 17 лет. В приказе написано, что новичок будет работать полный рабочий день. То есть продолжительность рабочего времени сотрудника — 40 часов в неделю, а по закону надо не больше 35 часов. За такое можно попасть на штраф.

Исправлений. Если есть ошибка, лучше ее исправить и заново распечатать документ. Чтобы исправить ошибку в напечатанном документе, нужно поставить печать компании и дописать «исправленному верить». Рядом должен расписаться руководитель или кадровик.

В таком документе лучше не исправлять опечатки и ошибки, а сразу распечатать новый бланк приказа о приеме на работу.

Можно отхватить штраф. На проверке государственная инспекция по труду будет смотреть на дату, когда компания прекратила оформлять приказы. Поэтому даты фактической отмены и приказа об отмене распоряжений о приеме на работу должны совпадать. Иначе штраф до 50 000 рублей.

! Кадровики должны выдавать сотрудникам копии приказов до того момента, пока в компании не отменят распоряжения о приеме на работу.

Если что-то упустить, можно попасть на штраф. А чтобы не попасть, нужно сделать две вещи.

1. Поправить локальные акты компании. Нужно исправить те внутренние документы компании, в которых упоминается приказ. Например, правила внутреннего трудового распорядка или график отпусков. Если в документах останется информация о приказе, новый сотрудник может потребовать копию. Если не выдать ее по требованию — штраф.

В документе нужно указать, что для приема на работу используем трудовой договор, а не распоряжение.

2. Внести номер трудового договора в книжку. В четвертой графе трудовой книжки ставят дату и номер документа, на основании которого принимают человека на работу. Если нет приказа, сюда нужно вписать номер трудового договора.

В колонке «На основании чего внесена запись» вместо номера распоряжения нужно указать номер трудового договора.

1. Прием на работу оформляется приказом, но с 2021 года можно обойтись без него. Это решение остается на усмотрение руководителя компании
   
2. Есть типовые формы распоряжений о приеме на работу: Т-1 — когда нанимаем одного сотрудника, Т-1а — если оформляем группу
3. Можно создать свою форму, ее нужно утвердить отдельным распоряжением
4. В приказе нужно написать данные о сотруднике и работодателе, а также условия приема работника. Важно, чтобы пункты совпадали с трудовым договором. Например, если в документе указан испытательный срок, его нужно указать и в распоряжении
5. Если компания отказывается от приказов о приеме на работу, нужно издать распоряжение об этом. Дата фактической отмены и распоряжения должны совпадать. Также надо убрать все упоминания о приказе из локальных актов, а в трудовую книжку вписывать номер договора, который заключили с сотрудником при приеме на работу